ฉลาก (Label) คือชิ้นกระดาษที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือรายการที่มันถูกติดอยู่ ฉลากสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ขึ้นอยู่กับบุคคล/องค์กรที่ต้องการใช้ ในกรณีส่วนใหญ่ ฉลากถูกสร้างและพิมพ์ด้วย Microsoft Word อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้หลายคนมีความรู้น้อยเกี่ยวกับวิธีสร้างและพิมพ์ฉลากใน Microsoft Word ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีบางอย่างในการสร้างและพิมพ์ฉลากใน Microsoft Word
การสร้างและพิมพ์ฉลากใน Microsoft Word
มีหลายวิธีในการสร้างฉลากสำหรับความต้องการของคุณ ฉลากสามารถใช้ต่างกันได้สำหรับทุกคน การพิมพ์ฉลากเหมือนกับการพิมพ์เอกสารอื่นๆ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ควรทราบวิธีปรับฉลากบนหน้าก่อนพิมพ์ เราจะแสดงวิธีพื้นฐานบางอย่างที่คุณสามารถสร้างและพิมพ์ฉลากได้อย่างง่ายดาย
วิธีที่ 1: การสร้างและพิมพ์ฉลากสำหรับชื่อและที่อยู่เดียว
คุณสามารถสร้างฉลากเดี่ยว หรือฉลากแบบเดียวกันซ้ำๆ จำนวนมากบนหน้าหนึ่ง นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับการสร้างและพิมพ์ฉลาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือก vendor (ผู้จำหน่าย) ที่ถูกต้องที่คุณใช้สำหรับพิมพ์ ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
- เปิด Microsoft Word โดยดับเบิลคลิกทางลัดบนเดสก์ท็อป หรือค้นหาในฟีเจอร์ค้นหาของ Windows
- สร้างเอกสารใหม่ใน Word ของคุณ ไปที่แท็บ Mailings และคลิกที่ Labels
- หน้าต่างใหม่จะเปิดพร้อมตัวเลือกทั้งหมดสำหรับฉลาก คลิกที่ Options ที่ด้านล่าง
หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกตัวเลือกฉลากเดี่ยว หรือเลือกให้มีหน้าเต็มของฉลากแบบเดียวกัน
- เลือกตัวเลือก label vendor และ เลือก vendor ที่คุณซื้อฉลากมา เลือก ขนาด (size) จากรายการหมายเลขผลิตภัณฑ์ หากขนาดไม่มีในรายการ คุณสามารถคลิกที่ปุ่ม New Label เพื่อเพิ่มขนาดด้วยตนเอง
- กดปุ่ม Ok สำหรับตัวเลือกฉลาก ตอนนี้เพิ่ม ข้อมูลที่อยู่ ของคุณในกล่องข้อความของหน้าต่างฉลาก คุณสามารถเลือกตัวเลือกหน้าเต็มซึ่งจะทำซ้ำฉลากเดียวกัน หรือเลือกฉลากเดี่ยวบนแถวและคอลัมน์เฉพาะ
- คลิกที่ปุ่ม New Document จะสร้างเอกสารใหม่พร้อมที่อยู่ของคุณบนหน้า
- ค้าง Ctrl และกด P เพื่อไปหน้าพิมพ์ คลิกที่ปุ่ม Print และมันจะถูกพิมพ์
วิธีที่ 2: การสร้างและพิมพ์ฉลากสำหรับชื่อและที่อยู่ที่ต่างกัน
ในวิธีนี้ เราจะใช้ไฟล์ Excel เพื่อนำเข้าข้อมูลสำหรับฉลาก สามารถใช้สร้างฉลากหลายฉลากที่มีชื่อและที่อยู่ต่างกันได้ จะสร้างฉลากสำหรับทุกแถวในตารางของไฟล์ Excel ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อลองใช้:
- สร้างสเปรดชีตใน Microsoft Excel ด้วยคอลัมน์ต่างๆ สำหรับข้อมูลต่างๆ ตามภาพด้านล่าง และ save (บันทึก) ไฟล์:
- ตอนนี้เปิด Microsoft Word โดยดับเบิลคลิกทางลัดหรือค้นหาในฟีเจอร์ค้นหาของ Windows เลือกแท็บ Mailings คลิกที่ Start Mail Merge และเลือกตัวเลือก Labels
- เลือก Label vendor และ product number ที่คุณใช้ คลิกปุ่ม Ok หลังจากเลือกตัวเลือก
- คลิกที่ Select Recipients และเลือกตัวเลือก Use an Existing List ค้นหาและเลือก excel spreadsheet ที่คุณบันทึกไว้ใน ขั้นตอนที่ 1 และคลิกที่ปุ่ม Open
- เลือก Table ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติ๊กถูกตัวเลือก First row of data contains column headers และคลิกปุ่ม Ok
- คลิกที่ Insert Merge Field และเลือกข้อมูลคอลัมน์ที่คุณต้องการเพิ่มในฉลากของคุณ
หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มช่องว่างและบรรทัดใหม่ระหว่างคอลัมน์ Name, address และ City ได้
- คลิกที่ปุ่ม Update Labels บนเมนู มันจะเปลี่ยนทุกรายการให้เป็นรูปแบบเดียวกับที่คุณสร้าง
- คลิกที่ Preview Results ในเมนู นี่จะนำข้อมูลบนตารางที่คุณสร้างใน Excel ไปใช้กับทุกรายการ
- สุดท้าย คลิกที่ Finish & Merge ในเมนู และเลือกตัวเลือก Edit Individual Document นี่จะรวมทุกรายการเข้าด้วยกันเป็นเอกสารใหม่
- ค้างปุ่ม Ctrl และกด P เพื่อพิมพ์ฉลากที่คุณเพิ่งสร้าง
