อินบ็อกซ์อีเมลของเราอาจเป็นหลุมดำของผลิตivité ในเวลาที่ดีที่สุด คนมักติดอยู่ใน 늪ของการอ่าน เขียน草稿 และเขียนอีเมล ทุกไคลเอนต์อีเมล ทั้งออนไลน์และออฟไลน์ ได้ใส่ใจและพยายามทำให้วันของเราง่ายที่สุด บางอย่างอย่าง Gmail ประสบความสำเร็จ
การสนทนาแบบเธรดและป้ายอัจฉริยะเป็นจุดเริ่มต้น ที่แรกช่วยให้มีการสนทนาปลายถึงปลาย และที่หลังมาถึงเป็นเครื่องมือจัดระเบียบอีเมล แต่ถ้าคุณอยากเพิ่มอะไรเพิ่มเติมในการสนทนา Gmail? เช่น โน้ตหรือคำอธิบายบอกว่า – มอบหมายให้คุณ Joe ในแผนกบัญชี Gmail ยังขาดฟีเจอร์โน้ตสำหรับติดป้ายอีเมลเฉพาะกับข้อมูลเพิ่มเติมที่ช่วยคุณเป็นการอ้างอิงในอนาคต
วิธีง่ายที่สุด – ส่งต่อให้ตัวเอง (Self Forward)
คุณเพียงส่งต่ออีเมลให้ตัวเองโดยเพิ่มข้อความอธิบายในเนื้อหาข้อความ บรรทัดเรื่อง หรือทั้งสอง และทำเครื่องหมายด้วยป้ายพิเศษ ภายหลัง คุณสามารถคลิกป้ายเพื่อเข้าถึงอีเมลที่ส่งต่อให้ตัวเองทั้งหมดและดูว่าแต่ละอันเกี่ยวกับอะไร
วิธีง่ายอันดับสอง – Gmail Tasks
Gmail Tasks ให้คุณส่งเธรด Gmail ใดๆ ไปที่หน้าต่าง Tasks (More – Add to Tasks) แต่ละรายการในรายการ Tasks เชื่อมต่อกับอีเมลต้นฉบับ และคุณแค่คลิกลิงก์ Related email เพื่ออ้างอิงอีเมลต้นฉบับ สำคัญกว่า เมื่อคุณคลิกเข้ารายละเอียด Tasks (ผ่าน Edit Details) คุณจะเห็นกล่องเล็กที่เพื่อโน้ต Gmail Tasks ช่วยเปลี่ยนอีเมลเป็นงาน GTD ที่ปฏิบัติได้ และการเพิ่มโน้ตให้มิติเพิ่มเติม
คุณยังสามารถนำอีเมลไปทำเป็น Google Document ได้ แต่มันมากเกินไป สิ่งที่เราหาคือโซลูชันที่ทรงพลัง ตอนนี้ มาดูเครื่องมือภายนอกและวิธีใหม่ๆ ในการเพิ่มโน้ตไปยัง Gmail
เขียนโน้ตด้วย Google Chat
Sticky.io (beta) เป็นแอปพลิเคชันเว็บของบุคคลที่สาม ที่ในความคิดเห็นของผม เปลี่ยนไคลเอนต์แชทอย่าง Google Chat ให้กลายเป็น 'เลขา' จดบันทึก แอปเล็กๆ นี้ให้คุณจดโน้ตขณะอ่านอีเมล คุณยังสามารถส่งโน้ตไปยัง Sticky.io และเก็บไว้เพื่อศักดิ์สิทธิ์ หรือหากคุณเร่งด่วน – ส่ง SMS ข้ามไปได้
เมื่อคุณล็อกอินครั้งแรกด้วยบัญชี Gmail Sticky.io ส่งคำเชิญไปที่กล่องแชทของบัญชีเดียวกัน ยอมรับ และคุณพร้อมแล้ว โน้ตที่คุณใส่ขณะ 'แชท' กับ Sticky.io จะถูกบันทึกในบัญชี Sticky.io ของคุณอัตโนมัตร ที่นี่ คุณสามารถจัดระเบียบโน้ตโดยการขยาย (เช่น ลิงก์ไปเนื้อหาภายนอก) และจัดกลุ่มเป็นสมุดบันทึกที่ติดป้ายเอง
