ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธี จัดรูปแบบ แผ่นงาน Excel เพื่อ พิมพ์ ฉันมั่นใจว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณ พิมพ์ ข้อมูล ได้มืออาชีพยิ่งขึ้น คุณสามารถพิมพ์แผ่นงานและสมุดงานได้ใน لحظاتเพียงใช้ ตัวเลือกการพิมพ์ บางอย่าง วันนี้ ในโพสต์นี้ ฉันจะแสดง 13 เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมที่สุด ซึ่งจะช่วยให้คุณพิมพ์ข้อมูลโดยไม่มีปวดหัว
13 เคล็ดลับจัดรูปแบบ Excel เพื่อพิมพ์
ที่นี่ ฉันมีชุดข้อมูลที่มีชื่อ ผลไม้ บางชนิดเป็น สินค้า และ มูลค่าการขาย ของ 4 เดือน (มกราคม ถึง เมษายน) ตอนนี้ ฉันจะแสดงวิธีที่คุณสามารถ จัดรูปแบบ Excel ให้ พิมพ์ ได้โดยใช้ชุดข้อมูลนี้
โดยทำตามเคล็ดลับด้านล่าง คุณสามารถ จัดรูปแบบ แผ่นงาน Excel ของคุณเพื่อ พิมพ์ ได้ง่ายๆ
1. จัดรูปแบบการจัดวางหน้าสำหรับการพิมพ์ใน Excel
ขณะ จัดรูปแบบ Excel ให้ พิมพ์ คุณต้องเลือก การจัดวาง ของหน้า ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ จัดรูปแบบการจัดวาง ในแผ่นงาน Excel ของคุณ
ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น ไปที่ แท็บการจัดวางหน้า >> คลิกที่ปุ่ม การตั้งค่าหน้า
- ตอนนี้ กล่อง การตั้งค่าหน้า จะเปิดขึ้น
- จากนั้น เลือก การจัดวาง ตามที่คุณชอบ ที่นี่ ฉันจะเลือก แนวตั้ง
- หลังจากนั้น เพื่อ ดูตัวอย่าง เวอร์ชันที่พิมพ์ คลิกที่ ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
- ตอนนี้ คุณจะเห็น ตัวอย่าง เวอร์ชันที่พิมพ์
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง
2. เลือกขนาดกระดาษสำหรับการพิมพ์
ตอนนี้ ฉันจะแสดงวิธี เลือกขนาดกระดาษ เพื่อ พิมพ์ ใน Excel ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ พิมพ์ แผ่นงาน Excel ของคุณ
ขั้นตอน:
- ในตอนแรก เปิดกล่อง การตั้งค่าหน้า โดยทำตามขั้นตอนที่แสดงใน วิธีที่ 1
- จากนั้น เลือก ขนาดกระดาษ ใดๆ ที่คุณชอบ ที่นี่ ฉันจะเลือก A4 เป็น ขนาดกระดาษ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง
3. เลือกเครื่องพิมพ์สำหรับการพิมพ์ใน Excel
คุณยังต้อง เลือก ตัวเลือก เครื่องพิมพ์ เพื่อ พิมพ์ ใน Excel ขั้นตอนในการ เลือก เครื่องพิมพ์ กำหนดไว้ด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น ไปที่ แท็บไฟล์
- จากนั้น ไปที่ตัวเลือก พิมพ์
- หลังจากนั้น เลือก เครื่องพิมพ์ ใดๆ ที่คุณชอบ ที่นี่ ฉันจะเลือกตัวเลือก Microsoft Print to PDF
4. เลือกพื้นที่พิมพ์เพื่อพิมพ์ใน Excel
ต่อไป ฉันจะแสดงวิธี เลือก พื้นที่พิมพ์ เพื่อ พิมพ์ ใน Excel ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ พิมพ์ แผ่นงาน Excel ของคุณ
ขั้นตอน:
- ในตอนแรก ไปที่ แท็บไฟล์
- จากนั้น ไปที่ตัวเลือก พิมพ์
- หลังจากนั้น เลือก พิมพ์แผ่นงานที่ใช้งานอยู่ หากคุณต้องการ พิมพ์ แผ่นงานที่ใช้งานอยู่ จากตัวเลือก การตั้งค่า ส่วนอื่น ให้เลือก พิมพ์สมุดงานทั้งหมด หากคุณต้องการ พิมพ์ สมุดงานทั้งหมด
- นอกจากนี้ คุณยังสามารถ พิมพ์ การเลือก เฉพาะจากแผ่นงานใน Excel ได้อีกด้วย
- ก่อนอื่น เลือกช่วงที่คุณต้องการ ที่นี่ ฉันจะเลือกช่วงเซลล์ B2:F12
- จากนั้น ไปที่ แท็บการจัดวางหน้า >> คลิกที่ พื้นที่พิมพ์ >> เลือก ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์
- ตอนนี้ ผลลัพธ์จะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง
5. จัดรูปแบบหัวเรื่องการพิมพ์เพื่อพิมพ์
นี่เป็นหนึ่งในตัวเลือกการพิมพ์ที่มีประโยชน์ที่สุดใน Excel
สมมติว่าคุณมี แถวหัวเรื่อง ในข้อมูลของคุณ และคุณต้องการพิมพ์ แถวหัวเรื่อง นั้นบน ทุกหน้า ที่คุณ พิมพ์
คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเลือก หัวเรื่องการพิมพ์ นี่คือขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ในตอนแรก ไปที่ แท็บการจัดวางหน้า >> คลิกที่ หัวเรื่องการพิมพ์
- กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้า จะปรากฏขึ้น
- หลังจากนั้น จากแท็บ แผ่นงาน ของกล่อง การตั้งค่าหน้า ให้ระบุสิ่งต่อไปนี้
พื้นที่พิมพ์: เลือก ข้อมูลทั้งหมด ที่คุณต้องการ พิมพ์ ที่นี่ ฉันจะเลือกช่วงเซลล์ B2:F12
แถวที่ซ้ำที่ด้านบน: แถวหัวเรื่อง ที่คุณต้องการ ซ้ำ บน ทุกหน้า ที่นี่ ฉันจะเลือก แถว 4
คอลัมน์ที่ซ้ำทางซ้าย: คอลัมน์ ที่คุณต้องการ ซ้ำ ที่ด้าน ซ้าย ของ ทุกหน้า หากมี
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง
- ตอนนี้ เมื่อคุณ พิมพ์ ข้อมูล ของคุณ แถวหัวเรื่อง และ คอลัมน์ซ้าย จะถูก พิมพ์ บนทุกหน้า
6. เลือกลำดับหน้าสำหรับการพิมพ์ใน Excel
ตัวเลือก ลำดับหน้า มีประโยชน์เมื่อคุณมี จำนวนมาก ของ หน้า ที่ต้อง พิมพ์ การใช้ตัวเลือก ลำดับหน้า ค่อนข้างง่าย คุณสามารถระบุ ลำดับหน้า ขณะ พิมพ์ ได้ นี่คือขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ในตอนแรก เปิดกล่อง การตั้งค่าหน้า โดยทำตามขั้นตอนที่แสดงใน วิธีที่ 1
- จากนั้น ไปที่ แท็บแผ่นงาน
- ตอนนี้ ที่นี่ คุณมี สอง ตัวเลือก:
- ตัวเลือกแรก (ลงก่อน แล้วขวา) คือ หากคุณต้องการพิมพ์หน้าโดยใช้ลำดับแนวตั้ง
