สำหรับนักธุรกิจทุกคน การใช้บัญชีรายวันสำหรับรายการธุรกรรมรายวันเป็นเรื่องปกติ เอนทิตีเหล่านี้สามารถป้อนลงใน Excel หรือแพลตฟอร์มอื่นที่ต้องการได้ โดยใช้ข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไปนี้ คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มบัญชีเฉพาะซึ่งเรียกว่าบัญชีแยกประเภททั่วไป ในบทความนี้ เราจะแสดง วิธีสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป หวังว่าคุณจะพบว่าบทความนี้ให้ข้อมูลและได้รับความรู้มากมายเกี่ยวกับข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไปและบัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีรายวันทั่วไป (General Journal) คืออะไร?
บัญชีรายวันทั่วไปเป็นบันทึกบัญชีของรายการธุรกรรมทางการเงินของบริษัทใดๆ มันเป็นผู้จัดการของเอนทิตีทั้งหมดของบริษัท ทุกรายการธุรกรรมที่บริษัทสร้างตลอดปีจะถูกบันทึกในบัญชีรายวันทั่วไป บัญชีรายวันทั่วไปทั่วไปประกอบด้วย 5 คอลัมน์ที่แตกต่างกัน เช่น วันที่ บัญชี อ้างอิง Debit และ Credit คอลัมน์ หนึ่งในวัตถุประสงค์หลักของบัญชีรายวันทั่วไปคือติดตามสินทรัพย์และหนี้สิน รายงานนี้ยังจัดสรรต้นทุนและค่าใช้จ่าย
บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) คืออะไร?
บัญชีแยกประเภททั่วไปสามารถใช้ติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายเฉพาะประเภทได้ รายงานนี้มีข้อมูลประเภทเดียวกับข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป เนื่องจากในกรณีส่วนใหญ่ บัญชีแยกประเภททั่วไปถูกสร้างขึ้นผ่านข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป ในการบัญชี บัญชีแยกประเภททั่วไปถูกใช้เพื่อสร้างบางกลุ่มย่อย ซึ่งบริษัทสามารถสร้างทดลองดุลหรืองบดุลประเภทใดก็ได้
ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป
เพื่อสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป เราพบขั้นตอนทีละขั้นตอน ซึ่งคุณสามารถมีความเข้าใจครบถ้วนได้ ตอนแรก เราสร้างตารางข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป หลังจากนั้น เราแปลงมันเป็นตาราง Pivot Table โดยใช้ Pivot Table เราสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไป ขั้นตอนทั้งหมดนี้ง่ายมากในการใช้งานและให้วิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสม ด้วยการใช้ขั้นตอนเหล่านี้ เราสามารถทำบัญชีแยกประเภททั่วไปได้ง่าย เพื่อทำความเข้าใจกระบวนการอย่างถูกต้อง คุณต้องทำตามขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1: สร้างข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป
ก่อน tutto เราต้องสร้างข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป ข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไปประกอบด้วย วันที่ บัญชี อ้างอิง Debit และ Credit โดยใช้หัวข้อเหล่านี้ เราจะสร้างข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป
- ก่อน tutto สร้างหัวข้อ 5 อย่างนั้นใน Excel
- จากนั้น เลือกช่วงเซลล์ B4 ถึง F4
- หลังจากนั้น ไปที่แท็บ Insert บนริบบอน
- จากนั้น เลือก Table จากกลุ่ม Tables
- กล่องโต้ตอบ Create Table จะปรากฏ
- ให้แน่ใจว่าคุณติ๊ก My table has headers
- สุดท้าย คลิกที่ OK
- ผลลัพธ์คือ ตารางถูกสร้างโดยใช้หัวข้อ ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น เพิ่มรายการธุรกรรมของบริษัทพร้อมวันที่เฉพาะ
- สุดท้าย เราจะได้ข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไปดังต่อไปนี้
