ไม่ว่าจะ Personal หรือ Professional อีเมลเป็นสื่อสื่อสารสำคัญและใช้บ่อยที่สุดวันนี้ และเนื่องจากมันคงอยู่ตลอดกาล คุณควรพยายาม Compose ให้ดี
การเขียนไม่ใช่ Cup of tea ของทุกคน แตคุณไม่ต้องเป็นนักเขียนเก่ง เพื่อส่งอีเมลเก่ง แค่มีเว็บไซต์และ Extensions ไม่กี่ตัว เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพข้อความ
1. DraftMap (Chrome, Web): Real-time Improvement Suggestions
มี Browser-based tools เขียนดีขึ้น อย่าง Hemingway หรือ Grammarly DraftMap อยู่ในเส้นทางเดียวกัน แต่ยังตรวจ Style และ Word repetition ด้วย Chrome Extension ให้ Real-time suggestions ที่ Satisfying และ Intuitive
DraftMap ใช้สีต่างๆ Highlight ข้อเสนอแนะ Style ต่างๆ ชี้คำซ้ำ, Passive voice, Adverbs, Clichés และให้คำแนะนำ Readability และ Style หลักการเหมือนกฎเขียนของ Ernest Hemingway Extension ทำทั้งหมดจากใน Gmail Compose window
ไม่ต้องกังวล DraftMap ไม่เปลี่ยนคำของคุณ หากส่งขณะยังมี Highlight colors ผู้รับจะไม่เห็นสีเหล่านั้น มันเป็นแค่สำหคุณ
2. Email Text Formatter (Chrome): ทำให้ Gmail ดูดี
Gmail รองรับ Markdown วิธีเขียนข้อความดูดี แต Downside คือ Copy-paste จากเว็บ จะเก็บ Formatting ต้นทางทั้งหมด หากเคยรับอีเมลฟอนต์แปลก ขนาดแปลก รู้ว่ามันทำให้ Turn-off
Email Text Formatter ตัด Fonts, Colors, Sizes ทั้งหมด ทุกอย่างที่ Paste จะกลายเป็น Default Gmail text แต่เก็บ Capitalizations และ Links ไว้ วิธี Format ข้อความที่เรียบง่าย
Extension นี้ทำงานบน Chromium-based browsers เช่น Opera ด้วย วิธีติดตั้ง Chrome Extensions ใน Opera
3. Email Oops Blocker (Chrome): หลีกเลี่ยง Faux Pas พื้นฐาน
Fitur "BCC" เป็น Basic tech skill ที่ทุกคนควรมี ให้ Sender รักษาให้คนอยู่ใน Loop โดยไม่เชิญ Input โดยตรง แตหากไม่เข้าใจ ต้องการ Etiquette lesson พร้อม Extension นี้
หากคุณถูก BCC ปกติหมายถึงไม่ต้อง Action แต่มันเป็น Habit ที่ยากจะหยุด ครั้งหน้าที่คุณถูก BCC และพยายาม "Reply All" หรือ "Forward" Email Oops Blocker จะทำงาน
จะเตือนว่าทั้งสอง Action บนอีเมลแบบนี้เป็น Bad form และบังคับให้ reconsider ว่าจำเป็นจริงหรือไม่ บางครั้ง Nudge เล็กน้อยช่วยหลีกเลี่ยง Faux pas
4. Brief (Chrome): Word Counter บังคับให้สั้นกระชับ
Sin หลักของอีเมลคือ ส่งข้อความยาวเกินไป ไม่มีใครมีเวลาหรือใจอ่าน Essay ใน Inbox ทำให้บนโทรศัพท์ (ที่ส่วนใหญ่เช็คอีเมล)
Chrome Extension Brief for Gmail บังคับให้เลือกคำอย่างมีสติ ตัว Twitter บังคับ 140 ตัวอักษร Brief บังคับ 125 คำ หากเกิน 125 คำ จะไม่ให้ส่ง Ticker ล่างแสดงจำนวนคำที่เขียนหรือเกิน
และใช่ เรารู้ว่าบางครั้งอีเมลต้อง > 125 คำ Brief ไม่ Hardcore กับกฎ สามารถ Bypass ได้โดย Triple-click ปุ่ม "Send"
5. Minimize.Email [Broken URL Removed] (Web): ขอให้ผู้อื่นลดอีเมลแบบ Anonymous
ทุกคนมีเพื่อนร่วมงาน/เพื่อน ส่งอีเมลเยอะเกินไป บอกตรงๆ ว่าหยุด = Rude และ Impolite แตถ้าทำแบบ Anonymous จะออม Feelings ได้บ้าง
Minimize.Email ทำ Dirty work ให้ ไปที่เว็บ ใส่อีเมลผู้ที่อยากให้ลดข้อความ จะส่งอีเมลไปบอกพวกเขาเรื่องการกระทำของพวกเขา แบบ Friendly
ใช่ ตัวนี้ไม่เกี่ยวกับเขียนอีเมลดีขึ้นเอง แตการลด Inbox เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ดีอยู่ดี และอนาคตคุณจะไม่ระเบิดกับเพื่อนร่วมงานเรื่องข้อความต่อเนื่อง
คุณไม่ใช้ Gmail ไหม?
Tools ส่วนใหญ่ในบทความ Target Gmail เพราะเกือบทุกคนที่เรารู้ใช้ Gmail สำห Email needs แตเรา Curious ได้ยินจาก Outliers
คุณใช้ Gmail หรือเลิกไปใช้อย่างอื่น? ตอนนี้ใช้ Email service อะไร?
