วิธีจัดโครงสร้างจดหมายสมัครงานและประวัติย่อเมื่อส่งทางอีเมล

การหางานก็เหมือนกับการล่าทองคำ หากคุณเล่นไพ่ได้ถูกต้อง คุณก็จะรวยและมีอาชีพได้ หากคุณทำพลาด คุณก็ระเบิดโอกาสกับบริษัทนั้นได้

วิธีที่คุณสามารถติดต่อบริษัทที่คุณต้องการทำงานด้วยกำลังทวีคูณ และหนึ่งในวิธีคือผ่านทางอีเมล ต่อไปนี้คือวิธีจัดโครงสร้างประวัติย่อและจดหมายสมัครงานสำหรับการสมัครอีเมล เพื่อให้คุณก้าวไปข้างหน้าอย่างดีที่สุดและอย่าทำให้โอกาสของคุณพัง

1. ทำวิจัยของคุณ

สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณต้องทำก่อนสมัครก็คือการทำวิจัยของคุณ

งานวิจัยนี้ใช้กับบริษัทเองและวิธีที่พวกเขาต้องการให้คุณส่งใบสมัครของคุณ บางบริษัทไม่อนุญาตให้คุณสมัครทางอีเมล และหากคุณลองใช้วิธีนั้น คุณจะถูกปฏิเสธโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณทราบแล้วว่าคุณได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลถึงพวกเขาหรือไม่ ให้ทำตามคำแนะนำในประกาศรับสมัครงานนั้นในจดหมาย หากพวกเขามีคำขอแปลก ๆ สำหรับถ้อยคำในใบสมัครของคุณ หรือพวกเขาบอกให้คุณจัดโครงสร้างหัวเรื่องของคุณด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง ให้ทำอย่างนั้น หากพวกเขาบอกให้คุณส่งจดหมายปะหน้าถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ให้ทำเช่นกัน

คำแนะนำเหล่านี้เป็นการทดสอบว่าคุณปฏิบัติตามคำสั่งอย่างถูกต้องหรือไม่ พวกเขายังต้องการทราบว่าคุณมีรายละเอียดหรือไม่---ทั้งทักษะอันมีค่าในที่ทำงาน

2. Subject Line

หัวเรื่องของอีเมลอาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในใบสมัครของคุณ อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างบริษัทที่เปิดอีเมลกับคิดว่าเป็นสแปมและโยนทิ้ง

หากคุณไม่มีคำแนะนำเฉพาะสำหรับหัวเรื่อง คุณควรใส่ข้อมูลอ้างอิงถึงวัตถุประสงค์ทั่วไปของอีเมลด้วย

ในตัวอย่างนี้ อย่าง "JOB APPLICATION:Entertainment Writer" เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เป็นวิธีที่ดีและรวดเร็วในการระบุอย่างชัดเจนว่าเนื้อหาในอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร นอกจากนี้ยังเป็นที่ที่ดีสำหรับคำหลัก

ในกรณีอื่นๆ คุณจะส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ แต่คุณรู้ว่าจะส่งอีเมลถึงใคร ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณสามารถเพิ่มบางอย่างเช่น "ATTN:[ใส่ชื่อ]" ที่จุดเริ่มต้นของบรรทัดเรื่อง ด้วยวิธีนี้ทุกคนที่ดูกล่องจดหมายจะรู้ว่าต้องส่งต่อให้ใคร

3. การแนะนำตัว

เมื่อคุณแนะนำตัวเองและพูดกับคนที่จะอ่านใบสมัครของคุณ มีบางสิ่งที่คุณจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำให้ถูกต้อง คุณต้อง:

• สะกดชื่อหรือชื่อเรื่องให้ถูกต้อง
• กำหนด "น้ำเสียง" ที่เหมาะสมด้วยการแนะนำตัวของคุณ

ก่อนที่คุณจะสมัคร โปรดศึกษาว่า "ใบหน้า" สาธารณะของบริษัทมีหน้าตาเป็นอย่างไร วัฒนธรรมประเภทใดที่พวกเขาพยายามเผยแพร่ให้โลกรู้

พวกเขาเป็นคู่รักที่สนุกสนานและเป็นกันเองหรือไม่? พวกเขาจริงจังหรือไม่? หากไม่เป็นทางการ ก็อาจใช้คำว่า "สวัสดี" ง่ายๆ และพูดกับผู้จัดการการจ้างงานโดยใช้ชื่อจริงได้ แต่ถ้ารู้ชื่อก่อนเท่านั้น

หากบุคคลที่คุณติดต่อมีชื่อเฉพาะที่ต้องการให้ระบุ ให้ใช้ชื่อนั้น

เมื่อบริษัทจริงจังมากขึ้น คุณสามารถใช้ "เรียน [ใส่ชื่อ]" หรืออะไรทำนองนั้น ควรสังเกตว่าชื่อเช่น "นาย" และ "นาง" หลุดพ้นจากรูปแบบในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เนื่องจากคุณไม่สามารถเดาสถานภาพการสมรสหรือเพศของบุคคลตามโปรไฟล์ออนไลน์ได้เสมอไป

ทั้งหมดนี้กล่าวได้ว่าเมื่อคุณแนะนำตัวเอง คุณต้องแน่ใจว่าการแนะนำตัวของคุณตรงกับบริษัทในระดับองค์กรและวัฒนธรรม หากไม่เป็นเช่นนั้น อาจเป็นธงแดงที่คุณอาจขัดแย้งกับค่านิยมในที่ทำงาน

