Mail Merge เหมือนเพื่อนเก่าที่ไม่ได้ติดต่อกันนาน มีประโยชน์แต่ถูกมองข้าม จนวันที่คุณต้องการมันมาก
คุณไม่รู้ศักยภาพจนกว่าจะได้รับมอบหมายจัดการเชิญงานหลายร้อยฉบับในนาทีสุดท้าย อาจเป็นเชิญแต่งงาน หรือเตือนภัยวันสิ้นโลก หรือแค่พิมพ์ฉลากที่อยู่และบัตรชื่อจำนวนมาก
ไม่ต้องกังวล ส่งอีเมล Mass แบบ Personalized ด้วย Microsoft Outlook 2016 ได้ในไม่กี่นาที ไม่กี่คลิก — ช่วยชีวิตคุณได้
เมื่อไหร่ควรใช้ Mail Merge?
Mail Merge ใช้เมื่อต้องการสร้างเอกสารหลายฉบับที่ โครงสร้างเหมือนกัน แต่ แต่ละฉบับมีรายละเอียดเฉพาะตัว อีเมลเหล่านี้ใช้รูปแบบ ข้อความ และกราฟิกเดียวกัน ตัวอย่าง: เชิญงาน ข้อความเหมือนกัน แต่ ชื่อ ที่อยู่ หรือ Subject แตกต่างต่อคน
Mail Merge แตกต่างจากส่งอีเมลให้กลุ่ม — ทำให้แต่ละผู้รับเป็น "ผู้รับเพียงคนเดียว" ของข้อความนั้น
การใช้งานที่ดีที่สุดที่ผมพบ: ใช้ Mass email เป็น เครื่องมือหางาน (Job hunting) พร้อมรายละเอียดเฉพาะต่อแต่ละนายจ้าง
Mail Merge ใช้ 2 ส่วน:
- Main Document (คงที่): Microsoft Word — เขียนเนื้อหาอีเมล
- Data Source (เปลี่ยนแปลงได้): Microsoft Outlook Contacts — ที่อยู่และชื่อผู้รับ
ทั้งสอง "รวม" (Merge) เข้าด้วยกัน ด้วย Outlook เป็นส่วนของ Office Suite จึงใช้ฟีเจอร์นี้ส่งอีเมลจำนวนมาก แต่ละอัน Personalized ต่อ Contact แต่ละคน — ไม่ใช่สแปม (แม้ในมือผิดอาจกลายเป็นเครื่องมือสแปม)
Microsoft Office รองรับ Data Source อื่นๆ: Excel Spreadsheet, Access Database ที่นี่ใช้ Outlook Contacts
เตรียม Contacts Pool สำหรับ Mail Merge
ขั้นตอนหลังเปิด Microsoft Outlook:
- เปิด People ดูรายชื่อ Contacts
- เลือก Contacts (Ctrl+Click) ที่ต้องการรวมในลิสต์อีเมลเฉพาะบุคคล จัดการลิสต์ใหญ่: ใช้ Sort (คลิกลูกศรถัดจาก All) จัดกลุ่มตาม Categories ได้จาก dropdown เดียวกัน
สำคัญ: Mail Merge ไม่ทำงานกับ Distribution Lists
- เลือก Mail Merge จาก Ribbon > Home > Actions Group
- ในหน้าจอ Mail Merge Contacts เลือก Only selected contacts หากส่งเฉพาะกลุ่ม ในส่วน Merge options ตั้งค่า:
- Document type: Form Letters
- Merge to: Email
- Message Subject Line: Subject จะไม่เปลี่ยนสำหรับทุกอีเมล
- คลิก OK — Microsoft Word จะเปิดให้เขียนข้อความ Personalized
เขียนข้อความ Personalized ใน Microsoft Word
แท็บ Mailings บน Ribbon แสดงอยู่หน้าตา เริ่ม Mass email ด้วย Greeting line เฉพาะบุคคล จากแท็บ Mailings ใน Word เลือก Greeting Line
กล่องโต้ตอบมีตัวอย่างชื่อ Mr. Randall — เป็น Placeholder สำหรับชื่อจาก Contacts ข้างล่างมี Preview ชื่อจากลิสต์ ปรับแต่งรายการได้จากตัวเลือก
จดจำ: Merge fields มาจากหัวคอลัมน์ใน Mailing list หากไม่ตรง ใช้ Match Fields ให้แม่นยำ หาก Field ไหนเป็น "Not Matched" ให้เลือก dropdown ของ Field นั้น แล้วเลือกชื่อคอลัมน์ที่ตรงในลิสต์ของคุณ
คลิก OK ออก — Placeholder สำหรับ Greeting line (Dear Mr.…) จะถูกวางในเอกสาร Word
จำไว้: ใส่ข้อมูลเพิ่มได้ด้วย Additional fields — คลิก Insert Merge Field ข้อมูลต้องมีใน Data Source ต้นทาง (Outlook Contacts) เช่น ที่อยู่บ้าน เบอร์บ้าน ตำแหน่งงาน ดูรายการเต็มได้จากลูกศรเล็ก
จัดรูปแบบ Greeting: ไฮไลท์ทั้ง Field รวมเครื่องหมายปลายทั้งสอง ไปแท็บ Home ตั้ง Font และ Line Spacing ให้ตรงกับเอกสาร
เขียนเนื้อหาข้อความ
ต้นข้อความ = Placeholder <<GreetingLine>> และ/หรือ Field อื่นที่เพิ่ม เขียนเนื้อหา จดจำ: นี่คือ Mass emailing ที่ดีที่สุด — ใช้ Email etiquette ให้ดีที่สุด
เขียนเสร็จ คลิก Finish & Merge > Send E-mail Messages
กล่อง Merge to E-mail เปิด คลิก OK
Word ส่งอีเมลแต่ละอันไปยังที่อยู่แต่ละรายโดยอัตโนมัติ ไม่สามารถ CC/BCC ผู้อื่นได้ และ ไม่สามารถแนบไฟล์ได้
บันทึกเอกสารที่ใช้ Mail Merge ได้ — มันเก็บลิงก์กับ Data Source (Contacts) ตอนเปิดเอกสาร Mail Merge เลือก Yes เมื่อ Word ถามว่าเก็บการเชื่อมต่อไว้หรือไม่
เพิ่ม Time-saver นี้เข้า Toolkit อีเมลของคุณ
พอคล่องแล้ว กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาไม่กี่นาที ตั้งแต่เริ่มจนจบ ในเวลาเขียนอีเมลให้คนเดียว ตอนนี้ทำให้กลุ่มได้ — ไม่ว่ากลุ่มจะใหญ่แค่ไหน
นอกจากนี้ การใช้ชื่อผู้รับเป็น Greeting เป็นพฤติกรรมอีเมลกลุ่มที่ดี ให้ความรู้สึกส่วนตัว — สิ่งที่ CC แบบธรรมดาขาดไป
ต่อไป ลอง Mail Merge พิมพ์จดหมาย ฉลาก และซอง และเรียนรู้วิธี Merge ไฟล์ PST ของ Outlook อยากได้เคล็ดลับ Outlook เพิ่ม? สำรวจฟีเจอร์鲜为人知ของ Outlook!
