บันทึกอีเมลเป็น PDF ใน Gmail, Outlook และ Apple Mail – คำแนะนำทีละขั้นตอน

• หากคุณใช้ Outlook หรือ Gmail ให้เปิดอีเมลและคลิกที่ตัวเลือกพิมพ์ เลือกบันทึก/พิมพ์ในเมนูพิมพ์ ตั้งชื่อ PDF ของคุณแล้วกด Enter
• หากคุณใช้ Outlook หรือ Gmail บนมือถือ ให้เปิดอีเมลแล้วแตะไอคอนสามจุด เลือกพิมพ์ เลือกบันทึกเป็น PDF ในเมนูถัดไป แล้วแตะไอคอน PDF
• หากคุณใช้ Apple Mail บน iPhone ให้เปิดอีเมลแล้วแตะไอคอนตอบกลับ ตอนนี้ให้แตะไอคอนแชร์ เลือกบันทึกลงในไฟล์ เลือกชื่อแล้วแตะบันทึก
• หากคุณใช้ Apple Mail บน Mac ให้เปิดอีเมลและคลิกที่ไฟล์ในแถบเมนู เลือกส่งออกเป็น PDF ตั้งชื่อ PDF ของคุณแล้วกดบันทึก

อีเมลกลายเป็นวิธีหลักของการสื่อสารอย่างมืออาชีพ ตั้งแต่การเสนองานไปจนถึงการแจ้งเตือน กล่องจดหมายของเรามักจะเก็บข้อมูลสำคัญไว้ซึ่งสามารถลบออกได้โดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง 

เพื่อหลีกเลี่ยงการลบอีเมลสำคัญโดยไม่ตั้งใจ แนะนำให้แปลงเป็น PDF เพื่อรักษาความปลอดภัยบนอุปกรณ์ของคุณ ทำให้สามารถเข้าถึงอีเมลได้ทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์ ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายวิธีบันทึกอีเมลของคุณเป็น PDF ได้อย่างง่ายดายและข้ามแพลตฟอร์มและบริการต่างๆ

วิธีการสากลที่ง่ายที่สุดในการบันทึกอีเมลของคุณเป็น PDF มีอยู่ใน Outlook ซึ่งมีอยู่ในเกือบทุกแพลตฟอร์มที่เป็นไปได้ ดังนั้น หากคุณใช้ Outlook ขั้นตอนจะคล้ายกันมากและค่อนข้างตรงไปตรงมาสำหรับแต่ละอุปกรณ์ 

Outlook.com

สำหรับผู้ใช้ที่ต้องอาศัยเว็บไคลเอ็นต์ของ Outlook ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. นำทางไปยัง Outlook.com ในเว็บเบราว์เซอร์
2. เลือกข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึกและคลิกปุ่ม “พิมพ์ ” ปุ่ม ในแถบเครื่องมือด้านบน
   คลิกปุ่มพิมพ์ในแถบเครื่องมือ
3. คลิกที่ พิมพ์ อีกครั้งเมื่ออีเมลเปิดขึ้น
   คลิกปุ่มพิมพ์
4. ในเมนูเครื่องพิมพ์ เพียงคลิกที่ พิมพ์ ครั้งสุดท้าย เมนูนี้อาจดูแตกต่างออกไปเล็กน้อย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเบราว์เซอร์ของคุณ  
   คลิกปุ่มพิมพ์
5. เลือกชื่อและตำแหน่งสำหรับไฟล์ PDF และคลิก บันทึก หรือเพียงแค่กด Enter บนแป้นพิมพ์ของคุณ
   เลือกชื่อและที่ตั้งสำหรับ PDF

หากคุณใช้ Outlook.com บน Safari บน Mac คุณจะไม่เห็นเมนูเครื่องพิมพ์ของเบราว์เซอร์แบบเดิม แต่จะมีเมนูเครื่องพิมพ์ในตัวของ Apple แทน เมื่อปรากฏขึ้น ให้เพิกเฉยต่อทุกสิ่งแล้วคลิกที่ “PDF ” ที่ ซ้ายล่าง . จากนั้น ตั้งชื่อ PDF ของคุณและเลือกตำแหน่งสำหรับไฟล์นั้น แล้วคลิก บันทึก .

