สำหรับบางผู้ใช้ ลายเซ็นอีเมลอาจคงที่นานๆ แต่บางครั้งคุณอาจต้องแก้ไขหรือเปลี่ยนลายเซ็น เพื่อแสดงข้อมูลที่อัปเดตแล้ว หรือคุณอาจต้องสร้างลายเซ็นใหม่เพราะอัปเดตระบบหรือซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่
การเปลี่ยนหรือแก้ไขลายเซ็นทำได้ง่ายเมื่อคุณรู้วิธี และวิธีนี้เหมือนกันสำหรับ Microsoft Outlook 2013, 2016 และ 365
เปิด (Open) Microsoft Outlook คลิกที่ ไฟล์ (File) ที่มุมซ้ายบน ในบานหน้าต่างซ้าย คลิกที่ ตัวเลือก (Options)
ในหน้าต่าง Outlook Options คลิกที่ เมล (Mail) ในบานหน้าต่างซ้าย และคลิกที่ปุ่ม ลายเซ็น (Signatures) บนบานหน้าต่างขวาที่ใหญ่กว่า
หน้าต่างชื่อ ลายเซ็นและหน่วยเขียน (Signatures and Stationery) จะเปิดขึ้น ในนั้น ภายใต้ เลือก (Select) ลายเซ็น (signature) เพื่อ (to) แก้ไข (edit) ให้เลือก ลายเซ็นที่คุณต้องการแก้ไข ตอนนี้ในกล่องข้อความภายใต้ แก้ไข (Edit) ลายเซ็น (signature) ลายเซ็นปัจจุบันของคุณจะปรากฏ ทำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการในลายเซ็นคล้ายกับการแก้ไขข้อความที่ไหนก็ได้ เมื่อเสร็จแล้ว คลิกปุ่ม บันทึก (Save) ด้านบนเพื่อบันทึก
ลายเซ็นของคุณจะถูกอัปเดตและพร้อมใช้งานแล้ว
วิธีเพิ่ม/สร้างลายเซ็นใหม่ใน Outlook 2016/2013 และ 365
ลายเซ็นมักใช้ในอีเมลตอนนี้ เพื่อทำให้ส่วนตัวหรือเพิ่มลักษณะมืออาชีพให้อีเมลของคุณ อย่างไรก็ตาม การเพิ่มลายเซ็นอาจซับซ้อนนิดหน่อยหากผู้ใช้ไม่รู้จักทางเข้า โดยเฉพาะใน Microsoft Outlook ที่ตัวเลือก Signature ซ่อนอยู่ค่อนข้างลึก แต่โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ ด้านล่าง คุณจะสามารถเพิ่มลายเซ็นในอีเมลได้โดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเองระหว่างการเขียน
ตั้งแต่เวอร์ชัน Microsoft Outlook 2013 ถึง 2016 และ 365 การเปลี่ยนแปลงที่ทำผ่านเวอร์ชันไม่ได้ส่งผลต่อวิธีเพิ่มลายเซ็นในเวอร์ชันเหล่านี้ วิธีจึงเหมือนกันสำหรับทุกเวอร์ชัน
รูปภาพที่ใช้ด้านบนใช้ได้กับคำแนะนำด้านล่างด้วย
ตอนนี้เริ่มเพิ่มลายเซ็น เปิด (open) Microsoft Outlook
หากคุณตั้งค่าบัญชีมาหลายบัญชี ให้เปิดบัญชีอีเมลที่คุณต้องการเพิ่มลายเซ็น
คลิกที่ ไฟล์ (File) ที่มุมซ้ายบน คลิกที่ ตัวเลือก (Options) ในบานหน้าต่างซ้าย ในหน้าต่าง Outlook Options คลิกที่ เมล (Mail)
ด้วย Mail ที่เลือกแล้ว คลิกที่ ลายเซ็น (Signatures) ในบานหน้าต่างขวาที่ใหญ่กว่า หน้าต่าง ลายเซ็นและหน่วยเขียน (Signatures and Stationery) จะเปิดขึ้นตอนนี้
ในนั้น คลิก ใหม่ (New) เพื่อสร้างลายเซ็นใหม่ ตั้งชื่อที่มีความหมาย
ในกล่องข้อความด้านล่าง แก้ไข (Edit) ลายเซ็น (signature) พิมพ์ข้อความและข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเป็นลายเซ็นอีเมล คุณสามารถใช้เครื่องมือจัดรูปแบบด้านบนเพื่อเปลี่ยนชนิดฟอนต์ ขนาด และสไตล์
หากคุณบันทึกข้อมูลบัญชีไว้ใน Outlook แล้วและต้องการใช้เป็นลายเซ็น คลิกที่ บัตรชื่อ (Business card) เพื่อใช้เป็นลายเซ็นของคุณ
เมื่อคุณจัดทำลายเซ็นเสร็จแล้ว คลิกที่ปุ่ม บันทึก (Save) ด้านบนเพื่อบันทึก
หากคุณต้องการสร้าง ลายเซ็นแยก (separate signature) สำหรับอีเมลส่วนตัวหรือทางการ ให้คลิก ใหม่ (New) อีกครั้ง ตั้งชื่อต่างกันเพื่อแยกจากลายเซ็นอื่น และจัดทำตามนั้น คุณสามารถสร้างลายเซ็นได้มากเท่าที่ต้องการ และเลือกจากพวกเขาขณะเขียนอีเมลได้ทันที
ตอนนี้เพื่อตั้งค่าลายเซ็นเป็นค่าเริ่มต้น ให้เลือกบัญชีอีเมลของคุณถัดจาก บัญชีอีเมล (E-mail account) ในส่วน เลือก (Choose) ลายเซ็น (default) เริ่มต้น (signature)
ถัดจาก ข้อความใหม่ (New messages) เลือก (select) ลายเซ็นจากรายการแบบเลื่อนลงที่คุณต้องการใช้เป็นค่าเริ่มต้นเมื่อเขียนอีเมลใหม่
เลือก (Select) ลายเซ็นสำหรับ ตอบกลับ/ส่งต่อ (Replies/forwards) ด้วย หากคุณต้องการเพิ่มลายเซ็นของคุณทุกครั้งที่ตอบกลับหรือส่งต่ออีเมล
คลิก ตกลง (OK) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง ตอนนี้เมื่อคุณสร้างอีเมลใหม่ ลายเซ็นที่ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นจะปรากฏอัตโนมัติที่ท้าย
คุณยังสามารถเพิ่มลายเซ็นอื่นๆ ที่คุณสร้างได้ในเวลาจริง โดยคลิกที่ ไอคอนลายเซ็น (Signature icon) ขณะเขียนอีเมลใหม่ และเลือกชื่อลายเซ็นที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง
