ภายใต้เงื่อนไขเฉพาะ คุณสามารถย้อนกลับ (recall) อีเมลในแอป Outlook เดสก์ท็อปได้ นี่มีประโยชน์หากไม่อยากให้ผู้รับอ่านข้อความเฉพาะ หรือมีข้อความแทนที่ต้องการส่ง
วิธีย้อนกลับอีเมล Outlook แสดงด้านล่าง เงื่อนไขเดียวคือ ผู้ส่งและผู้รับต้องใช้บัญชี Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange เท่านั้น เช่น เทคนิคนี้ใช้ได้กับพนักงานองค์กรเดียวกันที่ใช้โปรแกรม Outlook
ขั้นตอนย้อนกลับอีเมล Outlook
หลังส่งอีเมล ตรวจสอบว่ายังอยู่ในโฟลเดอร์ Drafts ของ Outlook Mailbox ไหม นี่คือข้อความที่ยังไม่เสร็จ สามารถลบได้ ไม่ต้องกังวลว่าจะถูกส่ง
แต่ถ้าอีเมลแสดงในโฟลเดอร์ "Sent" ไม่มีอะไรทำได้มากที่จะป้องกันไม่ให้ผู้รับอ่าน อีเมลประเภทนี้ยากต่อการย้อนกลับ หากผู้รับได้รับแจ้งเตือนบน PC, โน้ตบุ๊ก หรือแอป Outlook มือถือแล้ว แต่ถ้าเพิ่งส่งไปไม่กี่วินาทีหรือนาที ลองย้อนกลับดู รูปภาพเหล่านี้สำหรับ Outlook 2020 เดสก์ท็อป แต่วิธีเหล่านี้ใช้ได้ย้อนหลังถึง Office 2007
- ไปที่โฟลเดอร์ "Sent Items" ของแอป Outlook เดสก์ท็อป คลิกสองครั้งที่อีเมลเพื่อเปิด จะเปิดหน้าต่างใหม่ ไปที่เมนู "สามจุด" ขวาของอีเมลใต้แท็บ "Message" ใน "Actions" จะเห็นตัวเลือก "Recall this message"
แนวคิดการย้อนกลับข้อความใน Outlook คือ ลบหรือแทนที่สำเนาข้อความที่ยังไม่อ่านในกล่องจดหมายผู้รับ เฉพาะกรณีข้อความยังไม่อ่าน
เมื่อย้อนกลับข้อความจาก Sent Items ใน Outlookแล้ว มี 2 ตัวเลือก: ลบสำเนาที่ยังไม่อ่าน หรือ ลบและแทนที่สำเนาที่ยังไม่อ่านด้วยข้อความใหม่ สามารถให้ Outlook แจ้งว่าการย้อนกลับสำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับแต่ละผู้รับ
การกระทำย้อนกลับข้อความจะแสดงชัดเจนใน Sent Items ของเมลบ็อกซ์คุณ หากแทนที่ข้อความ จะแสดงเตือน: "This is the most recent version, but you made changes to another copy. Click here to see the other versions."
หากผู้รับเป็นผู้ใช้ Microsoft Outlook ในองค์กรเดียวกัน ข้อความจะย้อนกลับสำเร็จ สมมติข้อความต้นฉบับยังไม่อ่าน ข้อความต้นฉบับจะถูกลบ และผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณ (ผู้ส่ง) ลบข้อความจากเมลบ็อกซ์ของเขา/เธอ
แต่ หากข้อความต้นฉบับถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว (การดูใน Reading Pane ไม่นับ) เมื่อประมวลผลการย้อนกลับ ผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณ (ผู้ส่ง) ต้องการลบข้อความ แต่ข้อความยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ Outlook ของผู้รับ
แน่นอน หากผู้รับไม่ใช่ผู้ใช้ Outlook การย้อนกลับจะไม่ทำงานภายใต้เงื่อนไขใดๆ ผู้รับจะเห็นข้อความต้นฉบับและข้อความย้อนกลับ ทุกครั้งที่เปิดอินบอกซ์
หากต้องการหลีกเลี่ยงปัญหาการส่งอีเมลไม่พึงประสงค์ใน Outlook ที่ย้อนกลับไม่ได้ แนะนำใช้ฟังก์ชัน "Send Later" และจัดตารางส่งอีเมลล่วงหน้า
เปรียบเทียบกับ Outlook Gmail มีกลยุทธ์ยืดหยุ่นมากกว่าสำหรับอีเมลที่ต้องยกเลิก มีช่วงเวลาย้อนกลับ 30 วินาที ยกเลิกอีเมลที่ส่งไปยังผู้รับทุกคน ไม่ได้แค่ Gmail