ใช่ Sticky.io ไม่ให้คุณวิธีทำเครื่องหมายอีเมลเฉพาะด้วยโน้ต แต่ผมพบว่ามันมีประโยชน์สำหรับการจดบันทึกที่ละเอียดขณะทำงานผ่านอินบ็อกซ์ คุณสามารถคัดลอกวาง permalink Gmail เฉพาะเข้าไปในโน้ตและลิงก์ทั้งคู่ สมุดบันทึกและแท็กช่วยจัดระเบียบความคิดให้ดีกว่าและเก็บถาวรอย่างเหมาะสม
Notes for Gmail
ชื่อบ่งบอกเอง Notes for Gmail เป็นส่วนขยาย Chrome ที่อยู่ใน Private Beta ตอนนี้ แต่ง่ายพอที่จะได้คำเชิญทันที ตามที่ผมพบ เมื่อติดตั้งและอนุญาตการใช้กับบัญชี Gmail เฉพาะ คุณจะสังเกตเห็นปุ่ม Add Note ที่ด้านบนของอีเมลและในอีเมลเธรด คลิกที่นี่จะเปิดกล่องโน้ตสำหรับป้อนข้อมูล โน้ตทั้งหมดถูกบันทึกกับอีเมลเฉพาะ
คุณสามารถแก้ไข ลบ และแชร์โน้ตของคุณโดยการ hover เมาส์และคลิกไอคอนที่เหมาะสม สำคัญกว่า คุณสามารถเพิ่มการแจ้งเตือน Notes for Gmail ให้ตัวเลือกจัดรูปแบบบางอย่างและฟีเจอร์เพิ่มรูปภาพ
ยังไม่ชัดเจนว่า Notes for Gmail จะฟรีต่อไปหรือไม่เมื่อกลายเป็นสาธารณะ เว็บไซต์บอกว่า - ผู้ใช้ beta ที่ใช้งานอยู่จะได้รับบริการฟรีตลอดชีวิต ดังนั้นคุ้มค่าที่จะลอง
Gmail Notes Sidebar (Firefox)
ทำไมต้องจำกัดโซลูชันแค่ Chrome... Firefox ยังอยู่ Gmail Notes Sidebar ให้คุณเพิ่มโน้ตไปยังอีเมลแต่ละฉบับ คำอธิบายของแอดออนกล่าวว่า –
Gmail Notes ไม่ใช่ฟีเจอร์รวมของ Gmail แตเป็นแอปพลิเคชันเว็บแยกที่รันบน Google Application Engine Framework ดังนั้นโน้ตของคุณจัดเก็บแยกจากข้อมูล Gmail แม้ยังอยู่ในโครงสร้างพื้นฐานของ Google และเพราะโน้ตของคุณจัดเก็บในเมฆของ Google คุณสามารถดู/แก้ไข/สร้างจากเครื่องต่างๆ ได้
Gmail Notes Sidebar ให้ rich text editor เพื่อจัดรูปแบบโน้ตอย่างสมบูรณ์ มุมมอง List ก็มีสำหรับดูโน้ตทั้งหมดในรายการขยายได้ แท็บยังอนุญาตให้ใช้ตัวกรองจัดระเบียบการแสดง คุณสามารถใส่ลิงก์ Gmail และ timestamp อย่างชัดเจน Gmail Notes Sidebar แนะนำให้ใช้ stars และ superstars เพื่อไฮไลท์ข้อความที่มีโน้ต
เหมือนที่เราเห็นหลายครั้ง มีหลายวิธีทำให้ Gmail กลายเป็นสัตว์นักผลิตivité โน้ตเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ช่วยให้สัตว์นั้นจัดระเบียบได้ดีขึ้น และคุณได้รับข้อมูลดีขึ้น คุณเห็นการใช้งาน Gmail notes ในอินบ็อกซ์ของคุณอะไรบ้าง? ใช้ workaround เองไหม? คิดว่า Gmail ควรทำเป็นฟีเจอร์มาตรฐานไหม? วางโน้ตไว้ให้เรา
