หากเคยสร้างเอกสาร Word ที่ซับซ้อน น่าจะเคยเจอปัญหาที่รำคาญ เช่น จัดหัวข้อย่อยหรือย่อหน้าไม่ตรงกัน หรือข้อความหลุดไปหน้าถัดไปตอนที่ต้องการให้อยู่หน้าเดิม
เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ ต้องแก้ไขรูปแบบเอกสารด้วยตนเองบ้าง ใน Word ข้อความและรูปแบบจะถูกเก็บแยกกัน ทำให้แก้ไขรูปแบบง่ายขึ้นโดยไม่สูญเสียข้อความ
บทความนี้จะแนะนำวิธีแสดงเครื่องหมายรูปแบบ (Formatting Marks) ใน Word รวมถึงแท็บ เครื่องหมายขีดช่องว่าง ย่อหน้า ข้อความซ่อน ไฟล์แบ่งหน้า ฯลฯ พร้อมฟีเจอร์ Reveal Formatting ที่แสดงรูปแบบทั้งหมดของข้อความที่เลือก
แสดงเครื่องหมายรูปแบบ (Show Formatting Marks)
มี 2 วิธี: ใช้ปุ่มบนแท็บ Paragraph (ย่อหน้า) หรือไปที่ File > Options (ไฟล์ > ตัวเลือก) วิธีหล者จะแสดงเครื่องหมายตลอดเวลาสำหรับทุกเอกสาร ส่วนปุ่มจะสลับเปิด/ปิดได้ และมีผลต่อเอกสารที่เปิดอยู่เท่านั้น
วิธีใช้ปุ่ม: คลิกแท็บ Home (หน้าแรก) แล้วคลิกไอ콘เครื่องหมายย่อหน้า (¶) ในส่วน Paragraph
หลังกดปุ่ม จะเห็นเครื่องหมายทั้งหมดทันที
ลูกศารชี้ขวาคือแท็บ จุดเดี่ยวคือช่องว่าง ข้อความซ่อนมีเส้นจุดใต้ ไฟล์แบ่งหน้าจะแสดงท้ายหน้า หากต้องการแสดงเครื่องหมายเฉพาะตัวตลอดเวลา ไปที่ File > Options > Display (ไฟล์ > ตัวเลือก > การแสดง) จะมีส่วน Always show these formatting marks on the screen
Reveal Formatting (แสดงรูปแบบรายละเอียด)
กด SHIFT + F1 จะเปิดแถบด้านขวาแสดงรูปแบบของข้อความที่เลือก เช่น ฟอนต์ ภาษา เอฟเฟกต์ รูปแบบย่อหน้า ส่วน (Section) คล้าย CSS ใน HTML
ลิงก์สีน้ำเงินในแถบกดได้ เช่น กด FONT จะเปิดหน้าต่างตั้งค่าฟอนต์ กด Alignment, Indentation, Spacing, Margins ก็จะไปหน้าตั้งค่าตรงนั้นทันที ช่วยแก้ไขรูปแบบที่ซับซ้อนได้เร็วขึ้น
นี่คือวิธีหลักในการดูและแก้ไขรูปแบบใน Word หากมีข้อสงสัยถามได้เลยครับ!
