กำจัดข้อมูลซ้ำใน Excel: 5 วิธีจากผู้เชี่ยวชาญสำหรับข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน

หากคุณกำลังหา วิธีได้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน (unique values) ใน Excel คุณอยู่ที่ถูกต้องแล้ว การซ้ำของค่าใน Excel อาจเกิดในคอลัมน์เดียว หรือข้ามหลายคอลัมน์และหลายแถว บ่อยครั้งที่ต้องกำจัดการซ้ำ เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลและรวมข้อมูลที่ถูกต้อง บางครั้ง อาจแค่อยากบันทึกค่าที่เกิดซ้ำ แทนที่จะลบพวกมัน มีวิธีหลักไม่กี่อย่างในการกำจัดค่าซ้ำใน Excel หรือตรวจจับค่าที่ไม่ซ้ำกัน ดังนั้น เราจะตรวจสอบบางวิธีในบทความนี้เกี่ยวกับวิธีได้ค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel

5 วิธีง่ายๆ ได้ค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel

High-Performance Liquid Chromatography (HPLC) เป็นเทคนิคเคมีวิเคราะห์ที่รู้จักดีและใช้กันอย่างแพร่หลาย ช่วยแยก ระบุ และวัดปริมาณสารประกอบในสารผสม ในบทเรียนนี้ เราจะทำงานบนสเปรดชีตที่ผู้ช่วยวิจัยต่างๆ จะดำเนินการ คอลัมน์ HPLC ต่างๆ ที่ตรวจจับสารประกอบต่างกัน เราจะวิเคราะห์การซ้ำและความเป็นเอกลักษณ์ของคอลัมน์ในกระบวนการต่างๆ
ข้อมูลต้นทาง แสดงด้านล่าง มี 200 แถว 5 คอลัมน์ แสดงเพียงไม่กี่แถวเนื่องจากข้อจำกัดพื้นที่

ตอนนี้ จะแสดง 5 วิธีหลากหลายในการได้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน พร้อมขั้นตอนง่ายๆ

1. ใช้ Advanced Filter (ตัวกรองขั้นสูง)

คุณสามารถใช้ Advanced Filter ได้ค่าที่ไม่ซ้ำกันง่ายๆ ต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง Advanced Filter ช่วยดึงข้อมูลตามเกณฑ์ที่ระบุ โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เปิดสเปรดชีตว่าง ชื่อ Using Advanced Filter
• ขั้นที่สอง ไปที่ Data > Sort & Filter > Advanced

• สุดท้าย หน้าต่าง Advanced Filter จะปรากฏ
• ขั้นที่สาม เลือก Copy to another location (คัดลอกไปตำแหน่งอื่น)
  ขั้นที่สี่ สำหรับตัวเลือก Copy to เลือก $B$4 บนแผ่น Using Advanced Filter และติ๊ก unique records only (เฉพาะระเบียนที่ไม่ซ้ำ) ตามภาพ
• ขั้นที่ห้า เลือก List range แล้วไปที่แผ่น Dataset เลือกคอลัมน์ $B$4:$B$204 ซึ่งคือคอลัมน์ Name of University or Research Institute (ชื่อมหาวิทยาลัยหรือสถาบันวิจัย) ตามภาพ
• ขั้นที่หก กด OK

• ชื่อมหาวิทยาลัยและสถาบันวิจัยที่ไม่ซ้ำกัน จึงถูกดึงออกมาที่แผ่น Using Advanced Filter

• เช่นเดียวกัน ทำกระบวนการเดียวกันสำหรับคอลัมน์อื่นๆ ในชุดข้อมูลต้นฉบับ
• แก้ไขหน้าต่าง Advanced Filter ตามภาพด้านล่าง เพื่อหาค่าที่ไม่ซ้ำของ HPLC Column

สุดท้าย ผลลัพธ์จะเป็นแบบนี้

2. ลบข้อมูลซ้ำเพื่อหาค่าที่ไม่ซ้ำใน Excel

คุณยังสามารถลบค่าซ้ำได้ โดยใช้ฟีเจอร์ Remove Duplicates (ลบข้อมูลซ้ำ) จากแท็บ Data จำไว้ ว่าฟีเจอร์นี้จะลบข้อมูลของคุณไปอย่างถาวร

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ทำสำเนาแผ่น Original Dataset เนื่องจากควรเก็บข้อมูลต้นฉบับไว้เหมือนเดิม และตั้งชื่อสำเนานี้ว่า Removing Duplicates to Get Unique Values
• ขั้นที่สอง เลือกช่วงข้อมูล ไปที่ Data > Data Tools > Remove Duplicates

• สุดท้าย หน้าต่าง Remove Duplicates จะปรากฏ
• สำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ช่อง My data has headers (ข้อมูลของฉันมีหัวเรื่อง) ถูกติ๊ก แล้วเลือกคอลัมน์ที่ต้องการลบซ้ำ หรือติ๊กทั้งหมด
• เพิ่มเติม หากเลือกลบซ้ำสำหรับคอลัมน์เฉพาะในชุดข้อมูล จะได้ผลลัพธ์เหมือนตัวอย่าง Advanced Filter ด้านบน คือ ดึงค่าที่ไม่ซ้ำ
• ตัวอย่าง เลือก Name of University or Research Institute ตามภาพ

