วันหยุด 2 สัปดาห์ + ชีวิตงานยุ่ง = โปรเจกต์ยักษ์รอตอนกลับ — แค่กรองอีเมลทั้งหมด! รอ — ทำไมไม่เปิด Out of Office Responder ใน Outlook และ automate responses ให้มันทำให้คุณ?
ที่ MakeUseOf เราครอบคลุมวิธีทำใน Gmail แล้ว เช่น vacation responder ของ Tina และวิธีของ Mark ใช้ email filter client ที่ยังไม่ครอบคลุมคือ Outlook น่าเสียดายที่ free version ของ Outlook.com ไม่มี Out of Office response feature แต่ถ้าคุณมี Outlook 2010 และบัญชีบน MS Exchange server — ที่บริษัทหลายแห่งให้พนักงาน — คุณโชคดี
ใช้ Out of Office Responder ใน Outlook
Microsoft ทำให้ setup ระบบ automated ที่ส่ง instant responses ให้ใครก็ตามที่อีเมลคุณขณะคุณไม่อยู่สำนักงาน ง่ายมาก ไม่ว่าจะแค่ 24 ชั่วโมง หรือ 2 สัปดาห์วันหยุด คุณ config Outlook client ให้ตอบได้ตามที่คุณต้องการ และในเวลาที่คุณต้องการ
เพื่อเข้า settings ใน Outlook 2010 ภายใต้ปุ่ม Windows Logo เลือก Info จะเห็นปุ่มใหญ่ "Automatic Replies" พร้อมไอคอนประตูและลูกศร
คลิก Automatic Replies เพื่อเปิด Out of Office tool ของ Outlook pop-up window ที่คุณเห็น advanced กว่าที่คิด ตรงหน้าเป็น quick way เปิด "Send automatic replies" และพิมพ์ note สั้นๆ ที่ Outlook จะส่งอัตโนมัติให้ใครก็ตามที่อีเมลคุณ
แตเมื่อ inspect ใกล้ๆ จะเห็น functionality มากกว่าที่มองเห็น
ก่อนอื่น คุณ define date range เฉพาะเพื่อเปิด auto-reply feature เพื่อตอนกลับจากวันหยุด ไม่ต้องกังวล remember ปิดมัน!
คุณจะเห็น 2 tabs tab ซ้ายสำหรับตั้ง auto-reply สำหรับคนอีเมลจากภายในบริษัท
Tab ขวาสำหรับตั้ง reply เฉพาะสำหรับใครที่อีเมลจากนอก corporation
ตั้งค่า Email Rules
คุณจะสังเกตด้านล่าง window มีปุ่มเล็ก "Rules..."
ปุ่มนี้ significant จริงๆ เพราะให้ define further ว่า Outlook จะ auto-reply อย่างไร โดยระบุคนเฉพาะ คำใน subject หรือ body หรือว่า email ส่งตรงหรือ CC
คุณสร้าง rules เฉพาะเจาะจงได้ ตัวอย่าง สร้าง rule ถ้าแม่อีเมลคุณ forward email ไป personal account ที่คุณ monitor ระหว่างวันหยุด (หรือส่งตรง trash ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์กับแม่)
น่าสนใจกว่านั้นเวลาคลิก "Advanced..."
ที่นี่ define specifics เพิ่มเติมเกี่ยวกับ messages ที่อยาก reply แบบต่างจาก standard auto-reply เลือก messages over/under size เฉพาะ เมื่อรับ importance level และอื่นๆ
สร้าง Out of Office Responder ด้วย Email Rules
Saikat ให้ tips ใช้ Outlook filters ก่อนหน้า Jack ทำเหมือนกันสำหรับ Google, Hotmail, Yahoo filters หากคิด Out of Office Responder จริงๆ เป็น alternate version ของสิ่งที่คุณทำได้จากการคลิก Manage Rules จาก Outlook menu
ใช้ Rules Wizard เลื่อนลง option check messages "received in a specific data span"
Define date span จากช่วงที่คุณไปวันหยุด ถึงช่วงที่วางแผนกลับบ้าน
สุดท้าย กำหนด response หรือ action ที่ rule จะทำเมื่อ incoming messages meet criteria และคุณก็มี out of office responder!
เห็นได้ว่า ไม่มีเหตุผลที่คุณไม่ตอบอีเมลได้แม้จะไปวันหยุด! แค่ใช้เวลาบอก Outlook ว่าอยากให้ตอบอย่างไร และคนจะคิดว่าคุณ productive เหมือนเดิม แม้คุณจะนั่งชายหาดดื่ม margarita
คุณใช้ Out of Office Responder ของ Outlook อย่างสร้างสรรค์อย่างไร? มี tips หรือ stories ดีๆ แชร์ในคอมเมนต์ด้านล่าง!
