ฟังก์ชันหลักสองประการของ Excel คือช่วยให้คุณสามารถจัดการและดูข้อมูลจากมุมมองต่างๆ ได้ และหนึ่งในเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังของโปรแกรมสำหรับการทำเช่นนั้นคือ จัดเรียง การทำงาน.
ไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับจากน้อยไปมาก/มากไปหาน้อย การเรียงลำดับมากกว่าหนึ่งตัวแปรเพื่อแสดงข้อมูลในกลุ่มหรือเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของแถว หรือการเรียงลำดับตัวอักษรและตัวเลขอย่างง่ายเพื่อให้ข้อมูลแบบตารางของคุณมีระเบียบ การจัดเรียงข้อมูลใน Excel เป็นทักษะที่จำเป็น
มีโปรแกรมไม่กี่โปรแกรมที่เหมาะสำหรับการจัดเรียงข้อมูลแบบตารางมากกว่า Excel และการเรียงลำดับของคุณสามารถเรียกใช้ตั้งแต่แบบเรียบง่ายและไม่ซับซ้อนไปจนถึงแบบซับซ้อน แม้ว่าความสามารถในการจัดเรียงของ Excel—สิ่งที่คุณทำได้ด้วยชุดข้อมูลที่ถูกต้องและความรู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงานภายในของโปรแกรม—นั้นแข็งแกร่งและเจาะลึกจริงๆ แต่เคล็ดลับทางเทคนิคในปัจจุบันเน้นที่ประเภทพื้นฐานสองประเภทดังนี้:
- การจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์เดียว
- การจัดเรียงข้อมูลในหลายคอลัมน์
แน่นอนว่าสเปรดชีตประกอบด้วยคอลัมน์และแถวของเซลล์ หรือข้อมูลแบบตาราง โดยที่แต่ละคอลัมน์ประกอบด้วยการแบ่งตามตรรกะของข้อเท็จจริง ตัวเลข หรือรายละเอียดอื่นๆ ตามหมวดหมู่ เช่น คำพูด ชื่อ ที่อยู่ สกุลเงิน หมายเลขชิ้นส่วน และอื่นๆ ขึ้นอยู่กับประเภทของสเปรดชีต ในทางกลับกัน ให้แสดงคน สิ่งของ หรือตัวเลขเคียงข้างกันหรือในเหตุการณ์หรือเหตุการณ์เดียวกัน
ขึ้นอยู่กับประเภทของสเปรดชีตและข้อมูลในสเปรดชีต เช่น รายชื่อแบบตาราง ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ แถวมักจะคล้ายกับบันทึกฐานข้อมูล
เมื่อคุณจัดเรียงแถวข้อมูล แต่ละแถวจะต้องรักษาความสมบูรณ์ โดยไม่ย้ายข้อมูลจากแถวหนึ่งไปอีกแถวหนึ่งโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งคุณจะเห็นได้ว่าการจัดเรียงข้อมูลในหลายคอลัมน์นั้นสะดวกมาก
การเรียงลำดับในฟิลด์เดียว
คุณสามารถจัดเรียงระเบียนในสเปรดชีตตามแถว และจัดเรียงเซลล์ภายในระเบียนตามคอลัมน์ได้ แน่นอน คุณสามารถระบุลำดับการจัดเรียงจากมากไปน้อยหรือมากไปหาน้อยได้ โดยค่าเริ่มต้น จากน้อยไปมาก / ตัวเลข โปรแกรมจะจัดเรียงข้อความจาก A ถึง Z และตัวเลขจากน้อยไปมาก แน่นอนว่าการเรียงลำดับจากมากไปน้อยจะย้อนกลับการเรียงลำดับที่เก่ากว่าจาก Z ถึง A หรือเพื่อให้จำนวนที่มากกว่าเริ่มต้นที่ด้านบน
เช่นเดียวกับฟังก์ชันต่างๆ ใน Excel มีสองสามวิธีในการจัดเรียงอย่างง่าย ทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการจัดเรียงประเภทนี้จะอยู่ที่เมนู flyout ของปุ่มเมาส์ขวาดังที่แสดงด้านล่าง
- คลิกขวาที่ฟิลด์ในคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียงสเปรดชีตเพื่อเปิดเมนูป๊อปอัป
- เลื่อนลงและเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ จัดเรียง เพื่อเปิดเมนูเมนูลอย
- คลิก จัดเรียง A ถึง Z สำหรับจากน้อยไปมากหรือ SortZ ถึง A จากมากไปน้อย (โปรดทราบว่า Excel ไม่รวมข้อมูลในเซลล์ในแถวที่ 1 ในการจัดเรียง โปรแกรมจะถือว่าแถวนี้มีป้ายกำกับหรือส่วนหัวของคอลัมน์)
