วิธีเรียกคืนอีเมลที่ส่งใน Outlook

ภายใต้สถานการณ์เฉพาะ คุณสามารถเรียกคืนอีเมลของคุณได้ในแอป Outlook บนเดสก์ท็อป วิธีนี้มีประโยชน์มากถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้รับอ่านข้อความใดข้อความหนึ่งหรือมีข้อความแทนที่สำหรับพวกเขา

วิธีการเรียกคืนอีเมล Outlook ดังกล่าวแสดงอยู่ด้านล่าง เงื่อนไขเดียวคือทั้งผู้ส่งและผู้รับควรใช้บัญชีอีเมล Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange ตัวอย่างเช่น เทคนิคนี้จะใช้ได้เฉพาะกับพนักงานในองค์กรเดียวกันที่ใช้โปรแกรม Outlook เท่านั้น

ขั้นตอนในการเรียกคืนอีเมล Outlook

หลังจากส่งอีเมล ให้ตรวจสอบว่ายังอยู่ในโฟลเดอร์ร่างจดหมายของกล่องจดหมาย Outlook ของคุณหรือไม่ ข้อความเหล่านี้เป็นข้อความที่ยังไม่เสร็จซึ่งสามารถลบได้ ดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลว่าจะถูกส่งไป

อย่างไรก็ตาม หากอีเมลแสดงอยู่ในโฟลเดอร์ "ส่งแล้ว" คุณก็ไม่สามารถป้องกันไม่ให้ผู้รับอ่านอีเมลได้มากนัก อีเมลดังกล่าวจำได้ยากเป็นพิเศษหากผู้รับได้รับการแจ้งเตือนบนพีซี แล็ปท็อป หรือแอพมือถือ Outlook อย่างไรก็ตาม หากผ่านไปเพียงไม่กี่วินาทีหรือนาที คุณก็สามารถใช้โอกาสนั้นและพยายามจำอีเมลดังกล่าวได้ ภาพหน้าจอเหล่านี้ใช้สำหรับเดสก์ท็อป Outlook 2020 แต่วิธีการเหล่านี้จะใช้ได้ตลอดจนถึง Office 2007

ไปที่โฟลเดอร์รายการ "ส่งแล้ว" ของแอป Outlook บนเดสก์ท็อป ดับเบิลคลิกที่อีเมลเพื่อเปิด นี้จะเปิดหน้าต่างใหม่ดังที่แสดงด้านล่าง ไปที่เมนู "สามจุด" ทางด้านขวาของอีเมลใต้แท็บ "ข้อความ" ใน "การดำเนินการ" คุณจะเห็นตัวเลือก "เรียกคืนข้อความนี้"

แนวคิดของการเรียกคืนข้อความใน Outlook คือการลบหรือแทนที่สำเนาของข้อความในกล่องขาเข้าของผู้รับเฉพาะในกรณีที่ข้อความยังไม่ได้อ่าน

จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากที่คุณจำข้อความใน Outlook

เมื่อคุณเรียกคืนข้อความจากรายการที่ส่งใน Outlook แล้ว คุณมีทางเลือกสองทาง:ลบสำเนาข้อความที่ยังไม่ได้อ่านหรือลบและแทนที่สำเนาที่ยังไม่ได้อ่านด้วยข้อความใหม่ คุณสามารถให้ Outlook แจ้งให้คุณทราบว่าการเรียกคืนนั้นสำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับผู้รับแต่ละราย

การดำเนินการเรียกคืนข้อความจะแสดงอย่างเด่นชัดในรายการที่ส่งแล้วในกล่องจดหมายของคุณ หากคุณเปลี่ยนข้อความ ข้อความจะแสดงการแจ้งเตือน:“นี่เป็นเวอร์ชันล่าสุด แต่คุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงกับสำเนาอื่น คลิกที่นี่เพื่อดูเวอร์ชันอื่นๆ”

ถ้าผู้รับเป็นผู้ใช้ Microsoft Outlook ภายในองค์กรเดียวกัน ข้อความจะถูกเรียกคืนได้สำเร็จ สมมติว่าข้อความต้นฉบับยังไม่ได้อ่าน ข้อความต้นฉบับจะถูกลบออก และผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณซึ่งเป็นผู้ส่งได้ลบข้อความออกจากกล่องจดหมายของเขาหรือเธอ

อย่างไรก็ตาม หากข้อความต้นฉบับถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว (ไม่นับการดูในบานหน้าต่างการอ่าน) เมื่อประมวลผลข้อความการเรียกคืน ผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณซึ่งเป็นผู้ส่งต้องการลบข้อความ อย่างไรก็ตาม ข้อความยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ Outlook ของผู้รับ

แน่นอน ถ้าผู้รับไม่ใช่ผู้ใช้ Outlook เทคนิคการเรียกคืนจะไม่ทำงานภายใต้เงื่อนไขใดๆ ผู้รับจะสามารถเห็นข้อความต้นฉบับและข้อความเรียกคืนของคุณได้ทุกครั้งที่เปิดกล่องจดหมาย

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงปัญหาในการส่งอีเมลที่ไม่ต้องการใน Outlook ที่ไม่สามารถเรียกคืนได้ ควรใช้ฟังก์ชัน "ส่งภายหลัง" และกำหนดเวลาอีเมลล่วงหน้า

เมื่อเปรียบเทียบกับ Outlook แล้ว Gmail มีกลยุทธ์ที่ยืดหยุ่นกว่าในการจัดการกับอีเมลที่ยังไม่ได้ส่ง มีหน้าต่างเรียกคืนข้อมูลภายใน 30 วินาที ซึ่งคุณสามารถยกเลิกการส่งอีเมลที่ส่งถึงผู้รับคนใดก็ได้ ไม่ใช่แค่ Gmail