ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องอาชีพ อีเมลเป็นสื่อกลางในการสื่อสารที่สำคัญและมักถูกใช้บ่อยที่สุดในปัจจุบัน และเนื่องจากมันจะคงอยู่ตลอดไป คุณควรพยายามเขียนมันอย่างระมัดระวัง
การเขียนไม่ใช่ถ้วยชาของทุกคน แต่คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักเขียนที่ยอดเยี่ยมเพื่อส่งอีเมลที่ยอดเยี่ยม สิ่งที่คุณต้องมีคือเว็บไซต์และส่วนขยายบางส่วนเพื่อให้มั่นใจว่าข้อความมีคุณภาพ
1. DraftMap (Chrome, เว็บ):คำแนะนำในการปรับปรุงแบบเรียลไทม์
คุณสามารถหาเครื่องมือที่ทำงานบนเบราว์เซอร์ที่ยอดเยี่ยมเพื่อเขียนได้ดีขึ้น เช่น Hemingway หรือ Grammarly DraftMap อยู่ในแนวเดียวกัน แต่ยังตรวจสอบสไตล์และการซ้ำคำของคุณ นอกจากนี้ ส่วนขยาย Chrome ยังเพิ่มประสบการณ์การใช้งานแบบเรียลไทม์ที่น่าพึงพอใจและใช้งานง่าย
DraftMap ใช้สีต่างๆ เพื่อเน้นคำแนะนำรูปแบบต่างๆ โดยจะชี้ให้เห็นคำซ้ำๆ เสียงแฝง กริยาวิเศษณ์ และถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจ และแม้กระทั่งแนะนำคุณเกี่ยวกับความง่ายในการอ่านและรูปแบบของอีเมล หลักการเหมือนกับกฎการเขียนของเออร์เนสต์ เฮมิงเวย์ และส่วนขยายทำหน้าที่ทั้งหมดนี้จากภายในหน้าต่างองค์ประกอบ Gmail ของคุณ
ไม่ต้องกังวล DraftMap จะไม่เปลี่ยนคำพูดของคุณ ในกรณีที่คุณยังคงเน้นสีและส่งอีเมล ผู้รับจะไม่เห็นสีเหล่านั้น สำหรับคุณเท่านั้น
2. ตัวจัดรูปแบบข้อความอีเมล (Chrome):ทำให้ Gmail ดูดี
Gmail รองรับ Markdown ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีที่ชาญฉลาดในการเขียนข้อความที่ดูดีขึ้น แต่ข้อเสียคือเมื่อคุณคัดลอกและวางสิ่งต่างๆ จากเว็บไซต์ จะเก็บการจัดรูปแบบของหน้าเดิมไว้ทั้งหมด หากคุณเคยได้รับอีเมลที่มีฟอนต์และขนาดแปลกๆ มาก่อน คุณจะรู้ว่าอีเมลนี้เลิกใช้ได้อย่างไร
เครื่องมือจัดรูปแบบข้อความอีเมลจะลบแบบอักษร สี และขนาดเหล่านี้ออกทั้งหมด ทุกสิ่งที่คุณวางจะกลายเป็นข้อความ Gmail เริ่มต้น แต่จะรักษาตัวพิมพ์ใหญ่และลิงก์ไว้เหมือนเดิม เป็นวิธีที่ง่ายกว่าในการจัดรูปแบบข้อความของคุณ
ตามปกติแล้ว ส่วนขยาย Chrome นี้ยังทำงานร่วมกับเบราว์เซอร์อื่นๆ ที่ใช้ Chromium เช่น Opera วิธีติดตั้งส่วนขยาย Chrome ใน Opera มีดังนี้
3. Email อ๊ะ Blocker (Chrome):หลีกเลี่ยงปัญหาทั่วไป
ฟีเจอร์ "BCC" เป็นทักษะทางเทคนิคขั้นพื้นฐานที่ทุกคนควรมี ช่วยให้ผู้ส่งติดตามผู้คนโดยไม่ต้องเชิญข้อมูลด่วน แต่ถ้าคุณไม่เข้าใจ แสดงว่าคุณจำเป็นต้องได้รับบทเรียนเกี่ยวกับมารยาทควบคู่ไปกับส่วนขยายนี้
