วิธีผสานไฟล์ Excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย (ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ )

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะอธิบายวิธีรวมไฟล์ excel เข้ากับป้ายกำกับการส่ง . การติดฉลากมีความจำเป็นด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึงการทำการตลาดผลิตภัณฑ์ การระบุที่อยู่ของบุคคลที่จะจัดส่ง และอื่นๆ อีกมากมาย Microsoft Excel มีเครื่องมือที่ช่วยให้เราสร้างฉลากและดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ การใช้ Microsoft Excel . ร่วมกัน และ Microsoft Word เราสามารถผสานไฟล์ excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมายได้อย่างง่ายดาย Microsoft Word ความสามารถในการรวมจดหมายทำงานร่วมกับ Microsoft Excel เพื่อ พิมพ์ฉลากใน Excel

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดได้จากที่นี่

ขั้นตอนที่จำเป็นในการรวมไฟล์ Excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย

กระบวนการทั้งหมดในการรวมไฟล์ excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมายโดยใช้ Microsoft Word เรียบง่ายแต่ยาวไปหน่อย ดังนั้น เพื่อให้คุณเข้าใจวิธีการนี้มากขึ้น เราจะสาธิตกระบวนการให้คุณเห็นใน 8 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1:สร้างไฟล์ Excel สำหรับจดหมายเวียน

• ก่อนอื่น ให้สร้างแผ่นงาน Excel ดังรูปต่อไปนี้ เราได้รับชื่อ , นามสกุล , ที่อยู่ และ ประเทศ จาก ห้า ให้ประธานสร้างชุดข้อมูลดังต่อไปนี้
• ดังนั้น เมื่อเราจะรวมไฟล์ excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย ส่วนหัวของคอลัมน์ของ Excel ของเรา แผ่นงานจะแปลงเป็นฟิลด์จดหมายเวียนใน Word เอกสาร

• ต่อไป ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนต่อไป เราต้องแน่ใจว่ามีสิ่งสำคัญบางอย่าง สังเกตข้อกำหนดใน 'จำเป็นสำหรับช่องที่อยู่ ’ เช่น ชื่อ , ชื่อกลาง , นามสกุล , ฯลฯ
• นอกจากนี้ ให้เลือกชื่อเดียวกันสำหรับส่วนหัวคอลัมน์ของคุณเหมือนกับใน 'จำเป็นสำหรับช่องที่อยู่ ' ส่วน.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการรวมจดหมายจาก Excel ไปยัง Outlook (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

ขั้นตอนที่ 2:วางเอกสารจดหมายเวียนใน Microsoft Word

ในขั้นตอนที่สอง เราจะผสานไฟล์ excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมายโดยการวางเอกสารจดหมายเวียนใน Microsoft Word . มาดูกันว่าเราจะทำอย่างไร:

• ขั้นแรก สร้างเอกสารใหม่ใน Microsoft Word หรือเปิดรายการที่มีอยู่
• ถัดไป ไปที่ การส่งจดหมาย  แท็บ
• จากนั้น จากริบบิ้น ให้เลือก 'เริ่ม Mail Merge ’.
• นอกจากนี้ จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกตัวเลือก 'ตัวช่วยสร้างการผสานจดหมายทีละขั้นตอน ’.

• การดำเนินการข้างต้นจะเปิดบานหน้าต่างจดหมายเวียน
• หลังจากนั้น จาก ‘เลือกประเภทเอกสาร ' เลือกตัวเลือก ป้ายกำกับ .
• นอกจากนี้ ให้คลิกที่ตัวเลือก 'ถัดไป:เอกสารเริ่มต้น ’ ที่ด้านล่าง

• คำสั่งข้างต้นจะนำเราไปสู่ ​​Mail Merge  . ใหม่ บานหน้าต่าง
• นอกจากนี้ จากบานหน้าต่างใหม่ให้เลือกตัวเลือก 'ใช้เอกสารปัจจุบัน ’ จากนั้น คลิกที่ตัวเลือก 'ถัดไป:เลือกผู้รับ ’ ที่ด้านล่าง

อ่านเพิ่มเติม:มาโครเพื่อเติมเอกสารจดหมายเวียนจาก Excel

ขั้นตอนที่ 3:เชื่อมโยงไฟล์ Word และเวิร์กชีต Excel เพื่อผสานป้ายกำกับการส่งจดหมาย

ในการรวมไฟล์ excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย เราจำเป็นต้องเชื่อมโยงไฟล์งานของเรากับเวิร์กชีต excel ในขั้นตอนนี้ เราจะเชื่อมต่อ Word . ของเรา ไฟล์ที่มี Excel ใบงาน มาดูกันว่าเราจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไร:

• เริ่มต้นด้วยการเลือกตัวเลือก 'ใช้รายการที่มีอยู่ ' จาก 'เลือกผู้รับ ’ ส่วน.
• นอกจากนี้ ให้คลิกที่ เรียกดู ตัวเลือก