4. ใส่จดหมายสมัครงานในส่วนเนื้อหาของอีเมล

เมื่อคุณส่งใบสมัครทางอีเมล วิธีที่ดีที่สุดคือใส่จดหมายปะหน้าไว้ในเนื้อหาของอีเมล

เนื่องจากเมื่อคุณส่งอีเมล อีเมลนั้นคือ จดหมายปะหน้าของคุณ เป็นสิ่งแรกที่ผู้จัดการการจ้างงานจะได้เห็น ดังนั้นคุณต้องก้าวไปข้างหน้าอย่างดีที่สุด

อีกเหตุผลหนึ่งที่คุณควรลองใช้วิธีนี้:คุณไม่ต้องการให้ผู้จัดการการจ้างงานอ่านจดหมายสมัครงานของคุณสองครั้ง จำไว้ว่าคนเหล่านี้มีเวลาไม่มากนัก

หากพวกเขาอ่านคำนำแบบย่อในอีเมลของคุณ ตามด้วยจดหมายปะหน้าฉบับเต็มในไฟล์แนบ พวกเขาอาจรู้สึกหงุดหงิด มีความซ้ำซ้อนมากเกินไปเล็กน้อย

อย่างไรก็ตาม หากพวกเขาขอให้คุณแนบสำเนาจดหมายปะหน้าของคุณ ให้ทำตามคำแนะนำของพวกเขาทุกประการ

5. หากคุณแนบอะไรมา ให้สร้างเป็น PDF

บางบริษัทไม่รับไฟล์แนบ และหากคุณแนบไฟล์ไปกับใบสมัคร ไฟล์จะส่งตรงไปยังอีเมลขยะ หากบริษัทไม่รับเอกสารแนบ โดยปกติแล้วบริษัทจะแจ้งให้คุณทราบในประกาศรับสมัครงานเอง

หากคุณใช้ไฟล์แนบไม่ได้ หรือกังวลว่าใบสมัครของคุณจะไม่ผ่านเอกสารแนบเหล่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุลิงก์ไปยังเรซูเม่เวอร์ชันออนไลน์ของคุณ เช่น โปรไฟล์ LinkedIn ตรวจสอบให้แน่ใจว่า anchor text ที่คุณใช้สำหรับลิงก์เหล่านั้นมีความชัดเจนเพียงพอที่ผู้คนจะรู้ว่าพวกเขากำลังคลิกอะไร

หากคุณทำได้ ส่งไฟล์แนบ โดยปกติแล้วการส่งไฟล์แนบเหล่านั้นเป็น PDF ถือเป็นวิธีที่ปลอดภัย เป็นรูปแบบไฟล์สากลที่สามารถเปิดได้ด้วยโปรแกรมต่าง ๆ และเบราว์เซอร์ที่ทันสมัยเช่นกัน ทำให้ผู้คนสามารถดูประวัติย่อของคุณได้ง่ายทุกที่ทุกเวลา

กังวลว่าคุณอาจใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในไฟล์แนบของคุณ? นี่คือสิ่งที่ไม่ควรรวมไว้ในประวัติย่อของคุณ

6. ห้ามสแปมผู้คน

สุดท้ายนี้ อย่ารบกวนคนอื่นเมื่อคุณส่งใบสมัครแล้ว อย่าส่งอีเมลถึงพวกเขาเพื่อถามว่าพวกเขาได้อ่านแล้วหรือยัง มิฉะนั้น การติดต่อของคุณอาจถูกมองว่าเป็นสแปมในไม่ช้า

บางบริษัทส่งการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อยืนยันว่าพวกเขาได้รับใบสมัครของคุณแล้ว คนอื่นไม่ทำ

บางครั้งบริษัทเหล่านี้จะใช้เวลานานในการติดต่อกลับเนื่องจากกระบวนการสมัครยังเปิดอยู่ พวกเขาอาจไม่ตอบสนองเลย นี่เป็นเพียงลักษณะของเกม

หากบริษัทส่งอีเมลถึงคุณเพื่อถามคำถามเพิ่มเติม—แต่ไม่ได้เสนอสัมภาษณ์—ให้สุภาพและมีความสง่างาม

หากคุณตอบคำถามของพวกเขาและพวกเขาไม่ส่งอีเมลถึงคุณหลังจากผ่านไปหลายสัปดาห์ คุณสามารถส่งอีเมลด่วนเพื่อถามพวกเขาว่ามีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่ คุณยังแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณยังคงพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์

อย่างไรก็ตาม หากบริษัทไม่ตอบสนองต่อการติดตามผลนี้ หรือพวกเขาตอบกลับในแง่ลบ โปรดอย่าส่งอีเมลถึงพวกเขาอีกหลังจากนี้ เข้าใจว่าแอปพลิเคชันออนไลน์บางตัวใช้ไม่ได้ผล คุณสามารถลองใช้ที่บริษัทอื่นได้เสมอ

อีเมลด้วยความห่วงใย

การส่งเรซูเม่ทางอีเมลอาจทำให้กังวลใจ แต่ถ้าคุณทำตามขั้นตอนพื้นฐานเหล่านี้ คุณจะมาถูกทาง อย่างน้อยที่สุด คุณสามารถมั่นใจได้ว่าใบสมัครของคุณจะได้รับการพิจารณาจากประสบการณ์ที่คุณมี—ไม่ใช่ความผิดพลาดที่ชัดเจนในการสมัครของคุณ

กำลังมองหาเคล็ดลับเพิ่มเติมในการหางาน? นี่คือรายการข้อผิดพลาดทั่วไปของจดหมายปะหน้า