กล่องจดหมาย Gmail ของคุณรับอีเมลจำนวนมหาศาลทุกวันไหม? หากใช่ การหาอีเมลอาจดูเหมือน Mission Impossible
อ่านอีเมลทีละหน้า ใช้เวลานานและเหนื่อย โชคดีที่มีเคล็ดลับจัดระเบียบและหาอีเมลได้ในไม่กี่วินาที
ให้อีเมลข้าม Inbox (Skip Inbox)
หากมีอีเมลที่ไม่ต้องดูและสามารถ Archive ได้ เคล็ดลับนี้ช่วยได้ ตั้งค่าอัตโนมัติ: ไป "Settings > Create a new filter" (สร้างตัวกรองใหม่) กรอกข้อมูลเพื่อให้อีเมลถูก Archive
กรอกเสร็จ คลิก "Create a filter with this search" ตัดสินใจว่าตัวกรองจะทำอะไร ติ๊ก "Skip the Inbox (Archive it)" มีตัวเลือกทำเครื่องหมายอ่านด้วย หากไม่ต้องดู
ดูอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งคนเดียว
จำได้ว่าเป็น Mark ส่ง แตไม่รู้ว่าส่งเมื่อไหร่ หาอีเมลจากผู้ส่งเฉพาะ: หาอีเมลล่าสุดจากผู้ติดต่อคนนั้น
หน้าต่างใหม่โผล่ คลิก "Emails" ต่ำสุด จะไปส่วนของ Inbox ที่แสดงเฉพาะอีเมลจากคนนี้
จัดระเบียบอีเมลตามหัวข้อ (Subject)
มีงานนำเสนอสำคัญ ต้องการหาอีเมลเกี่ยวกับ Presentation ทั้งหมด คลิกเมนูดรอปดาวน์ใน Search bar ของ Google กรอก "Subject" และ "Has the words" ด้วยคีย์เวิร์ดที่ต้องการ
หากจำกัดการค้นหาเฉพาะอีเมลที่ Starred หรือ Chats คลิกดรอปดาวน์หน้าต่างใหม่ เลือกตัวเลือกที่ต้องการ
ส่งอีเมลตอบอัตโนมัติเมื่อลา/ไม่อยู่สำนักงาน
แจ้งทุกคนว่าลาพร้อมออโต้-ตอบง่าย ไป Settings เลื่อนล่างสุดเจอ "Vacation Responder" กรอก Message, ช่วงเวลา, Subject
หากอยากให้แค่ Contacts เห็น Vacation reply ติ๊กกล่องนั้นด้วย เสร็จคลิก "Save Changes" ข้อความจะส่งอัตโนมัติ
ลบอีเมลจำนวนมาก ก่อนหรือหลังวันที่กำหนด
ลบอีเมลก่อนวันที่เฉพาะ: พิมพ์ before:2017/5/18 ในกล่อง Search เปลี่ยนวันที่ได้
คลิกไอคอนค้นหา จะเห็นรายการอีเมลก่อนวันที่นั้น คลิกเมนูเลือก (Selection dropdown) เลือก All คลิกไอคอนถังขยะ อีเมลเหล่านั้นหาย
ลบอีเมลหลังวันที่เฉพาะ: เปลี่ยนคำว่า "before" เป็น "after" ในวลีค้นหา ใส่วันที่ถูกต้อง แตต้องอ่านดูคร่าวๆ ว่ามีอะไรสำคัญหรือไม่ก่อนลบ
วิธีเพิ่ม Labels (ป้ายกำกับ/โฟลเดอร์) ให้อีเมล
Labels จัดระเบียบอีเมลได้ดี คิดว่ามันคือโฟลเดอร์ เก็บอีเมล Presentation รวมกัน และอีเมลปาร์ตี้สุดสัปดาห์รวมกัน
คลิกอีเมลที่ต้องการจัด > คลิกไอคอน Tag (ป้ายกำกับ) ด้านบน เลือกหลายอีเมลให้ Label เดียวกันได้ หากไม่มี Label ที่ต้องการ คลิก "Create new"
Advanced Gmail Search Operators (ตัวดำเนินการค้นหาขั้นสูง)
หากอีเมลที่หาไม่มีคีย์เวิร์ดช่วย ใช้ Search Operators นี้:
- ยกเว้น Chats จากการค้นหา: พิมพ์
-label:chats - ค้นหา Label เฉพาะ: พิมพ์
+label:Label name - ค้นหาอีเมลในช่วงเวลา: พิมพ์
before:yyyy/mm/ddและafter:yyyy/mm/dd - ค้นหาไฟล์แนบ: พิมพ์
filename:PDFหากไฟล์แนบเป็น PDF - อีเมลอยู่ใน Trash หรือ Spam: พิมพ์
trash (keyword)หรือin:spam (keyword)
สรุป
ด้วยเคล็ดลับข้างต้น จะจัดระเบียบอีเมลใน Gmail ได้ดีขึ้น ขาดเคล็ดลับโปรดของคุณไหม? บอกเราในความคิดเห็นด้านล่างได้