- ตัวเลือกที่สอง (ขวาก่อน แล้วลง) คือ หากคุณต้องการพิมพ์หน้าโดยใช้ลำดับแนวนอน
เช่นที่กล่าวไว้ มันค่อนข้างมีประโยชน์ที่จะใช้ตัวเลือก ลำดับหน้า เมื่อคุณมี จำนวนมาก ของหน้าที่ต้อง พิมพ์ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการใช้ ลำดับหน้า ไหน ที่นี่ ฉันได้เลือกตัวเลือก ลงก่อน แล้วขวา
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง
7. พิมพ์ความคิดเห็นเพื่อพิมพ์
คุณสามารถ พิมพ์ ความคิดเห็น ของคุณได้อย่างฉลาด
บางครั้ง เมื่อคุณมี ความคิดเห็น ในแผ่นงาน ของคุณ มันยากที่จะ พิมพ์ ความคิดเห็น เหล่านั้นใน รูปแบบเดียวกัน ที่พวกมันมี ดังนั้น ตัวเลือกที่ดีกว่าคือ พิมพ์ ความคิดเห็น ทั้งหมดนั้นที่ ท้ายของหน้า
ใช่ คุณทำได้ นี่คือขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น เปิดกล่อง การตั้งค่าหน้า โดยทำตามขั้นตอนที่แสดงใน วิธีที่ 1
- จากนั้น ไปที่ แท็บแผ่นงาน
- หลังจากนั้น ในส่วน พิมพ์ ให้เลือก ที่ท้ายของแผ่นงาน โดยใช้เมนูดรอปดาวน์ความคิดเห็น
- สุดท้าย คลิก ตกลง
- ตอนนี้ ความคิดเห็น ทั้งหมดจะถูก พิมพ์ ที่ ท้ายของแผ่นงาน เหมือนรูปแบบด้านล่าง
8. ใช้ "พอดีกับ" จากการปรับขนาดเพื่อพิมพ์ใน Excel
นี่ก็เป็นวิธีแก้ไขอย่างรวดเร็วสำหรับการ พิมพ์ข้อมูล ใน Excel
ฉันมั่นใจว่าคุณเคยเผชิญปัญหานี้ใน Excel บางครั้ง ว่ามันยากที่จะ พิมพ์ ข้อมูล ของคุณบน หน้าเดียว
ในจุดนั้น คุณสามารถใช้ตัวเลือก ปรับขนาดให้พอดี เพื่อ ปรับ ข้อมูลทั้งหมด ของคุณเข้าไปใน หน้าเดียว เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น เปิดกล่อง การตั้งค่าหน้า โดยทำตามขั้นตอนที่แสดงใน วิธีที่ 1
- จากที่นี่ คุณสามารถใช้ สอง ตัวเลือก
- แรก ปรับโดยใช้ % ของขนาดปกติ
- สอง ระบุ จำนวนหน้า ที่คุณต้องการปรับ ข้อมูลทั้งหมดโดยใช้ความกว้าง & ความยาว
- ที่นี่ ฉันได้ใส่ 100% เป็น ขนาดปกติ
- หลังจากนั้น ฉันใส่ 1 ในกล่อง พอดีกับ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง
- ตอนนี้ ตัวอย่างจะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง
การใช้ตัวเลือกนี้สามารถ ปรับ ข้อมูล ของคุณให้เข้ากับ หน้า ที่คุณ ระบุ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ สิ่งหนึ่งที่คุณต้องดูแลคือ คุณสามารถ ปรับ ข้อมูล ได้เพียง ขีดจำกัดบางขีด เท่านั้น
9. ใช้หัว/ท้ายกำหนดเองเพื่อพิมพ์
คุณสามารถใช้สิ่งที่ดีหลายอย่างกับ หัว/ท้ายกำหนดเอง
