วิธีย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติใน Outlook

เรารับข้อความอีเมลจำนวนมากในกล่องเข้า (Inbox) ทุกวัน บางข้อความสำคัญ บางอย่างไม่สำคัญ สิ่งนี้ทำให้เรายากที่จะโฟกัสเฉพาะข้อความอีเมลสำคัญใน Inbox ของเรา Microsoft Outlook Rule เป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับปัญหานี้ โดยการสร้างกฎ (Rules) ใน Microsoft Outlook คุณสามารถตั้งค่าให้ข้อความอีเมลสำคัญย้ายไปยังโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ หากคุณสร้าง Outlook Rules อีเมลสำคัญทั้งหมดจะตั้งอยู่ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก สิ่งนี้ช่วยให้คุณค้นหาได้ง่ายแทนที่จะค้นหาในโฟลเดอร์ Inbox ซึ่งเป็นกระบวนการที่ใช้เวลา ในบทความนี้ เราจะดู วิธีย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะใน Outlook และ Outlook.com โดยใช้ Outlook Rules

วิธีทำให้อีเมลบางข้อไปยังโฟลเดอร์โดยตรงใน Outlook?

คุณสามารถทำให้อีเมลบางข้อไปยังโฟลเดอร์โดยตรงใน Outlook ได้โดยการสร้างกฎ (Rule) อ่านบทความนี้เพื่อทราบขั้นตอนการสร้างกฎใน Outlook เพื่อย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ เราอธิบายกระบวนการสำหรับทั้ง Outlook Desktop app และ Outlook on the Web app

วิธีย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะใน Microsoft Outlook App

ขั้นตอนที่เราจะอธิบายที่นี่จะใช้กับ Outlook Desktop app ขั้นตอนอาจแตกต่างกันสำหรับเวอร์ชันอื่นของ Outlook Desktop app เนื่องจากความแตกต่างในอินเตอร์เฟซผู้ใช้ของพวกเขา

1. เปิด Outlook Desktop app
2. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ (ข้ามขั้นตอนนี้หากคุณสร้างโฟลเดอร์ไว้แล้ว)
3. เปิดอีเมลที่คุณต้องการสร้างกฎสำหรับ
4. เลือกตัวเลือก From Sender (จากผู้ส่ง)
5. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความอีเมลจากผู้ส่งคนนั้น
6. คลิก OK

ตอนนี้ มาดูขั้นตอนเหล่านี้ในรายละเอียด

1. เปิด Microsoft Outlook Desktop app

2. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Outlook สำหรับสิ่งนี้ ให้คลิกขวาที่ชื่อผู้ใช้ของคุณและเลือกตัวเลือก New folder (โฟลเดอร์ใหม่) ตั้งชื่อโฟลเดอร์ของคุณ หากคุณสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook ไว้แล้ว คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้

3. ตอนนี้ ให้เปิดอีเมลจากผู้ส่งคนนั้นที่คุณต้องการย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ สำหรับสิ่งนี้ ให้ดับเบิลคลิกที่อีเมล อีเมลจะเปิดในหน้าต่างใหม่

4. หลังจากเปิดอีเมลแล้ว ให้เลือกแท็บ Message (ข้อความ) จากด้านบน แล้วไปที่ "Rules > Create Rule (กฎ > สร้างกฎ)"

5. ในหน้าต่างป๊อปอัพ Create Rule ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายแรก From <name of the sender> (จาก <ชื่อผู้ส่ง>) คุณยังสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมาย Subject contains (เรื่องมี) ได้ แต่หากคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ เฉพาะอีเมลที่มีเรื่องนั้นเท่านั้นที่จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ หากคุณต้องการย้ายอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งโดยไม่คำนึงถึงเรื่อง ให้ปล่อยให้กล่องกาเครื่องหมาย Subject contains ไม่ถูกเลือก

