ต้องการส่งออก Outlook Contacts แต่ไม่แน่ใจเริ่มที่ไหน? ไม่ว่าจะอยากเปิดบัญชีอีเมลใหม่ที่อื่น สร้างไฟล์ Excel หรือเติมข้อมูล Access Database การ Export Outlook Contacts ง่ายกว่าที่คุณคิด
นี่คือขั้นตอนง่ายๆ ช่วย Export Process และ Import ไฟล์นั้นเข้า Destinations ต่างๆ
Export จาก Outlook
เริ่มต้น: เลือก File > Open & Export > Import/Export เมื่อหน้าต่างถัดไปโผล่ เลือก Export to a file ในรายการเลือก สามารถเลือก 2 File Types: Comma Separated Values (.csv) หรือ Outlook Data File (.pst)
Comma Separated Values เป็นตัวเลือกยอดนิยม ให้ Map Fields เพื่อ Transition สะอาด และไฟล์ Upload/Import เข้า Databases, Spreadsheets และ Clients อื่นๆ ได้ง่าย หากอยาก Backup ข้อมูล Outlook แบบง่าย Outlook Data File ใช้ได้ดี
ขั้นตอนถัดไป เลือกโฟลเดอร์ Contacts จากรายการ คลิก Next จะเห็นที่บันทึกไฟล์บนคอมพิวเตอร์และชื่อไฟล์ Default ทั้งคู่เปลี่ยนได้ เลือก Location อื่นคลิก Browse หาที่ต้องการ เปลี่ยนแค่ชื่อ ทำได้ในช่อง File เลย เสร็จแล้วคลิก Next
จะเห็นหน้าจอ Finalize Export แต่คลิก Map Custom Fields ก่อนหากต้องการ จะให้ Remove/Alter Fields ในไฟล์ Optional เลย เช่น ไม่มี Contact ใช้ Suffix Field แค่เลือก ลากไปซ้ายเพื่อ Remove จากไฟล์
ในทางกลับกัน หากอยากเพิ่ม Field ที่ Contact ใช้บ่อย เช่น Web Page เลือกและลากไปขวาเพื่อ Add สามารถใช้ Previous และ Next ดู Preview Current Mapping จะแสดงยังไง เสร็จแล้วคลิก Finish Export จะประมวลผล
Import เข้า Excel
เปิด Excel แล้ว Import Contacts File ง่ายมาก ไปที่ Data ในเมนู เลือก From Text จะให้ Browse Text Files ไปที่ Location ไฟล์ Export บันทึก เลือกไฟล์ คลิก Open
จะเห็น Text Import Wizard จะ Recognize File Type ให้ Options ปรับ Row เริ่ม Import และติ๊ก Checkbox หากไฟล์มี Headers ขั้นตอนถัดไป Check Previews ข้อมูลจะดูยังไง โดยเลือก Delimiters ต่างๆ สุดท้าย Set Data Formats สำหรับแต่ละ Column Wizard Steps ทั้งหมด Optional เสร็จแล้วคลิก Finish
Import เข้า Access
เข้า Access Database ที่อยากเพิ่ม Contacts ไปที่ External Data > Text File จะ Browse ไฟล์ และเลือกว่าอยากให้ Data อยู่ที่ไหนใน Database Import เข้า New Table, Append Copy ไป Table ที่เลือก หรือ Link to Data Source
คล้าย Import Excel เลือก Delimited หรือ Fixed Width Layout เลือก Separator Delimiter ปรับ Field Options ถัดไป เลือก Primary Key คลิก Finish เสร็จ
Import เข้า Gmail
Login Gmail บน Web เลือก Gmail ซ้ายบน คลิก Contacts ถึง Contacts Section เลือก More > Import เลือก Option CSV หากนำไป Old Contacts Section ไปที่นั่น จะเห็น Import Contacts จาก Navigation Browse ไฟล์ คลิก Import
Import เข้า Yahoo! Mail
Login Yahoo! Mail บน Web คลิก Contacts Icon ซ้ายบน ใน Main Screen มี Option Import Contacts คลิกปุ่ม แล้วคลิก Import สำหรับ Option File Upload Browse ไฟล์ แล้วคลิก Import
Import เข้า Outlook.com (Web)
หากมีไฟล์ Import เข้า Outlook.com ผ่าน Web ง่ายเท่า Gmail และ Yahoo Login แล้ว เลือก Apps Icon ซ้ายบน คลิก People ภายใต้ Import contacts คลิก Start import หน้าจอถัดไปคลิก Other Browse ไฟล์ คลิก Upload
Import เข้า Outlook (Desktop)
หากต้อง Import Contacts เข้า Outlook เช่น เปิดบัญชีใหม่ ง่ายเท่า Export เลือก File > Open & Export > Import/Export หน้าต่างโผล่ ในรายการเลือก Import from another program or file เลือก Comma Separated Values คลิก Next Browse ไฟล์
เลือก Options: Replace Duplicates, Allow Duplicates, หรือ Do not import duplicates คลิก Next เลือก Contacts ในรายการ คลิก Next อีกครั้ง เหมือน Export สามารถ Map Fields ต่างออกไปหากเลือก คลิก Finish เสร็จ
Import เข้า Mac
หากเปลี่ยนจาก PC ไป Mac จริงๆ ยังใช้ CSV File ย้าย Contacts ได้ เปิด Contacts App บน Mac เลือก File > Import จากเมนู ไปที่ Location ไฟล์ (สมมติย้าย Documents หรือใช้ Storage อื่น) คลิก Open
จะเห็น Mapping Fields ปรับได้โดยเลือก Arrows ถัด Headers เช่น เลือก Nickname แทน First Name สำหรับ Header ยังเลือกไม่ Import Items เฉพาะได้
จากนั้นเลือก Keep New, Old, หรือ Both หากมี Duplicates อาจ Decide Update Old with New เลือกจากด้านบน หากอยาก Apply ทั้งหมด ติ๊ก Checkbox ล่าง คลิก Next แล้ว Import
ย้าย Contacts ง่าย
ไม่ว่าธุรกิจหรือชีวิตส่วนตัว มีเวลาที่ต้องย้าย Contacts รอบๆ อย่าปวดหัวกับ Process Export จาก Outlook เพราะเห็นแล้ว มันง่ายมาก
เคยมีปัญหา Export Contacts จาก Outlook ไป File หรือที่อื่นไหม? แชร์ประสบการณ์ด้านล่าง ให้ผู้อ่านอื่นเรียนรู้จากมันได้!
