จินตนาการว่าคุณยืนที่ podium และมีเพียง 5-6 ประโยคเพื่อทำประเด็นในการโต้เถียง เมื่อจบ ผู้ชมทุกคนจะได้โอกาสฉีก (หรือสนับสนุน) ทุกอย่างที่คุณพูด สนุกไหม? ยินดีต้อนรับสู่ group email threads
การเขียนอีเมลที่ดีไม่ง่าย และเป็นศิลปะที่ไม่กี่คนทำให้สมบูรณ์ ผ่านปีๆ ที่ MakeUseOf เราพยายามช่วยด้วย netiquette guidelines และ email tips ต่างๆ แต group emails สร้างสถานการณ์ unique มาก ใน group emails มี variables มาก — personalities, sensitivities และ politics — ทำให้ง่ายมากที่จะทำให้ตัวเองล้มเหลว
ในบทความนี้ คุณจะพบบทเรียนที่เรียนรู้ได้ยากเกี่ยวกับการจัดการ conversation ใน group emails เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วย enhance message, บรรเทาความกังวลและอารมณ์ และสร้าง group conversation ที่ positive มากขึ้น
จำ Audience (ผู้รับ) ไว้
เคล็ดลับนี้อยู่ลำดับแรกเพราะเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดตอนตอบอีเมลที่มี CC list ยาวน่าปวดหัว ให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจว่าผู้รับคือใคร การสนทนาใน group email thread อาจเปลี่ยนไปสู่หัวข้อ sensitive อย่าง ศาสนา เชื้อชน หรือการเมือง และหากคุณไม่รู้มากเกี่ยวกับคนใน CC list ยาวนาน โอกาสดีที่คุณจะ insult ใครสักคนด้วยความคิดเห็นของคุณ
วิธีปลอดภัยที่สุดคือ หลีกเลี่ยง hot-button topics เหล่านี้โดยสิ้นเชิง เมื่อเขียนอีเมลส่งไปคนเยอะ ไม่สำคัญว่าการตอบของคุณ directed ไปที่คนเดียว ความคิดเห็นจะถูกมองโดยหลายตา และหากคุณทำ short-sighted comment ที่อาจเป็น stereotype หรือ bigoted คุณอาจ陷入 hot water มาก — โดยเฉพาะใน work environment
หากคุณไม่มี fortitude หลีกเลี่ยง comment เรื่องเหล่านั้น อย่างน้อย search CC list และ ensure ว่าคุณมี idea ที่ดีพอเกี่ยวกับ stance ที่พวกเขาน่าจะมีต่อหัวข้อนั้น หากจะเสนอความคิดเห็นใน group email อย่างน้อยพยายาม ensure ว่าไม่ได้โจมตีศาสนา เชื้อชน เพศ หรือ sexual orientation ของใครใน CC list โดยตรง
อย่า Single Out ใครสักคน
เคยโดน single out โดย boss หรือ colleague ในอีเมลที่ CC คนเยอะ ไปพร้อมกับพวกเขา ชี้ว่าคุณทำผิดหรือดูถูก? หากเคย คุณรู้ว่า degrade และ horrible แค่ไหน แม้ดูเหมือน horrible และ stupid ที่จะทำกับใคร การทำผิดพลาดนี้ง่ายกว่าที่คิด
สิ่งนี้ true โดยเฉพาะสำหรับ leaders ระหว่างคุณ อาจมีสิ่งที่พนักงานคนหนึ่งทำผิด ที่คุณไม่อยากให้คนอื่นทำ การ引诱 ทำให้เขาเป็น example จะแรง แตหลีกเลี่ยงที่สุด
มี caveat หนึ่ง คุณควร single out หากมีสิ่งดีพูดเกี่ยวกับพวกเขา มันเป็น motivating force มากเมื่อ manager หรือ coworker พูดดีเกี่ยวกับใครใน group email หากมีโอกาส single out แบบนี้ อย่าเล passent
เหนื่อยล้า (Be Humble)
Ralph Waldo Emerson เขียนว่า "A great man is always willing to be little."
