การส่งอีเมลยาวถึงลูกค้าและเพื่อนร่วมงานมักจะถูกมองข้าม อย่างไรก็ตาม มีบางครั้งที่คุณต้องส่งการอัปเดตหรือภาพรวมที่มีความยาว
ในกรณีนี้ คุณจะต้องทำประโยชน์ให้ตัวเองและผู้รับด้วยการดำเนินการให้ตรงประเด็น และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ต้องค้นหาข้อมูลในย่อหน้ายาวๆ
ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณในบางครั้ง คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้อีเมลที่ยาวขึ้นอ่านง่ายขึ้นและตอบกลับได้ง่ายขึ้น
1. ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อสรุป
สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ต้องจดจำเมื่อเขียนอีเมลขนาดยาวคือผู้รับมักจะอ่านผ่านๆ ในการทำเช่นนั้น พวกเขาอาจพลาดข้อมูลหรือคำถามที่สำคัญเนื่องจากมีเนื้อหาให้อ่านมากเกินไป
เมื่อเขียนอีเมลขนาดยาว คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณทำให้ผู้รับสามารถมองข้ามได้ง่ายแต่ยังคงพบประเด็นสำคัญ กล่าวคือ คุณต้องการให้อีเมลของคุณชัดเจน ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะได้รับข้อมูลที่ต้องการ และคุณน่าจะได้คำตอบที่รอบคอบมากขึ้น
เคล็ดลับแต่ละข้อในบทความนี้จะช่วยให้คุณได้รับอีเมลที่เจาะจงและตรงประเด็นมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้หัวข้อย่อย
การเขียนข้อมูลในรูปแบบประเด็นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถพูดคุยกันได้ คุณสามารถอยู่ในส่วนอื่นๆ ของอีเมลได้ เช่น คำทักทายและการออกจากระบบ อย่างไรก็ตาม การสรุปข้อมูลเป็นจุดๆ จะทำให้ข้อความสื่อสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
แทนที่จะรวมทุกรายละเอียด ให้ระบุข้อมูลสำคัญจากข้อความของคุณและหลีกเลี่ยงการใช้คำฟุ่มเฟือย ผู้รับไม่จำเป็นต้องเล่นทีละหัวข้อ แต่ต้องการแค่ประเด็นหลักเท่านั้น
2. ใช้ตัวหนาสำหรับประเด็นสำคัญ
การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในอีเมลไม่เป็นมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถให้ผู้อ่านพยักหน้าไปในทิศทางที่ถูกต้องโดยใช้ตัวหนาบางๆ แน่นอน คุณคงไม่อยากทำเช่นนี้กับทุกสิ่ง แต่ถ้ามีข้อมูลบางอย่างที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาเห็น เช่น วันที่ การเตือนความจำ หรือการดำเนินการ ให้เป็นตัวหนา
ตัวอย่างจะใช้ตัวหนาสำหรับชื่อเรื่องและสองวลี ซึ่งทั้งสองอย่างนี้ผู้ส่งต้องการให้ผู้อ่านดำเนินการ โดยมองหาข้อมูลเพิ่มเติมในรายงานการประชุมและไม่ลืมการประชุม หากเขาท่องอีเมล สิ่งเหล่านี้มักจะดึงดูดความสนใจของเขา และเขาอาจอ่านส่วนที่เหลือเพื่อดูบริบท
เนื่องจากเป็นเพียงการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในข้อความ จึงมีโอกาสน้อยที่ผู้รับจะรู้สึกเหมือนคุณกำลังตะโกน เพราะพวกเขาอาจจะใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
3. แบ่งอีเมลออกเป็นหัวข้อด้วยหัวเรื่อง
การเพิ่มหัวเรื่องลงในอีเมลของคุณอาจฟังดูคล้ายกับการส่งนวนิยายถึงผู้รับ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะต้องมีข้อมูลมากมายในแต่ละรายการ การทำเช่นนี้จะช่วยให้เข้าถึงอีเมลได้เร็วขึ้นหากมีข้อมูลบางอย่างที่ต้องการหรือต้องอ้างอิงในภายหลัง
การวางหัวเรื่องเป็นตัวหนาและใช้การขึ้นบรรทัดใหม่ระหว่างแต่ละส่วน คุณจะเว้นวรรคระหว่างแต่ละส่วนได้ ทำให้อ่านง่ายขึ้น เช่นเดียวกับเอกสารอื่นๆ
