การใช้เครื่องมือตรวจสอบ passive voice เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดสำหรับแก้ไขไวยากรณ์ในการเขียน แพลตฟอร์มหลายตัวดาวน์โหลดใช้กับซอฟต์แวร์ประมวลผลคำได้ แต่มันรู้ไหมว่าโปรแกรมยอดนิยมอย่าง Word มี grammar checking built-in แล้ว?
เปิดใช้งานการตรวจสอบ Passive Voice ใน Word (Office 365)
คู่มือนี้สำหรับผู้ใช้ Microsoft Word ส่วนหนึ่งของ Office 365 ฟีเจอร์นี้ไม่มีตอนปล่อย Word รุ่นใหม่ แต่เป็นองค์ประกอบจำเป็นสำหรับนักเขียนทุกคนในตอนนี้
ขั้นตอน #1: เข้าเมนู Options
เปิด Microsoft Word ไปที่แท็บ File ภายในแท็บ จะเจอเมนู Options ด้านซ้าย
ขั้นตอน #2: เปลี่ยนการตั้งค่า Proofing
ตอนอยู่ใน Options เลือก Proofing ด้านซ้ายของเมนู เมื่อแท็บเปิด จะมีฟีเจอร์ปรับได้หลายอย่าง: โหมดภาษา, แสดงสถิติ readability, และอื่นๆ สำหรับกระบวนการนี้ ฟีเจอร์สำคัญคือ Show Readability Statistics ต้องติ๊ก
ขั้นตอน #3: ปรับการตั้งค่า Grammar
หลังติ๊ก Show Readability Statistics เข้าเมนู grammar settings ได้ ข้างใต้ readability จะมีฟิลด์ Writing Style: Grammar และปุ่ม Settings
เข้า grammar settings แล้วเลื่อนลงจนเจอหัวข้อย่อย Clarity จะมีตัวเลือก: adjective order, double negation, และ passive voice
ให้ติ๊ก Passive Voice และ Passive Voice with Unknown Actor ตอนนี้มีการตั้งค่าแล้ว สามารถ recheck เอกสารด้วยเกณฑ์ไวยากรณ์ใหม่ได้
ขั้นตอน #4: ตรวจสอบงานของคุณ
หากยังไม่ได้เขียน ง่ายที่จะเช็ค passive voice หลังจบบทความ/รายงาน ไปที่แท็บ Review ภายใต้ฟังก์ชัน Editor จะเห็นรายการแก้ไขภายใต้ Clarity ขวา
ใน Editor pane จะมีข้อมูลเพิ่มเติมปรับปรุงงาน: การแก้ไข spelling และ grammar ตามฟิลด์ที่เลือก
เปิดใช้งานการตรวจสอบ Passive Voice ใน Word (2010)
คู่มือสำหรับผู้ที่ยังใช้ Word รุ่นเก่า เช่น Microsoft Word 2010 โชคดีที่เปิด passive voice ง่ายเท่า Office 365
ขั้นตอน #1: เข้า "Proofing Tab"
ขั้นแรก ไปเมนู File แล้ว Options แล้วเลือกแท็บ Proofing เมื่อมี prompt คล้าย Microsoft 365
ขั้นตอน #2: ปรับการตั้งค่า Grammar
ในแท็บ Proofing จะมีส่วน When Correcting Spelling and Grammar in Word เลือกส่วนนี้ เปลี่ยน writing style setting เป็น Grammar & Style จาก dropdown ด้วยการเปิดฟีเจอร์นี้ กำหนดให้ word processor รวมสไตล์อื่นๆ เช่น passive sentences ในการตรวจสอบไวยากรณ์
ขั้นตอน #3: เปิดใช้งาน Passive Settings
ไปอีกขั้น: แนะนำไปปุ่ม Settings ถัดจาก Passive Sentences ติ๊ก OK เพื่อเปิดฟีเจอร์นี้ตรวจสอบ และ apply settings เมื่อกลับหน้าต่าง options ติ๊ก Mark Grammar Errors As You Type
ด้วยการตั้งค่านี้ Word จะส่งการสนใจไปยังประโยคเฉพาะที่มีปัญหา ประโยคเหล่านี้จะรวม passive designs และปัญหาไวยากรณ์อื่นๆ ขณะเขียน
ขั้นตอน #4: แสดง Readability Statistics
ขั้นตอนนี้ไม่บังคับ แต่อาจช่วยปรับปรุง ด้วยการเปิด readability statistics จะได้รายงานหลังจบงาน รายงานรายละเอียดจำนวนประโยค passive ในข้อความ รวมข้อบกพร่องไวยากรณ์อื่นๆ
ผ่านการทบทวน readability statistics สามารถระบุข้อผิดพลาดอื่นๆ ในการเขียน ได้ ตามเวลา คุณภาพงานแน่นอนดีขึ้น ใกล้พร้อมส่งเมื่อเสร็จ
Grammar checkers หลายตัวก็มี readability statistics ให้ทบทวน พิจารณาความชัดเจน การสื่อสาร และความน่าสนใจของข้อความ
ตรวจสอบ Passive Voice ด้วย Grammar Checkers
ทางเลือกแทน built-in features ของ Word คือ grammar checker ตัวที่สาม นักพัฒนาออกแบบแพลตฟอร์มเหล่านี้ด้วย grammar tools ใช้ง่าย ปรับปรุงคุณภาพการเขียน หลังใส่ข้อความ โปรแกรมวิเคราะห์และเสนอแก้ไข
Grammar checkers ยอดนิยมอย่าง Grammarly ค้นหา passive voice ในประโยค ใช้ automated suggested edits หรือแก้ไขเองในแพลตฟอร์ม หลังทบทวนพอสมควร copy-paste กลับ Word
ตัวเลือกอื่น: หาโปรแกรมทำงานกับ word processor ตัวอย่าง Grammarly มี beta features ให้ grammar-check โดยตรงใน processor ประหยัดเวลา ไม่ต้อง copy-paste ระหว่างแพลตฟอร์ม
สรุป
Word เป็นโปรแกรมดังเนื่องจากฟีเจอร์ใช้งานง่าย ด้วยความสามารถตรวจสอบ passive voice in-house คุณสามารถปรับปรุงการเขียนที่ต้นทางได้