ดูเพิ่มเติม:วิธีทำให้ PDF เล็กลง ➜

แอป Outlook บน Windows และ macOS

ในทางเทคนิคแล้ว Outlook มีเวอร์ชันที่แตกต่างกันสองเวอร์ชันสำหรับผู้ใช้เดสก์ท็อป มี มาตรฐาน แอป Outlook สำหรับ Windows จากนั้นดูตัวอย่าง ซึ่งเป็นเวอร์ชันมาตรฐานของแอป Outlook บน Mac . ดังนั้น หากคุณมีแอปใหม่ เพียงทำตามขั้นตอนที่ให้ไว้ข้างต้นสำหรับ Outlook.com เนื่องจากแอปมีลักษณะและทำงานเหมือนกับไซต์

แต่หากคุณใช้แอป Windows มาตรฐาน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิด Microsoft Outlook 
   
   
2. เพียงคลิกขวา บนอีเมลที่คุณต้องการ และเลือก พิมพ์ด่วน จากเมนู (ตัวเลือกที่ 2 จากด้านบน)
   คลิกขวาที่อีเมลและเลือก Quick Print
3. ตอนนี้ เพียงเลือกตำแหน่งและชื่อไฟล์แล้วกด Enter . อีเมลของคุณจะถูกบันทึกเป็น PDF โดยอัตโนมัติ
   เลือกชื่อและที่ตั้งสำหรับ PDF

แอป Outlook บน Android และ iPhone

หากคุณใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ ขั้นตอนในการดาวน์โหลดอีเมลเป็น PDF บนแอป Outlook จะเหมือนกันในอุปกรณ์ Android และ iPhone:

1. เปิดตัว Outlook บนโทรศัพท์ของคุณแล้วเปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึก
2. กดที่จุดสามจุดที่มุมขวาแล้วแตะ “พิมพ์ “.
   แอป Outlook – ตัวเลือกการพิมพ์
3. ที่มุมซ้ายบน ให้แตะและเลือก “บันทึกเป็น PDF ” แล้วแตะไอคอน PDF ทางด้านขวา:
   แอป Outlook – เมนูพิมพ์
4. คุณจะถูกขอให้เลือกชื่อและที่ตั้งสำหรับ PDF ของคุณ ทำเช่นนั้นแล้วแตะที่บันทึก .

หากคุณใช้ iPhone คุณจะไม่เห็นเมนูพิมพ์นี้ แต่คุณจะเห็นเมนูพิมพ์ในตัว iPhone แทน ที่นี่ ให้แตะ แชร์ ไอคอน ที่มุมขวาบน จากนั้นแตะ บันทึกลงในไฟล์ . ตอนนี้ เพียงป้อนชื่อและเลือกตำแหน่งสำหรับไฟล์ PDF ของคุณ แล้วกด บันทึก .

ดูเพิ่มเติม:วิธีพิมพ์ PDF บน Windows, Mac, Android และ iPhone ➜

2. Gmail

หากคุณใช้ แอนดรอยด์ แสดงว่าคุณน่าจะมี Gmail บัญชี คุณสามารถแปลง Gmail เป็น PDF บนอุปกรณ์ทั้งหมดได้อย่างง่ายดายโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง

Gmail.com

วิธีการนี้ใช้ได้กับทุกสิ่งที่ใช้เบราว์เซอร์ แต่จะใช้งานได้จริงกับอุปกรณ์ Windows และ macOS:

1. เปิดเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการและตรงไปที่ Gmail เปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF
2. หากคุณต้องการพิมพ์การสนทนาทางอีเมลทั้งหมด ให้กดปุ่ม "พิมพ์ทั้งหมด" หรือคลิกที่ไอคอนสามจุดของอีเมลที่คุณต้องการดาวน์โหลด
   
   Gmail – พิมพ์ทั้งหมด
3. เมนูเครื่องพิมพ์จะเปิดขึ้นในแท็บใหม่ คลิกที่ พิมพ์ เลือกตำแหน่งและชื่อสำหรับ PDF ของคุณแล้วกด Enter .

ที่นั่นคุณมีมัน อีเมลของคุณถูกบันทึกเป็น PDF บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

แอป Gmail บน Android และ iPhone

1. ดาวน์โหลดและเปิด Gmail แอปบนมือถือของคุณ
2. ดูและเปิดอีเมลที่คุณต้องการดาวน์โหลดเป็น PDF
3. กดที่จุดสามจุดที่มุมขวาบน
   Gmail บนมือถือ – ตัวเลือกการพิมพ์
4. แตะที่ด้านซ้ายบนและตรวจสอบให้แน่ใจว่า บันทึกเป็น PDF ถูกเลือก จากนั้นเพียงแตะที่ PDF ไอคอน ทางด้านขวา
   Gmail บนมือถือ – เมนูพิมพ์
5. คุณจะถูกขอให้เลือกชื่อและที่ตั้งสำหรับ PDF ของคุณ ทำเช่นนั้นแล้วแตะที่บันทึก .

หากคุณใช้ iPhone คุณจะไม่เห็นเมนูพิมพ์นี้ แต่คุณจะเห็นเมนูพิมพ์ในตัว iPhone แทน ที่นี่ ให้แตะ แชร์ ไอคอน ที่มุมขวาบน จากนั้นแตะ บันทึกลงในไฟล์ . ตอนนี้ เพียงป้อนชื่อและเลือกตำแหน่งสำหรับไฟล์ PDF ของคุณ แล้วกด บันทึก .

