อีเมลเยอะเกินใน Outlook ไม่รู้จัดการยังไง? อย่ากังวล เราครอบครองหมดแล้ว จัดการ Inbox ให้เป็นระเบียบ สำคัญต่อการทำงานมีประสิทธิภาพและเพิ่ม Productivity
บทความนี้แสดงว่าทำไม เลือกหลายอีเมลพร้อมกัน มีประโยชน์ และวิธีทำง่ายๆ ไม่ว่าจะใช้ Web App, Mobile, หรือ Desktop
ทำไมต้องเลือกหลายอีเมลพร้อมกัน?
- จัดระเบียบได้มีประสิทธิภาพ: จัดกลุ่มอีเมลคล้ายกัน จัดการครั้งเดียว
- ประหยัดเวลา: จัดการหลายข้อความพร้อมกัน แทนทีละอัน
- Cleanup Inbox: ลบ/เก็บอีเมลเก่าที่ไม่ต้องดูทุกวันง่ายขึ้น
- Action ที่เน้นเป้า: Forward/Mark หลายอีเมลพร้อมกัน ไม่ยุ่งยาก
- ช่วย Prioritization: Flag/Mark/Category หลายอีเมลพร้อมกัน เน้นสิ่งสำคัญ
- ค้นหาได้มีประสิทธิภาพ: จัดการ Search Results ได้ดี
- จัดการเชิงกลยุทธ์: อีเมลประเภทเดียวกันเยอะ (Updates/Notifications) จัดการหมดครั้งเดียว
เรียนรู้เลือกหลายอีเมล ช่วยลบ/ย้ายจัดระเบียบ Inbox เร็วขึ้น ก่อนอื่น ตรวจสอบว่าใช้ Outlook ไหน: Web, Mobile, หรือ Desktop?
Desktop App (Windows/Mac)
เลือกหลายอีเมลใน Desktop App ง่าย แค่ไม่กี่คลิค วิธีเดียวทำงานทั้ง Mac/Windows (App Updated):
- เปิด Outlook หาโฟลเดอร์อีเมล คลิกอีเมลแรก ที่ต้องการเลือก
- กดค้าง Ctrl (Command บน Mac) คลิกอีเมลอื่นๆ ที่ต้องการเลือก
- กดค้าง Shift เลือกช่วงอีเมลต่อเนื่อง: กดค้าง Shift คลิก อีเมลสุดท้าย ของช่วง จะ Highlight ทุกอีเมลระหว่าง First-Last Click
Pro Tip: หลังเลือกด้วย Shift แล้ว ยกเลิกเลือกบางอีเมลได้: กดค้าง Ctrl คลิกอีเมลที่ไม่อยากเลือก (ขณะยังกด Shift อยู่) จะ Unselect อีเมลนั้นๆ
Outlook 2007 & 2010 (Legacy)
- คลิกอีเมลแรก กดค้าง Shift
- คลิกอีเมลสุดท้าย อีเมลระหว่างจะถูกเลือกทั้งหมด
- หรือ กดค้าง Ctrl คลิกอีเมลทีละอันที่ต้องการ
Outlook Web (หรือ Beta App)
เวอร์ชันล่าสุดบน Mac/Windows UI คล้าย Browser Version ขั้นตอนเหมือนกัน
Method 1: Click-and-Drag (Checkbox)
- เปิด Outlook Beta (Mac ล่าสุด) หรือ https://outlook.live.com/ เข้าโฟลเดอร์อีเมล
- คลิก Checkbox ถัดจากอีเมลแรกที่ต้องการ
- ทำซ้ำกับอีเมลอื่นๆ ที่ต้องการ
- เสร็จแล้ว อีเมลที่เลือกจะ Highlight ทั้งหมด
Method 2: Select All
- เปิด Outlook หา Checkbox Select All บนสุดรายการอีเมล คลิก
- Refine Selection (Optional): ยกเลิกเลือกอีเมลไหน แค่ Uncheck Checkbox ตรงอีเมลนั้น
Mobile App (iPhone/Android)
- เปิด Outlook App เข้า Inbox Tap and Hold อีเมลไหนก็ตาม จนเห็น Checkmark ด้านซ้าย
- แตะ อีเมลอื่นๆ ที่ต้องการเลือก
- เลือกเยอะเร็ว: หลัง Checkmark โผล่ Swipe Down อีเมลต่อเนื่อง ขณะยังกดค้าง
ผู้เขียน: Khalid Ali
Analyst หลากหลาย 5 ปี รับรอง Google, IBM ความรู้ลึกกว่าการครอบคลุมเทรนด์อุตสาหกรรมทั่วไป
