อีเมลเป็นศูนย์กลางของการสื่อสารระหว่างตัวแทนขององค์กร ผู้ใช้ที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานไปกับการส่งอีเมลและจัดการประชุมสามารถเป็นพยานได้ว่าการเก็บสำเนาการสื่อสารทางอีเมลของคุณไว้อย่างปลอดภัยมีความสำคัญเพียงใด หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับ Microsoft Outlook คุณอาจต้องการสำรองไฟล์แอปพลิเคชันของคุณ (อีเมล รายชื่อติดต่อ ปฏิทิน ฯลฯ) ไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัย
หากคุณสำรองข้อมูลเป็นระยะ การย้ายไปยังพีซีเครื่องใหม่หรือบัญชี Outlook ใหม่จะไร้กังวล ยิ่งกว่านั้น การสำรองข้อมูลของ Outlook จะช่วยขจัดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหาย และช่วยให้คุณเก็บถาวรอีเมลแบบออฟไลน์ที่เชื่อถือได้
โชคดีสำหรับผู้ใช้ การสำรองข้อมูลแอปพลิเคชัน Outlook กลายเป็นเรื่องง่ายมากเมื่อเริ่มใช้ Office 2010 แทนที่จะต้องกังวลกับโฟลเดอร์มากมาย ข้อมูลสำรองของคุณจะถูกเก็บไว้ในไฟล์เดียว วิธีนี้จะช่วยให้คุณนำเข้าไฟล์ PST ได้โดยไม่ยุ่งยากบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น
เพื่อปรับปรุงกระบวนการให้ดียิ่งขึ้น เราได้สร้างคู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการสำรองข้อมูลอีเมล รายชื่อติดต่อ ปฏิทิน งาน และการตั้งค่าแอปพลิเคชันบางอย่างของคุณ หากคุณกำลังโยกย้ายไปยังพีซีเครื่องใหม่ อย่าลืมอ่านคำแนะนำที่สองเกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูลสำรองของ Outlook
หมายเหตุ: คำแนะนำด้านล่างนี้ใช้ได้กับ Outlook 2010, Outlook 2013 และ Outlook 2016
วิธีการส่งออกไฟล์สำรองข้อมูลของ Outlook
- ในการสำรองไฟล์ของคุณใน Outlook 2016, 2013 – เข้าถึง ไฟล์ เมนู จากนั้นคลิกที่ เปิดและส่งออก (จากเมนูด้านซ้ายมือ) ตอนนี้ ให้คลิกที่ นำเข้า / ส่งออก
หมายเหตุ: ใน Outlook 2010 – ไปที่ไฟล์>ตัวเลือก>ขั้นสูง>ส่งออก
- คลิกที่ ส่งออกไฟล์ เพื่อไฮไลต์แล้วคลิก ถัดไป .
- เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) และคลิกถัดไป อีกครั้ง
- ในหน้าจอนี้ คุณจะต้องเลือกโฟลเดอร์และไฟล์ที่ต้องการสำรองข้อมูล เว้นแต่ว่าคุณมีข้อมูลสำรองอยู่แล้ว คุณควรสร้างข้อมูลสำรองที่สมบูรณ์ของไฟล์ทั้งหมดของคุณ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่อยู่อีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชีของคุณเพื่อไฮไลต์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องถัดจากรวมโฟลเดอร์ย่อย ถูกตรวจสอบ คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ
หมายเหตุ: หากคุณต้องการสำรองข้อมูลเฉพาะ ให้เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้วกด ถัดไป แต่อย่าลืม รวมโฟลเดอร์ย่อย ถูกทำเครื่องหมาย หากคุณต้องการใช้ตัวกรองเพิ่มเติมกับข้อมูลสำรองของคุณ คุณสามารถใช้ตัวกรอง ปุ่ม. คุณสามารถเลือกสำรองข้อมูลตามคำ สถานที่ หรือเขตเวลาได้
- ใช้ เรียกดู เพื่อกำหนดเส้นทางที่คุณต้องการสร้างข้อมูลสำรองของคุณ คุณยังสามารถตั้งชื่อเองได้ หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงรายการซ้ำ ให้เลือกแทนที่รายการซ้ำด้วยรายการที่ส่งออก และกด เสร็จสิ้น .
- หากคุณมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในข้อมูลสำรอง ทางที่ดีควรตั้งรหัสผ่าน ณ จุดนี้
- ขึ้นอยู่กับว่าคุณมีข้อมูลมากน้อยเพียงใด กระบวนการอาจใช้เวลานานกว่า 5 นาทีจึงจะเสร็จสมบูรณ์
เท่านั้น! คุณสำรองข้อมูล Outlook เรียบร้อยแล้ว
วิธีการนำเข้าไฟล์สำรอง PST
โปรดทราบว่าไฟล์ PST สำรองมีคุณสมบัติเหมือนกับไฟล์อื่นๆ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถย้ายได้อย่างอิสระบนคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือคัดลอกไปยังไดรฟ์ภายนอก และย้ายไปยังพีซีเครื่องอื่น สิ่งที่ต้องพิจารณาอีกอย่างคือไฟล์ PST นี้ไม่ใช่ไฟล์ที่ใช้งานจริง ซึ่งหมายความว่าจะไม่อัปเดตด้วยอีเมล รายชื่อติดต่อ และข้อมูลปฏิทินใหม่หลังจากสร้างขึ้น Outlook เก็บไฟล์ PST ที่อัปเดตใน เอกสาร> ไฟล์ Outlook . แต่เนื่องจากเก็บไว้ในเครื่องจึงแตกหักได้เนื่องจากปัจจัยต่างๆ
เมื่อคุณได้สำรองข้อมูล Outlook แล้ว ต่อไปนี้คือวิธีการนำเข้าไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่
หมายเหตุ: คำแนะนำด้านล่างนี้ใช้ได้กับ Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010
- ในหน้าต่างหลักของ Outlook ให้ขยาย ไฟล์ และเลือก เปิดและส่งออก จากเมนูด้านขวามือ
หมายเหตุ: ใน Outlook 2010 ให้ไปที่ ไฟล์> เปิด> นำเข้า
- เลือก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น จากนั้นคลิก ถัดไป .
- จากนั้น เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook และคลิกถัดไป .
- ในหน้าต่างถัดไป ให้คลิก เรียกดู ปุ่มเพื่อนำทางไปยังไฟล์สำรอง เมื่อคุณโหลดแล้ว คุณสามารถใช้เมนูตัวเลือกเพื่อห้ามไม่ให้ทำซ้ำหรือแทนที่ด้วยรายการที่มีอยู่ กด ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ
หมายเหตุ: หากข้อมูลสำรองที่คุณกำลังนำเข้าใหม่กว่าอีเมลที่มีอยู่ ทางที่ดีควรแทนที่สำเนาสำรอง . หากเก่ากว่า ให้ใช้ปุ่ม ห้ามนำเข้า ซ้ำกัน
- ตอนนี้ คุณต้องระบุโฟลเดอร์ที่คุณต้องการและตำแหน่งที่คุณต้องการนำเข้า หากคุณต้องการนำเข้าข้อมูลสำรองทั้งหมด ให้เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook และกด เสร็จสิ้น .
หมายเหตุ: คุณยังสามารถเลือกและนำเข้าแต่ละโฟลเดอร์ได้เช่นเดียวกับที่เราทำในคู่มือแรก ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถเลือกนำเข้ารายการไปยังโฟลเดอร์เดียวกันใน: และใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่กำหนดเอง
แค่นั้นแหละ! คุณนำเข้าข้อมูลสำรองของ Outlook สำเร็จแล้ว
