วิธีจัดรูปแบบ Excel เพื่อพิมพ์ (13 เคล็ดลับง่ายๆ)

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีรูปแบบ Excel สเปรดชีตเพื่อพิมพ์ . ฉันแน่ใจว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วย พิมพ์ ข้อมูล . ของคุณ อย่างมืออาชีพมากขึ้น คุณสามารถพิมพ์เวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊กได้ในพริบตาโดยใช้ตัวเลือกการพิมพ์ . วันนี้ในโพสต์นี้ ผมจะนำเสนอ 13 เคล็ดลับที่น่าทึ่งที่สุด ซึ่งสามารถช่วยให้คุณพิมพ์ข้อมูลได้โดยไม่ต้องปวดหัว

13 เคล็ดลับในการจัดรูปแบบ Excel เพื่อพิมพ์

ที่นี่ ฉันมีชุดข้อมูลที่มีชื่อ ผลไม้ เป็น สินค้า และ ยอดขาย มูลค่า 4 เดือน (มกราคม ถึง เมษายน ). ตอนนี้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถ จัดรูปแบบ . ได้อย่างไร Excel เพื่อ พิมพ์ โดยใช้ชุดข้อมูลนี้

ทำตามคำแนะนำด้านล่าง คุณสามารถ รูปแบบ . ได้อย่างง่ายดาย สเปรดชีต Excel ของคุณเพื่อ พิมพ์ .

1. การจัดรูปแบบการวางแนวที่จะพิมพ์ใน Excel

ขณะที่ กำลังจัดรูปแบบ Excel เพื่อ พิมพ์ คุณต้องเลือก การวางแนว ของหน้า ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ การวางแนวรูปแบบ ในสเปรดชีต Excel ของคุณ

ขั้นตอน:

• อันดับแรก ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้า>> คลิกที่ ตั้งค่าหน้า ปุ่ม.

• ตอนนี้ ตั้งค่าหน้า กล่องจะเปิดขึ้น
• จากนั้น เลือก การวางแนว ตามความต้องการของคุณ ที่นี่ ฉันจะเลือก แนวตั้ง .
• หลังจากนั้น ให้ ดูตัวอย่าง ฉบับพิมพ์ คลิกที่ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ .

• ตอนนี้ คุณจะเห็น ตัวอย่าง ฉบับพิมพ์

• สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .

2. การเลือกขนาดกระดาษที่จะพิมพ์

ตอนนี้ ฉันจะแสดงวิธีเลือกขนาดกระดาษ เพื่อ พิมพ์ ใน Excel ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ พิมพ์ สเปรดชีต Excel ของคุณ

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก เปิด ตั้งค่าหน้า กล่องตามขั้นตอนที่แสดงใน Method1 .
• จากนั้น เลือกขนาดกระดาษ ที่คุณเลือก ที่นี่ฉันจะเลือก A4 เป็น ขนาดกระดาษ .
• สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .

3. การเลือกเครื่องพิมพ์ที่จะพิมพ์ใน Excel

คุณจะต้อง เลือก . ด้วย เครื่องพิมพ์ ตัวเลือก พิมพ์ ใน Excel ขั้นตอนในการ เลือก เครื่องพิมพ์ ได้รับด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ แท็บไฟล์ .

• จากนั้น ไปที่ พิมพ์ ตัวเลือก
• หลังจากนั้น เลือกเครื่องพิมพ์ ที่คุณเลือก ที่นี่ ฉันจะเลือก Microsoft Print to PDF ตัวเลือก

4. การเลือกพื้นที่พิมพ์ที่จะพิมพ์ใน Excel

ต่อไป ฉันจะแสดงวิธี เลือก พื้นที่พิมพ์ เพื่อ พิมพ์ ใน Excel ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ พิมพ์ สเปรดชีต Excel ของคุณ

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่ แท็บไฟล์ .

• จากนั้น ไปที่ พิมพ์ ตัวเลือก
• หลังจากนั้น เลือก พิมพ์ชีตที่ใช้งาน หากคุณต้องการ พิมพ์ แผ่นงานที่ใช้งานอยู่ จาก การตั้งค่า ตัวเลือก. ในทางกลับกัน ให้เลือก พิมพ์สมุดงานทั้งหมด หากคุณต้องการ พิมพ์ สมุดงานทั้งหมด .

• นอกจากนี้ คุณยังสามารถ พิมพ์ การเลือกเฉพาะ จากแผ่นงานใน Excel
• ขั้นแรก เลือกช่วงที่คุณต้องการ ที่นี่ฉันจะเลือกช่วงเซลล์ B2:F12 .
• จากนั้นไปที่ แท็บเค้าโครงหน้า>> คลิกที่ พื้นที่พิมพ์ >> เลือก กำหนดพื้นที่พิมพ์ .

• ตอนนี้ ผลลัพธ์จะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง

5. การจัดรูปแบบการพิมพ์ชื่อเรื่องที่จะพิมพ์

นี่เป็นหนึ่งในตัวเลือกการพิมพ์ที่มีประโยชน์ที่สุดใน Excel

สมมติว่าคุณมีแถวหัวเรื่อง ในข้อมูลของคุณและคุณต้องการพิมพ์ แถวหัวเรื่อง ในทุกหน้า คุณ พิมพ์ .

คุณสามารถทำได้ด้วย ชื่อพิมพ์ ตัวเลือก. นี่คือขั้นตอน

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่ เค้าโครงหน้า แท็บ>> คลิกที่ พิมพ์ชื่อ .

• A กล่องโต้ตอบ ของ การตั้งค่าหน้า จะปรากฏขึ้น
• หลังจากนั้น จาก ชีต แท็บของ การตั้งค่าหน้า ให้ระบุสิ่งต่อไปนี้

พื้นที่พิมพ์: เลือก ข้อมูลทั้งหมด ที่คุณต้องการพิมพ์ . ที่นี่ฉันจะเลือกช่วงเซลล์ B2:F12 .

แถวที่จะทำซ้ำที่ด้านบน: หัวเรื่อง ที่คุณต้องการ ทำซ้ำ on every page . Here, I will select Row 4 .

Columns to repeat at the left:Column(s) which you want to repeat at the left side of every page if you have any.

• Finally, click on OK .

• Now, when you print your data , the heading row and left column will be printed on every page.

6. Selecting Page Order to Print in Excel

The Page Order option is useful when you have a large number of pages to print . Using the Page Order option is quite simple. You can specify the page order while printing . นี่คือขั้นตอน

ขั้นตอน:

• In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
• Then, go to the Sheet tab .
• Now, here, you have two options:
  • The first option (Down, then over ) is if you want to print your pages using vertical order.
  • The Second option (Over, then down ) is if you want to print your pages using horizontal order.

As I said it’s quite useful to use the page order option when you have a large number of pages to print , you can decide which page order you want to use. Here, I have selected the Down, then over ตัวเลือก

• Finally, click on OK .

7. Printing Comments to Print

You can print your comments in a smart way.

Sometimes when you have comments in your worksheet, it’s hard to print those comments in the same manner they have. So, the better option is to print all those comments at the end of the pages .

Yes, you can do this. นี่คือขั้นตอน

ขั้นตอน:

• Firstly, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
• Then, go to the Sheet tab .
• After that, in the Print section, select At the end of the sheet using the comment dropdown.
• Finally, click OK .

• Now, all the comments will be printed at the end of the sheet . Just like the below format.

8. Using “Fit to” from Scaling to Print in Excel

This is also a quick fix to print data in excel.

I’m sure you have faced this problem in excel that sometimes it’s hard to print your data on a single page .

At that point, you can use the Scale To Fit option to adjust your entire data into a single page . Just follow these steps.

ขั้นตอน:

• Firstly, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
• Then, from here you can use two options.
  • First, adjust using % of normal size .
  • Second, specify the number of pages in which you want to adjust your entire data using width &length .

• Here, I have inserted 100% as normal size .

• After that, I inserted 1 in the Fit to กล่อง.
• Finally, click on OK .

• Now, the preview will look like the image below.

Using this option can quickly adjust your data to the pages you have specified . But, one thing you have to take care of is that you can only adjust your data up to a certain limit .

9. Using Custom Header/Footer to Print

You can apply a number of decent things with Custom Header/Footer .

Well, normally we all use page numbers in the header and footer . But with a Custom option , you can use some other useful things as well.

นี่คือขั้นตอน

ขั้นตอน:

• Firstly, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
• Then, go to the Header/Footer tab .
• After that, click on the Custom Header/ Footer ปุ่ม. Here, I will click on the Custom Header Button.

• Then, here you can select the alignment of your header/footer.
• And following are options you can use.
  • Page Number
  • Page Number with total pages.
  • Date
  • Time
  • File Path
  • File Name
  • Sheet Name
  • Image

• Now, insert the text “How to Format Excel to Print” in the Center ส่วน.
• Afterward, click OK .

• Then, click on the Custom Footer Button.

• Now, the Footer กล่องจะปรากฏขึ้น
• After that, select the section of your choice to place to add the Page number.
• Here, I selected the Center section and then clicked on the Page Number ไอคอน.

• จากนั้น คลิกที่ ตกลง .

• Next, to preview the printed page, click on Print Preview .

• Then, you will find the Header and Footer added to the page like below.

• Finally, click OK .

10. Centering Data on Page to Print in Excel

This option is useful when you have less data on a single page .

Let’s say you just have data Cell range B2:D12   to print on a page . So you can align them into the center of the page while printing .

These are the steps.

ขั้นตอน:

• In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
• Then, go to the Margins tab .
• Now, In “Center on Page” you have two options to select.
  • Horizontally :It will align your data into the center of the page.
  • Vertically: This will align your data into the middle of the page.
• Next, turn on both options.
• Finally, click OK .

• Now, the page will look like the image given below.

You can use this option every time when you are printing your pages as it will help to align your data in a correct way.

11. Using Custom Margins to Format Excel Spreadsheet to Print

Now, we will show you how to use Custom Margins to format Excel spreadsheets to print.

And, here are the steps to easily adjust margins .

ขั้นตอน:

• Firstly, go to the File tab .

• Then, go to the Print option, and you’ll get an instant print preview .

• After that, from the bottom right slide of the window, click on the Show Margins ปุ่ม.
• Now, it will show all the margins applied.

• Finally, you can change them by just drag and drop .

12. Changing Cell Error Values to Print in Excel

This option is pretty awesome.

The thing is, you can replace all the error values while printing with another specific value . Well, you have only three other values to use as a replacement .

Here, we have a dataset containing the Name , Working Days , Salary, and Salary per Day of some employees. But, in Cell E8 it shows a #DIV/0! Error . Now, I will show how to replace this error value while printing with another specific value ใน Excel

นี่คือขั้นตอน

ขั้นตอน:

• In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
• Then, go to the Sheet tab .
• After that, select a replacement value from the Cell error as a dropdown.
• You have three options to use as a replacement.
  • Blank
  • Double minus sign .
  • #N/A Error for all the errors.
• Here, I will select .
• Finally, after selecting the replacement value click OK .

• Now, the preview will look like the image given below.

13. Starting Page Number with a Custom Number to Print in Excel

This option is basic.

Let’s say you are printing a report and you want to start the page number from a custom number (5) . You can specify that number and the rest of the pages will follow that sequence .

นี่คือขั้นตอน

ขั้นตอน:

• In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
• Then, in the input box “First page Number” , enter the number from where you want to start your page numbers . Here, I will insert 5 ในกล่อง
• Finally, click OK .

• Now, the preview will be like the image given below.

Important Note: This option will only work if you have applied the header/footer in your worksheet.

บทสรุป

So, in this article, you will find 13 tips to format an Excel spreadsheet to print . Use any of these ways to accomplish the result in this regard. Hope you find this article helpful and informative. Feel free to comment if something seems difficult to understand. Let us know any other approaches which we might have missed here. และไปที่ ExcelDemy สำหรับบทความอื่น ๆ อีกมากมายเช่นนี้ ขอบคุณ!