6. ตอนนี้ ให้เปิดใช้งานกล่องกาเครื่องหมาย Move the items to folder (ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์) หลังจากนั้น คุณต้องเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความอีเมลจากผู้ส่งเฉพาะ สำหรับสิ่งนี้ ให้คลิกที่ปุ่ม Select folder (เลือกโฟลเดอร์) และเลือกโฟลเดอร์จากรายการที่แสดง หากคุณไม่ได้สร้างโฟลเดอร์มาก่อน คุณสามารถสร้างใหม่ได้ที่นี่โดยคลิกที่ปุ่ม New ในหน้าต่าง Rules and Alerts (กฎและการแจ้งเตือน)

โดยการคลิกที่ปุ่ม Advanced options (ตัวเลือกขั้นสูง) คุณสามารถตั้งเงื่อนไขเพื่อย้ายข้อความอีเมลไปยังโฟลเดอร์ได้ เมื่อคุณเสร็จแล้ว ให้คลิก OK หลังจากนั้น คุณจะได้รับข้อความป๊อปอัพ The Rule has been created (กฎได้ถูกสร้างแล้ว) ในข้อความป๊อปอัพ คุณจะเห็นกล่องกาเครื่องหมายที่กล่าวว่า Run this rule now on messages already in the current folder (รันกฎนี้ตอนนี้บนข้อความที่อยู่ในโฟลเดอร์ปัจจุบันแล้ว) หากคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความอีเมลก่อนหน้าทั้งหมดที่คุณรับจากผู้ส่งคนนั้น และ Outlook จะย้ายข้อความเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์เป้าหมาย

คลิก OK ในหน้าต่างป๊อปอัพ Success กฎของคุณได้ถูกสร้างแล้ว ตั้งแต่นี้เป็นต้นไป Outlook จะย้ายข้อความอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่คุณสร้าง

วิธีลบกฎใน Outlook Desktop app

เพื่อลบกฎ Outlook ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เปิด Microsoft Outlook
2. คลิกที่แท็บ File (ไฟล์)
3. เลื่อนลงและคลิก Manage Rules & Alerts (จัดการกฎและการแจ้งเตือน) หน้าต่างป๊อปอัพใหม่จะปรากฏ
4. เลือกกฎ Outlook ที่คุณต้องการลบ และจากนั้นคลิกที่ปุ่ม Delete (ลบ) สิ่งนี้จะลบกฎ Outlook
5. คลิก OK

วิธีย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะใน Outlook.com

ตอนนี้ มาดูกระบวนการสร้างกฎใน Outlook.com หรือแอป Outlook on the Web เพื่อย้ายอีเมลจากผู้ส่งเฉพาะไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ

1. เปิดเบราว์เซอร์เว็บและเปิดบัญชี Outlook ของคุณในมัน
2. เปิด Outlook on the Web Settings
3. ไปที่ "Mail > Rules (จดหมาย > กฎ)"
4. สร้างกฎใหม่
5. คลิกที่ปุ่ม Save (บันทึก)

มาดูขั้นตอนเหล่านี้ในรายละเอียด

1. เปิดเบราว์เซอร์เว็บและเปิด Outlook.com ลงชื่อเข้าใช้ Outlook โดยใช้รายละเอียดบัญชี Microsoft ของคุณ

2. คลิกที่ไอคอนรูปเฟือง (Gear shaped icon) ด้านขวาบน และเลือก View all Outlook Settings (ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด)

3. เลือกหมวดหมู่ Mail (จดหมาย) จากด้านซ้าย แล้วคลิกที่ตัวเลือก Rules (กฎ) ในส่วน Rules ให้คลิกที่ปุ่ม Add new rule (เพิ่มกฎใหม่)

4. ตอนนี้ ให้กรอกรายละเอียดต่อไปนี้:

1. เขียนชื่อกฎของคุณ
2. Add a condition (เพิ่มเงื่อนไข): ที่นี่ คุณต้องเลือกเงื่อนไขจากเมนูแบบเลื่อนลง เนื่องจากบทช่วยสอนนี้เกี่ยวกับวิธีย้ายข้อความอีเมลจากผู้ส่งเฉพาะไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ เราจึงเลือก From (จาก) ในเมนูแบบเลื่อนลง หลังจากเลือก From ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เขียนที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง
3. Add an action (เพิ่มการกระทำ): คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงและเลือก Move to (ย้ายไป) ตอนนี้ คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง Select a folder (เลือกโฟลเดอร์) และเลือกโฟลเดอร์ของคุณจากรายการ หาก Outlook ไม่แสดงโฟลเดอร์ของคุณ ให้คลิกที่ตัวเลือก Move to a different folder (ย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่น) หากคุณไม่ได้สร้างโฟลเดอร์มาก่อน คุณสามารถสร้างใหม่ได้โดยคลิกที่ตัวเลือก New folder (โฟลเดอร์ใหม่) หลังจากสร้างโฟลเดอร์ใหม่แล้ว ให้กด Enter
4. Add an exception (เพิ่มข้อยกเว้น): เป็นฟีเจอร์ทางเลือก หากคุณต้องการเพิ่มข้อยกเว้นใดๆ ให้กฎของคุณ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้

5. เลือกตัวเลือก Stop processing more rules (หยุดประมวลผลกฎเพิ่มเติม) แล้วคลิกที่ปุ่ม Save (บันทึก) กฎ Outlook ของคุณได้ถูกสร้างแล้ว ตั้งแต่นี้เป็นต้นไป อีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งที่คุณป้อนที่อยู่อีเมลจะถูกย้ายโดยอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์ที่คุณสร้าง

ฟีเจอร์ Stop processing more rules เป็นฟีเจอร์ที่ป้องกันการลบล้างกฎใหม่ให้กับกฎที่มีอยู่ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์เมื่อเราสร้างกฎมากกว่าหนึ่งกฎสำหรับข้อความเฉพาะ สมมติว่า คุณสร้างกฎเพื่อย้ายอีเมลจากผู้ส่งเฉพาะไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ ตอนนี้ คุณสร้างกฎอีกอันเพื่อลบอีเมลทั้งหมดที่มีไฟล์แนบ PDF ในกรณีนี้ ฟีเจอร์ Stop processing more rules ใน Outlook.com จะปกป้องอีเมลของคุณที่มีไฟล์แนบ PDF ไม่ให้ถูกลบจากโฟลเดอร์ที่คุณย้ายข้อความอีเมลโดยใช้กฎแรก

อ่านเพิ่มเติม: วิธี Auto Delete อีเมลใน Outlook แบบเลือกได้

วิธีลบกฎใน Outlook on the Web

เพื่อลบกฎในแอป Outlook on the Web หรือ Outlook.com ให้ทำตามคำแนะนำด้านล่าง:

1. เปิดบัญชี Outlook ของคุณในเบราว์เซอร์เว็บ
2. เปิด Settings (การตั้งค่า)
3. ไปที่ "Mail > Rules" ที่นี่ คุณจะเห็นกฎทั้งหมดที่คุณสร้าง
4. เลือกกฎที่คุณต้องการลบ และคลิกที่ปุ่ม Delete (ลบ)
5. คลิก OK ในกล่องยืนยัน

คุณยังสามารถปิดกฎแทนที่จะลบมันได้ สิ่งนี้จะประหยัดเวลาของคุณจากการสร้างกฎเดียวกันอีกครั้ง เพื่อปิดกฎ ให้เพียงสลับสวิตช์ที่อยู่ติดกัน

วิธีกรองอีเมลใน Outlook?

คุณสามารถกรองอีเมลใน Outlook ได้โดยใช้ตัวเลือก Filter Email (กรองอีเมล) คุณจะพบตัวเลือกนี้ภายใต้ส่วน Find (ค้นหา) บนแท็บ Home (หน้าหลัก) เมื่อคุณคลิกที่ Filter Email Outlook จะแสดงตัวเลือกต่างๆ ให้คุณเห็น เช่น Unread emails (อีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน), Emails have attachments (อีเมลที่มีไฟล์แนบ), Categorized (จัดหมวดหมู่), Flagged (ทำเครื่องหมาย), Important (สำคัญ) ฯลฯ คุณสามารถใช้ตัวกรองได้ตามความต้องการของคุณ

นี่คือทั้งหมด

อ่านต่อ: วิธีตั้งค่า Auto CC & BCC ใน Gmail และ Outlook