สำหรับนักธุรกิจทุกคน เป็นเรื่องปกติที่จะใช้สมุดรายวันสำหรับการทำธุรกรรมประจำวันของพวกเขา เอนทิตีเหล่านี้สามารถป้อนลงใน Excel หรือแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่ต้องการได้ โดยใช้ข้อมูลสมุดรายวันทั่วไปนี้ คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มบัญชีเฉพาะซึ่งเรียกว่าบัญชีแยกประเภททั่วไป ในบทความนี้เราจะแสดงวิธีสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลวารสารทั่วไป ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าบทความนี้มีข้อมูลและได้รับความรู้มากมายเกี่ยวกับข้อมูลวารสารทั่วไปและบัญชีแยกประเภททั่วไป
วารสารทั่วไปคืออะไร
สมุดรายวันทั่วไปเป็นบันทึกทางบัญชีของธุรกรรมทางการเงินของบริษัทใดๆ เป็นเจ้านายของทุกหน่วยงานในบริษัท แต่ละธุรกรรมที่บริษัทผลิตขึ้นตลอดทั้งปีจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันทั่วไปทั่วไปประกอบด้วยคอลัมน์ที่แตกต่างกัน 5 คอลัมน์ เช่น วันที่ บัญชี ข้อมูลอ้างอิง เดบิต และคอลัมน์เครดิต วัตถุประสงค์หลักประการหนึ่งของวารสารทั่วไปคือเพื่อติดตามสินทรัพย์และหนี้สิน รายงานนี้ยังจัดสรรต้นทุนและค่าใช้จ่ายด้วย
บัญชีแยกประเภททั่วไปคืออะไร
บัญชีแยกประเภททั่วไปสามารถใช้เพื่อติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายบางประเภท รายงานนี้มีข้อมูลประเภทเดียวกับข้อมูลวารสารทั่วไป เนื่องจากในกรณีส่วนใหญ่ บัญชีแยกประเภททั่วไปจะถูกสร้างขึ้นผ่านข้อมูลสมุดรายวันทั่วไป ในการบัญชี บัญชีแยกประเภททั่วไปใช้เพื่อสร้างกลุ่มย่อยซึ่งบริษัทสามารถสร้างงบทดลองหรืองบดุลประเภทใดก็ได้
ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลสมุดรายวันทั่วไป
ในการสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลวารสารทั่วไป เราพบขั้นตอนทีละขั้นตอนซึ่งคุณสามารถมีแนวคิดที่สมบูรณ์ได้ ในตอนแรก เราสร้างตารางข้อมูลวารสารทั่วไป หลังจากนั้นเราเปลี่ยนเป็นตารางสาระสำคัญ โดยใช้ตารางเดือย เราสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไป ขั้นตอนทั้งหมดเหล่านี้ใช้งานง่ายมากและให้วิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสม โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้ เราสามารถสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้เข้าใจกระบวนการอย่างถูกต้อง คุณต้องทำตามขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1:สร้างข้อมูลวารสารทั่วไป
อันดับแรก เราต้องสร้างข้อมูลวารสารทั่วไป ข้อมูลสมุดรายวันทั่วไปประกอบด้วยวันที่ บัญชี ข้อมูลอ้างอิง เดบิต และเครดิต เราจะสร้างข้อมูลวารสารทั่วไปโดยใช้หัวข้อเหล่านี้
- ขั้นแรก สร้างห้าหัวเรื่องใน Excel
- จากนั้น เลือกช่วงของเซลล์ B4 ถึง F4 .
- หลังจากนั้น ไปที่ แทรก บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือก ตาราง จาก ตาราง กลุ่ม
- สร้างตาราง กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบ ตารางของฉันมีส่วนหัว .