การเรียงลำดับอย่างง่ายนี้ใช้ได้กับข้อมูลหลายประเภท ยกเว้นเมื่อแถวและคอลัมน์ของคุณมีข้อมูลที่เหมือนกันหรือซ้ำกัน ในกรณีเหล่านี้ คุณต้องเรียงลำดับในสองคอลัมน์ขึ้นไป ถัดไป
การจัดเรียงบันทึกในหลายฟิลด์
คุณอาจต้องจัดเรียงมากกว่าหนึ่งคอลัมน์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของข้อมูลของคุณ บางทีตัวอย่างที่ดีที่สุดคือการจัดเรียงฐานข้อมูลตามลำดับตัวอักษรในนามสกุล สมมติว่าข้อมูลของคุณมีหลายคนที่มีนามสกุลเหมือนกัน ในกรณีเหล่านี้ คุณจะต้องแน่ใจว่าลินดา จอห์นสันมาก่อนลิเดีย จอห์นสัน และเชอร์รี แอนเดอร์สันแสดงต่อจากชาร์ลส์แอนเดอร์สัน...คุณคงเข้าใจ
คุณสามารถตั้งค่าการค้นหาแบบกำหนดเองด้วยเกณฑ์หลายรายการจากกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับได้ดังนี้
- คลิกเซลล์ในคอลัมน์แรกของข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง
- คลิก ข้อมูล ใต้แถบชื่อเรื่องเพื่อเปิดริบบิ้นข้อมูล (แน่นอนว่า Ribbon เป็นแถวของแท็บตามบริบทที่ด้านบนของหน้าต่างแอปพลิเคชัน)
- ใน การจัดเรียงและตัวกรอง ส่วน ให้คลิก จัดเรียง เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการจัดเรียง
- คลิกปุ่ม จัดเรียงตาม เลื่อนลงและเลือกชื่อคอลัมน์แรกที่จะเรียงลำดับ (โปรดทราบว่า Excel จะแสดงเนื้อหาในแถวที่ 1 ของคอลัมน์ ซึ่งในกรณีนี้จะมีป้ายชื่อคอลัมน์ คุณสามารถปิดตัวเลือกนี้ได้โดยยกเลิกการเลือก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว ช่องทำเครื่องหมาย)
- คลิก เพิ่มระดับ เพื่อเพิ่มคอลัมน์อื่นในลำดับการจัดเรียง
- คลิกปุ่ม จากนั้นโดย เลื่อนลงและเลือกคอลัมน์ถัดไปเพื่อจัดเรียง
- ทำซ้ำ ขั้นตอนที่ 6 และ 7 ตามความจำเป็นในการกำหนดค่าพารามิเตอร์ของการจัดเรียงของคุณ
การคลิกไปรอบๆ ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับจะแสดงตัวเลือกต่างๆ มากมายสำหรับการปรับเปลี่ยนการจัดเรียงของคุณ แม้ว่าบางตัวเลือกจะส่งผลต่อการจัดเรียงของคุณ เว้นแต่คุณจะทราบแน่ชัดว่าแต่ละรายการมีผลกับการจัดเรียงของคุณอย่างไร
- คลิก ตกลง .
- ถ้าคุณได้รับกล่องโต้ตอบการเตือนการจัดเรียง ให้เลือก ขยายส่วนที่เลือก แล้วคลิก จัดเรียง
นอกจากนี้ เมื่อคุณเลือกคอลัมน์ Excel จะวิเคราะห์เนื้อหาของเซลล์ในคอลัมน์นั้นและทำการเดาอย่างมีการศึกษาว่าค่าใดที่ควรเติม จัดเรียง และ คำสั่งซื้อ ฟิลด์ เว้นแต่คุณจะมีเหตุผลเฉพาะ (และมีเหตุผล) ในการเปลี่ยนแปลงสิ่งเหล่านี้ อย่าทำเช่นนั้น (เว้นแต่ว่าคุณกำลังทดลองอยู่ แน่นอน ฉันสนับสนุนเสมอ—และฟีเจอร์เลิกทำของ Excel ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม)
ฉันแน่ใจว่าคุณสามารถจินตนาการได้ นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของวิธีจัดเรียงข้อมูลใน Excel สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ เว้นแต่คุณจะระวัง การใช้พารามิเตอร์ที่ไม่ถูกต้องสามารถวางข้อมูลของคุณและเปลี่ยนตำแหน่งในสเปรดชีตได้อย่างสมบูรณ์ การเรียงลำดับนั้นรวดเร็วและง่ายต่อการติดตั้ง ข่าวดีก็คือ Undo นั้นรวดเร็วเช่นกัน อย่ากลัวที่จะเลิกทำและลองอีกครั้ง อีกครั้ง
