คุณต้องการส่งออกที่ติดต่อ Outlook ของคุณและไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด ไม่ว่าคุณจะต้องการเปิดบัญชีอีเมลใหม่ที่อื่น สร้างไฟล์ Excel หรือสร้างฐานข้อมูล Access การส่งออกที่ติดต่อ Outlook ของคุณจะง่ายกว่าที่คุณคิด
ต่อไปนี้คือขั้นตอนง่ายๆ ที่จะช่วยคุณในกระบวนการส่งออกและวิธีนำเข้าไฟล์นั้นไปยังปลายทางของคุณ
ส่งออกจาก Outlook
ในการเริ่มต้นกระบวนการ ให้เลือก ไฟล์> เปิดและส่งออก> นำเข้า/ส่งออก . เมื่อหน้าต่างถัดไปปรากฏขึ้น ให้เลือก ส่งออกเป็นไฟล์ ในรายการตัวเลือก จากนั้นคุณสามารถเลือกจากไฟล์สองประเภท; ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค (.csv) หรือไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)
ตัวเลือก Comma Separated Values เป็นตัวเลือกที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ช่วยให้คุณสามารถแมปฟิลด์สำหรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด และสามารถอัปโหลดหรือนำเข้าไฟล์ไปยังฐานข้อมูล สเปรดชีต และไคลเอนต์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย หากคุณต้องการสร้างข้อมูลสำรองอย่างง่ายของข้อมูล Outlook ไฟล์ข้อมูล Outlook ก็ใช้งานได้ดี
ในขั้นตอนถัดไป เลือก ผู้ติดต่อ จากรายการตัวเลือกแล้วคลิก ถัดไป . จากนั้น คุณสามารถดูตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณและชื่อเริ่มต้นที่ตั้งไว้ ทั้งสองนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เลือกตำแหน่งอื่นโดยคลิกที่ เรียกดู ปุ่มและค้นหาจุด หากต้องการเปลี่ยนชื่อ คุณสามารถทำได้ในช่องไฟล์ เมื่อเสร็จแล้ว คลิกถัดไป .
จากนั้น คุณจะเห็นหน้าจอเพื่อสิ้นสุดการส่งออก แต่สามารถคลิก แมปฟิลด์ที่กำหนดเอง ปุ่มก่อนถ้าจำเป็น การดำเนินการนี้จะช่วยให้คุณสามารถลบหรือแก้ไขฟิลด์ในไฟล์ของคุณได้ แต่จะเลือกหรือไม่ก็ได้ ตัวอย่างเช่น หากผู้ติดต่อของคุณไม่มีฟิลด์ Suffix ให้เลือกและลากไปทางด้านซ้ายเพื่อลบออกจากไฟล์
ในทางกลับกัน หากคุณต้องการเพิ่มฟิลด์อื่นที่ผู้ติดต่อของคุณมักใช้ เช่น หน้าเว็บ ให้เลือกและย้ายฟิลด์นั้นไปทางขวาเพื่อเพิ่มฟิลด์ คุณยังสามารถใช้ ก่อนหน้า และ ถัดไป ปุ่มเพื่อดูว่าแผนที่ปัจจุบันจะแสดงอย่างไร เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้น ปุ่มและการส่งออกจะถูกประมวลผล
นำเข้าไปยัง Excel
เมื่อคุณเปิด Excel แล้ว การนำเข้าไฟล์ผู้ติดต่อนั้นง่ายมาก ไปที่ ข้อมูล ในเมนูของคุณแล้วเลือก จากข้อความ . ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเรียกดูไฟล์ข้อความได้ ดังนั้น เพียงไปที่ตำแหน่งที่บันทึกไฟล์ที่ส่งออกของคุณ เลือกไฟล์ แล้วคลิก เปิด .
จากนั้นคุณจะเห็นตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ มันจะรู้จักประเภทไฟล์ของคุณและมีตัวเลือกให้คุณปรับแถวที่ข้อมูลควรเริ่มนำเข้าและทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายหากไฟล์ของคุณมีส่วนหัว ในขั้นตอนต่อไป คุณสามารถตรวจสอบการแสดงตัวอย่างว่าข้อมูลของคุณจะมีลักษณะอย่างไรโดยการเลือกตัวคั่นต่างๆ สุดท้าย คุณสามารถกำหนดรูปแบบข้อมูลสำหรับแต่ละคอลัมน์ได้ แต่ละขั้นตอนของวิซาร์ดเหล่านี้เป็นทางเลือก เมื่อเสร็จแล้ว คลิกเสร็จสิ้น .