ดูเพิ่มเติม:วิธีครอบตัดหรือปรับขนาดหน้า PDF ของคุณอย่างง่ายดาย ➜

3. แอปเปิ้ลเมล

คุณสามารถบันทึกอีเมลเป็น PDF โดยใช้แอป Mail ในตัวของ Apple บน iPhone, iPad และ macOS ได้อย่างง่ายดาย ในส่วน Outlook และ Gmail ด้านบน เราได้เน้นไปแล้วว่าฟังก์ชัน "พิมพ์" ทำงานบน iPhone อย่างไร แต่ตอนนี้มาพูดถึง Apple Mail โดยเฉพาะ:

ไอโฟน

1. เปิด “เมล ” บนอุปกรณ์ของคุณ เปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF
2. ตอนนี้ ให้แตะที่ตอบกลับ ไอคอนที่ด้านล่าง
   แตะไอคอนตอบกลับ
3.  ในเมนูตอบกลับ ให้เลื่อนและแตะ “พิมพ์ ”
   แตะที่พิมพ์
4. คุณจะเห็นภาพตัวอย่างขนาดย่อของอีเมล ตอนนี้เราทำซ้ำขั้นตอนที่กล่าวถึงในส่วน Gmail และ Outlook ด้านบน – แตะที่ แบ่งปัน ไอคอน ที่มุมขวาบน ให้แตะบันทึกลงในไฟล์ จากนั้นตั้งชื่อ PDF ของคุณแล้วกด บันทึก . 
   ไอคอนแชร์> บันทึกลงในไฟล์> บันทึก

macOS และ iPad

1. เปิด “เมล ” บน Mac ของคุณ และเลือกอีเมลที่คุณต้องการดาวน์โหลดเป็น PDF
2. ในแถบเมนู คลิก ไฟล์ และเลือก “ส่งออกเป็น PDF ” จากตัวเลือก 
   คลิกที่ไฟล์ จากนั้นเลือกส่งออกเป็น PDF
3. เลือกชื่อสำหรับ PDF ของคุณและเลือกตำแหน่งดาวน์โหลด จากนั้นคลิก บันทึก . เลือกชื่อและที่ตั้งแล้วคลิกบันทึก

บทสรุป

คุณสามารถบันทึกอีเมลเป็น PDF ได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะใช้ไคลเอนต์อีเมลหรืออุปกรณ์ใดก็ตาม บางสถานการณ์อาจต้องอาศัยการทำงานมากกว่าสถานการณ์อื่นๆ เล็กน้อย แต่ท้ายที่สุดแล้ว คุณจะมีสำเนา PDF ที่ยอดเยี่ยมเหมือนเดิม ลองคิดดูสิ Google, Apple และ Microsoft สามารถปรับปรุงกระบวนการเพิ่มเติมได้โดยการพัฒนาปุ่ม PDF ดั้งเดิมบางประเภทสำหรับระบบปฏิบัติการและเว็บไซต์ของพวกเขา จนถึงตอนนี้ ขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็นในการแปลงอีเมลเป็น PDF

คำถามที่พบบ่อย

ฉันสามารถแก้ไขเนื้อหาของอีเมลเมื่อบันทึกเป็น PDF ได้หรือไม่

โดยทั่วไปแล้ว PDF ไม่ได้มีไว้สำหรับการแก้ไข อย่างไรก็ตาม มีโปรแกรมแก้ไข PDF ที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยหรือใส่คำอธิบายประกอบในเอกสารได้

แพลตฟอร์มอีเมลทั้งหมดรองรับการบันทึกอีเมลเป็น PDF หรือไม่

แพลตฟอร์มอีเมลและแอปที่ทันสมัยส่วนใหญ่มีวิธีบันทึกหรือพิมพ์อีเมลเป็น PDF อย่างไรก็ตาม วิธีการที่แน่นอนอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มหรืออุปกรณ์

ฉันสามารถบันทึกเฉพาะบางส่วนหรือบางหน้าของอีเมลเป็น PDF ได้หรือไม่

ได้ ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มอีเมลและอุปกรณ์ คุณสามารถเลือกหน้าหรือส่วนของอีเมลที่ต้องการบันทึกเป็น PDF ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้ฟังก์ชันการพิมพ์

ไฮเปอร์ลิงก์ในอีเมลยังสามารถคลิกได้ในเวอร์ชัน PDF หรือไม่

ในกรณีส่วนใหญ่ ไฮเปอร์ลิงก์ภายในอีเมลจะยังคงใช้งานได้และสามารถคลิกได้เมื่ออีเมลถูกบันทึกเป็น PDF

เกี่ยวกับผู้เขียน

คามิล อันวาร์

Kamil เป็น MCITP, CCNA (W), CCNA (S) ที่ได้รับการรับรอง และอดีตสมาชิก British Computer Society ที่มีประสบการณ์มากกว่า 9 ปีในการกำหนดค่า การปรับใช้ และการจัดการสวิตช์ ไฟร์วอลล์ และตัวควบคุมโดเมน ซึ่งเป็นโรงเรียนเก่าที่ยังคงใช้งานอยู่บน FreeNode