วิธีจัดระเบียบอีเมลใน Gmail ให้ดีขึ้น

กล่องจดหมาย Gmail ของคุณได้รับอีเมลจำนวนมหาศาลทุกวันหรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น แนวคิดในการพยายามค้นหาอีเมลอาจดูเหมือนเป็นภารกิจที่เป็นไปไม่ได้

การดูอีเมลทีละหน้าไม่เพียงแต่ใช้เวลานาน แต่ยังทำให้เหนื่อยอีกด้วย โชคดีที่เรามีเคล็ดลับที่คุณสามารถลองจัดระเบียบและค้นหาอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็ว

มีอีเมลข้ามกล่องจดหมาย

หากมีอีเมลที่คุณไม่จำเป็นต้องดูและสามารถเก็บถาวรได้ เคล็ดลับนี้จะมีประโยชน์ คุณสามารถส่งอีเมลโดยอัตโนมัติโดยไปที่ "การตั้งค่า -> สร้างตัวกรองใหม่" กรอกข้อมูลที่จำเป็นเพื่อเก็บอีเมลถาวร

เมื่อคุณกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกที่ "สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้" และตัดสินใจว่าคุณต้องการให้ตัวกรองทำอะไร เลือกช่องที่ระบุว่า "ข้ามกล่องจดหมาย (เก็บถาวร)" นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการทำเครื่องหมายอีเมลเหล่านั้นว่าอ่านแล้วหากไม่จำเป็นต้องดู

ดูอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งรายเดียว

คุณจำได้ว่ามาร์คเป็นคนส่งอีเมลนั้นให้คุณ แต่คุณไม่รู้ว่าเขาส่งไปเมื่อไร หากต้องการค้นหาอีเมลจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง ให้ค้นหาอีเมลล่าสุดที่ผู้ติดต่อส่งไป

หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้น และเมื่อปรากฏขึ้น ให้คลิกที่ตัวเลือกอีเมลที่ด้านล่าง ระบบจะนำคุณไปยังส่วนหนึ่งของกล่องจดหมายซึ่งคุณจะเห็นอีเมลจากบุคคลนี้เท่านั้น

จัดระเบียบอีเมลของคุณตามหัวเรื่อง

คุณมีการนำเสนองานที่สำคัญที่กำลังจะเกิดขึ้น และคุณจำเป็นต้องค้นหาอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอทั้งหมด หากต้องการดู ให้คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ในแถบค้นหาของ Google กรอกข้อมูลในส่วน "หัวเรื่อง" และ "มีคำ" ด้วยคีย์เวิร์ดที่อีเมลต้องมี

หากคุณต้องการจำกัดการค้นหาเฉพาะอีเมลที่คุณติดดาวหรือแชท ให้คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ของหน้าต่างใหม่นี้แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

ส่งการลาพักร้อนหรือการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

การบอกให้ทุกคนรู้ว่าคุณไม่อยู่ที่สำนักงานด้วยการตอบกลับอัตโนมัติก็เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน ไปที่การตั้งค่าและเลื่อนลงจนสุดจนกว่าคุณจะเห็นส่วน "Vacation Responder" กรอกข้อความ ช่วง และหัวเรื่อง

หากคุณต้องการให้ผู้ติดต่อของคุณเห็นการตอบกลับในช่วงพักร้อน ให้ทำเครื่องหมายในช่องนั้นด้วย เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่บันทึกการเปลี่ยนแปลง แล้วข้อความของคุณจะถูกส่งโดยอัตโนมัติ

ลบอีเมลจำนวนมากก่อนหรือหลังวันที่กำหนด

หากต้องการลบอีเมลก่อนวันที่ระบุ คุณจะต้องพิมพ์วลี before:2017/5/18 ในช่องค้นหา คุณสามารถเปลี่ยนวันที่สำหรับวันที่คุณต้องการได้อย่างชัดเจน

หลังจากคลิกที่ไอคอนค้นหา คุณจะเห็นรายการอีเมลทั้งหมดที่ส่ง/รับก่อนวันที่ดังกล่าว คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงการเลือกและเลือกทั้งหมด คลิกที่ไอคอนถังขยะ แล้วอีเมลทั้งหมดจะหายไป

หากต้องการลบอีเมลหลังจากวันที่ระบุ คุณต้องเปลี่ยนคำว่า "ก่อน" เป็น "หลัง" ในวลีค้นหาเท่านั้น อย่าลืมป้อนวันที่ที่ถูกต้องด้วย แต่อย่าลืมอ่านดูด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้ลบข้อมูลที่สำคัญออกไป

วิธีเพิ่มป้ายกำกับ (โฟลเดอร์) ให้กับอีเมลของคุณ

ป้ายกำกับเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบอีเมลของคุณ คิดว่าเป็นโฟลเดอร์ที่จะเก็บอีเมลการนำเสนอทั้งหมดของคุณไว้ด้วยกัน เช่นเดียวกับอีเมลปาร์ตี้สุดสัปดาห์ทั้งหมดของคุณ

ขั้นแรก ให้คลิกที่อีเมลที่คุณต้องการจัดระเบียบ แล้วคลิกไอคอนแท็กที่ด้านบน คุณยังเลือกอีเมลต่างๆ และใช้ป้ายกำกับเดียวกันได้ หากไม่เห็นป้ายกำกับที่ต้องการ ให้คลิกที่ตัวเลือก "สร้างใหม่"

ตัวดำเนินการค้นหาขั้นสูงของ Gmail

หากอีเมลที่คุณกำลังค้นหาไม่มีคีย์เวิร์ดที่จะช่วยคุณค้นหา ต่อไปนี้คือโอเปอเรเตอร์การค้นหาบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้:

• หากคุณต้องการแยกการแชทออกจากการค้นหา ให้พิมพ์ -label:chats .

• หากต้องการค้นหาป้ายกำกับเฉพาะ คุณจะต้องพิมพ์ +label:Label name .
• หากต้องการค้นหาอีเมลระหว่างกรอบเวลาที่กำหนด ให้พิมพ์ before:yyyy/mm/dd และ after:yyyy/mm/dd .
• หากต้องการค้นหาไฟล์แนบ ให้พิมพ์ filename:PDF หากไฟล์แนบที่คุณต้องการเป็นไฟล์ PDF
• หากอีเมลที่คุณต้องการอยู่ในถังขยะหรือสแปมด้วยเหตุผลบางอย่าง ให้พิมพ์ trash (keyword here) หรือ in:spam (keyword here) .

บทสรุป

ด้วยเคล็ดลับข้างต้น คุณจะสามารถจัดระเบียบอีเมลใน Gmail ได้ดียิ่งขึ้น เราพลาดเคล็ดลับที่คุณชื่นชอบหรือไม่? แจ้งให้เราทราบว่ามีอะไรอยู่ในความคิดเห็นด้านล่าง