ลองนึกภาพว่าคุณกำลังยืนอยู่บนโพเดียม และมีเพียงห้าหรือหกประโยคเท่านั้นที่จะนำเสนอประเด็นของคุณในการอภิปราย เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ผู้คนในกลุ่มผู้ชมจะแตกแยก (หรือสนับสนุน) ทุกสิ่งที่คุณเพิ่งพูดไป เสียงสนุก? ยินดีต้อนรับสู่กลุ่มกระทู้อีเมล
การสร้างอีเมลที่ดีไม่ใช่เรื่องง่าย และเป็นศิลปะที่น้อยคนนักจะสามารถทำให้สมบูรณ์แบบได้ ตลอดหลายปีที่ผ่านมาที่ MakeUseOf เราได้พยายามช่วยเหลือเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับมารยาทเน็ตและเคล็ดลับอีเมล แต่อีเมลกลุ่มแนะนำสถานการณ์ที่ไม่เหมือนใคร ในอีเมลกลุ่ม มีตัวแปรมากมาย เช่น บุคลิกภาพ ความอ่อนไหว และการเมือง ซึ่งง่ายมากที่จะทำให้ตัวเองเดือดร้อน
ในบทความนี้ คุณจะพบบทเรียนที่เรียนรู้ได้ยากเกี่ยวกับการจัดการการสนทนาในอีเมลกลุ่ม เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณปรับปรุงข้อความ บรรเทาความกังวลและอารมณ์ และโดยรวมแล้วสร้างการสนทนากลุ่มในเชิงบวกมากขึ้น
จดจำผู้ชม
เคล็ดลับนี้มีการระบุไว้เป็นอันดับแรก เนื่องจากเป็นข้อผิดพลาดทั่วไปที่คนส่วนใหญ่ทำเมื่อตอบกลับอีเมลที่มีรายชื่อ CC ที่ยาวมาก ให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจว่าใครเป็นผู้รับ การสนทนาภายในชุดข้อความอีเมลของกลุ่มอาจเปลี่ยนเป็นหัวข้อที่ละเอียดอ่อน เช่น ศาสนา เชื้อชาติหรือการเมือง และหากคุณไม่รู้จักคนในรายชื่อ CC ยาวๆ มากนัก โอกาสที่คุณอาจจะจบลงด้วยการดูถูกใครบางคน ด้วยความเห็นของท่าน
แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือการหลีกเลี่ยงหัวข้อปุ่มลัดเหล่านั้นโดยสมบูรณ์เมื่อเขียนอีเมลที่ส่งถึงผู้คนจำนวนมาก ไม่สำคัญว่าคำตอบของคุณจะส่งไปยังบุคคลเพียงคนเดียวหรือไม่ ความคิดเห็นของคุณจะถูกมองจากสายตาหลายๆ คน และหากคุณแสดงความคิดเห็นแบบสายตาสั้นที่อาจมองว่าเป็นแบบเหมารวมหรือเป็นแนวคิดที่คลั่งไคล้ คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในน้ำร้อนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นงาน สิ่งแวดล้อม
หากคุณไม่พบความเข้มแข็งในการหลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นในหัวข้อเหล่านั้น อย่างน้อยที่สุดให้ค้นหาผ่านรายการ CC นั้นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความคิดที่ดีพอสมควรเกี่ยวกับจุดยืนที่คนเหล่านั้นอาจใช้หัวข้อนั้น หากคุณกำลังจะเสนอความคิดเห็นในอีเมลกลุ่ม อย่างน้อยพยายามทำให้แน่ใจว่าคุณไม่น่าจะพูดอะไรที่จะโจมตีศาสนา เชื้อชาติ เพศ หรือรสนิยมทางเพศของใครก็ตามที่อยู่ในรายชื่อ CC นั้นโดยตรง