การใช้หัวเรื่องจะมีประโยชน์หากคุณมีหลายหัวข้อที่ต้องการกล่าวถึงซึ่งไม่จำเป็นต้องมีอีเมลแยกกัน เช่น ภาพรวมรายวันหรือการอัปเดตความคืบหน้า
4. ใช้การจัดรูปแบบที่แตกต่างกันสำหรับเครื่องหมายคำพูด
หากคุณต้องการถ่ายทอดข้อมูลเหมือนกับที่คนอื่นเขียนไว้ ให้ทำการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบอย่างละเอียดเพื่อช่วยแยกข้อมูลออกจากการเล่าเรื่องของคุณเอง วิธีนี้จะไม่สับสนว่าข้อความของคุณสิ้นสุดที่ใดและอีกส่วนหนึ่งเริ่มต้นที่ไหน
เครื่องหมายอัญประกาศสามารถช่วยได้ แต่ถ้าคุณมีข้อความจำนวนมากก่อนและหลัง สามารถสร้างย่อหน้ายาวที่ไม่น่าอ่านและดึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
อีกสิ่งหนึ่งที่ควรคำนึงถึงในการจัดรูปแบบข้อความในอีเมล คุณอาจต้องการหลีกเลี่ยงการใช้แบบอักษรและสีหลายแบบ เนื่องจากอาจทำให้อีเมลดูไม่เป็นมืออาชีพ
5. บันทึกคำถามจนกว่าจะสิ้นสุด
คุณเคยถามคำถามหลายข้อในอีเมลและได้รับคำตอบครึ่งหนึ่งหรือไม่? สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้แม้ในอีเมลหรือข้อความที่สั้นที่สุด
ลองบันทึกคำถามของคุณไว้จนสุดและเขียนให้สั้นและตรงประเด็น การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ผู้อ่านเห็นเท่านั้น แต่พวกเขายังจะไม่ลืมสิ่งที่คุณถามไปตลอดทาง เนื่องจากคุณจะไม่นำเสนอข้อมูลใดๆ เพิ่มเติมในภายหลัง
ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาอาจส่งคำตอบที่ตอบคำถามได้ชัดเจนตามลำดับที่คุณถาม
อาจฟังดูไร้สาระ แต่ให้นึกถึงอีเมล ข้อความ ข้อความ และสื่อดิจิทัลทั้งหมดที่นำเสนอให้คุณทุกวัน ง่ายที่จะฟุ้งซ่านด้วยอีเมลที่มากเกินไปหรือมีข้อมูลชิ้นหนึ่งโดดเด่นกว่าที่อื่น
เคล็ดลับพิเศษ—จงเจาะจงในหัวเรื่องของคุณ
เคล็ดลับพิเศษนี้ใช้ได้กับอีเมลทั้งหมดโดยทั่วไป ความเฉพาะเจาะจงในหัวเรื่องของคุณหมายถึงคุณกำลังช่วยเหลือผู้รับในหลายๆ ทาง พวกเขาจะรู้ว่ามันเกี่ยวกับอะไร พวกเขาสามารถจัดลำดับความสำคัญ และพวกเขาจะสามารถค้นหาได้อีกครั้งในภายหลังหากต้องการอ้างอิง
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้คำเช่น ติดตามผล , คำถาม , เตือนความจำ , อัปเดต หรือ รายงาน เพื่อให้พวกเขาทราบประเภทของอีเมล ถ้าเกี่ยวกับการประชุมหรือโครงการเฉพาะ ให้ระบุชื่อ หากเป็นอีเมลที่เกิดซ้ำ ให้ระบุวันที่
กำลังส่งอีเมลเรื่อง ติดตามผล เพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้ฟังดูน่าคลิกหรือสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้รับของคุณอาจมีอีเมลอื่นที่มีชื่อเดียวกันในกล่องจดหมาย
คุณสามารถแจ้งให้คนอื่นทราบในหัวเรื่องได้หากข้อความของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วน แต่อย่าลืมสำรองไว้สำหรับเรื่องที่เป็นจริง
การสื่อสารคือกุญแจสำคัญ
แม้ว่าบางคนอาจไม่แนะนำให้ส่งอีเมลยาวๆ แต่บางครั้งคุณก็จำเป็นต้องทำ สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้สำหรับผู้รับของคุณคือยึดมั่นในประเด็นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถอ่านผ่านๆ ไม่เพียงแต่จะช่วยให้พวกเขาค้นหาข้อมูลที่ต้องการในขั้นต้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาอ้างถึงได้อีกครั้งในภายหลัง
ครั้งต่อไปที่คุณต้องส่งอีเมลขนาดยาว ทำไมไม่ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้สักข้อแล้วดูว่ามันจะเป็นอย่างไร
