[แก้ไข] SharePoint ไม่แสดงเอกสาร Word ทั้งหมด

SharePoint เป็นโซลูชันของ Microsoft สำหรับการทำงานร่วมกันบนไฟล์เดียวกันในทีม แม้จะมีประโยชน์มาก แต่ก็อาจเกิดปัญหาบางอย่างกับเอกสารหรือไฟล์ที่คุณกำลังทำงานอยู่ ปัญหาหนึ่งคือเมื่อพยายามแก้ไขเอกสารบนแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป MS Word ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อคุณดาวน์โหลดเอกสารไปยังระบบและพยายามทำงานผ่านแอปเดสก์ท็อป

สิ่งที่พบคือ เอกสารอาจโหลด/แสดงไม่ครบทุกหน้าที่คุณเห็นหรือมีอยู่ในเวอร์ชันออนไลน์ของเอกสาร นั่นหมายความว่าคุณเห็นเพียงส่วนหนึ่งของจำนวนหน้าทั้งหมด ไม่ใช่เอกสารทั้งหมด สาเหตุอาจมาจากหลายประการ เช่น เวอร์ชันไม่เข้ากันได้ และอื่นๆ เราจะดูสาเหตุที่เป็นไปได้ในรายละเอียดด้านล่างนี้

สาเหตุที่เป็นไปได้

• เวอร์ชันไม่เข้ากันได้ — สาเหตุแรกอาจเป็นเวอร์ชันที่ไม่เข้ากันได้ ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อคุณสร้างและแก้ไขเอกสารด้วยเวอร์ชันที่ใหม่กว่า จากนั้นภายหลังพยายามแก้ไขด้วยการติดตั้ง Word ที่ล้าสมัย สิ่งนี้นำไปสู่ความไม่เข้ากันของเวอร์ชัน และมีผู้ใช้รายงานปัญหานี้บนระบบ Mac ในกรณีนี้ การอัปเดตการติดตั้ง Word เป็นเวอร์ชันล่าสุดควรจะแก้ไขปัญหาได้
• ติดตามการเปลี่ยนแปลง (Track Changes) — สาเหตุอีกประการหนึ่งคือฟีเจอร์ "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" ปัญหาเกิดจากข้อมูลมาร์กอัพที่ถูกเก็บไว้โดยฟีเจอร์นี้ ทำให้คุณอ่านเอกสารทั้งหมดไม่ได้ หากเป็นกรณีของคุณ คุณเพียงแค่ลบข้อมูลมาร์กอัพทั้งหมดออก ปัญหาก็จะหายไป

ตอนนี้เรารู้สาเหตุที่เป็นไปได้แล้ว มาดูวิธีแก้ไขต่างๆ ที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อแก้ปัญหานี้

วิธีที่ 1: เปลี่ยนไฟล์เป็น .docx

วิธีหนึ่งในการแก้ไขคือการเปลี่ยนนามสกุลไฟล์เอกสาร หากไฟล์ที่มีปัญหาเป็น .doc ให้เปลี่ยนเป็น .docx ทั้งสองนามสกุลใช้สำหรับ Microsoft Word ความแตกต่างคือ .docx มีประสิทธิภาพมากกว่า .doc เพราะเป็นผู้รอด ไม่ยากนักที่จะทำ ดังนี้:

1. ก่อนอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดใช้งานการแสดงนามสกุลไฟล์แล้ว เปิด Windows Explorer ไปที่ View
2. ใน View ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ File name extensions
3. ค้นหาเอกสารที่มีปัญหา
4. คลิกขวาที่เอกสาร เลือก Rename จากเมนู แล้วเปลี่ยน .doc เป็น .docx
5. ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น คลิก Yes เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
6. ตรวจสอบว่าปัญหาแก้ไขแล้วหรือยัง

วิธีที่ 2: ลบข้อมูลมาร์กอัพ (Markup Info)

MS Word มีฟีเจอร์ "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" ที่สะดวกสำหรับการทำงานทีม เก็บการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ผู้ใช้แต่ละคนทำไว้ เพื่อให้ทราบว่าใครเปลี่ยนอะไรไป แต่หากคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ ปัญหาอาจเกิดจากข้อมูลมาร์กอัพที่เก็บอยู่ วิธีแก้คือลบข้อมูลมาร์กอัพภายใบแท็บ Review ของไฟล์ Word ดังนี้:

1. เปิดไฟล์เอกสาร Word
2. ไปที่แท็บ Review
3. ในแท็บ Review ให้แน่ใจว่าเลือก All Markup จากเมนูแบบเลื่อนลง
4. คุณสามารถตรวจสอบแต่ละความคิดเห็น/การเปลี่ยนแปลงทีละรายการ แล้วเลือก Accept (ยอมรับ) หรือ Reject (ปฏิเสธ)
5. หรือยอมรับ/ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดพร้อมกัน โดยคลิกไอ콘ลูกศรเล็กๆ ที่ด้านล่างของตัวเลือก Accept หรือ Reject แล้วเลือก Accept/Reject all changes and Stop Tracking
6. ตรวจสอบว่าปัญหาแก้ไขแล้วหรือยัง

วิธีที่ 3: อัปเดต Microsoft Word

ความไม่เข้ากันของเวอร์ชันก็อาจเป็นสาเหตุ ทำให้คุณไม่เห็นเอกสารทั้งหมด คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวอร์ชันที่สร้างเอกสารต้นฉบับนั้นเป็นเวอร์ชันเดียวกันหรือต่ำกว่าเวอร์ชันที่คุณกำลังแก้ไขอยู่ นั่นคือ หากสร้างไฟล์บนเวอร์ชันสูงกว่า แล้วพยายามแก้ไขบนเวอร์ชันต่ำกว่า คุณจะไม่เห็นเนื้อหาทั้งหมดของไฟล์ สิ่งนี้มักเกิดบนระบบ macOS วิธีทำดังนี้:

1. เปิดเอกสาร Word ใดๆ
2. ไปที่เมนู File > Account
3. ภายใต้หัวข้อ Product Information คลิกเมนูแบบเลื่อนลง Update options แล้วเลือก Update Now
4. หลัง Word อัปเดตเสร็จ ตรวจสอบว่าปัญหาแก้ไขแล้วหรือยัง

วิธีที่ 4: เปลี่ยนบัญชีผู้ใช้

ผู้ใช้รายหนึ่งรายงานว่าปัญหาเกิดจากโปรไฟล์ผู้ใช้บนระบบของพวกเขา การเปลี่ยนบัญชีผู้ใช้แก้ไขปัญหาได้ แม้สาเหตุที่แน่ชัดจะไม่ทราบ แต่ก็คุ้มค่าที่จะลอง หากคุณมีหลายบัญชีผู้ใช้บนระบบ ลองสลับไปใช้บัญชีอื่นดูว่าปัญหายังคงอยู่หรือไม่

หากปัญหาไม่เกิดขึ้นบนบัญชีอื่น แสดงว่าบัญชีเดิมของคุณเป็นสาเหตุ ในกรณีนี้ ให้สำรองข้อมูลสำคัญทั้งหมดในโปรไฟล์ผู้ใช้ แล้วลบโปรไฟล์นั้นออก จากนั้นสร้างบัญชีใหม่ขึ้นมา และดูว่าปัญหากลับมาอีกหรือไม่