ห้ามแยกใครออก
คุณเคยโดนเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานดูถูกในอีเมลที่มีคนอื่นโดน CC-ed โดยที่พวกเขาชี้ให้เห็นบางสิ่งที่คุณทำผิดหรือด่าคุณหรือเปล่า? หากคุณมี คุณก็จะรู้ว่าประสบการณ์นั้นน่าขยะแขยงและน่าสยดสยองเพียงใด แม้ว่าการทำกับใครสักคนจะดูน่ากลัวและงี่เง่า แต่การทำผิดพลาดนั้นง่ายกว่าที่คุณคิดมาก
นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้นำในหมู่พวกคุณ อาจมีบางอย่างที่พนักงานคนหนึ่งทำผิดซึ่งคุณไม่ต้องการให้ใครทำ สิ่งล่อใจให้ยกตัวอย่างพนักงานคนนั้นจะแข็งแกร่ง แต่หลีกเลี่ยงในทุกวิถีทาง
มีข้อแม้ประการหนึ่งสำหรับเรื่องนี้ คุณต้องการแยกคนออกไปถ้าคุณมีเรื่องดีๆ จะพูดเกี่ยวกับพวกเขา อาจเป็นแรงกระตุ้นอย่างมากเมื่อผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานพูดถึงบางสิ่งที่ดีเกี่ยวกับใครบางคนในอีเมลกลุ่ม หากคุณเคยมีโอกาสที่จะเลือกใครสักคนในลักษณะนี้ ทำมันเลย
อ่อนน้อมถ่อมตน
Ralph Waldo Emerson เคยเขียนไว้ว่า "ชายผู้ยิ่งใหญ่เต็มใจที่จะเป็นคนเล็ก ๆ น้อย ๆ เสมอ"
ความจริงของคำกล่าวนั้นสะท้อนให้เห็นในความเป็นจริงที่มีผู้ชาย (หรือผู้หญิง) ที่ยอดเยี่ยมจำนวนไม่มากที่สามารถอ้างสิทธิ์ในทักษะแห่งความถ่อมตนได้ ในบรรดาลักษณะของมนุษย์ทั้งหมด มันเป็นหนึ่งในลักษณะที่หายากที่สุดและยากที่สุดที่จะฝึกฝนอย่างแน่นอน ทุกคนต้องการได้รับการเคารพและมองว่าเป็นผู้มีความรู้ ไม่มีใครอยากถูกมองว่าด้อยกว่าเพื่อน สิ่งนี้มักจะปรากฏให้เห็นในการสนทนาทางอีเมลกลุ่มในรูปแบบของการโอ้อวด การโอ้อวด หรือการสังฆราชในลักษณะที่จะเปิดเผยให้ทุกคนในรายการรู้ว่าคุณรู้มากแค่ไหน
การประชดคือแม้ว่าเจตนาจะยกระดับให้ทุกคนในรายชื่ออีเมลมองคุณอย่างไร แต่จริงๆ แล้วกลับตรงกันข้าม มันทำให้คุณรู้สึกว่าตัวเองยังไม่บรรลุนิติภาวะ เย่อหยิ่ง และเอาจริงเอาจัง ความหึงหวงและการแข่งขันเป็นสองอารมณ์ที่รุนแรงที่สุดของมนุษย์ ซึ่งมักจะเป็นอารมณ์ที่ควบคุมไม่ได้ในตอนนั้น สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือกระตุ้นอารมณ์พื้นฐานของมนุษย์ในรายการ CC นั้น
แทนที่จะแสดงความยิ่งใหญ่ด้วยการยกระดับผู้อื่น โดยให้ประเด็นและตัวอย่างเดียวกันที่คุณต้องการ แต่เป็นการฉลองความสำเร็จและความรู้ของผู้อื่น ผู้คนไม่เพียงแต่มีแนวโน้มที่จะเห็นด้วยกับคุณในกรณีเหล่านี้เท่านั้น แต่พวกเขาจะเคารพคุณมากขึ้นสำหรับการกระทำที่ไม่เห็นแก่ตัวต่อหน้าผู้คนจำนวนมาก