ความจริงของคำพูดนี้สะท้อนในความเป็นจริงที่ไม่มี great men (หรือ women) หลายคนที่ claim skill of humility ของลักษณะมนุษย์ทั้งหมด humility เป็นหนึ่งใน rare และ difficult ที่สุดที่จะ practice ทุกคนอยากถูกเคารพและมองว่า knowledgeable ไม่มีใครอยากถูกมองว่า inferior กับ peers สิ่งนี้เกือบจะ materialize ใน group email discussions เป็น boasting, bragging, showing off หรือ pontificating แบบเปิดเผยให้ทุกคนใน list รู้ว่าคุณรู้มากแค่ไหน
Irony คือ ในขณะที่ intention คือ elevate ว่าทุกคนใน email list มองคุณ มันทำ opposite มันทำให้คุณดู immature, arrogant และ downright egotistical Jealousy และ competition เป็น human emotions ที่แข็งแกร่งที่สุด — มัก uncontrollable สิ่งสุดท้ายที่คุณอยากทำคือ trigger base emotions เหล่านี้ในสมาชิก CC list ใดๆ
แทนนั้น ให้ exude greatness โดย elevate others — ให้ points และ examples เดียวกันที่คุณอยากให้ แต่ celebrate accomplishments และ knowledge ของผู้อื่น คนจะ likely agree กับคุณในกรณีเหล่านี้ และ respect คุณมากขึ้นสำหรับการกระทำ selfless หน้าคนหลายคน
หลีกเลี่ยง Controversy (ประเด็นข้อกล่าวหา)
เวลาคุณเป็นส่วนหนึ่งของ group conversation — ไม่ว่าอีเมลหรือ real life — จะมี debates หรือ arguments เกิดขึ้นบน heated topics มักเกี่ยวกับ politics หรือ religion สิ่งที่ personal และ emotional สำหรับคน มัก tempting ที่จะ join fray อย่าทำ
มี 2 สิ่งหลักที่ผิดเมื่อ jump into fray บน sensitive topics เหล่านี้ แรก คุณสามารถ stereotype ตัวเองโดย taking stance บน issue ไม่ว่าจะ pro-choice หรือ pro-life บน abortion มี assumptions เยอะที่คนดู debate จะทำเกี่ยวกับคุณ ส่วนใหญ่ false น่าเสียดาย stereotypes เหล่านี้ affect ว่าคุณจะถูกปฏิบัติอย่างไรใน issues ที่ unrelated กับ debate
ปัญหาอีกอย่าง โดยเฉพาะหากคุณเป็น supervisor หรือ managerial role คือ คนจะมอง strong stance ของคุณใน debate ว่าเป็นการใช้ position หรือ status เพื่อ influence others — essentially misusing power
อย่าทำ Definitive Comments (ข้อความแน่ชัด)
วิธีง่ายที่จะถูกพิสูจน์ผิด: พูดว่าบางอย่างเป็นจริง มี element of human psychology ที่ common มาก โดยเฉพาะใน group situations ที่คนรู้สึกต้อง find chink in armor ของ definitive claim ใดๆ หากคุณพูดหินทุกอันกลม ใครจะหาหินสี่เหลี่ยม หากพูดต้นไม้ทุกต้นโตในดิน ใครจะนำหลักฐานต้นไม้บางชนิดโตใน swamp
เกือบจะมี exception ทุก rule อย่าวาง rule ที่เชิญชวนคนหา exception หลีกเลี่ยง claims ที่แน่ชัดที่มีคำว่า "always" หรือ "never" เพราะง่ายเกินไปที่จะ disprove ทุกคนต้องการแค่ single example ที่ falsify claim ของคุณ และคุณจะดู silly ใน group conversation thread
แล้ว observations ของคุณเองเกี่ยวกับ group email etiquette คืออะไร? พฤติกรรมแบบไหนที่คุณสังเกตคนอื่นทำ ทำให้ group conversations ยาก หรือแม้ painful? แชร์ observations และ insights ของคุณในคอมเมนต์ด้านล่าง และช่วยให้ผู้อ่านอื่นทำให้ group email conversations ดีที่สุด
