สำหรับหลายคน การ Archive และ Backup อีเมลเก่าดูซับซ้อนและยากมาก แต่จริงๆ ไม่ได้ซับซ้อนขนาดนั้น โดยเฉพาะถ้าคุณเป็นผู้ใช้ Outlook
Outlook เก็บอีเมลใน Data File ชื่อ PST หรือ OST PST = Personal Storage Table, OST = Offline Storage Table ทั้งคู่เก็บอีเมลที่ส่งและรับจาก Accounts ที่โหลดใน Outlook Client
Archive และ Backup อีเมลคือการตั้งค่า Outlook ให้ Archive อีเมลเก่าไปไฟล์พิเศษ แล้วตั้ง Schedule Backup ไฟล์เหล่านั้นไปที่ปลอดภัยสำหรับเก็บระยะยาว บทความนี้จะแสดงว่ามันง่ายแค่ไหน
ใช้ Outlook อย่างเดียว
คุณอาจใช้แค่ Online Email Clients เช่น Gmail, Yahoo ตลอดชีวิต ไม่ใช้ Desktop Client เลย แต่ถ้าคุณยุ่งมาก ไม่มีเวลาทำความสะอาดบัญชีออนไลน์ Inbox จะมีอีเมลพันฉบับเร็วมาก
ความงามของ Client เช่น Outlook คือ Offload บัญชีออนไลน์โดยโหลดอีเมลทั้งหมดมาใน Outlook Client ข้อดี:
- หากไม่เปิด Outlook อีเมลยังอยู่ในบัญชีออนไลน์ เข้าถึงจาก Mobile ได้
- เปิดอีเมลด้วย Outlook = ดาวน์โหลดเก็บใน Local Data File
- อีเมลอยู่ใน Outlook แล้ว ใช้ Auto-archive Features จัดการอีเมลสำคัญได้
ช่วยให้บัญชี Google, Yahoo ว่างขึ้น ป้องกันเกิน Quota และต้องจ่ายเพิ่ม
เพิ่มบัญชีใน Outlook: File > Account Settings > Account Settings อีกครั้ง
แท็บ E-mail เพิ่มบัญชีได้เท่าไหร่ก็ได้ ตราบใดที่รู้ POP3/IMAP Settings หรือ Exchange Server การ Setup Outlook ให้มีประสิทธิภาพ Brad เขียนไว้แล้ว
สร้าง Auto Email Archives
สมมติคุณมีหลายบัญชี Feed อีเมลเข้า Outlook ขั้นตอนต่อไป: Archive ไฟล์เก่า
ตัวอย่าง: Archive อีเมล MakeUseOf ที่เก่ากว่า 1 ปี สร้าง Archive File ไว้เก็บ: File > Account Settings แล้วแท็บ Data Files
คลิก Add... ตั้งชื่อ Data File ใหม่สำหรับ Archive
ต้องการล็อกไฟล์ไม่ให้คนอื่นเปิดดู? ติ๊ก Password Protection นี่เป็น Best Practice หากอีเมลมีข้อมูลธุรกิจหรือข้อมูลส่วนตัว
มี 2 วิธีตั้ง AutoArchive: 1) File > Cleanup Tools > Archive... เลือก Inbox ที่จะ Archive, กำหนดอายุ, Browse ไป Archive File ที่สร้าง
2) คลิกขวา Inbox ใน Outlook Client > Properties > แท็บ AutoArchive
ตั้งค่าเมื่อไหร่ Archive (Threshold ในเดือน) เลือก Move old items to... Browse ไป Data File ที่สร้าง
Archive บัญชีที่ Import ใหม่
หลังอ่านข้างต้น คุณติดตั้ง Outlook เพิ่มบัญชี Import อีเมลพันฉบับที่สะสมมามากกว่า 10,000 ฉบับ
ดีมาก! แต่… จะไม่ได้ผล
AutoArchive ทำงานกับอีเมลที่รับจากวันตั้งค่าเป็นต้นไป เนื่องจาก Outlook ใช้ "Modify Date" ของอีเมล เมื่อ Import อีเมล 10,000+ จากออนไลน์ ทุกฉบับจะได้ Modify Date = วันนี้
ทำไงกับอีเมลเหล่านี้? ย้ายเข้า Archive Data File ด้วยมือ
ไป Inbox ที่มีอีเมลเก่า Highlight ทั้งหมด Drag-and-drop ไป Archive ที่สร้างไว้
อาจใช้เวลานาน ขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมล จะมี Status Window แสดง ก็ไปดื่มกาแฟรอซักครู่
จัดการ Archives
Archive เสร็จแล้ว มี Options จัดการ:
- Option 1: ตั้งชื่อ Archive File เป็นปีที่ผ่านมา ทุกสิ้นปี ปิด Archive (ดูด้านล่าง) สร้าง Archive File ใหม่
- Option 2: สร้าง Archive File เดียว ตั้ง AutoArchive เก็บอะไรกว่า 6 เดือน ไป Archive นั้น แล้วลืมมันไป
แต่ละทางมี Pros/Cons Option 2 ดีสำหรับ Archive น้อย Set-and-forget แต่จะปัญหาเมื่อเต็มพื้นที่ Option 1 ต้องจำทุกปี คลิกขวา Archive File ใน Outlook > Close Archive
จากนั้นย้าย PST File ไปที่อื่นเก็บ Default location: /Documents/Outlook Files/
ย้ายไป /Documents/Outlook Files/2014 Archives/ หรือดีกว่า Copy ไป Off-site Cloud Storage เช่น Dropbox, Google Drive หากเกิดไฟไหม้/HDD เสีย ไม่สูญเสียอีเมลเก่า
ต้องการเรียกคืน Archive: Copy กลับไป /Documents/Outlook Files/ เข้า Outlook แท็บ Data Files เดิม คลิก Add.. Browse ไป Archive File เพิ่มกลับเข้า Client เรียกดูอีเมลเก่าได้อีก
เฉพาะอีเมลที่ Backup แล้วเท่านั้นที่ปลอดภัย
กุญแจคือควบคุมบัญชีออนไลน์ Outlook ช่วยได้ Phase 1: เชื่อม Outlook กับบัญชีออนไลน์ Phase 2: Copy อีเมลเก่าทั้งหมดไป Archive File เก็บที่ปลอดภัย
Phase 3 สุดท้าย: ตั้งค่า AutoArchive ใน Outlook ให้ Inbox สะอาด และ Client ทำงานดี โดย Archive อีเมลเก่าไป Data File ใหม่อัตโนมัติ ทำงานบน Data File ขนาดเล็ก = Inbox เร็วและมีประสิทธิภาพ
คุณเคยใช้ Outlook เป็น Main Email Client ไหม? ตอนนี้รู้ว่าช่วย Backup อีเมลสำคัญง่ายแค่ไหน จะลองใช้ดูไหม? แชร์ความคิดเห็นด้านล่าง!
