ทำไมคุณถึงต้องการลบอีเมลอัตโนมัติใน Outlook? คุณรู้ว่า Microsoft Outlook มีตัวกรองสแปมที่ดี อ่านข้อความทันทีที่มาถึง และจัดประเภทเป็นอีเมลปกติและ Junk/Spam ตามลำดับ ส่งเมลไปที่ Inbox หรือโฟลเดอร์ Junk mail ด้วยฟีเจอร์นี้ คุณอาจไม่ต้องตั้งค่า MS Outlook ให้ลบอีเมลอัตโนมัติ หรือไม่?
ใครอยากไปที่โฟลเดอร์ Junk และลบข้อความทีละรายการ เพื่อล้างโฟลเดอร์ Junk? แต่คุณไม่สามารถตั้งค่าให้ลบ Junk mail ทั้งหมดอัตโนมัติได้ เพราะ Outlook บางครั้งเครื่องหมายอีเมลสำคัญว่าเป็นสแปมและย้ายไปโฟลเดอร์ Junk
แต่ยังมีคนที่ส่งอีเมลมาให้คุณซ้ำๆ ที่คุณไม่ต้องการเลย หากคุณเจอปัญหานี้ นี่คือวิธีตั้งค่า Microsoft Outlook ให้ลบข้อความอีเมลจากคนบางคน (หรือที่อยู่อีเมลบางรายการ) อัตโนมัติ
ขั้นตอนการลบอีเมลอัตโนมัติใน Outlook
เพื่อเปิดใช้งานการลบอัตโนมัติแบบกรองใน Microsoft Outlook เราจะสร้างกฎ (Rule) กฎนี้จะตรวจสอบข้อความขาเข้าทั้งหมด และดูที่อยู่อีเมลที่มาของอีเมล หากที่อยู่อีเมลตรงกับที่เราตั้งในกฎ Outlook จะลบข้อความนั้นแทนการย้ายไปโฟลเดอร์ Junk เพื่อลบข้อความ MS Outlook จะย้ายไปโฟลเดอร์ Deleted Items เริ่มกันเลย
- เปิด Microsoft Outlook
- ใน Inbox หรือโฟลเดอร์ Junk ค้นหาข้อความจากผู้ส่ง (ที่อยู่อีเมล) ที่คุณต้องการให้ MS Outlook ลบอัตโนมัติ
- คลิก Rules เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง (Outlook 2007 และ Outlook 2010)
- คลิกตัวเลือกแรกที่บอกว่า "Always Move Messages From: xyz"
- ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏ คุณจะพบรายการโฟลเดอร์ในไฟล์ PST ของบัญชีที่มีข้อความอีเมลที่จะลบอัตโนมัติ เลือก Deleted Items
- คลิก OK
- ทำซ้ำขั้นตอน 1 ถึง 6 เพื่อสร้างกฎสำหรับที่อยู่อีเมลอื่นๆ
นี่สร้างกฎที่ลบอัตโนมัติ (หรือย้ายไป Deleted Items) ข้อความอีเมลจากที่อยู่อีเมลที่เลือก เมื่ออีเมลที่ยังไม่อ่านถูกย้ายไป Deleted Items อัตโนมัติ คุณจะรู้ได้ เพราะ MS Outlook จะไฮไลท์โฟลเดอร์ Deleted Items และแสดงจำนวนอีเมลที่ลบและยังไม่อ่าน
หากคุณเจอปัญหาในการสร้างกฎลบอัตโนมัติใน Outlook หรือมีคำถาม รู้สึกสบายๆ ถามในส่วนความคิดเห็นได้เลย
อ่านต่อ: Outlook Attachment Cleanup Tool ล้างเศษไฟล์แนบอีเมลที่เหลืออยู่
