อีเมลเป็นหัวใจการสื่อสารในองค์กร ผู้ที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ส่งเมลและจัดประชุม รู้ดีว่าการเก็บสำเนาการสื่อสารทางอีเมลไว้ที่ปลอดภัยสำคัญแค่ไหน หากงานของคุณเกี่ยวกับ Outlook ควร Backup ไฟล์แอปพลิเคชัน (เมล, ผู้ติดต่อ, ปฏิทิน ฯลญ) ไว้ที่ปลอดภัย
การ Backup 定期 จะทำให้ย้ายคอมใหม่หรือบัญชีใหม่สะดวก ลดความเสี่ยงสูญหายข้อมูล และมี Archive ออฟไลน์ที่น่าเชื่อถือ
โชคดีที่ Backup ข้อมูล Outlook ง่ายขึ้นมากตั้งแต่ Office 2010 แทนที่จะจัดการโฟลเดอร์เยอะๆ Backup จะอยู่ในไฟล์เดียว (PST) ทำให้ Import บนคอมอื่นง่าย
เราจัดทำคู่มือ Backup ทั้งเมล ผู้ติดต่อ ปฏิทิน งาน และการตั้งค่าบางอย่าง พร้อมคู่มือ Import สำหรับย้ายคอมใหม่
หมายเหตุ: คู่มือนี้ใช้ได้กับ Outlook 2010, 2013, 2016
วิธีส่งออกไฟล์ Backup ของ Outlook (Export PST)
- Outlook 2016, 2013: เมนู File > Open & Export (เมนูซ้าย) > Import/Export
หมายเหตุ: Outlook 2010: File > Options > Advanced > Export
- เลือก Export to a file คลิก Next
- เลือก Outlook Data File (.pst) คลิก Next
- เลือกโฟลเดอร์/ไฟล์ที่จะ Backup หากยังไม่มี Backup ให้ Backup ทั้งหมด: คลิกที่อยู่อีเมลของคุณ (บนสุด) ติ๊ก Include subfolders คลิก Next
หมายเหตุ: หาก Backup แบบเฉพาะ ให้เลือกโฟลเดอร์เฉพาะ ติ๊ก Include subfolders ไว้ หากต้องการกรองเพิ่ม ใช้ปุ่ม Filter (กรองตามคำ, สถานที่, โซนเวลา)
- คลิก Browse เลือกตำแหน่งและชื่อไฟล์ Backup หากไม่ต้องการซ้ำ เลือก Replace duplicates with items exported คลิก Finish
- หากมีข้อมูลสำคัญ ควรตั้งรหัสผ่านที่ขั้นตอนนี้
- รอสักครู่ (อาจเกิน 5 นาที) กระบวนการเสร็จ
เสร็จแล้ว! Backup Outlook สำเร็จ
วิธีนำเข้าไฟล์ Backup PST (Import PST)
ไฟล์ PST Backup มีคุณสมบัติเหมือนไฟล์ทั่วไป ย้าย/คัดลอกไปฮาร์ดดิสก์ภายนอกหรือคอมอื่นได้ ไฟล์นี้ไม่ใช่ Live file — ไม่จะอัปเดตเมล/ผู้ติดต่อ/ปฏิทินใหม่หลังสร้าง Outlook เก็บ PST ที่อัปเดตอยู่ที่ Documents > Outlook Files แต่เก็บในเครื่อง อาจเสียหายได้
นี่คือวิธี Import บนคอมใหม่:
หมายเหตุ: ใช้ได้กับ Outlook 2016, 2013, 2010
- หน้าต่างหลัก Outlook ขยายแท็บ File เลือก Open & Export จากเมนูขวา
หมายเหตุ: Outlook 2010: File > Open > Import
- เลือก Import from another program or file คลิก Next
- เลือก Outlook Data File คลิก Next
- คลิก Browse หาไฟล์ Backup โหลดเข้าไป ใช้เมนู Options ห้ามซ้ำหรือทับซ้อน กด Next
หมายเหตุ: หาก Backup ใหม่กว่าเมลปัจจุบัน ให้เลือก Replace duplicates หากเก่ากว่า ใช้ Do not import duplicates
- ระบุโฟลเดอร์ที่ต้องการ Import และตำแหน่งปลายทาง หาก Import ทั้งหมด ให้เลือก Outlook Data file คลิก Finish
หมายเหตุ: สามารถ Import โฟลเดอร์เฉพาะได้เหมือนตอน Export ยังสามารถเลือก Import items into the same folder in: และเลือกโฟลเดอร์ปลายทางจากเมนูดรอปดาวน์
เสร็จแล้ว! Import Outlook Backup สำเร็จ
