การหางานเหมือนล่าทอง ใส่ไพ่ถูกต้อง = ได้ Karriere สำเร็จ ผิดพลาด = โอกาสกับบริษัทนั้นหายไป
ช่องทางติดต่อบริษัทเพิ่มขึ้น อีเมลเป็นหนึ่งวิธี นี่คือโครงสร้าง Resume และ Cover Letter สำหรับ Application ทางอีเมล ให้ Put your best foot forward และไม่ทำลายโอกาส
1. ทำ Research ให้ลึก
สิ่งสำคัญที่สุดก่อนสมัคร: Research บริษัทและวิธีที่พวกเขาอยากให้ส่ง Application
บริษัทบางแห่ง ไม่อนุญาตสมัครผ่านอีเมล หากลองวิธีนี้ = Auto-reject
หากอนุญาต ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำใน Job Posting ตรงตัว ต้องการ Wording เฉพาะใน Application? ทำ ต้องการ Subject Line โครงสร้างเฉพาะ? ทำ บอก Address Cover Letter ให้คนเฉพาะ? ทำ
คำแนะนำเหล่านี้ = ทดสอบว่า Follow orders ได้ดี และมี Eye for detail ทักษะที่มีค่าในที่ทำงาน
2. Subject Line (หัวข้ออีเมล)
Subject Line = ส่วนสำคัญที่สุดของ Application อาจควบคุมว่า บริษัทเปิดอีเมล หรือคิดว่า Spam ทิ้งทิ้ง
หากไม่มีคำแนะนำเฉพาะ Subject Line ใส่ Reference เรื่องราวทั่วไปของอีเมล
ตัวอย่าง: "JOB APPLICATION: Entertainment Writer" เริ่มต้นที่ดี ชัดเจน ใส่ Keywords ได้
บางกรณี ส่งไป Shared Inbox แต่รู้ว่า Address ให้ใคร ใส่ "ATTN: [ชื่อ]" นำหน้า Subject Line ทุกคนใน Inbox จะรู้ Forward ให้ใคร
3. Introductions (การแนะนำตัว)
ตอนแนะนำตัวและ Address ผู้อ่าน Application มีสิ่งที่ต้องถูกต้อง:
- สะกดชื่อ/Title ถูกต้อง
- ตั้ง "Tone" ให้เหมาะสมใน Introduction
Research "Public Face" ของบริษัทก่อนสมัคร วัฒนธรรมที่พยายามสร้าง?
Fun/Casual? Serious? หาก Casual ใช้ "Hello" + ชื่อเล่นได้ — ถ้ารู้ชื่อจริง
หากผู้ติดต่อมี Title เฉพาะ ใช้ Title นั้น
บริษัท Formal: ใช้ "Dear [ชื่อ]" ควรทราบ Title "Mr./Mrs." ล้าสมัย เพราะเดา Marital status/Gender จาก Profile ออนไลน์ไม่ได้
ทั้งหมดนี้ = Introduction ต้อง Match บริษัทระดับ Corporate/Culture หากไม่ตรง = Red Flag ว่าอาจ Clash ค่านิยมที่ทำงาน
4. ใส่ Cover Letter ใน Body ของอีเมล (ไม่ใช่ Attachment)
ส่ง Application ผ่านอีเมล ควรใส่ Cover Letter ใน Body ของอีเมลเอง
เพราะ อีเมลที่ส่ง คือ Cover Letter ของคุณ สิ่งแรกที่ Hiring Manager เห็น ต้อง Put best foot forward
อีกเหตุผล: ไม่อยากให้ Hiring Manager อ่าน Cover Letter 2 ครั้ง พวกเขาไม่มีเวลา
หากอ่าน Intro แบบย่อในอีเมล ตามด้วย Cover Letter เต็มใน Attachment = Frustrated Redundant
แต่ หากขอ Attach Cover Letter ต้อง Follow คำแนะนำพวกเขาแม่นยำ
5. หาก Attach ไฟล์ ให้เป็น PDF เสมอ
บริษัทบางแห่ง ไม่อยูรับ Attachment Attach ไฟล์ = ตรง Junk Mail หากไม่รับ Attachment มักบอกใน Job Posting
หากไม่สามารถ Attach หรือกังวล Application ไม่ผ่าน ให้ Link ไป Online Resume (LinkedIn Profile) Anchor Text ต้อง Descriptive ให้รู้ว่ากดแล้วไปไหน
หาก Attach ได้ ปลอดภัยสุดคือ PDF Universal Format เปิดได้หลายโปรแกรมและ Browser ทำให้ดู Resume ได้ทุกที่ทุกเวลา
กังวลข้อมูลผิดใน Attachment? ดูสิ่งที่ ไม่ควรใส่ใน Resume
6. อย่า Spam คน (Don't Spam People)
ส่ง Application แล้ว อย่า รบกวน ถามว่าอ่านยัง หากทำ = Correspondence อาจกลายเป็น Spam
บริษัทบางแห่ง Auto-reply ยืนยันรับ Application บางแห่งไม่
บางแห่งนานถึงสัปดาห์/เดือน เพราะ Application ยังเปิด อาจไม่ตอบเลย = Nature of the game
หากบริษัทตอบกลับถามเพิ่ม (แต่ไม่เสนอสัมภาษณ์) ให้สุภาพ เป็นกันเอง
ตอบคำถาม พวกเขาไม่ตอบหลายสัปดาห์ ส่ง Follow-up สั้นๆ ถามว่ามีคำถามเพิ่ม แจ้งว่ายัง Available สัมภาษณ์
แต่หากไม่ตอบ Follow-up หรือตอบ Negative อย่าส่งอีเมลเพิ่ม เข้าใจว่า Application บางอย่างไม่ได้ลองบริษัทอื่นต่อไป
ส่งอีเมลด้วยความระมัดระวัง (Email With Care)
ส่ง Resume ผ่านอีเมล รู้สึกเครียด แต่ปฏิบัติตามขั้นตอนพื้นฐาน = On the right track อย่างน้อย Application ถูกตัดสินจาก Experience ไม่ใช่ Mistake โจกตา
อยากเคล็ดลับหางานเพิ่ม? ดู Common Cover Letter Mistakes