• จากนั้น หน้าต่างป๊อปอัปดังภาพด้านล่างจะปรากฏขึ้น จากหน้าต่างนั้น เราจะเรียกดูเวิร์กชีต excel ที่เราจะใช้ในการรวมป้ายกำกับการส่งจดหมาย

• หลังจากเรียกดู เราจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปใหม่ดังภาพด้านล่าง คลิกที่ ตกลง บนหน้าต่างนั้น

• ในที่สุด ให้คลิกที่ ตกลง หลังจากที่เราเลือกเวิร์กชีต excel ของเราที่ชื่อว่า 'Merge Mailing ป้ายกำกับ$ ’ จากหน้าต่างป๊อปอัป

อ่านเพิ่มเติม:จดหมายเวียนใน Excel โดยไม่ต้องใช้ Word (2 วิธีที่เหมาะสม)

ขั้นตอนที่ 4:เลือกผู้รับเพื่อรวมไฟล์ Excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย

หลังจาก ขั้นตอนที่ 3 โดยค่าเริ่มต้น 'ผู้รับจดหมายเวียน ' หน้าต่างจะแสดงผู้รับทั้งหมดจาก Excel . ของคุณ รายชื่อผู้รับจดหมาย

การดำเนินการที่เราสามารถทำได้ในขั้นตอนนี้คือ:

• ขั้นแรก ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากฟิลด์เพื่อยกเว้นฟิลด์นั้น
• ประการที่สอง คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อจัดเรียงตามคอลัมน์ที่ต้องการ
• ประการที่สาม เรายังกรองรายชื่อผู้รับได้โดยคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์
• ประการที่สี่ เลือกตัวเลือก ‘ขั้นสูง… ' จากรายการดรอปดาวน์โดยคลิกลูกศรถัดจากชื่อคอลัมน์เพื่อใช้การเรียงลำดับหรือการกรองขั้นสูง
• สุดท้าย หลังจากดำเนินการที่จำเป็นเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีการแปลง Excel เป็น Word Labels (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีสร้างป้ายกำกับโดยไม่ใช้ Word ใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
• วิธีการสร้างป้ายกำกับใน Word จากรายการ Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)

ขั้นตอนที่ 5:จัดระเบียบการจัดเตรียมสำหรับป้ายชื่อที่อยู่

ในขั้นตอนนี้ เราจะแก้ไขข้อมูลที่เราต้องการแทรกลงในป้ายกำกับการส่งจดหมายของเรา ในการดำเนินการนี้ เราจะเพิ่มฟิลด์ใหม่ในไฟล์คำที่เรียกว่าฟิลด์จดหมายเวียน

ในการจัดระเบียบป้ายที่อยู่เราจะทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• ในตอนแรก ไปที่ Word  เอกสาร
• ถัดไป คลิกสถานที่ที่คุณต้องการเพิ่มฟิลด์
• จากนั้น จาก ‘Mail Merge ' ให้คลิกที่ตัวเลือก 'บล็อกที่อยู่ ’.

• คำสั่งดังกล่าวจะเปิดหน้าต่างใหม่ที่ชื่อว่า แทรกช่องที่อยู่ ’.
• นอกจากนี้ ให้เลือกตัวเลือกที่ต้องการจากกล่อง นอกจากนี้เรายังสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ในส่วนแสดงตัวอย่างและคลิกที่ ตกลง .

ขั้นตอนที่ 6:แสดงป้ายกำกับการส่งจดหมาย

ตอนนี้เราเกือบจะเห็นผลลัพธ์สุดท้ายแล้ว ในขั้นตอนนี้ เราจะมาดูกันว่าฉลากของเราจะเป็นอย่างไรเมื่อเราพิมพ์ออกมา ให้ดูที่ขั้นตอนต่อไปนี้

• ขั้นแรก ไปที่ ‘Mail Merge ' บานหน้าต่าง
• ถัดไป คลิกที่ ซ้าย หรือ ใช่ ของเครื่องหมายลูกศร เมื่อเราเลือก ‘ผู้รับ:1 ' เราจะเห็นป้ายกำกับเหมือนกับที่แสดงด้านล่าง

• นอกจากนี้ หากเราเลือก ‘ผู้รับ:2 ’ เราจะเห็นป้ายกำกับเหมือนกับที่แสดงด้านล่าง
• เมื่อคุณพอใจกับป้ายกำกับที่อยู่ของคุณ ดู คลิกที่ 'ถัดไป:ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ ’.

