วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook

การเก็บถาวรอีเมลเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ หากคุณต้องการทำสิ่งนี้ใน Outlook แสดงว่าคุณโชคดี ทั้ง Outlook สำหรับเว็บ และ Outlook สำหรับเดสก์ท็อปช่วยให้คุณเก็บถาวรอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย

ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการเก็บถาวรอีเมลของคุณใน Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ไฟล์เก็บถาวรใน Outlook คืออะไร

ในบริบทของ Outlook และอีเมล ที่เก็บถาวรคืออีเมลทั้งหมดที่คุณเลือกให้แยกจากกล่องจดหมายหลักของคุณ

ใน Outlook สำหรับเว็บ การเก็บถาวรอีเมลหมายถึงการย้ายอีเมลจากโฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าหลักไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร

ใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อป การเก็บถาวรอีเมลโดยพื้นฐานแล้วหมายถึงการย้ายอีเมลของคุณจากไฟล์ Outlook PST หลักไปยังไฟล์ PST ใหม่ คุณสามารถย้ายไปรอบๆ ไฟล์ PST นี้ และเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดของคุณได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน Outlook ให้เปรียบเทียบ Outlook สำหรับเว็บกับเดสก์ท็อปและดูว่าอันไหนเหมาะกับความต้องการของคุณ

คุณสามารถใช้ Outlook Archive สำหรับบัญชีอีเมลทั้งหมดของคุณได้หรือไม่

มีสองกรณีที่คุณไม่สามารถใช้คุณลักษณะเก็บถาวรใน Outlook

ขั้นแรก ถ้าคุณมีบัญชีอีเมล Exchange Server และองค์กรของคุณใช้ Microsoft Exchange Server Online Archive คุณจะไม่สามารถใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรของ Outlook ได้

อย่างที่สอง ถ้าผู้ดูแลระบบเครือข่ายของคุณปิดใช้งานคุณลักษณะการเก็บถาวร คุณจะไม่สามารถเก็บถาวรอีเมลของคุณได้เช่นกัน

ในทั้งสองกรณีนี้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบเครือข่ายขององค์กรของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook สำหรับเว็บ

การเก็บถาวรอีเมลบน Outlook สำหรับเว็บ ทำได้ง่ายกว่าการทำในแอปเดสก์ท็อป เพียงคลิกตัวเลือกสองสามรายการ อีเมลที่คุณเลือกจะถูกเก็บถาวร

นี่คือวิธีการ:

1. ตรงไปที่ Outlook.com และลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมลของคุณ
2. คลิกโฟลเดอร์ทางด้านซ้ายซึ่งเป็นที่ตั้งของอีเมลของคุณ
3. เลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรจากบานหน้าต่างด้านขวา
4. คลิกตัวเลือกที่ระบุว่า เก็บ ในแถบเมนูด้านบน
5. หากคุณเก็บถาวรอีเมลโดยไม่ได้ตั้งใจ ให้คลิก เลิกทำ ที่ด้านล่างเพื่อย้อนกลับการกระทำของคุณ

คุณสามารถดูอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดได้โดยคลิก เก็บถาวร ทางด้านซ้าย

หากคุณต้องการย้ายอีเมลที่เก็บกลับไปยังโฟลเดอร์หลัก ให้ค้นหาอีเมลนั้นใน ที่เก็บถาวร โฟลเดอร์ คลิกที่อีเมล คลิก ย้ายไปที่ ที่ด้านบน แล้วเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการย้ายอีเมล

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook โดยอัตโนมัติ

ใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อป คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงวิธีใช้ฟีเจอร์เก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อป

การเก็บถาวรอัตโนมัติคือชื่อของฟีเจอร์ที่ช่วยเก็บถาวรอีเมลของคุณในแอป Outlook โดยอัตโนมัติ คุณลักษณะนี้จะส่งอีเมลจากโฟลเดอร์หลักของคุณไปยังที่เก็บถาวรหลังจากผ่านระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว

คุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือกต่างๆ ในคุณลักษณะนี้ และขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการดำเนินการดังกล่าว:

1. เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. คลิก ไฟล์ ที่ด้านบน จากนั้นเลือก ตัวเลือก จากแถบด้านข้างซ้าย
3. คลิกปุ่ม ขั้นสูง ตัวเลือกทางด้านซ้าย
4. ค้นหา เก็บถาวรอัตโนมัติ ในบานหน้าต่างด้านขวาและคลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ ปุ่ม.
5. กาเครื่องหมาย เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ ที่ด้านบนสุดและระบุว่าเมื่อใดควรเรียกใช้คุณลักษณะนี้ใน Outlook ของคุณ
6. ใน การตั้งค่าโฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับการเก็บถาวร ให้เลือกว่าเมื่อใดควรเก็บถาวรรายการ โดยทั่วไป คุณกำลังระบุอายุของเนื้อหา Outlook ของคุณ
7. คลิก เรียกดู และเลือกโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับไฟล์เก็บถาวรของคุณ คุณต้องทำเช่นนี้หากคุณไม่ชอบไดเรกทอรี Outlook PST เริ่มต้น
8. สุดท้าย ให้กด ตกลง ที่ด้านล่างเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

หากคุณต้องการหยุด Outlook ไม่ให้เก็บอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถปิดใช้งานคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติได้

ในการดำเนินการนี้:

1. เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. คลิก ไฟล์ ที่ด้านบนและเลือก ตัวเลือก ด้านซ้าย.
3. คลิกปุ่ม ขั้นสูง ตัวเลือกทางด้านซ้าย
4. คลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ บนบานหน้าต่างด้านขวา
5. ยกเลิกการเลือก เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ ตัวเลือกที่ด้านบน
6. คลิก ตกลง ที่ด้านล่าง

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook ด้วยตนเอง

หากต้องการควบคุมที่เก็บอีเมลได้มากขึ้น คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลใน Outlook ได้ด้วยตนเอง วิธีนี้ช่วยให้คุณส่งอีเมลหลักไปยังที่เก็บถาวรได้ตามต้องการ

วิธีใช้วิธีนี้:

1. เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. คลิก ไฟล์ ที่มุมบนซ้าย
3. เลือก ข้อมูล แท็บทางด้านซ้าย
4. คลิกไอคอนลูกศรลงสำหรับ เครื่องมือ และเลือก ล้างรายการเก่า .
5. กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณกำหนดค่าการเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเอง
6. ที่ด้านบน คุณมีสองตัวเลือกเพื่อให้คุณตัดสินใจว่าจะรวมอะไรไว้ในไฟล์เก็บถาวรของคุณ เลือกอันที่คุณต้องการใช้
7. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มลงในไฟล์เก็บถาวรของคุณ
8. เลือกอายุของรายการโดยใช้ตัวเลือกปฏิทิน
9. คลิก เรียกดู แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์เก็บถาวรของ Outlook
10. กด ตกลง ที่ด้านล่างสุดเพื่อเริ่มสร้างที่เก็บถาวรอีเมลใน Outlook

เมื่อสร้างไฟล์เก็บถาวรแล้ว คุณสามารถย้ายไฟล์ PST ที่เป็นผลลัพธ์ได้ทุกที่ที่ต้องการ

วิธีดูอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook

การเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรของคุณใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อปนั้นง่ายพอๆ กับใน Outlook สำหรับเว็บ คุณเพียงแค่ต้องโหลดไฟล์เก็บถาวรลงใน Outlook แล้วคุณจะเห็นอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมด

วิธีนำเข้าไฟล์เก็บถาวรอีเมล PST ลงใน Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ:

1. เปิดตัว Outlook .
2. คลิก ไฟล์ เมนูด้านบน.
3. เลือก เปิดและส่งออก ในแถบด้านข้างทางซ้าย
4. ในบานหน้าต่างด้านขวา ให้คลิก เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook ขณะที่คุณกำลังนำเข้าไฟล์ข้อมูล PST ลงในโปรแกรม
5. ไปที่โฟลเดอร์ที่มีไฟล์เก็บถาวรของคุณ คลิกไฟล์ แล้วกด เปิด ที่ด้านล่าง
6. ไฟล์ของคุณควรโหลดในโปรแกรม จากนั้นคุณจะสามารถดูอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดได้

คุณสามารถรวมไฟล์ Outlook PST ได้หากคุณมีหลายไฟล์

การแยกข้อมูล Outlook โดยการเก็บถาวรอีเมล

หากคุณรู้สึกว่าถูกครอบงำเพียงแค่ดูจำนวนอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ ก็ถึงเวลากำจัดอีเมลเหล่านั้นบางส่วนด้วยการเก็บถาวร ใช้วิธีการด้านบนเพื่อย้ายอีเมลที่มีความสำคัญน้อยกว่าไปยังที่เก็บถาวร เพื่อให้คุณทำงานกับอีเมลที่ต้องการความสนใจได้ทันที

เรื่องของอีเมลคือการจัดการอีเมลนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แม้แต่สำหรับมือโปร อย่างไรก็ตาม มีเคล็ดลับและกลเม็ดบางประการที่คุณสามารถเรียนรู้วิธีจัดการอีเมลได้อย่างล้นหลาม