การเข้าใจวิธีเขียนอีเมลที่ดีเป็นทักษะสำคัญ โดยเฉพาะสำหรับงาน ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก หรือคุ้ยครองตัวเอง (self-employed) คุณน่าจะจัดการอีเมลจำนวนมากทุกวัน
คุณอาจใช้อีเมลเป็นวิธีสื่อสารหลักกับธุรกิจอื่นและลูกค้า อาจดูเหมือนงานง่ายที่จะเขียนอีเมล แต่มนุษย์มักประสบปัญหาการสื่อสารผิด (miscommunication)
นี่คือเคล็ดลับบางอย่างที่ช่วยได้!
1. เป็นไปอย่างแม่นยำ (Be Precise)
ในการสื่อสารอีเมล คุณต้องเฉพาะเจาะจงกับสิ่งที่คุณพูด อีเมลง่ายๆ อย่าง "I need this done by tomorrow." (ต้องการให้เสร็จภายในพรุ่งนี้) ไม่พอ หากคุณส่งข้อความให้พนักงาน
แม้พนักงานควรเข้าใจส่วนใหญ่ของสิ่งที่คุณพูด ทำไมต้องเสี่ยงการสื่อสารผิด เมื่อคุณสามารถตรงไปตรงมาได้?
2. จัดโครงสร้างอีเมลให้ถูกต้อง
ปรับปรุงบรรทัดเรื่อง (Subject Line)
ทุกด้านของอีเมล จากบรรทัดเรื่องไปจนถึงเนื้อหา ควรถูกปรับปรุง (optimized)
คุณรับอีเมลจำนวนมากทุกวัน และบางอันโดดเด่น ไหม? ปกติแล้วเป็นอันที่มีบรรทัดเรื่องที่ optimized (ปรับปรุงแล้ว) บรรทัดเรื่องของอีเมลควรเกี่ยวข้องกับหัวข้อโดยรวมของอีเมล
เมื่อเราไม่รู้จักบรรทัดเรื่อง หรือดูไม่เกี่ยวข้อง เราแค่ลบอีเมลก่อนอ่าน เพื่อหลีกเลี่ยง ให้แน่ใจว่าบรรทัดเรื่องของคุณมีโครงสร้างถูกต้อง
เนื้อหาอีเมล (Email Body)
เริ่มอีเมลด้วยการทักทาย สำคัญที่จะเป็นทางการ (formal) เมื่อสื่อสารกับลูกค้าและพันธมิตรธุรกิจ ใช้พูดไม่ทางการ (informal) ได้เมื่อเหมาะสม แต่ในกรณีส่วนใหญ่ ควรใช้พูดทางการ
คำถามหรือการกระทำที่คุณพยายามสื่อสารคืออะไร? ดีที่จะไปตรงจุดหลังทักทาย อย่าลังเลที่จะตรงไปตรงมา
ปิดท้าย (Closing)
การจบอีเมลคือสิ่งสุดท้ายที่ลูกค้าหรือพันธมิตรธุรกิจจะอ่าน สิ่งนี้อาจมีอิทธิพลต่อว่าพวกเขาจะตอบกลับหรือไม่
พยายามจบอีเมลเหมือนในการสนทนา คุณจะมีโอกาสได้รับการตอบกลับเชิงบวกมากขึ้น หากคุณเป็นกันเอง มืออาชีพ และชัดเจนกับ call-to-action (คำเรียกร้องให้ดำเนินการ)
การส่งไฟล์แนบ (Sending an Attachment)
หากคุณมีไฟล์แนบขนาดใหญ่ที่ต้องการส่ง คุณไม่ควรทำผ่านอีเมล แทนที่จะ ให้อัปโหลดไฟล์ไปยังบริการแชร์ไฟล์ (file-sharing service) และส่งลิงก์แทน ดูมืออาชีพกว่ามาก
3. ตรวจสอบและอ่านแก้ไข (Edit and Proofread)!
ขณะเตรียมอีเมล ลองจินตนาการว่าทุกคนในบริษัทจะอ่านมัน อีเมลสร้างเร็ว แต่อาจทิ้งความประทับใจถาวร ดังนั้นอย่าลืมตรวจสอบงานก่อนกด Send
มีเครื่องมือออนไลน์ฟรีมากมายช่วยให้งานของคุณเขียนดีและถูกต้องไวยากรณ์ รวมถึงโครงสร้างประโยค ปunctuation การสะกด เป็นต้น
Grammarly
Grammarly จะวิเคราะห์ข้อความที่คุณเขียน และตรวจสอบข้อผิดพลาดไวยากรณ์ คุณติดตั้งเป็น browser extension ได้ และดังนั้นคุณเข้าถึงได้ไม่ว่าใช้เว็บไซต์ไหน
ตัวอย่าง Grammarly ตรวจสอบไวยากรณ์ขณะคุณพิมพ์อีเมลบน Gmail หรือเว็บไซต์อีเมลอื่นๆ
Grammarly มีให้ฟรี แต่มี premium version ด้วย เวอร์ชันฟรีทำงานดีในการตรวจจับข้อผิดพลาดไวยากรณ์และ punctuation พื้นฐานและขั้นสูง เช่น comma, run-on sentences, alliteration, fragments ฯลฯ
มันยังตรวจสอบการสะกด คลลังลิขสิทธิ์ (plagiarism) และสไตล์การเขียน Premium version เพิ่มทรงพลังให้ทุกอย่างที่ฟรีเสนอ แต่ premium Grammarly น่าจะสำหรับคนที่วางแผนเผยแพร่บทความ
Hemingway Editor
Hemingway Editor เป็นเครื่องมือออนไลน์ฟรีช่วยปรับปรุงสไตล์การเขียน แพลตฟอร์มเหมาะสำหรับแก้ไขชิ้นสั้นๆ เช่น อีเมล
เพิ่มเติม Hemingway Editor จะส่งเสริมให้คุณชัดเจนและตรงไปตรงมาในการเขียน แม้คุณเขียนบทความยาวด้วยประโยคซับซ้อน คุณใช้ editor นี้ประเมินความซับซ้อนและ readability (ความอ่านง่าย) ของงานได้
Microsoft Word และเครื่องมือแก้ไขอื่นๆ
คุณรู้ไหมว่า Microsoft Word มีตัวเลือกการตรวจสอบ (proofing options) ที่ดี? เมื่อเปิด Microsoft Word คลิก File > Options > Proofing คุณเลือกตัวเลือก AutoCorrect และการสะกดที่ต้องการให้ Word ตรวจสอบ
เพิ่มเติม Microsoft ยังมี Microsoft Editor browser extension ช่วยตรวจสอบเอกสารข้อผิดพลาดไวยากรณ์ สไตล์ และมากกว่านั้น
สิ่งดีของการแก้ไขอีเมลใน Microsoft Word คือ การแก้ไข/จัดรูปแบบแปลได้ดีไปยังแอป/เว็บไซต์อีเมลบางอย่าง เช่น Gmail หรือ Outlook
วันนี้ ผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยมส่วนใหญ่จะมีตัวเลือกแก้ไขรวม (integrated editing options) หลายตัวตรวจสอบไวยากรณ์ด้วย นอกจาก Gmail, Yahoo และ Outlook ก็มีตัวเลือกจัดรูปแบบสำหรับอีเมล
เรียนรู้โครงสร้างอีเมลที่สมบูรณ์แบบ
เราส่วนใหญ่ใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันในการเขียนและอ่านอีเมล หลายครั้ง อีเมลเหล่านี้อาจสับสนผู้อื่น เคล็ดลับข้างต้นควรช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่กระชับ ชัดเจน และเข้าใจง่าย
อีเมลของคุณเป็นการสะท้อนความเป็นมืออาชีพ ความใส่ใจรายละเอียด และคุณค่าของคุณ ดังนั้นอย่าลืมจดจำว่าผู้อื่นอาจแปลความหมายโทนของอีเมลคุณอย่างไร
