อีเมลกลายเป็นวิธีสื่อสารมืออาชีพหลัก จาก Job Offers ถึง Notifications Inbox บ่อยครั้งเก็บข้อมูลสำคัญที่อาจถูกลบอัตโนมัติ
เพื่อป้องกันการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ แปลงอีเมลเป็น PDF เก็บไว้ในอุปกรณ์ เข้าถึงได้ทั้ง Online/Offline คู่มือนี้ครอบคลุมทุก Platform/Service
วิธีง่ายที่สุดครบทุก Platform: Outlook (มีทุก Platform) ขั้นตอนคล้ายกันง่าย
1. Outlook
Outlook.com (Web)
- เข้า Outlook.com บน Browser
- เลือกอีเมล คลิกปุ่ม Print บน Toolbar
- คลิก Print อีกครั้งเมื่ออีเมลเปิด
- ใน Print Menu คลิก Print อีกครั้ง (UI ต่างตาม Browser)
- ตั้งชื่อ/ตำแหน่งไฟล์ PDF คลิก Save หรือ Enter
Safari บน Mac: จะเห็น Apple Print Menu ไม่ใช่ Browser Print Menu คลิกปุ่ม PDF มุมซ้ายล่าง ตั้งชื่อ/ตำแหน่ง คลิก Save
Outlook App Windows & macOS
มี 2 เวอร์ชัน: Standard Outlook (Windows) และ Preview Version (Standard บน Mac) หากเป็น App ใหม่ ใช้วิธี Outlook.com เหมือนกัน (UI/Function เหมือนเว็บ)
Standard Windows App:
- เปิด Microsoft Outlook
- Right-click อีเมลที่ต้องการ > Quick Print (ตัวเลือกที่ 2 จากบน)
- เลือกตำแหน่ง/ชื่อไฟล์ Enter - อีเมลจะ Save เป็น PDF อัตโนมัติ
Outlook App Android & iPhone
- เปิด Outlook บนโทรศัพท์ เปิดอีเมล
- แตะจุดสามจุดมุมขวา > Print
- มุมซ้ายบน แตะเลือก Save as PDF แตะไอคอน PDF ขวา
- ตั้งชื่อ/ตำแหน่ง แตะ Save
iPhone: จะเห็น iOS Print Menu แตะ Share Icon มุมขวาบน > Save to Files ตั้งชื่อ/ตำแหน่ง Save
2. Gmail
Gmail.com (Web - Windows/macOS)
- เปิด Browser เข้า Gmail เปิดอีเมล
- พิมพ์ทั้ง Conversation: กด Print All หรือจุดสามจุดอีเมลเฉพาะ
- Print Menu เปิดแท็บใหม่ คลิก Print เลือกตำแหน่ง/ชื่อ PDF Enter
Gmail App Android & iPhone
- เปิด Gmail App เปิดอีเมล
- แตะจุดสามจุดมุมขวาบน
- มุมซ้ายบน ใส่ใจว่า Save as PDF ถูกเลือก แตะไอคอน PDF ขวา
- ตั้งชื่อ/ตำแหน่ง แตะ Save
iPhone: iOS Print Menu แตะ Share Icon มุมขวาบน > Save to Files ตั้งชื่อ/ตำแหน่ง Save
3. Apple Mail
iPhone
- เปิด App Mail เปิดอีเมล
- แตะไอคอน Reply ด้านล่าง
- เมนู Reply เลื่อน แตะ Print
- เห็น Preview แตะ Share Icon มุมขวาบน > Save to Files ตั้งชื่อ Save
macOS & iPad
- เปิด App Mail บน Mac เลือกอีเมล
- Menu Bar คลิก File > Export as PDF
- ตั้งชื่อ/ตำแหน่งดาวน์โหลด คลิก Save
สรุป
บันทึกอีเมลเป็น PDF ได้ทุก Client/Device บางกรณีใช้ขั้นตอนมากกว่า แต่ผลลัพธ์ PDF คุณภาพดี Google, Apple, Microsoft ควรพัฒนา Native PDF Button ให้ระบบ/เว็บ จนกว่าจะมี ใช้ขั้นตอนข้างต้นครับ
FAQs
แก้ไขเนื้อหาอีเมลหลัง Save PDF ได้ไหม? PDF ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อ Edit แต่มี PDF Editors ทำ Minor Changes/Annotations ได้
ทุก Email Platform รองรับ Save as PDF ไหม? Platform/App สมัยใหม่ส่วนใหญ่มีทาง Save/Print as PDF วิธีอาจต่างกันตาม Platform/Device
Save เฉพาะส่วน/หน้าของอีเมลเป็น PDF ได้ไหม? ได้ ขึ้นอยู่กับ Platform/Device บ่อยครั้งเลือกหน้า/ส่วนเฉพาะตอน Print
Hyperlink ในอีเมลกดได้ใน PDF ไหม? ส่วนใหญ่ Hyperlink ยัง Active/Clicakble เมื่อ Save as PDF
ผู้เขียน: Kamil Anwar
MCITP, CCNA (W), CCNA (S) Certified สมาชิก British Computer Society ก่อนหน้า 9+ ปีประสบการณ์ Configuring, Deploying, Managing Switches, Firewalls, Domain Controllers