ขั้นตอนที่ 7:ผสานไฟล์ Excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมายและพิมพ์

ในขั้นตอนนี้ เราจะมาดูกันว่าเราจะพิมพ์ป้ายกำกับการส่งจดหมายได้อย่างไร หลังจากรวมไฟล์ excel ขั้นตอนการพิมพ์ใช้เวลาเพียง 2 ขั้นตอนง่ายๆ

• ขั้นแรก ให้คลิกที่ตัวเลือกการพิมพ์จาก ‘Mail Merge ' บานหน้าต่าง

• ประการที่สอง ระบุว่าคุณต้องการพิมพ์ป้ายกำกับการส่งจดหมายทั้งหมด รายการปัจจุบัน หรือเพียงสองสามฉบับ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีพิมพ์ Avery Labels จาก Excel (2 วิธีง่ายๆ)

ขั้นตอนที่ 8:บันทึกป้ายกำกับการส่งจดหมายที่ผสานไว้เพื่อใช้ในอนาคต

ตอนนี้ จากไฟล์ excel ที่ผสาน เราจะบันทึกป้ายกำกับการส่งจดหมาย หากเราบันทึกฉลาก เราจะสามารถพิมพ์ได้ในอนาคต

• หากต้องการบันทึกป้ายกำกับ เราเพียงแค่กด Ctrl + ส จากแป้นพิมพ์
• คำสั่งด้านบนจะบันทึกป้ายกำกับ
• ดังนั้น การแก้ไขใดๆ ที่คุณทำกับ Excel รายชื่อส่งเมลจะอัปเดตป้ายกำกับใน Word . ทันที .
• ถัดไป หากคุณเปิดเอกสารคำอีกครั้ง คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปดังภาพด้านล่าง
• สุดท้าย ป้ายกำกับจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word คลิก ใช่ . คลิกที่ ไม่ เพื่อตัดการเชื่อมต่อระหว่าง Excel แผ่นงานและ Word  เอกสาร

สร้างเค้าโครงแบบกำหนดเองเพื่อรวมไฟล์ Excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย

บางครั้ง ตัวเลือกที่มีอยู่ในบล็อกที่อยู่ อาจไม่เพียงพอสำหรับเรา ดังนั้น ในกรณีนั้น เราจำเป็นต้องสร้างเค้าโครงแบบกำหนดเองเพื่อรวมไฟล์ excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เพื่อทำสิ่งนี้

• เริ่มต้นด้วยไปที่ การส่งจดหมาย  แท็บ
• นอกจากนี้ ให้เลือกตัวเลือก 'แทรกฟิลด์ผสาน ’ จากริบบิ้น

• หน้าต่างป๊อปอัปใหม่ที่ชื่อ 'แทรกฟิลด์ผสาน ’ จะปรากฏขึ้น
• จากนั้น เลือกฟิลด์ใหม่และคลิกที่แทรก

เติมองค์ประกอบที่ขาดหายไปจากไฟล์ Excel ที่ผสานไปยังป้ายกำกับการส่งจดหมาย

บางครั้งในขณะที่รวมไฟล์ excel กับป้ายกำกับการส่งจดหมายออกอาจแตกต่างไปจากที่เราต้องการ หากป้ายกำกับในส่วนแสดงตัวอย่างไม่ตรงกับผลลัพธ์ที่เราคาดหวัง แสดงว่ามีบางอย่างขาดหายไป ในกรณีที่เกิดขึ้นเราสามารถกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่ขาดหายไปได้อย่างง่ายดาย มาดูขั้นตอนในการทำกัน

• อันดับแรก เราจะตรวจสอบว่า Excel ของเรา . ของเรา ไฟล์ต้นฉบับมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
• หากไม่มีฟิลด์ใดหายไป ให้คลิกที่ 'ฟิลด์ที่ตรงกัน ’ ปุ่ม.

• ในท้ายที่สุด จับคู่ฟิลด์ด้วยตนเองกับฟิลด์ 'จำเป็นสำหรับช่องที่อยู่ ’ ส่วน.

สิ่งที่ควรจำ

• หลังจากสร้างป้ายกำกับแล้ว อย่าลืมบันทึกเพื่อใช้ในอนาคต
• เซลล์ว่างในแถวหรือคอลัมน์แสดงผลลัพธ์ที่ไม่เหมาะสม ดังนั้น พยายามหลีกเลี่ยงมัน
• ใช้ทีละคอลัมน์สำหรับแต่ละป้ายกำกับ มิฉะนั้น วิธีนี้จะใช้ไม่ได้ผล

บทสรุป

โดยสรุป บทช่วยสอนนี้เป็นคู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการรวมไฟล์ excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย ในการทดสอบทักษะของคุณ ให้ใช้แบบฝึกหัดที่มาพร้อมกับบทความนี้ โปรดแสดงความคิดเห็นในช่องด้านล่างหากคุณมีคำถามใดๆ เราจะพยายามตอบกลับคุณโดยเร็วที่สุด ในอนาคต คอยดูเว็บไซต์ของเราสำหรับ Microsoft Excel ที่น่าสนใจยิ่งขึ้น วิธีแก้ปัญหา

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีการเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge (พร้อมขั้นตอนด่วน)
• วิธีการรวมจดหมายจาก Excel ไปยัง Outlook พร้อมไฟล์แนบ (2 ตัวอย่าง)
• จดหมายผสานจาก Excel ไปยัง Word Envelopes (2 วิธีง่ายๆ)
• วิธีการส่งจดหมายเวียนรูปภาพจาก Excel ไปยัง Word (2 วิธีง่ายๆ)
• วิธีการผสานไฟล์ Excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)