การทำความเข้าใจวิธีเขียนอีเมลที่ดีเป็นทักษะที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงาน ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือประกอบอาชีพอิสระ คุณมักจะต้องจัดการกับอีเมลนับไม่ถ้วนทุกวัน
คุณสามารถใช้อีเมลเป็นวิธีหลักในการสื่อสารกับธุรกิจและลูกค้าอื่นๆ การเขียนอีเมลอาจดูเหมือนเป็นเรื่องง่าย แต่ผู้คนมักประสบปัญหาการสื่อสารที่ผิดพลาด
นี่คือเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจช่วยได้!
1. แม่นยำ
ในการสื่อสารทางอีเมล คุณต้องเจาะจงกับสิ่งที่คุณพูด อีเมลง่ายๆ เช่น "ฉันต้องการให้เสร็จภายในพรุ่งนี้" ไม่เพียงพอหากคุณส่งข้อความหาพนักงาน
แม้ว่าพนักงานของคุณควรเข้าใจสิ่งที่คุณพูดเป็นส่วนใหญ่ แต่จะเสี่ยงต่อการสื่อสารที่ผิดพลาดไปทำไมในเมื่อคุณสามารถเป็นหัวหน้าแทนได้
2. จัดโครงสร้างอีเมลของคุณอย่างเหมาะสม
การปรับหัวเรื่องให้เหมาะสม
ควรเพิ่มประสิทธิภาพทุกด้านของอีเมลตั้งแต่หัวเรื่องจนถึงเนื้อหา
คุณได้รับอีเมลนับไม่ถ้วนในแต่ละวัน และบางฉบับก็มักจะโดดเด่นใช่ไหม โดยปกติแล้ว สิ่งเหล่านี้คือหัวเรื่องที่มีการปรับให้เหมาะสมที่สุด หัวเรื่องของอีเมลควรเกี่ยวข้องกับหัวเรื่องโดยรวมของอีเมล
เมื่อเราไม่รู้จักหัวเรื่อง หรือดูเหมือนไม่เกี่ยวข้อง เราเพียงแค่ลบอีเมลก่อนที่จะอ่าน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณมีโครงสร้างที่ถูกต้อง
เนื้อหาอีเมล
เริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยคำทักทาย เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเป็นทางการเมื่อสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้าทางธุรกิจ เป็นเรื่องปกติที่จะใช้คำพูดที่ไม่เป็นทางการได้ตามความเหมาะสม แต่ควรใช้คำพูดที่เป็นทางการในกรณีส่วนใหญ่
คำถามหรือการกระทำที่คุณพยายามจะสื่อคืออะไร? เป็นการดีที่จะได้ตรงประเด็นหลังจากทักทาย อย่าลังเลที่จะเป็นโดยตรง
ปิด
การสิ้นสุดอีเมลของคุณเป็นสิ่งสุดท้ายที่ลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจของคุณจะอ่าน สิ่งนี้สามารถส่งผลต่อว่าพวกเขาจะตอบกลับคุณหรือไม่
พยายามปิดท้ายอีเมลเหมือนที่คุณทำในการสนทนา คุณจะมีโอกาสได้รับการตอบรับในเชิงบวกมากขึ้น หากคุณเป็นมิตร เป็นมืออาชีพ และชัดเจนด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจ
การส่งไฟล์แนบ
หากคุณมีไฟล์แนบขนาดใหญ่ที่ต้องการส่ง คุณไม่ควรส่งผ่านอีเมล ให้อัปโหลดไฟล์ไปยังบริการแชร์ไฟล์และส่งลิงก์แทน ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
3. แก้ไขและพิสูจน์อักษร!
เมื่อเตรียมอีเมลของคุณ พยายามจินตนาการว่าทุกคนในบริษัทจะอ่านมัน อีเมลสร้างได้รวดเร็ว แต่สามารถสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม ดังนั้นอย่าลืมตรวจสอบงานของคุณก่อนที่จะคลิกส่ง .
มีเครื่องมือออนไลน์ฟรีมากมายที่สามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่างานของคุณจะเขียนได้ดีและถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ ประกอบด้วยโครงสร้างประโยค เครื่องหมายวรรคตอน การสะกด ฯลฯ
ไวยากรณ์
Grammarly จะวิเคราะห์ข้อความที่คุณเขียนและตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ คุณสามารถติดตั้งเป็นส่วนขยายของเบราว์เซอร์ และคุณสามารถเข้าถึงได้ไม่ว่าคุณจะใช้เว็บไซต์ใด
ตัวอย่างเช่น Grammarly จะตรวจสอบไวยากรณ์ของคุณในขณะที่คุณพิมพ์อีเมลใน Gmail หรือเว็บไซต์อีเมลอื่นๆ
Grammarly ให้บริการฟรี แต่ก็มีเวอร์ชันพรีเมียมด้วยเช่นกัน เวอร์ชันฟรีทำงานได้ดีในการตรวจจับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนพื้นฐานและขั้นสูง เช่น เครื่องหมายจุลภาค ประโยคที่รันบน การสะกดคำ แฟรกเมนต์ ฯลฯ
นอกจากนี้ยังจะตรวจสอบการสะกดคำผิด การลอกเลียนแบบ และรูปแบบการเขียนอีกด้วย Grammarly เวอร์ชันพรีเมียมเพิ่มความพิเศษให้กับทุกสิ่งที่เวอร์ชันฟรีมีให้ อย่างไรก็ตาม Grammarly แบบพรีเมียมมีไว้สำหรับผู้ที่วางแผนจะเผยแพร่บทความเป็นส่วนใหญ่
ตัวแก้ไขเฮมิงเวย์
Hemingway Editor เป็นเครื่องมือออนไลน์ฟรีที่จะช่วยคุณปรับปรุงสไตล์การเขียนของคุณ แพลตฟอร์มนี้เหมาะสำหรับการตัดต่อเรื่องสั้น เช่น อีเมล
นอกจากนี้ Hemingway Editor ยังสนับสนุนให้คุณเขียนได้ชัดเจนและตรงไปตรงมา แม้ว่าคุณจะเขียนบทความยาวๆ ที่มีประโยคที่ซับซ้อนก็ตาม คุณสามารถใช้ตัวแก้ไขนี้เพื่อประเมินความซับซ้อนและความสามารถในการอ่านงานของคุณ
Microsoft Word และเครื่องมือแก้ไขอื่นๆ
คุณรู้หรือไม่ว่า Microsoft Word มีตัวเลือกการพิสูจน์อักษรที่ยอดเยี่ยม เมื่อคุณเปิด Microsoft Word ให้คลิกที่ ไฟล์> ตัวเลือก> การพิสูจน์อักษร . คุณเลือกตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติและการสะกดคำที่ต้องการให้ Microsoft Word ตรวจสอบได้
นอกจากนี้ Microsoft ยังมี Microsoft Editor ซึ่งเป็นส่วนขยายของเบราว์เซอร์ที่ช่วยคุณตรวจสอบเอกสารเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ รูปแบบ และอื่นๆ อีกมากมาย
สิ่งที่ยอดเยี่ยมในการแก้ไขอีเมลใน Microsoft Word คือการแก้ไข/การจัดรูปแบบเหมาะสำหรับแอป/ไซต์อีเมลบางรายการ เช่น Gmail หรือ Outlook
ในปัจจุบัน ผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยมส่วนใหญ่จะมีตัวเลือกการแก้ไขแบบบูรณาการ ส่วนใหญ่จะตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์เช่นกัน นอกจาก Gmail แล้ว Yahoo และ Outlook ยังมีตัวเลือกการจัดรูปแบบอีเมลอีกด้วย
เรียนรู้วิธีจัดโครงสร้างอีเมลที่สมบูรณ์แบบ
พวกเราส่วนใหญ่ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการเขียนและอ่านอีเมลในแต่ละวัน หลายครั้งที่อีเมลเหล่านี้อาจสร้างความสับสนให้กับผู้อื่นได้ เคล็ดลับที่กล่าวถึงข้างต้นจะช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่กระชับ ชัดเจน และเข้าใจง่าย
อีเมลของคุณเป็นภาพสะท้อนของความเป็นมืออาชีพ ความใส่ใจในรายละเอียด และค่านิยมของคุณ ดังนั้นโปรดระลึกไว้เสมอว่าคนอื่นจะตีความน้ำเสียงในอีเมลของคุณอย่างไร
