การนำทางตาราง Excel อย่างง่ายดาย: 7 เทคนิคจากผู้เชี่ยวชาญ

การนำทางในตาราง Excel คล้ายกับการนำทางในเวิร์กชีตทั่วไป คุณสามารถใช้เมาส์หรือคีย์บอร์ดเพื่อเลื่อนไปมาภายในตารางได้ ในบทความนี้ เราจะแนะนำ 7 เทคนิคง่ายๆ สำหรับการนำทางตาราง Excel อย่างมีประสิทธิภาพ

ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างเพื่อฝึกปฏิบัติด้วยตนเองได้ที่นี่

ตาราง Excel คืออะไร?

โดยทั่วไป ตาราง (Table) เป็นเครื่องมือใน Microsoft Excel ที่ใช้จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบที่มีโครงสร้าง มันแสดงข้อมูลภายในตารางสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่ถูกกำหนดและตั้งชื่อในลักษณะเฉพาะ เราสามารถสร้างตาราง Excel ได้จากเมนู Home > Styles > Format as Table หรือ Insert > Tables > Table

ในบทความนี้ เราได้สร้างตารางที่ประกอบด้วยข้อมูล รายงานยอดขาย (Sales Report) ของ 10 คนจาก สหรัฐอเมริกา และ สหราชอาณาจักร

7 เทคนิคง่ายสำหรับการนำทางตาราง Excel

ด้วยชุดข้อมูลตัวอย่างที่กล่าวมา เราจะเรียนรู้การนำทางตาราง Excel ด้วย 7 เทคนิค เริ่มต้นเลยครับ

1. ใช้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์เพื่อนำทางตาราง Excel

ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ (Keyboard Shortcuts) เป็นเครื่องมือประหยัดเวลาสุดๆ สำหรับผู้ใช้ Excel เราสามารถใช้มันนำทางตารางในสถานการณ์ต่างๆ ได้ ให้ลองดูดังนี้ครับ

1.1 เลือกคอลัมน์ทั้งหมด

มี 3 วิธีในการเลือกคอลัมน์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ดังนี้

• ขั้นแรก เลือกเซลล์แรกของคอลัมน์ แล้วกด Ctrl + Shift + Down เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์จนถึงค่าสุดท้าย
• ขั้นที่สอง คลิกที่เซลล์แรก แล้วกด Shift ค้างไว้ขณะคลิกที่เซลล์สุดท้ายของคอลัมน์เพื่อเลือกทั้งหมด
• ขั้นที่สาม กด Ctrl + Space สองครั้ง เพื่อเลือกคอลัมน์ทั้งหมดรวมถึงหัวเรื่อง (Header)

ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง คุณจะได้ผลลัพธ์ดังภาพ:

1.2 เลือกแถวทั้งหมด

เช่นเดียวกับคอลัมน์ เราสามารถเลือกแถวทั้งหมดด้วยปุ่มลัดแป้นพิมพ์ได้เช่นกัน

• ขั้นแรก เลือก เซลล์แรก ของแถวที่ต้องการนำทาง
• จากนั้น กด Shift + Space ก็จะได้การเลือกที่ต้องการแล้ว

1.3 เลือกตารางทั้งหมด

ก็สามารถเลือกตารางทั้งหมดด้วยแป้นพิมพ์ได้ ดังนี้ครับ

• ขั้นแรก เลือก เซลล์แรก B4 ของตาราง
• จากนั้น กด Ctrl + A สองครั้ง เพื่อเลือกตารางรวมถึงส่วนหัว

หมายเหตุ: คุณยังสามารถใช้แป้น Tab เพื่อเลื่อนไปมาภายในตาราง Excel แนวนอนและแนวตั้งได้อีกด้วย

2. นำทางตาราง Excel ด้วยเคอร์เซอร์เมาส์

เรายังสามารถนำทางตาราง Excel ด้วย เคอร์เซอร์เมาส์ ได้ ไม่ได้จำกัดแค่การเลือกแถว คอลัมน์ หรือตารางทั้งหมดเท่านั้น แต่ยังสามารถเลือกส่วนหนึ่งของตารางด้วยเมาส์ได้อีกด้วย ให้ดูวิธีการครับ

2.1 เลือกคอลัมน์ทั้งหมด

เคอร์เซอร์เมาส์ช่วยให้ค้นหาและเลือกคอลัมน์ได้ง่าย

• ขั้นแรก วางเคอร์เซอร์ไว้เหนือคอลัมน์ที่ต้องการจากแถบหัวคอลัมน์
• จะเห็นเครื่องหมาย ลูกศร ปรากฏขึ้น

• ต่อมา คลิกซ้าย ที่เครื่องหมายนั้น จะเลือกคอลัมน์ทั้งหมด

2.2 เลือกแถวทั้งหมด

เราสามารถเลือกแถวทั้งหมดได้ด้วยแค่คลิกเดียว

• วางเมาส์ชี้ที่แถวจนเห็นลูกศรเล็กๆ
• จากนั้น คลิกซ้าย แถวทั้งหมดก็จะถูกเลือก

2.3 เลือกตารางทั้งหมด

สามารถเลือกตาราง Excel ทั้งหมดได้ 2 วิธี ดังนี้

• ขั้นแรก วางเมาส์ที่มุมซ้ายบนสุด จะเห็น ลูกศรทแยงมุมเล็กๆ
• ตอนนี้ คลิกซ้าย ในสถานะนี้ สองครั้ง เพื่อเลือกตารางพร้อมส่วนหัว

• อีกวิธีหนึ่ง เลือกเซลล์แรก แล้วลากไปจนถึงเซลล์สุดท้ายเพื่อเลือกตารางทั้งหมด จะเห็นไอคอนดังภาพ

2.4 เลือกด้วยเซลล์เดี่ยว

นอกจากวิธีข้างต้น ยังสามารถเลือกแถว คอลัมน์ หรือตารางทั้งหมดได้โดยเลือกเพียงเซลล์เดียว

• คลิกขวา ที่เซลล์ใดๆ ในชุดข้อมูล
• เลือก Select
• จากนั้นเลือกตัวเลือกการเลือกที่ต้องการ

3. ใช้ Name Box สำหรับนำทางตารางใน Excel

เมื่อคุณมีตารางจำนวนมากกระจายอยู่ในเวิร์กชีต การนำทางทีละตารางจะยุ่งยาก ในกรณีนี้ Name Box เป็นโซลูชันที่มีประโยชน์

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งภายในตาราง Excel
• จะ thấyแท็บใหม่ชื่อ Table Design ปรากฏใน Excel Ribbon
• ในริบบิ้นนี้ จะเห็น Table Name ของแผ่นงานนั้นๆ

• ตรงด้านล่าง จะเห็น Name Box พร้อมรายการตาราง
• เลือกตารางที่ต้องการตามความต้องการ

4. การนำทางตาราง Excel ด้วย Table Filter

Table Filter ช่วยให้คุณนำทางข้อมูลตามหมวดหมู่ได้ คุณสามารถหาตัวเลือกนี้ได้โดยคลิกที่ลูกศรตัวกรองในหัวคอลัมน์

เพื่อปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ สามารถทำได้ 2 วิธี:

• กด Ctrl + Shift + L บนแป้นพิมพ์ ตัวกรองจะถูกปิดใช้งานในตาราง Excel
• หรือไปที่แท็บ Table Design และยกเลิกเครื่องหมายถูกที่ Filter Button เพื่อปิดมัน

5. รักษาให้หัวคอลัมน์มองเห็นได้ขณะเลื่อนหน้าจอ

นี่คือข้อเท็จจริงที่น่าสนใจเกี่ยวกับการนำทางตาราง Excel เมื่อคุณมีตารางยาว คุณจะพบว่าส่วนหัว (Header) จะคงมองเห็นได้ตลอดเวลาเมื่อเลื่อนลงมา ดูได้จากภาพ:

6. การนำทางตารางเพื่อเพิ่มแถว/คอลัมน์ใน Excel

ส่วนสำคัญของการนำทางตาราง Excel คือการเพิ่มแถวรวม (Total Row) หรือคอลัมน์ใหม่เข้าไปในชุดข้อมูล จำเป็นเมื่อต้องการผลรวม (ผลบวก ค่าเฉลี่ย ฯลฯ) ในแถว เราจะอธิบายกระบวนการเพิ่มแถวและคอลัมน์แยกกันครับ

6.1 เพิ่มแถวรวม (Total Row)

มี 3 วิธีในการเพิ่มแถวรวมเข้าไปในตาราง

• ขั้นแรก เปิดใช้งานฟีเจอร์ Total Row จากแท็บ Table Design

• ขั้นที่สอง คลิกขวา ที่เซลล์ใดๆ ของตาราง Excel และเลือก Total Row จากส่วน Table

• ขั้นที่สาม กด Ctrl + Shift + T จะได้ผลลัพธ์ทันที

6.2 เพิ่มคอลัมน์ใหม่

นี่คือ 2 วิธีสำหรับเพิ่มคอลัมน์ใหม่ในฐานะส่วนหนึ่งของการนำทางตาราง Excel

• ขั้นแรก ใส่ชื่อหัวคอลัมน์ใหม่ GDP ใน เซลล์ E5

• จากนั้น กด Enter จะเห็นคอลัมน์ใหม่ถูกเพิ่มเข้ามา

• อีกวิธี คลิกขวา ที่เซลล์ใดๆ และเลือก Table Columns to the Left จากส่วน Insert

หมายเหตุ: วิธีเหล่านี้ใช้ได้กับการเพิ่มแถวใหม่เช่นกัน แต่ ไม่สามารถใช้ สำหรับเพิ่ม Total Row นะครับ

7. ลบแถว/คอลัมน์ระหว่างการนำทางตาราง Excel

เพื่อการนำทางที่สะดวก คุณอาจต้องลบแถวหรือคอลัมน์บางส่วนออกจากตาราง Excel นี่คือ 2 วิธีการทำ

• คลิกขวา ที่เซลล์ใดๆ และเลือก Table Columns หรือ Table Rows จากส่วน Delete

• อีกวิธี เลือกแถวหรือคอลัมน์ทั้งหมดด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งข้างต้น แล้วกด Delete บนแป้นพิมพ์

สรุป

以上总结了通过 7 个简单技巧在 Excel 表格中导航的方法。如果您觉得这篇文章有帮助，请留言告诉我们。请关注 ExcelDemy 以获取更多博客文章。