• สุดท้าย ผลลัพธ์เป็นกล่องโต้ตอบโผล่ขึ้น แสดงว่า ตามคอลัมน์ Name of University or Research Institute ลบค่าซ้ำ 171 ค่า เหลือค่าที่ไม่ซ้ำ 6 ค่า

• นี่ยืนยันผลลัพธ์ของ Advanced Filter และเพิ่มเติมเน้นจำนวนค่าซ้ำในคอลัมน์เฉพาะนี้
• ลบข้อมูลซ้ำ และติ๊กทุกคอลัมน์ ตามภาพ

• ผลคือ Excel ตอบกลับว่า มี 3 ค่าซ้ำ และ 197 ค่าที่ไม่ซ้ำ หมายถึง มี 3 แถวในชุดข้อมูล ที่ค่าของทุกคอลัมน์ (Name of University..., HPLC Column, Compounds the HPLC Column can Detect (Supplier), Compounds the HPLC Column is actually used to detect (specific lab), และ Research Assistant) เหมือนกันทุกตัว
• เพิ่มเติม ตอนนี้อยากดูข้อมูลในบริบท และหาว่า นอกจากคอลัมน์ Research Assistant แล้ว มีค่าซ้ำกี่ค่า

• สุดท้าย ได้ พบค่าซ้ำ 22 ค่า และลบแล้ว เหลือค่าที่ไม่ซ้ำ 178 ค่า ในชุดข้อมูล ตามภาพ

• สุดท้าย กด OK และได้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน

3. ใช้สูตร Excel

คุณยังสามารถใช้สูตรต่างๆ หาค่าที่ไม่ซ้ำกัน ฟังก์ชัน EXACT และ UNIQUE มีประโยชน์มากสำหรับหาค่าที่ไม่ซ้ำกัน

3.1. ใช้ฟังก์ชัน EXACT ร่วมกับ Conditional Formatting

เราสามารถใช้ ฟังก์ชัน EXACT ร่วมกับ Conditional Formatting (การจัดรูปแบบมีเงื่อนไข) เพื่อแสดงว่าค่าเหล่านี้ในคอลัมน์เกิดขึ้นตรงไหน

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เน้นคอลัมน์ Compounds the HPLC Column is actually used to detect (specific lab) ตามภาพ
• ขั้นที่สอง เลือก Home > Styles > Conditional Formatting เลือก New Rule (กฎใหม่) จากตัวเลือก drop-down

• ขั้นที่สาม ในกล่องข้อความ Format values where this formula is true: ใส่สูตรต่อไปนี้:

=EXACT("C8 compounds",$E5)

สำคัญ ต้องตั้งค่ารูปแบบก่อนกด OK

• ขั้นที่สี่ เลือก
• เลือก สีน้ำเงินเข้ม (dark blue) เป็นพื้น ตัวอักษร สีขาว ตัวหนา (white bold text) จากตัวเลือก ตามภาพ

• ขั้นที่ห้า กด Ok เมื่อเสร็จ เพื่อดูตัวอย่างรูปแบบ

สุดท้าย กด OK เพื่อได้ผลลัพธ์แบบนี้

3.2. ใช้ฟังก์ชัน UNIQUE

คุณสามารถใช้ ฟังก์ชัน UNIQUE เพื่อได้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน ฟังก์ชัน UNIQUE หาค่าที่ไม่ซ้ำซึ่งสั่งใน syntax ภายในชุดข้อมูลจำนวนมาก

สมมติ ต้องการหาค่าที่ไม่ซ้ำของหัวคอลัมน์ Research Assistant

• ขั้นแรก เขียนสูตรต่อไปนี้ใน H5

=UNIQUE(F5:F204)

ที่นี่ F5:F204 คือช่วงเซลล์ของคอลัมน์ Research Assistant

• ขั้นที่สอง กด ENTER เพื่อได้ Research Assistants ที่กรองแล้ว

4. ใช้ฟีเจอร์ในตัว (Built-in Feature) ของตาราง

คุณยังสามารถใช้ฟีเจอร์ในตัวของ ตาราง (Tables) ใน Excel เพื่อตรวจจับและลบการซ้ำได้ ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ทำสำเนาแผ่นที่มีข้อมูลต้นฉบับ
• ขั้นที่สอง ด้วยเซลล์ในชุดข้อมูลถูกเลือก กด CTRL + T บนแป้นพิมพ์ หรือไปที่ Insert > Tables > Table

• ขั้นที่สาม การใช้ตัวเลือกกรองบนตาราง ยังช่วยแยกค่าเฉพาะได้ การคลิกที่ลูกศร drop-down ถัดจากคอลัมน์ Name of University or Research Institute อนุญาตให้เลือกมหาวิทยาลัยบางแห่ง การติ๊กเพียง University ABC แยกเรคคอร์ดทั้งหมดสำหรับ University ABC ในชุดข้อมูล ตามภาพ