ปกติ เราทุกคนใช้ หมายเลขหน้า ใน หัวและท้าย แต่ด้วยตัวเลือก กำหนดเอง คุณสามารถใช้สิ่งที่มีประโยชน์อื่นๆ ได้อีกด้วย
นี่คือขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น เปิดกล่อง การตั้งค่าหน้า โดยทำตามขั้นตอนที่แสดงใน วิธีที่ 1
- จากนั้น ไปที่ แท็บหัว/ท้าย
- หลังจากนั้น คลิกที่ปุ่ม หัว/ท้ายกำหนดเอง ที่นี่ ฉันจะคลิกที่ปุ่ม หัวกำหนดเอง
- ตอนนี้ คุณสามารถเลือกการจัดตำแหน่งของหัว/ท้ายของคุณได้
- และนี่คือตัวเลือกที่คุณสามารถใช้ได้
- หมายเลขหน้า
- หมายเลขหน้าพร้อมจำนวนหน้าทั้งหมด
- วันที่
- เวลา
- เส้นทางไฟล์
- ชื่อไฟล์
- ชื่อแผ่นงาน
- ภาพ
- ตอนนี้ ใส่ข้อความ “วิธีจัดรูปแบบ Excel เพื่อพิมพ์” ในส่วน กลาง
- หลังจากนั้น คลิก ตกลง
- จากนั้น คลิกที่ปุ่ม ท้ายกำหนดเอง
- ตอนนี้ กล่อง ท้าย จะปรากฏขึ้น
- หลังจากนั้น เลือกส่วนที่คุณต้องการวางเพื่อเพิ่ม หมายเลขหน้า
- ที่นี่ ฉันเลือกส่วน กลาง แล้วคลิกที่ไอคอน หมายเลขหน้า
- จากนั้น คลิกที่ ตกลง
- ต่อไป เพื่อดูตัวอย่างหน้าที่พิมพ์ คลิกที่ ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
- จากนั้น คุณจะพบ หัว และ ท้าย ที่เพิ่มเข้ามาในหน้าเหมือนด้านล่าง
- สุดท้าย คลิก ตกลง
10. จัดกึ่งกลางข้อมูลบนหน้าสำหรับการพิมพ์ใน Excel
ตัวเลือกนี้มีประโยชน์เมื่อคุณมี ข้อมูลน้อย บน หน้าเดียว
สมมติว่าคุณมีเพียงข้อมูลช่วงเซลล์ B2:D12 ที่จะ พิมพ์ บน หน้า ดังนั้น คุณสามารถ จัดตำแหน่ง พวกมันให้อยู่ที่ กึ่งกลาง ของ หน้า ขณะ พิมพ์
นี่คือขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ในตอนแรก เปิดกล่อง การตั้งค่าหน้า โดยทำตามขั้นตอนที่แสดงใน วิธีที่ 1
- จากนั้น ไปที่ แท็บขอบ
- ตอนนี้ ใน “จัดกึ่งกลางบนหน้า” คุณมีสองตัวเลือกให้เลือก
- แนวนอน: จะจัดตำแหน่งข้อมูลของคุณให้อยู่กึ่งกลางของหน้า
- แนวตั้ง: จะจัดตำแหน่งข้อมูลของคุณให้อยู่ตรงกลางของหน้า
- ต่อไป เปิดทั้งสองตัวเลือก
- สุดท้าย คลิก ตกลง
- ตอนนี้ หน้าจะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง
คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้ทุกครั้งเมื่อคุณ พิมพ์ หน้า ของคุณ เนื่องจากจะช่วย จัดตำแหน่ง ข้อมูล ให้ถูกต้อง
11. ใช้ขอบกำหนดเองเพื่อจัดรูปแบบแผ่นงาน Excel ให้พิมพ์
ตอนนี้ เราจะแสดงวิธีใช้ ขอบกำหนดเอง เพื่อ จัดรูปแบบ แผ่นงาน Excel ให้พิมพ์
และ นี่คือขั้นตอนในการ ปรับขอบ ได้อย่างง่ายดาย
ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น ไปที่ แท็บไฟล์
- จากนั้น ไปที่ตัวเลือก พิมพ์ และคุณจะได้ ดูตัวอย่างการพิมพ์ ทันที
- หลังจากนั้น จาก สไลด์ขวาล่าง ของหน้าต่าง คลิกที่ปุ่ม แสดงขอบ
- ตอนนี้ มันจะแสดง ขอบ ทั้งหมดที่ใช้
- สุดท้าย คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยเพียง ลากและวาง
12. เปลี่ยนค่าข้อผิดพลาดของเซลล์เพื่อพิมพ์ใน Excel
ตัวเลือกนี้ค่อนข้างเก๋
เรื่องคือ คุณสามารถ แทนที่ ค่าข้อผิดพลาด ทั้งหมดขณะ พิมพ์ ด้วย ค่าเฉพาะเจาะจง อื่นได้ อย่างไรก็ตาม คุณมีเพียง สาม ค่า อื่นๆ ที่จะใช้เป็น การแทนที่
ที่นี่ เรามีชุดข้อมูลที่มี ชื่อ, วันทำงาน, เงินเดือน และ เงินเดือนต่อวัน ของพนักงานบางคน แต่ ในเซลล์ E8 แสดง ข้อผิดพลาด #DIV/0! ตอนนี้ ฉันจะแสดงวิธี แทนที่ ค่าข้อผิดพลาด นี้ขณะ พิมพ์ ด้วย ค่าเฉพาะเจาะจง อื่นใน Excel
นี่คือขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ในตอนแรก เปิดกล่อง การตั้งค่าหน้า โดยทำตามขั้นตอนที่แสดงใน วิธีที่ 1
- จากนั้น ไปที่ แท็บแผ่นงาน
- หลังจากนั้น เลือก ค่าแทนที่ จากเมนูดรอปดาวน์ ข้อผิดพลาดของเซลล์เป็น
- คุณมีสามตัวเลือกที่จะใช้เป็นการแทนที่
- ว่างเปล่า
- เครื่องหมายลบคู่
- ข้อผิดพลาด #N/A สำหรับข้อผิดพลาดทั้งหมด
- ที่นี่ ฉันจะเลือก <ว่างเปล่า>
- สุดท้าย หลังจากเลือกค่าแทนที่แล้ว คลิก ตกลง
- ตอนนี้ ตัวอย่าง จะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง
13. เริ่มหมายเลขหน้าด้วยหมายเลขกำหนดเองเพื่อพิมพ์ใน Excel
ตัวเลือกนี้เป็นพื้นฐาน
สมมติว่าคุณกำลัง พิมพ์ รายงาน และคุณต้องการ เริ่ม หมายเลขหน้า จาก หมายเลขกำหนดเอง (5) คุณสามารถ ระบุ หมายเลข นั้น และ หน้าที่เหลือ จะ ปฏิบัติตาม ลำดับ นั้น
นี่คือขั้นตอน
ขั้นตอน:
- ในตอนแรก เปิดกล่อง การตั้งค่าหน้า โดยทำตามขั้นตอนที่แสดงใน วิธีที่ 1
- จากนั้น ในกล่องป้อนข้อมูล “หมายเลขหน้าแรก” ใส่ หมายเลข ที่คุณต้องการ เริ่ม หมายเลขหน้า ของคุณ ที่นี่ ฉันจะใส่ 5 ในกล่อง
- สุดท้าย คลิก ตกลง
- ตอนนี้ ตัวอย่างจะเป็นเหมือนภาพด้านล่าง
หมายเหตุสำคัญ: ตัวเลือกนี้จะทำงานก็ต่อเมื่อคุณได้ ใช้ หัว/ท้าย ในแผ่นงานของคุณแล้ว
สรุป
ดังนั้น ในบทความนี้ คุณจะพบ 13 เคล็ดลับในการ จัดรูปแบบ แผ่นงาน Excel ให้ พิมพ์ ใช้วิธีใดวิธีหนึ่งเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ใน هذاประการ หวังว่าคุณจะพบว่าบทความนี้มีประโยชน์และให้ข้อมูล โปรดแสดงความคิดเห็นหากมีสิ่งที่เข้าใจยาก ร่วมบอกเราถ้ามีวิธีอื่นที่เราอาจพลาดไปที่นี่ และ เยี่ยมชม ExcelDemy สำหรับบทความอื่นๆ เยอะอย่างนี้ ขอบคุณ!
