หลายครั้งต้องส่งต่ออีเมลไปยังบัญชีอื่นโดยอัตโนมัติตามเกณฑ์เฉพาะ เช่น เรื่อง, คีย์เวิร์ด หรือผู้ส่งเฉพาะ ในบทความนี้ จะแชร์วิธีตั้งค่ากฎ (Rules) เพื่อส่งต่ออีเมลอัตโนมัติใน Microsoft Outlook 2019/16
ส่งต่ออีเมลอัตโนมัติใน Microsoft Outlook
เนื่องจากการส่งต่ออาจขึ้นอยู่กับเกณฑ์หลายอย่าง จึงต้องสร้าง Rules ซึ่งเป็นฟีเจอร์ใน Outlook ที่อนุญาตให้ดำเนินการตามเกณฑ์เฉพาะ ที่นี่เกณฑ์คือการส่งต่ออีเมล สามารถใช้ Rules สำหรับ почти ทุกอย่าง รวมถึงลบอีเมล ย้ายไปโฟลเดอร์ ฯลฯ
- ไปที่ File > Rules and Alerts > คลิก Manage Rules and Alerts
- ในหน้าต่างป๊อปอัป เลือกแท็บ Email Rules และคลิก New Rule
- จะเปิด Rules Wizard ซึ่งมี 2 ขั้นตอน:
- ขั้นตอน 1: เลือกจาก Blank Rule และเลือก apply the rule on messages I receive
- ขั้นตอน 2: เลือกกฎที่ระบุ Apply this rule after the message arrives และกด Next
- หน้าจอถัดไป ต้องเลือกเงื่อนไข ตามนี้ อีเมลเข้าจะถูกส่งต่อ
- อย่าเลือกเงื่อนไขหากต้องการส่งต่อข้อความทั้งหมด เหมาะหากวางแผนเปลี่ยนอีเมลและแจ้งทุกคนทีละนิด
- หากส่งต่อเฉพาะอีเมลบางรายการ ให้เลือกตามคีย์เวิร์ด, อีเมล, คำเฉพาะ, กลุ่มเฉพาะ ฯลฯ
- อย่าลืมเลือก Apply this rule after the message arrives แล้วกด Next และยืนยัน
- ต่อไป ต้องตัดสินใจว่าจะส่งต่ออีเมลไปที่ไหน สามารถติ๊กกล่องที่ระบุ forward it to people or public group.
- คลิกที่ลิงก์ people or public group จะเปิดสมุดรายชื่อเพื่อเลือกผู้ติดต่อหรืออีเมลกลุ่ม หรือพิมพ์เองได้
- หน้าจอถัดไปเสนอให้เพิ่มข้อยกเว้น หากต้องการให้อีเมลบางรายการอยู่ในกล่องเข้า ให้เพิ่มที่นี่
- สุดท้าย ตั้งชื่อกฎเพื่อจดจำ และติ๊กกล่อง Turn on this rule คลิก Finish และเสร็จสิ้น
สามารถเลือก Run the rule right away เพื่อใช้กับกล่องเข้าได้ทันที หากมีหลายบัญชีใน Outlook สามารถเลือกใช้กฎกับทุกบัญชีได้
หวังว่าขั้นตอนจะชัดเจน และคุณตั้งค่าการส่งต่ออีเมลใน Outlook 2019/16 ได้สำเร็จ ทำงานกับ Office 365 ได้เช่นกัน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook