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ ตารางจึงถูกสร้างขึ้นโดยใช้ส่วนหัว ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น เพิ่มธุรกรรมของบริษัทของคุณพร้อมกับวันที่ที่ระบุ
- สุดท้าย เราจะได้ข้อมูลวารสารทั่วไปดังต่อไปนี้
- จากนั้น เราต้องบวกผลรวมของคอลัมน์เดบิตและเครดิต
- ขั้นแรก เลือกตาราง ซึ่งจะเปิด การออกแบบตาราง บนริบบิ้น
- เลือก การออกแบบตาราง บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือก แถวทั้งหมด จาก ตัวเลือกสไตล์ตาราง กลุ่ม
- จะสร้างผลรวมของคอลัมน์สุดท้าย ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น ในคอลัมน์เดบิต คุณจะได้รับปุ่มตรวจสอบข้อมูล
- จากนั้น คุณสามารถเลือก ผลรวม ตัวเลือก
- ด้วยเหตุนี้ มันจะสร้างผลรวมของคอลัมน์เดบิต ดูภาพหน้าจอ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างบัญชีแยกประเภทใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 2:สร้างตาราง Pivot
หลังจากสร้างข้อมูลวารสารทั่วไปแล้ว เราต้องการแปลงตารางเป็น Pivot Table . ในตารางสาระสำคัญ เราจะสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปจากข้อมูลสมุดรายวันทั่วไป
- ขั้นแรก ไปที่ส่วนแทรก แท็บในริบบิ้น
- จากนั้น เลือก PivotTable จาก ตาราง กลุ่ม
- ขั้นแรก เลือกตารางหรือช่วง
- จากนั้น เลือก แผ่นงานใหม่ ที่คุณต้องการวาง PivotTable .
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง ที่จะสมัคร
- จะเปิด ฟิลด์ PivotTable กล่องโต้ตอบในแผ่นงานใหม่
- เลือกตัวเลือกที่มีทั้งหมด
- จะสร้างตารางสาระสำคัญจากข้อมูลวารสารทั่วไป
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างบัญชีแยกประเภทสมุดเช็คใน Excel (2 ตัวอย่างที่มีประโยชน์)
ขั้นตอนที่ 3:แก้ไขตาราง Pivot
หลังจากสร้างตารางเดือยแล้ว เราต้องแก้ไขเพื่อให้ดีขึ้น ในขั้นตอนนี้ เราจะเพิ่มการเปลี่ยนแปลงซึ่งจะทำให้ตารางเดือยกลายเป็นองค์ประกอบมากขึ้น
- ขั้นแรก เราต้องเปลี่ยนรูปแบบรายงาน
- การทำเช่นนี้ ให้เลือกตารางเดือย ซึ่งจะเปิด การออกแบบ บนริบบิ้น
- เลือก การออกแบบ บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือก แสดงในรูปแบบตาราง จาก เค้าโครงรายงาน ตัวเลือกแบบเลื่อนลงจาก เค้าโครง กลุ่ม
- มันจะตั้งค่าตารางเดือยในรูปแบบตาราง ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น ไปที่กล่องโต้ตอบ PivotTable Fields
- เลือก บัญชี ตัวเลือกแบบเลื่อนลง
- จากนั้น เลือก การตั้งค่าฟิลด์ .
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบการตั้งค่าฟิลด์จะเปิดขึ้น
- จากนั้น เลือก Layout &Print แท็บ
- หลังจากนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ ทำซ้ำป้ายกำกับรายการ และ แทรกบรรทัดว่างหลังป้ายกำกับแต่ละรายการ .
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- จะทำซ้ำป้ายกำกับรายการและแทรกบรรทัดว่างหลังป้ายกำกับแต่ละรายการ ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น เราต้องการเปลี่ยนรูปแบบของคอลัมน์เดบิตและเครดิต
- ในการดำเนินการนี้ ไปที่ ฟิลด์ PivotTable กล่องโต้ตอบ
- จากนั้น เลือก ผลรวมของเดบิต ตัวเลือกแบบเลื่อนลง
- จากนั้น เลือก การตั้งค่าฟิลด์ค่า ตัวเลือก
- จะเปิด การตั้งค่าฟิลด์ค่า กล่องโต้ตอบ
- จากนั้น เลือก รูปแบบตัวเลข .
- ด้วยเหตุนี้ จัดรูปแบบเซลล์ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- จากนั้น เลือก สกุลเงิน จาก หมวดหมู่ ส่วน.
- ตั้งค่าตำแหน่งทศนิยม เป็นศูนย์
- จากนั้น กำหนดรูปแบบตัวเลขติดลบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- จากนั้น คลิกที่ ตกลง ใน การตั้งค่าฟิลด์ค่า กล่องโต้ตอบเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
- จะเปลี่ยนรูปแบบของคอลัมน์เดบิต ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้น ทำขั้นตอนเดียวกันเพื่อเปลี่ยนรูปแบบตัวเลขของคอลัมน์เครดิต
- สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ ดูภาพหน้าจอ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีดูแลสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 4:เปิดใช้งานแท็บวิเคราะห์ PivotTable บน Ribbon
ก่อนทำการคำนวณใดๆ เพิ่มเติม คุณต้องเปิดใช้งาน การวิเคราะห์ PivotTable โดยกำหนดริบบอนเอง
- ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่ริบบิ้น
- จากนั้น เลือก กำหนด Ribbon เอง .
