การเก็บถาวรอีเมล (Archive) เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดเก็บกล่องจดหมายให้ไม่วุ่นวาย หากอยากทำใน Outlook คุณโชคดี ทั้ง Outlook เว็บและเดสก์ท็อป ให้เก็บถาวรอีเมลได้ง่าย
ในคู่มือนี้ เราจะครอบคลุมทุกวิธีที่ดีที่สุดในการเก็บถาวรอีเมลใน Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์
Archive ใน Outlook คืออะไร?
ในบริบทของ Outlook และอีเมล Archive คืออีเมลทั้งหมดที่คุณเลือกเก็บแยกจากกล่องจดหมายหลัก
บน Outlook เว็บ การเก็บถาวรอีเมล หมายถึงการย้ายอีเมลจากโฟลเดอร์กล่องจดหมายหลัก ไปโฟลเดอร์ Archive
ใน Outlook เดสก์ท็อป การเก็บถาวรอีเมล คือการย้ายอีเมลจากไฟล์ PST หลักของ Outlook ไปไฟล์ PST ใหม่ คุณสามารถย้ายไฟล์ PST นี้ และเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรได้ทุกเมื่อ
หากเพิ่งเริ่มใช้ Outlook เปรียบเทียบ Outlook เว็บ vs เดสก์ท็อป ดูว่าอันไหนเหมาะสม
ใช้ Outlook Archive ได้กับบัญชีอีเมลทั้งหมดไหม?
มี 2 กรณีที่ไม่สามารถใช้ฟีเจอร์ Archive ใน Outlook ได้
แรก หากมีบัญชีอีเมล Exchange Server และองค์กรใช้ Microsoft Exchange Server Online Archive ไม่สามารถใช้ฟีเจอร์ Archive ต้นทางของ Outlook ได้
สอง หากผู้ดูแลระบบเครือข่ายปิดใช้งานฟีเจอร์ Archive ไม่สามารถเก็บถาวรอีเมลได้
ในทั้ง 2 กรณี ควรปรึกษาผู้ดูแลระบบเครือข่ายองค์กร
วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook เว็บ
การเก็บถาวรอีเมลบน Outlook เว็บง่ายกว่าเดสก์ท็อป เพียงคลิกไม่กี่ตัวเลือก อีเมลที่เลือกจะถูกเก็บถาวร
วิธีทำ:
- ไปที่ Outlook.com ล็อกอินบัญชีอีเมล
- คลิกโฟลเดอร์ซ้ายที่มีอีเมลอยู่
- เลือกอีเมลที่อยากเก็บถาวรจากแผงขวา
- คลิกตัวเลือก Archive ในแถบเมนูบน
- หากเก็บถาวรผิด คลิก Undo ล่างเพื่อย้อนกลับ
ดูอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดได้โดยคลิก Archive ด้านซ้าย
หากอยากย้ายอีเมลที่เก็บถาวรกลับโฟลเดอร์หลัก หาอีเมลในโฟลเดอร์ Archive คลิกอีเมล คลิก Move to บน เลือกที่อยากย้าย
วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook อัตโนมัติ
ใน Outlook เดสก์ท็อป สามารถเก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง ส่วนนี้ครอบคลุมวิธีใช้ AutoArchive ใน Outlook เดสก์ท็อป
AutoArchive คือชื่อฟีเจอร์ช่วยเก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติในแอป Outlook ฟีเจอร์นี้ส่งอีเมลจากโฟลเดอร์หลักไปเก็บถาวรหลังจากเวลาที่กำหนดไว้ผ่านไป
สามารถตั้งค่าตัวเลือกต่างๆ ในฟีเจอร์นี้ ขั้นตอนต่อไปอธิบายวิธีทำ:
- เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์
- คลิก File บน แล้วเลือก Options จากแถบซ้าย
- คลิกตัวเลือก Advanced ด้านซ้าย
- หา AutoArchive แผงขวา คลิกปุ่ม AutoArchive Settings
- ติ๊ก Run AutoArchive every ด้านบน ระบุเมื่อไหร่ฟีเจอร์ควรทำงานใน Outlook
- ในส่วน Default folder settings for archiving เลือกเมื่อไหร่รายการควรเก็บถาวร คือกำหนดอายุเนื้อหา Outlook
- คลิก Browse เลือกโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับไฟล์เก็บถาวร ต้องทำก็ต่อเมื่อไม่ชอบไดเรกทอรี PST เริ่มต้นของ Outlook
- สุดท้าย กด OK ล่าง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
หากต้องการหยุด Outlook เก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติ สามารถปิด AutoArchive ได้
วิธีทำ:
- เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์
- คลิก File บน เลือก Options ซ้าย
- คลิก Advanced ซ้าย
- คลิก AutoArchive Settings ขวา
- เอาติ๊กออก Run AutoArchive every ด้านบน
- คลิก OK ล่าง
วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook ด้วยตนเอง
เพื่อควบคุมการเก็บถาวรมากขึ้น สามารถเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองใน Outlook ได้ วิธีนี้ส่งอีเมลหลักไปเก็บถาวรเมื่อต้องการ
วิธีใช้:
- เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์
- คลิก File มุมซ้ายบน
- เลือกแท็บ Info ซ้าย
- คลิกไอคอนลูกศรลง สำหรับ Tools เลือก Clean Up Old Items
- กล่องโต้ตอบปรากฏ ให้ตั้งค่าการเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเอง
- ด้านบน มี 2 ตัวเลือก ให้ตัดสินใจว่าจะรวมอะไรในการเก็บถาวร เลือกที่ต้องการ
- เลือกโฟลเดอร์ที่อยากเพิ่มในการเก็บถาวร
- เลือกอายุรายการด้วยตัวเลือกปฏิทิน
- คลิก Browse เลือกโฟลเดอร์ที่จะเก็บไฟล์เก็บถาวร Outlook
- กด OK ล่าง เริ่มสร้างการเก็บถาวรอีเมลใน Outlook
หลังสร้างเก็บถาวรเสร็จ สามารถย้ายไฟล์ PST ที่ได้ไปไหนก็ได้
วิธีดูอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook
เข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook เดสก์ท็อปง่ายเท่าเว็บ เพียงโหลดไฟล์เก็บถาวรเข้า Outlook จะเห็นอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมด
วิธีนำเข้าไฟล์ PST เก็บถาวรเข้า Outlook บนคอมพิวเตอร์:
- เปิด Outlook
- คลิกเมนู File บน
- เลือก Open & Export ในแถบซ้าย
- แผงขวา คลิก Open Outlook Data File เนื่องจากนำเข้าไฟล์ PST เข้าโปรแกรม
- ไปโฟลเดอร์ที่ไฟล์เก็บถาวรอยู่ คลิกไฟล์ กด Open ล่าง
- ไฟล์ควรโหลดในโปรแกรม และคุณควรดูอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดได้
สามารถรวมไฟล์ PST ของ Outlook ได้ หากมีหลายไฟล์
ลดความวุ่นวาย Outlook ด้วยการเก็บถาวรอีเมล
หากรู้สึก overwhelmed แค่มองจำนวนอีเมลในกล่องจดหมาย ถึงเวลาลบบางส่วนโดยเก็บถาวร ใช้วิธีข้างต้นย้ายอีเมลที่덜สำคัญไปเก็บถาวร เพื่อทำงานกับอีเมลที่ต้องการความสนใจทันที
เรื่องของอีเมลคือ การจัดการมันไม่ง่าย แม้สำหรับมืออาชีพ แต่มีเคล็ดลับและเทคนิค ที่เรียนรู้ได้ เพื่อให้จัดการอีเมลไม่ overwhelming