• สุดท้าย จะได้ผลลัพธ์แบบนี้ พร้อมชื่อมหาวิทยาลัยที่ไม่ซ้ำกัน

• เพิ่มเติม สามารถกรองตารางด้วยมากกว่า 1 คอลัมน์ได้ เช่น อยากดูเฉพาะเรคคอร์ดจาก University ABC ที่ผู้ช่วยวิจัย Jennifer Smith รวบรวม จะติ๊ก University ABC ก่อน ตามตัวอย่างด้านบน แล้วคลิกลูกศร drop-down ถัดจากคอลัมน์ Research Assistant และเลือก Jennifer Smith ตามภาพ

• ผลคือ จะพบ Research Assistants ที่ไม่ซ้ำกัน

5. ใช้ Slicers กับตาราง (Using Slicers with Tables)

Slicers ให้วิธีเร็วในการกรองตารางด้วยภาพ คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อได้ค่าที่ไม่ซ้ำกันโดยใช้ Slicer

ขั้นตอน:

• เพื่อแทรก Slicer ขั้นแรก เลือกเซลล์ในตาราง ไปที่แท็บ Design ในเมนู Table Tools แบบ context-sensitive > Tools > Insert Slicer

• ขั้นที่สอง ในกล่องโต้ตอบ Insert Slicers ติ๊กคอลัมน์ Compounds the HPLC Column can Detect (Supplier) และ Compounds the HPLC Column is actually used to detect (specific lab) ตามภาพ

• สุดท้าย ได้ Slicers ด้านล่างนี้

• ขั้นที่สาม เลือก C8 compounds จาก Slicer Compounds the HPLC Column can Detect (Supplier) กรองตารางทันที แสดงเฉพาะแถวที่มี C8 compounds ในคอลัมน์นี้ ตามภาพด้านล่าง
• ขั้นที่สี่ เลือก C8 compounds อีกครั้ง ใน Slicer Compounds the HPLC Column is actually used to detect (specific lab) ที่ภาพแสดง เราต้องการตรวจสอบว่าค่าซ้ำที่ไหน เพื่อดูว่าห้องปฏิบัติการไหนปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้จัดจำหน่าย

หาค่าที่ไม่ซ้ำกับหลายคอลัมน์ใน Excel (Find Unique Values with Multiple Columns in Excel)

คุณสามารถหาค่าที่ไม่ซ้ำใน Excel ได้ง่ายมาก หากใช้ ฟังก์ชัน UNIQUE ฟังก์ชัน UNIQUE สามารถหาค่าที่ไม่ซ้ำของหลายคอลัมน์ได้

• สมมติ ต้องการหาค่าที่ไม่ซ้ำจากคอลัมน์ B และ C ขั้นแรก เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ E5 แบบนี้

=UNIQUE(B5:C204,FALSE,TRUE)

ที่นี่ B5:C204 หมายถึงช่วงเซลล์ Name of Universities or Research Institute และ HPLC Columns

• ขั้นที่สอง กด ENTER

สุดท้าย จะได้ผลลัพธ์แบบนี้

วิธีนับค่าที่ไม่ซ้ำใน Excel (How to Count Unique Values in Excel)

คุณสามารถนับจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำจากคอลัมน์หรือแถว ได้ หากใช้ ฟังก์ชัน COUNTIF ฟังก์ชัน COUNTIF ไม่แสดงค่าที่ไม่ซ้ำ แต่นับจำนวนแล้วแสดงตัวเลขที่นับได้

• สมมติ ต้องการรู้จำนวนค่าที่ไม่ซ้ำของ คอลัมน์ C ขั้นแรก เขียนสูตรในเซลล์ G5 แบบนี้

=COUNTIF(C5:C204)

• เช่นเดียวกัน หลังกด ENTER จะได้ผลลัพธ์เป็น 14

สรุป

Excel มีเครื่องมือหลากหลายสำหรับตรวจจับค่าที่เกิดซ้ำ และ/หรือ ลบค่าซ้ำ บางครั้ง เมื่อทำความสะอาดชุดข้อมูลใน Excel เพื่อการรวมฐานข้อมูลในอนาคต (ซึ่งต้องการการกำจัด redundancy และการซ้ำ) จำเป็นต้องใช้มากกว่า 1 เครื่องมือ เราไม่ได้ต้องการลบค่าที่เกิดซ้ำเสมอไป บางครั้งแค่อยากนับหรือบันทึกพวกมัน ในสถานการณ์ที่เราสร้างใน Excel เช่นกัน หวังว่าบทความนี้จะช่วยคุณหาค่าที่ไม่ซ้ำใน Excel โปรดแสดงความคิดเห็นบนไฟล์แนบ และบอกเคล็ดลับของคุณในการลบค่าซ้ำ/ตรวจจับค่าซ้ำ และว่าคุณใช้การวิเคราะห์ HPLC ในห้องปฏิบัติการหรือไม่

ลิงก์ที่มีประโยชน์บางส่วน

• ใช้ Excel ลบแถวซ้ำโดยอิง 2 คอลัมน์ [4 วิธี]
• วิธีหาค่าซ้ำใน Excel ใช้ VLOOKUP