ฟังก์ชันหลักของ Excel คือจัดการและมองข้อมูลจากมุมมองต่างๆ เครื่องมือที่เรียบง่ายแรงแต่อย่างหนึ่งคือฟังก์ชัน Sort (จัดเรียง)
ไม่ว่าจะเป็นการเรียงจากน้อยไปมาก/มากไปน้อย เรียงหลายตัวแปรเพื่อจัดกลุ่ม หรือรักษาความสมบูรณ์ของแถว การจัดเรียงข้อมูลใน Excel เป็นทักษะจำเป็น
โปรแกรมไหนก็ตาม ไม่มีโปรแกรมไหนเหมาะกับการจัดเรียงข้อมูลตารางมากกว่า Excel การจัดเรียงสามารถเป็นไปจากง่ายจนถึงซับซ้อน แต่วันนี้เน้น 2 ประเภทพื้นฐาน:
- จัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์เดียว (Single Column)
- จัดเรียงข้อมูลในหลายคอลัมน์ (Multiple Columns)
สเปรดชีทประกอบด้วยคอลัมน์และแถวของเซลล์ (Tabular Data) แต่ละคอลัมน์ = หมวดหมู่ข้อมูล (ชื่อ, ที่อยู่, เงิน, หมายเลขชิ้นส่วน) แต่ละแถว = บันทึกข้อมูลของบุคคล/วัตถุ/ตัวเลข แถวคล้าย เรคคอร์ดในฐานข้อมูล
เมื่อจัดเรียงแถว แต่ละแถวต้องคงสมบูรณ์ ไม่ให้ข้อมูลเลื่อนไปแถวอื่น นี่คือที่มาของการจัดเรียงหลายคอลัมน์
จัดเรียงตามฟิลด์เดียว (Single Field)
จัดเรียงเรคคอร์ดตามแถว หรือจัดเรียงเซลล์ในเรคคอร์ดตามคอลัมน์ ระบุได้ว่าจากน้อยไปมาก (Ascending) หรือมากไปน้อย (Descending) ค่าเริ่มต้น Ascending: ข้อความ A-Z, ตัวเลขน้อยไปมาก Descending: Z-A, ตัวเลขมากไปน้อย
มีหลายวิธี ทุกอย่างอยู่ในเมนูคลิกขวา:
- คลิกขวาที่เซลล์ในคอลัมน์ที่ต้องการจัดเรียง > เมนู popup
- ชี้ที่ Sort > เมนู flyout
- เลือก Sort A to Z (Ascending) หรือ Sort Z to A (Descending) (Excel ไม่รวมแถว 1 เพราะถือว่าเป็นหัวตาราง)
วิธีนี้ใช้ได้หลายกรณี ยกเว้นข้อมูลซ้ำซ้อนในแถวและคอลัมน์ ต้องจัดเรียง 2 คอลัมน์ขึ้นไป
จัดเรียงเรคคอร์ดหลายฟิลด์ (Multiple Fields)
ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของข้อมูล อาจต้องจัดเรียงหลายคอลัมน์ ตัวอย่างดี: เรียงฐานข้อมูลตามนามสกุล (Last Name) แต่มีคนนามสกุลซ้ำ ต้องการให้ Linda Johnson อยู่ก่อน Lydia Johnson และ Cherri Anderson อยู่หลัง Charles Anderson
ตั้งค่าในกล่องโต้ตอบ Sort:
- คลิกเซลล์ในคอลัมน์แรกที่ต้องการจัดเรียง
- แท็บ Data (ใต้แถบหัวข้อ) > ส่วน Sort & Filter > Sort
- ในกล่อง Sort: Sort by เลือกคอลัมน์แรก (Excel แสดงเนื้อหาแถว 1 เป็นชื่อคอลัมน์ ปิดได้ที่ My data has headers)
- Add Level เพิ่มคอลัมน์ถัดไป
- Then by เลือกคอลัมน์ถัดไป
- ทำซ้ำข้อ 4-5 ตามต้องการ
คลิก OK หากมีกล่อง Sort Warning เลือก Expand the selection > Sort
Excel จะวิเคราะห์ข้อมูลในคอลัมน์และเดา Sort on และ Order ให้ ถ้าไม่มีเหตุผลเฉพาะ อย่าปรับเปลี่ยน (ยกเว้นทดลอง - Undo ทำงานได้ดี)
นี่เพียงจุดเริ่มต้นของการจัดเรียงข้อมูลใน Excel จำไว้: พารามิเตอร์ผิดอาจทำให้ข้อมูลผิดที่ Sort เร็วและง่าย Undo ก็เร็วเช่นกัน อย่ากลัวลอง Undo แล้วทำใหม่