หลีกเลี่ยงความขัดแย้ง
เมื่อใดก็ตามที่คุณเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนากลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นอีเมลหรือชีวิตจริง การโต้เถียงหรือข้อโต้แย้งเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ในหัวข้อที่ร้อนแรง โดยปกติ หัวข้อเหล่านี้เกี่ยวข้องกับเรื่องต่างๆ เช่น การเมืองหรือศาสนา สิ่งที่เป็นส่วนตัวและอารมณ์สำหรับผู้คน เป็นการดึงดูดที่จะเข้าร่วมการต่อสู้ อย่าทำอย่างนั้น
มีสองสิ่งสำคัญที่ผิดพลาดเมื่อคุณเข้าร่วมการต่อสู้ในหัวข้อที่ละเอียดอ่อนเช่นนี้ อย่างแรก คุณสามารถเหมารวมตัวเองด้วยจุดยืนในประเด็นหนึ่งๆ ไม่ว่าคุณจะเลือกสนับสนุนหรือทำแท้ง มีข้อสันนิษฐานทั้งหมดที่ผู้คนดูการอภิปรายจะพูดถึงคุณ ซึ่งส่วนใหญ่น่าจะเป็นเท็จ น่าเสียดาย แบบแผนเหล่านั้นอาจส่งผลต่อวิธีที่ผู้คนปฏิบัติต่อคุณในประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายโดยสิ้นเชิง
ปัญหาอีกประการหนึ่ง โดยเฉพาะหากคุณอยู่ในตำแหน่งหัวหน้างานหรือฝ่ายบริหาร ก็คือผู้คนจะมองว่าจุดยืนที่เข้มแข็งของคุณในการอภิปรายคือการพยายามใช้ตำแหน่งหรือสถานะของคุณเพื่อโน้มน้าวผู้อื่น โดยพื้นฐานแล้วคือการใช้อำนาจในทางที่ผิด
อย่าแสดงความคิดเห็นที่ชัดเจน
นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการพิสูจน์ว่าผิด: พูดบางอย่างเป็นความจริง มีองค์ประกอบของจิตวิทยามนุษย์ที่ดูเหมือนจะเป็นเรื่องธรรมดามาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์กลุ่ม ซึ่งผู้คนรู้สึกว่าจำเป็นต้องหาจุดบกพร่องในเกราะของการอ้างสิทธิ์ขั้นสุดท้าย ถ้าคุณบอกว่าหินกลมเสมอ จะมีคนออกไปค้นหาหินสี่เหลี่ยม หากคุณพูดว่าต้นไม้เติบโตในดินเสมอ ใครบางคนจะนำเสนอหลักฐานของต้นไม้ที่คลุมเครือซึ่งเติบโตในป่าพรุ
กฎทุกข้อมักมีข้อยกเว้นเกือบทุกครั้ง ดังนั้นอย่าวางกฎที่เชิญชวนให้ผู้อื่นค้นหาข้อยกเว้น หลีกเลี่ยงการกล่าวอ้างอย่างเด็ดขาดที่มีคำว่า "เสมอ" หรือ "ไม่เคย" อยู่ในนั้น เพราะมันง่ายเกินไปที่จะพิสูจน์หักล้าง สิ่งที่ทุกคนต้องการคือตัวอย่างเดียวที่เป็นการปลอมแปลงคำร้องของคุณ และคุณกลับกลายเป็นเรื่องงี่เง่าในชุดการสนทนากลุ่มนั้น
คุณสังเกตอย่างไรเกี่ยวกับมารยาทอีเมลแบบกลุ่ม คุณสังเกตเห็นพฤติกรรมแบบใดที่ทำให้การสนทนากลุ่มยากขึ้นหรือเจ็บปวด แบ่งปันข้อสังเกตและข้อมูลเชิงลึกของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง และช่วยให้ผู้อ่านคนอื่นๆ ใช้ประโยชน์จากการสนทนาทางอีเมลกลุ่มได้ดีที่สุด