หากคุณเป็น BCC-ed โดยทั่วไปหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ แต่ดูสิ มันเป็นนิสัยที่ยากจะเลิกรา ครั้งต่อไปที่คุณมีสำเนาลับถึงในอีเมลและพยายาม "ตอบกลับทั้งหมด" หรือ "ส่งต่อ" อีเมลโอ๊ะโอ Blocker จะเริ่มทำงาน
มันจะเตือนคุณว่าการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งกับอีเมลดังกล่าวเป็นรูปแบบที่ไม่ดี และทำให้คุณประเมินใหม่ว่าจำเป็นต้องทำจริงหรือไม่ บางครั้งการเขยิบก็เป็นสิ่งที่เราต้องหลีกเลี่ยงเท่านั้น
4. Brief (Chrome):Word Counter ที่จะบังคับให้คุณพูดสั้นๆ
ความผิดประการหนึ่งของการส่งอีเมลคือการส่งข้อความที่ยาวเกินไปสำหรับผู้รับ ไม่มีใครมีเวลาหรือความชอบที่จะอ่านเรียงความในกล่องจดหมายของตน นับประสาทางโทรศัพท์ (ซึ่งคนส่วนใหญ่จะเช็คอีเมล)
ส่วนขยาย Chrome Brief สำหรับ Gmail บังคับให้คุณเลือกคำพูดของคุณอย่างชาญฉลาด เช่นเดียวกับ Twitter ที่บังคับให้คุณเขียนอักขระไม่เกิน 140 ตัว Brief กำหนดให้มีการจำกัดคำ 125 คำ หากคุณใช้มากกว่า 125 คำ คุณจะส่งอีเมลไม่ได้ ทิกเกอร์ด้านล่างแสดงจำนวนคำที่คุณเขียนหรืออ่านไป
และใช่ เราทุกคนทราบดีว่าบางครั้งอีเมลต้องการมากกว่า 125 คำ บทสรุปไม่ใช่การยึดติดกับกฎ คุณสามารถข้ามข้อจำกัดได้โดยคลิกปุ่ม "ส่ง" สามครั้ง
5. Minimize.Email [Broken URL Removed] (เว็บ):ขอให้ผู้อื่นลดข้อความโดยไม่ระบุชื่อ
เราทุกคนมีเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนที่ส่งอีเมลมากเกินไป บอกพวกเขาให้หยุดมันจะเป็นบิตหยาบคายและไม่สุภาพ แต่ถ้าคุณต้องทำโดยไม่เปิดเผยตัวตน คุณสามารถเก็บความรู้สึกของพวกเขาไว้ได้เล็กน้อย
Minimize.Email จัดการงานสกปรกให้คุณ ไปที่ไซต์และเพิ่มที่อยู่อีเมลของใครก็ตามที่คุณต้องการลดข้อความ โดยจะส่งอีเมลถึงบุคคลนั้นโดยอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบถึงการล่วงละเมิดของตน แต่ในลักษณะที่เป็นมิตร
ใช่ อันนี้ไม่เกี่ยวกับการเขียนอีเมลให้ดีขึ้นด้วยตัวคุณเอง แต่การลดกล่องจดหมายเข้าของคุณก็เป็นการเปลี่ยนแปลงที่น่ายินดี นอกจากนี้ อย่างน้อยในอนาคต คุณจะไม่ระเบิดหน้าเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับข้อความที่ไม่หยุดหย่อน
คุณไม่ได้ใช้ Gmail หรือไม่
เครื่องมือส่วนใหญ่ในบทความนี้กำหนดเป้าหมายไปที่ Gmail เนื่องจากเกือบทุกคนที่เรารู้จักใช้ Gmail นี้สำหรับความต้องการด้านอีเมลของตน แต่เราอยากรู้เสมอที่จะได้ยินจากสิ่งผิดปกติ
คุณใช้ Gmail หรือเลิกใช้แล้วเพื่ออย่างอื่น ตอนนี้คุณกำลังใช้บริการอีเมลใดอยู่
