คุณจะได้อะไรเมื่อรวมวันหยุดสองสัปดาห์กับชีวิตการทำงานที่วุ่นวาย? โปรเจ็กต์ยักษ์รอคุณอยู่เมื่อคุณกลับถึงบ้าน เพียงแค่กรองอีเมลเหล่านั้นทั้งหมด! เดี๋ยวก่อน - ทำไมไม่เปิดใช้งานการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook และทำการตอบกลับบางส่วนให้คุณโดยอัตโนมัติ
ที่ MakeUseOf เราได้กล่าวถึงวิธีการดำเนินการนี้ใน Gmail เช่น คำแนะนำในการตอบกลับในช่วงพักร้อนของ Tina และวิธีการของ Mark โดยใช้ตัวกรองอีเมล ลูกค้ารายเดียวที่เรายังไม่ได้กล่าวถึงคือ Outlook ขออภัย Outlook.com เวอร์ชันฟรีไม่มีคุณลักษณะตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ไม่เหมือน Gmail อย่างไรก็ตาม หากคุณมี Outlook 2010 และบัญชีในเซิร์ฟเวอร์ MS Exchange ซึ่งหลายบริษัทจัดหาให้กับพนักงาน ถือว่าคุณโชคดี
การใช้ตัวตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook
Microsoft ได้ทำให้การตั้งค่าระบบอัตโนมัติเป็นเรื่องง่ายมากที่จะส่งการตอบกลับทันทีไปยังทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน ไม่สำคัญว่าจะเป็นช่วง 24 ชั่วโมงหรือในช่วงวันหยุด 2 สัปดาห์ คุณสามารถกำหนดค่าไคลเอนต์ Outlook ให้ตอบสนองได้ตามที่คุณต้องการ และระยะเวลาที่คุณต้องการอย่างแม่นยำ
หากต้องการไปที่การตั้งค่าเหล่านี้ใน Outlook 2010 ใต้ปุ่มโลโก้ Windows ให้เลือกข้อมูล ที่นี่ คุณจะเห็นปุ่มขนาดใหญ่ที่เขียนว่า "ตอบกลับอัตโนมัติ" พร้อมประตูและไอคอนลูกศร
คลิกปุ่มตอบกลับอัตโนมัติเพื่อเปิดเครื่องมือ Out of Office ของ Outlook หน้าต่างป๊อปอัปที่คุณจะเห็นนั้นล้ำหน้ากว่าที่คุณคิด ได้อย่างรวดเร็วก่อน เป็นวิธีที่รวดเร็วในการเปิดใช้งาน "ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ" และเพียงพิมพ์ข้อความสั้นๆ ว่า Outlook จะส่งในนามของคุณโดยอัตโนมัติไปยังทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณ
อย่างไรก็ตาม เมื่อตรวจสอบอย่างละเอียดแล้ว คุณจะพบว่ามีฟังก์ชันการทำงานมากมายกว่าที่คิด
ก่อนอื่น คุณสามารถกำหนดช่วงวันที่เฉพาะเพื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะตอบกลับอัตโนมัติ เพื่อที่เมื่อคุณกลับจากวันหยุดพักผ่อน คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการจดจำที่จะปิด!
คุณจะสังเกตเห็นว่ามีสองแท็บ ทางด้านซ้ายคือการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจากภายในบริษัทเท่านั้น
แท็บทางด้านซ้ายเป็นที่ที่คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับเฉพาะสำหรับผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจากภายนอกบริษัทของคุณ
การตั้งค่ากฎอีเมล
คุณจะสังเกตเห็นที่ด้านล่างของหน้าต่างนี้ มีปุ่มเล็กๆ ที่ดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญที่ระบุว่า "กฎ..."
ปุ่มนี้มีความสำคัญมากจริงๆ เพราะช่วยให้คุณกำหนดเพิ่มเติมได้ว่า Outlook จะตอบกลับอัตโนมัติอย่างไรโดยกำหนดบุคคล คำในหัวข้อหรือเนื้อหา หรืออีเมลถูกส่งโดยตรงหรือสำเนาถึง
คุณสามารถสร้างกฎที่เจาะจงมากได้ที่นี่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎว่าถ้าแม่ของคุณส่งอีเมลถึงคุณ คุณสามารถส่งต่ออีเมลนั้นไปยังบัญชีส่วนตัวที่คุณจะเฝ้าติดตามในช่วงวันหยุดของคุณ (หรือส่งไปที่ถังขยะโดยตรง ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับแม่)
จะยิ่งน่าสนใจยิ่งขึ้นเมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม "ขั้นสูง..."
ที่นี่ คุณสามารถกำหนดรายละเอียดเฉพาะเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อความที่คุณต้องการตอบกลับด้วยวิธีที่แตกต่างจากการตอบกลับอัตโนมัติมาตรฐาน คุณสามารถเลือกข้อความที่เกินหรือน้อยกว่าขนาดที่กำหนด เมื่อได้รับข้อความ ระดับความสำคัญ และอื่นๆ
สร้างการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานด้วยกฎอีเมล
Saikat ได้ให้คำแนะนำในการใช้ตัวกรองของ Outlook มาก่อน และ Jack ก็ทำเช่นเดียวกันกับตัวกรองของ Google, Hotmail และ Yahoo หากคุณลองคิดดูแล้ว การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเป็นอีกเวอร์ชันหนึ่งของสิ่งที่คุณทำได้หากคุณคลิกจัดการกฎ จากเมนู Outlook
ใช้ Rules Wizard เพียงเลื่อนลงไปที่ตัวเลือกเพื่อตรวจสอบข้อความ "ได้รับในช่วงข้อมูลเฉพาะ"
กำหนดช่วงวันที่นั้นตั้งแต่ช่วงที่คุณออกไปพักผ่อนจนถึงช่วงเวลาที่คุณวางแผนจะกลับบ้าน
สุดท้าย สิ่งที่คุณต้องทำคือกำหนดว่าคุณต้องการให้กฎตอบกลับหรือดำเนินการใดเมื่อข้อความขาเข้าตรงตามเกณฑ์นี้ และโดยพื้นฐานแล้วคุณมีผู้ตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน!
อย่างที่คุณเห็น ไม่มีเหตุผลใดที่คุณไม่สามารถตอบกลับอีเมลได้แม้ในวันหยุดพักร้อน! สิ่งที่คุณต้องทำคือใช้เวลาบอก Outlook ว่าคุณต้องการให้ Outlook ตอบสนองอย่างไร และคนอื่นจะคิดว่าคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างที่เคยเป็น แม้ว่าคุณจะนั่งจิบมาร์การิต้าที่ชายหาด
คุณใช้การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของ Outlook ในทางสร้างสรรค์อย่างไร มีเคล็ดลับดี ๆ หรือเรื่องราวที่จะบอก? แบ่งปันในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!