- ด้วยเหตุนี้ โปรแกรมจะเปิด ตัวเลือก Excel กล่องโต้ตอบ
- จากนั้น เลือก กำหนด Ribbon เอง .
- หลังจากนั้น เลือก แท็บทั้งหมด จาก เลือกคำสั่งจาก เมนูแบบเลื่อนลง
- จากนั้นเลื่อนลงและเลือก วิเคราะห์ PivotTable แท็บ
- หลังจากนั้น ให้คลิกที่ เพิ่ม .
- จากนั้น คลิกที่ ตกลง เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างบัญชีแยกประเภทธนาคารใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 5:สร้างบัญชีแยกประเภททั่วไป
หลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนก่อนหน้านี้ทั้งหมด เราจะสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปจากข้อมูลสมุดรายวันทั่วไปโดยใช้แท็บวิเคราะห์ PivotTable
- ขั้นแรก ให้เลือกตารางเดือย
- จากนั้นไปที่ การวิเคราะห์ PivotTable บนริบบิ้น
- เลือก ฟิลด์ รายการ &ชุด ตัวเลือกแบบเลื่อนลงจากการคำนวณ กลุ่ม
- จากนั้น เลือก แทรกฟิลด์ที่คำนวณ หลังจากคลิกที่ช่องที่คำนวณ .
- ด้วยเหตุนี้ ระบบจะเปิดแทรกฟิลด์ที่คำนวณ กล่องโต้ตอบ
- จากนั้น ตั้งชื่อและสูตร
- หลังจากนั้น ให้คลิกที่ เพิ่ม .
- สุดท้าย คลิกที่ตกลง เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
- ด้วยเหตุนี้ โปรแกรมจะสร้างคอลัมน์ใหม่โดยใช้สูตรและชื่อที่คุณกำหนด ดูภาพหน้าจอ
- จากนั้นไปที่ การวิเคราะห์ PivotTable บนริบบิ้นอีกครั้ง
- จาก ตัวกรอง กลุ่ม เลือก แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล .
- จากนั้น เลือกบัญชี ใน แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล กล่องโต้ตอบ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- จะสร้างกลุ่มย่อยเฉพาะซึ่งคุณจะเห็นเฉพาะกลุ่มธุรกรรมบางกลุ่มเมื่อคุณคลิกที่รายการใดๆ
- จากนั้น หากเราเลือกเงินสดในตัวแบ่งส่วนข้อมูล ก็จะแสดงรายละเอียดของเงินสดจากข้อมูลในสมุดรายวันทั่วไป
- ตอนนี้ หากคุณเปลี่ยนธุรกรรมจากเงินสดเป็นการซื้อ คุณจะได้รับเฉพาะธุรกรรมการซื้อเท่านั้น ดูภาพหน้าจอ
- หลังจากนั้น เปลี่ยนธุรกรรมจากการซื้อเป็นการขาย ดูภาพหน้าจอ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างบัญชีแยกประเภทย่อยใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
สิ่งที่ควรจำ
- ขณะสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไป คุณต้องใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลจากแท็บวิเคราะห์ PivotTable
- หลังจากสร้างตารางเดือยแล้ว เราจะแปลงให้อยู่ในรูปแบบตารางเพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้น
บทสรุป
ในการสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลสมุดรายวันทั่วไป เราได้แสดงขั้นตอนทีละขั้นตอนซึ่งคุณสามารถทำงานได้ ขั้นตอนทั้งหมดนี้ใช้งานง่าย ในบทความนี้ เราใช้ตารางสาระสำคัญและค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาที่จำเป็น ฉันหวังว่าเราจะครอบคลุมพื้นที่ที่เป็นไปได้ทั้งหมด หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม อย่าลังเลที่จะถามในช่องแสดงความคิดเห็น อย่าลืมไปที่ Exceldemy . ของเรา หน้า.
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการสร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีแยกประเภทใน Excel
- สร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีแยกประเภทผู้ขายใน Excel
- วิธีการส่งออกบัญชีแยกประเภททั้งหมดจาก Tally ใน Excel
