อีเมลเป็นสื่อสารสำคัญในธุรกิจ หลายคนมีหลายบัญชี: แยกธุรกิจ/ส่วนตัว หรือแยกตามโครงการ Microsoft Outlook จัดการหลายบัญชีได้ดี พร้อมฟีเจอร์จัดการเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ
Outlook มีทั้ง Windows และ Mac บทความนี้เน้น Outlook 2016 สำหรับ Mac คู่มือเพิ่มบัญชีอัตโนมัติและด้วยตนเอง
การเพิ่มบัญชีอีเมล: 2 โหมด
ตั้งค่าอัตโนมัติ (Automatic Configuration)
ง่ายที่สุด ใส่อีเมลและรหัสผ่าน Outlook ตรวจจับผู้ให้บริการ (Gmail, Yahoo, Hotmail, Live) และนำเข้าตั้งค่าให้เอง ไม่รองรับอีเมลโดเมนส่วนตัว (Custom domain) เพราะไม่มีตั้งค่าในฐานข้อมูล
ตั้งค่าด้วยตนเอง (Manual Configuration)
ใช้เมื่อ: 1) ต้องการโปรโตคอล/การตั้งค่าเฉพาะ 2) ตั้งค่าอัตโนมัติไม่ได้ (อีเมลโดเมนส่วนตัว) ต้องใส่ข้อมูลทั้งหมดเอง: เซิร์ฟเวอร์เข้า/ออก, พอร์ต, โปรโตคอล
ข้อมูลที่ต้องเตรียม
- ที่อยู่อีเมล
- ชื่อผู้ใช้ (Username)
- รหัสผ่าน
เพิ่มบัญชี Gmail (อัตโนมัติ)
เตรียมรหัสผ่าน
- 2-Step Verification เปิด: ต้องใช้ App Password (รหัส 16 หลัก) สร้างที่: Google Account > Sign-in & Security > App passwords > เลือก Windows Computer + Mail > Generate
- 2-Step Verification ปิด: ใช้รหัสผ่านปกติ แต่ต้องเปิด Allow less secure apps ใน Sign-in & Security > Connected apps & sites
ขั้นตอนเพิ่มบัญชี
- เปิด Microsoft Outlook
- คลิก Tools > Accounts
- คลิกเครื่องหมาย + (มุมซ้ายล่าง) > Other Email…
- ใส่อีเมลและรหัสผ่าน (ตามที่เตรียมไว้)
- ติ๊ก Configure automatically
- คลิก Add Account
- รอจน Outlook นำเข้าตั้งค่าเสร็จ จะเห็นบัญชีในแถบด้านซ้าย
หากผิดพลาด: ตรวจสอบ App Password (หาก 2-Step เปิด) หรือ Allow less secure apps (หาก 2-Step ปิด) หมายเหตุ: Hotmail ไม่มีตัวเลือก Allow less secure apps
เพิ่มบัญชี Hotmail/Outlook.com (อัตโนมัติ)
เตรียมรหัสผ่าน
- 2-Step เปิด: App Password สร้างที่: View Account > Security > Update info > More options > Create a new app password
- 2-Step ปิด: ใช้รหัสผ่านปกติได้เลย
ขั้นตอนเพิ่ม: เหมือน Gmail แต่ขั้นตอนที่ 3 สามารถเลือก Other Email… หรือ com สำหรับ Hotmail
เพิ่มบัญชี Yahoo (อัตโนมัติ)
เตรียมรหัสผ่าน
- 2-Step เปิด: App Password สร้างที่: Yahoo Mail > Settings > Account Info > Account Security > Manage app passwords > เลือก Outlook Desktop > Generate
- 2-Step ปิด: ใช้รหัสผ่านปกติ + เปิด Allow apps that use less secure sign in ใน Account Security
ขั้นตอนเพิ่ม: เหมือน Gmail (เลือก Other Email…)
ตั้งค่าด้วยตนเอง (Manual Configuration)
IMAP vs POP3
IMAP: ซิงค์ข้ามอุปกรณ์ เหมือนเว็บเมล แก้ไขที่ไหนเห็นที่อื่น POP3: ดาวน์โหลดเก็บออฟไลน์ ไม่ซิงค์กลับเซิร์ฟเวอร์ ลบบนเซิร์ฟเวอร์หลังดาวน์โหลด (ปรับได้) เหมาะใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียว/สำรองข้อมูล
เลือกอย่างไร: ใช้งานทั่วไป/หลายอุปกรณ์ → IMAP | ธุรกิจเครื่องเดียว/พื้นที่เซิร์ฟเวอร์น้อย/สำรองข้อมูล → POP3
ข้อมูลที่ต้องมีสำหรับตั้งค่าด้วยตนเอง
- ที่อยู่อีเมล
- รหัสผ่าน (App Password หรือรหัสปกติ + Allow less secure)
- Incoming Server Name
- Outgoing Server Name
- Protocol (IMAP หรือ POP3)
- Port Numbers
เพิ่ม Yahoo ด้วยตนเอง (IMAP)
เตรียมรหัสผ่าน (เหมือนข้างต้น)
- เปิด Outlook > Tools > Accounts
- คลิก + > Other Email…
- ใส่อีเมล, รหัสผ่าน, Username (อีเมลเต็ม)
- Type: เลือก IMAP
- Incoming Server:
imap.mail.yahoo.com| Port: 993 - Outgoing Server (SMTP):
smtp.mail.yahoo.com| Port: 465 (หรือ 587) - ติ๊ก Use SSL to connect (recommended) ทั้ง Incoming และ Outgoing
- คลิก Add Account
เพิ่ม Yahoo ด้วยตนเอง (POP3)
- Outlook > Tools > Accounts > + > Other Email…
- ใส่อีเมล, รหัสผ่าน, Username
- Type: POP3
- Incoming Server:
pop.mail.yahoo.com| Port: 995 - Outgoing Server (SMTP):
smtp.mail.yahoo.com| Port: 465 (หรือ 587) - ติ๊ก Use SSL to connect ทั้งคู่ > Add Account
บัญชีอื่น (Custom Domain)
ใช้ข้อมูลทั่วไป:
- Email/Username: อีเมลเต็ม
- Password: App Password (2-Step เปิด) หรือรหัสปกติ + Allow less secure
- IMAP Incoming:
imap-mail.outlook.com,imap.gmail.com,imap.mail.yahoo.comหรือimap.domain.com/imap.mail.domain.com - POP3 Incoming:
pop-mail.outlook.com,pop.gmail.com,pop.mail.yahoo.comหรือpop.domain.com/pop.mail.domain.com - Outgoing (SMTP):
smtp-mail.outlook.com,smtp.gmail.com,smtp.mail.yahoo.comหรือsmtp.domain.com/smtp.mail.domain.com - Port IMAP: 993 | POP3: 995 | SMTP: 465 หรือ 587
- Encryption: SSL/TLS เสมอ (หรือ SSL/TLS แยกต่างหาก)