- จากนั้น เราต้องเพิ่มผลรวมของคอลัมน์ Debit และ Credit
- ก่อน tutto เลือกตาราง จะเปิดแท็บ Table Design บนริบบอน
- เลือกแท็บ Table Design บนริบบอน
- จากนั้น เลือก Total Row จากกลุ่ม Table Style Options
- มันจะสร้างผลรวมของคอลัมน์สุดท้าย ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น ในคอลัมน์ Debit คุณจะได้ปุ่มการตรวจสอบข้อมูล
- จากนั้น เลือกตัวเลือก Sum
- ผลลัพธ์คือ มันจะสร้างผลรวมของคอลัมน์ Debit ดูภาพหน้าจอ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำบัญชีแยกประเภทใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Pivot Table
หลังจากสร้างข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป เราต้องการแปลงตารางเป็น Pivot Table ใน Pivot Table เราจะสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปจากข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป
- ก่อน tutto ไปที่แท็บ Insert ในริบบอน
- จากนั้น เลือก PivotTable จากกลุ่ม Tables
- ก่อน tutto เลือกตารางหรือช่วง
- จากนั้น เลือก New Worksheet ที่คุณต้องการวาง PivotTable
- สุดท้าย คลิกที่ OK เพื่อใช้
- มันจะเปิดกล่องโต้ตอบ PivotTable Fields ในแผ่นงานใหม่
- เลือกตัวเลือกทั้งหมดที่มีอยู่
- มันจะสร้าง Pivot Table จากข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างบัญชีเช็คใน Excel (2 ตัวอย่างที่มีประโยชน์)
ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่ง Pivot Table
หลังจากสร้าง Pivot Table เราต้องปรับแต่งมันให้ดียิ่งขึ้น ในขั้นตอนนี้ เราจะเพิ่มการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง ซึ่งจะทำให้ Pivot Table เข้าใจง่ายขึ้น
- ก่อน tutto เราต้องเปลี่ยนเลย์เอาต์รายงาน
- ทำได้โดย การเลือก Pivot Table จะเปิดแท็บ Design บนริบบอน
- เลือกแท็บ Design บนริบบอน
- จากนั้น เลือก Show in Tabular Form จากตัวเลือกดรอปดาวน์ Report Layout จากกลุ่ม Layout
- มันจะตั้งค่า Pivot Table ในรูปแบบตาราง ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น ไปที่กล่องโต้ตอบ PivotTable Fields
- เลือกตัวเลือกดรอปดาวน์ Account
- จากนั้น เลือก Field Settings
- ผลลัพธ์คือ มันจะเปิดกล่องโต้ตอบ Field Settings
- จากนั้น เลือกแท็บ Layout & Print
- หลังจากนั้น ติ๊ก Repeats item labels และ Insert blank line after each item label
- สุดท้าย คลิกที่ OK
- มันจะทำซ้ำป้ายรายการและแทรกบรรทัดว่างหลังแต่ละป้ายรายการ ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น เราต้องการเปลี่ยนรูปแบบของคอลัมน์ Debit และ Credit
- ทำได้โดย ไปที่กล่องโต้ตอบ PivotTable Fields
- จากนั้น เลือกตัวเลือกดรอปดาวน์ Sum of Debit
- จากนั้น เลือกตัวเลือก Value Field Settings
- มันจะเปิดกล่องโต้ตอบ Value Field Settings
- จากนั้น เลือก Number Format
- ผลลัพธ์คือ กล่องโต้ตอบ Format Cells จะปรากฏ
- จากนั้น เลือก Currency จากส่วน Category
- ตั้งค่า Decimal places เป็นศูนย์
- จากนั้น ตั้งค่ารูปแบบตัวเลขลบที่ต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ OK
- จากนั้น คลิก OK ในกล่องโต้ตอบ Value Field Settings เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
- มันจะเปลี่ยนรูปแบบของคอลัมน์ Debit ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น ทำกระบวนการเดียวกันเพื่อเปลี่ยนรูปแบบตัวเลขของคอลัมน์ Credit
- สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ ดูภาพหน้าจอ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดการบัญชีแยกประเภทใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 4: เปิดใช้งานแท็บ PivotTable Analyze บนริบบอน
ก่อนทำการคำนวณเพิ่มเติม คุณต้องเปิดใช้งานแท็บ PivotTable Analyze โดยการปรับแต่งริบบอน
- ก่อน tutto คลิกขวาที่ริบบอน
- จากนั้น เลือก Customize the Ribbon
- ผลลัพธ์คือ จะเปิดกล่องโต้ตอบ Excel options
- จากนั้น เลือก Customize Ribbon
- หลังจากนั้น เลือก All Tabs จากเมนูดรอปดาวน์ Choose commands from
- จากนั้น เลื่อนลงและเลือกแท็บ PivotTable Analyze
- หลังจากนั้น คลิกที่ Add
- จากนั้น คลิกที่ OK เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำบัญชีธนาคารใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 5: สร้างบัญชีแยกประเภททั่วไป
หลังจากทำขั้นตอนก่อนหน้าทั้งหมดเสร็จ เราจะสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปจากข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไปโดยใช้แท็บ PivotTable Analyze
- ก่อน tutto เลือก Pivot Table
- จากนั้น ไปที่แท็บ PivotTable Analyze บนริบบอน
- เลือกตัวเลือกดรอปดาวน์ Fields, Items & Sets จากกลุ่ม Calculations
- จากนั้น เลือก Insert Calculated Field หลังจากคลิกที่ Calculated Field
- ผลลัพธ์คือ จะเปิดกล่องโต้ตอบ Insert Calculated Field
- จากนั้น ตั้งชื่อและสูตร
- หลังจากนั้น คลิกที่ Add
- สุดท้าย คลิก OK เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
- ผลลัพธ์คือ มันจะสร้างคอลัมน์ใหม่โดยใช้สูตรและชื่อที่คุณให้ ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น ไปที่แท็บ PivotTable Analyze บนริบบอนอีกครั้ง
- จากกลุ่ม Filter เลือก Insert Slicer
- จากนั้น เลือก Account ในกล่องโต้ตอบ Insert Slicers
- สุดท้าย คลิกที่ OK
- มันจะสร้างกลุ่มย่อยเฉพาะที่คุณสามารถเห็นกลุ่มธุรกรรมเฉพาะได้เมื่อคลิกที่รายการใดๆ
- ตอนนี้ หากเราเลือก Cash ใน Slicer แล้ว มันจะแสดงรายละเอียดของ Cash จากข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป
- ตอนนี้ หากคุณเปลี่ยนธุรกรรมจาก Cash เป็น Purchase คุณจะได้เฉพาะรายการธุรกรรม Purchase ดูภาพหน้าจอ
- หลังจากนั้น เปลี่ยนธุรกรรมจาก Purchase เป็น Sales ดูภาพหน้าจอ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำบัญชีแยกประเภทย่อยใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
สิ่งที่ต้องจำ
- ขณะสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไป คุณต้องใช้ Slicer จากแท็บ PivotTable Analyze
- หลังจากสร้าง Pivot Table เราแปลงมันเป็นรูปแบบตารางเพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น
สรุป
ในการสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป เราได้แสดงขั้นตอนทีละขั้นตอน ซึ่งคุณสามารถทำงานได้ ขั้นตอนทั้งหมดนี้เป็นมิตรกับผู้ใช้ ในบทความนี้ เราใช้ Pivot Table และค้นพบวิธีแก้ปัญหาที่จำเป็น หวังว่าเราครอบคลุมพื้นที่ที่เป็นไปได้ทั้งหมด หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม โปรดถามในกล่องความคิดเห็น อย่าลืมเยี่ยมชมหน้า Exceldemy ของเรา
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีสร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีฝ่ายขายใน Excel
- สร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีผู้ขายใน Excel
- วิธีส่งออกบัญชีแยกประเภททั้งหมดจาก Tally ไป Excel