นำเข้าเพื่อเข้าถึง
เมื่อคุณอยู่ในฐานข้อมูล Access ที่คุณต้องการเพิ่มผู้ติดต่อของคุณ ให้ไปที่ ข้อมูลภายนอก> ไฟล์ข้อความ . จากนั้นคุณเพียงแค่เรียกดูไฟล์ของคุณและเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ เพิ่มสำเนาลงในตารางที่คุณเลือก หรือลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูล
เช่นเดียวกับกระบวนการนำเข้าของ Excel คุณสามารถเลือกระหว่างเค้าโครงที่มีตัวคั่นหรือความกว้างคงที่ เลือกตัวคั่นตัวคั่น และปรับตัวเลือกเขตข้อมูล ถัดไป คุณสามารถเลือกคีย์หลักและคลิกเสร็จสิ้น เมื่อเสร็จแล้ว
นำเข้า Gmail
เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail บนเว็บแล้ว ให้เลือก Gmail จากด้านซ้ายบนและคลิกรายชื่อติดต่อ . เมื่อคุณมาถึงส่วนรายชื่อติดต่อ ให้เลือก เพิ่มเติม> นำเข้า . จากนั้นเลือก CSV ตัวเลือก. หากคุณถูกนำไปยังส่วนที่อยู่ติดต่อเก่า ให้ไปที่นั่นแล้วคุณจะเห็นนำเข้าที่อยู่ติดต่อ ตัวเลือกจากการนำทาง เรียกดูตำแหน่งไฟล์ของคุณแล้วคลิก นำเข้า .
นำเข้า Yahoo! จดหมาย
เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ Yahoo! บัญชีเมลบนเว็บ คลิกไอคอนผู้ติดต่อจากด้านบนซ้าย ในหน้าจอหลัก คุณมีตัวเลือกในการนำเข้าผู้ติดต่อ คลิกปุ่มแล้วคลิกนำเข้า สำหรับ อัปโหลดไฟล์ ตัวเลือก. เรียกดูไฟล์ของคุณแล้วคลิก นำเข้า .
นำเข้าไปยัง Outlook.com (เว็บ)
หากคุณมีไฟล์ที่ต้องนำเข้าไปยัง Outlook.com ผ่านทางเว็บ ไฟล์นั้นก็ใช้งานได้ง่ายเหมือนกับ Gmail และ Yahoo เมื่อคุณเข้าสู่ระบบแล้ว ให้เลือกไอคอนแอปจากด้านบนซ้ายแล้วคลิก ผู้คน . ภายใต้ นำเข้าผู้ติดต่อ คลิก เริ่มการนำเข้า และในหน้าจอถัดไป ให้คลิก อื่นๆ . จากนั้นเรียกดูไฟล์ของคุณแล้วคลิก อัปโหลด .
นำเข้า Outlook (เดสก์ท็อป)
หากคุณจำเป็นต้องนำเข้าที่ติดต่อไปยัง Outlook เช่น ถ้าคุณเปิดบัญชีใหม่ การดำเนินการนี้ก็ง่ายพอๆ กับการส่งออก ขั้นแรก เลือก ไฟล์> เปิดและส่งออก> นำเข้า/ส่งออก . หน้าต่างจะเปิดขึ้น และในรายการตัวเลือก ให้เลือก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น . เลือก ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค คลิก ถัดไป แล้วเรียกดูไฟล์ของคุณ
คุณสามารถเลือกตัวเลือกเพื่อแทนที่รายการซ้ำ อนุญาตรายการซ้ำ หรือไม่นำเข้ารายการซ้ำเลย คลิก ถัดไป , เลือก ผู้ติดต่อ ในรายการ และกด ถัดไป อีกครั้ง. เช่นเดียวกับขั้นตอนการส่งออก คุณสามารถแมปฟิลด์ต่างๆ ได้หากคุณเลือกแล้วคลิกเสร็จสิ้น เมื่อเสร็จแล้ว
นำเข้า Mac
หากคุณกำลังเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ และเปลี่ยนจากพีซีเป็น Mac คุณยังคงสามารถใช้ไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคเพื่อย้ายผู้ติดต่อของคุณ เมื่อเปิดแอปพลิเคชันรายชื่อติดต่อใน Mac ให้เลือก ไฟล์> นำเข้า จากเมนูของคุณ จากนั้นไปยังตำแหน่งไฟล์ของคุณ สมมติว่าคุณย้ายเอกสารของคุณ หรือใช้ช่องทางการจัดเก็บอื่นสำหรับไฟล์ของคุณ และคลิก เปิด .
จากนั้นคุณจะเห็นการแมปของฟิลด์ ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้โดยการเลือกลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกชื่อเล่นแทนชื่อสำหรับส่วนหัวได้ คุณยังสามารถเลือกที่จะไม่นำเข้าบางรายการได้
จากนั้นคุณสามารถเลือกว่าจะเก็บใหม่ เก่า หรือทั้งสองอย่างหากมีซ้ำ คุณอาจตัดสินใจอัปเดตสิ่งเก่าด้วยสิ่งใหม่ เพียงเลือกตัวเลือกของคุณจากด้านบน และหากคุณต้องการนำไปใช้กับทุกคน อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่องด้านล่าง คลิก ถัดไป แล้ว นำเข้า .
การย้ายที่อยู่ติดต่อเป็นเรื่องง่าย
ไม่ว่าจะในธุรกิจหรือในชีวิตส่วนตัว ก็มีบางครั้งที่เราจำเป็นต้องย้ายผู้ติดต่อของเรา อย่าสับสนกับกระบวนการเมื่อส่งออกจาก Outlook เพราะอย่างที่คุณเห็น มันค่อนข้างง่ายจริงๆ
คุณเคยประสบปัญหาในการส่งออกรายชื่อติดต่อจาก Outlook ไปยังไฟล์หรือตำแหน่งอื่นหรือไม่ แบ่งปันประสบการณ์ของคุณด้านล่างเพื่อให้ผู้อ่านคนอื่นๆ ได้เรียนรู้จากมัน
