ขณะทำงานกับ ข้อมูลหมวดหมู่ (categorical information) ใน Excel เช่น สินค้าประเภทต่างๆ คุณอาจต้องการสร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันจากข้อมูลหมวดหมู่นี้สำหรับ การตรวจสอบข้อมูล (data validation) ในบทช่วยสอนนี้ ผมจะแสดงวิธี สร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel
ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกปฏิบัติ เพื่อฝึกฝนขณะอ่านบทความนี้
4 วิธีง่ายๆ สร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel
สมมติสถานการณ์ที่เรามีไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ประเทศหนึ่งส่งออกไปยังประเทศต่างๆ ในยุโรป เรามีชื่อ สินค้า (Product), หมวดหมู่ (Category) และ ประเทศ (Country) ที่สินค้าถูกส่งออกไป เราจะใช้แผ่นงาน Excel นี้เพื่อสร้าง รายการแบบเลื่อนลง ด้วย ค่าที่ไม่ซ้ำกัน รูปภาพด้านล่างแสดงว่าเราสร้าง รายการแบบเลื่อนลง ด้วย ค่าที่ไม่ซ้ำกัน จากคอลัมน์ Country
วิธีที่ 1: ใช้ Pivot Table สร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel
วิธีง่ายๆ ในการสร้าง รายการแบบเลื่อนลง ด้วย ค่าที่ไม่ซ้ำกัน คือการใช้ Pivot Table มาดูวิธีสร้าง รายการแบบเลื่อนลง ด้วย ค่าที่ไม่ซ้ำกัน จากคอลัมน์ Category
ขั้นตอนที่ 1:
- ขั้นแรก คุณต้อง เลือกเซลล์ทั้งหมด ของช่วงข้อมูลรวมถึง หัวคอลัมน์
- จากนั้น คลิก PivotTable ภายใต้ แท็บ Insert
- กล่องโต้ตอบ dialog box จะปรากฏ เช่นภาพด้านล่าง Excel จะ เลือกข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ ตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับ Pivot Table ใหม่จะเป็น แผ่นงานใหม่ (New Worksheet)
- คลิก ตกลง (OK)
- ตอนนี้ แผ่นงานใหม่ จะปรากฏ จะมีกล่องด้านขวาของแผ่นชื่อ PivotTable Fields คุณจะพบมันด้านซ้ายถ้าคุณใช้ Excel 2007/2010
- จากนั้น เราจะลากฟิลด์ Category ไปที่ Rows
- สุดท้าย Excel จะสร้าง Pivot Table ตามภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 2:
- ต่อไป เราจะเลือกเซลล์เพื่อสร้างเมนูแบบเลื่อนลง เช่น เราเลือกเซลล์ C3
- คลิกที่ Data Validation แบบเลื่อนลงภายใต้ Data
- จากนั้น เลือก Data Validation จาก รายการแบบเลื่อนลง
- หน้าต่างใหม่ชื่อ Data Validation จะปรากฏ เราจะเลือก List จากเมนูแบบเลื่อนลง Allow
- จากนั้น เราจะใส่ $A$4:$A$6 ในกล่องป้อนข้อมูล Source
- คลิก ตกลง (OK)
- สุดท้าย เราจะเห็น รายการแบบเลื่อนลง ในเซลล์ C3 ด้วย หมวดหมู่สินค้า ที่ไม่ซ้ำกัน
อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายการแบบเลื่อนลง Excel จากตาราง (5 ตัวอย่าง)
วิธีที่ 2: สร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันโดยการลบค่าซ้ำใน Excel
อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพคือ ลบค่าซ้ำ (remove duplicates) และสร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วย ค่าที่ไม่ซ้ำกันที่เหลืออยู่ เราจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันจากคอลัมน์ Country โดยใช้วิธีนี้
ขั้นตอนที่ 1:
- เราจะ คัดลอก (copy) เซลล์ ของคอลัมน์ Country รวมถึง หัวคอลัมน์ โดยกด CTRL+C และ วาง (paste) ลงในคอลัมน์ F โดยกด CTRL+V
- ตอนนี้ เราจะเลือก เซลล์ทั้งหมด ใน Country ใหม่
- จากนั้น คลิก Remove Duplicates ภายใต้ Data
- หน้าต่างใหม่ชื่อ Remove Duplicates จะปรากฏ เราจะเห็นว่า Country ถูกเลือกภายใต้ Columns
- ต่อไป คลิก ตกลง (OK)
- ตอนนี้ เราจะเห็นว่า กล่องป๊อปอัป (pop box) ปรากฏบอกว่า พบค่าซ้ำ 6 ค่า และถูกลบออก ในขณะที่ ค่าที่ไม่ซ้ำ 4 ค่า ยังคงอยู่
- คลิก ตกลง (OK)
- สุดท้าย เราจะเห็นว่า คอลัมน์ Country ใหม่ มีเพียง 4 ประเทศที่ไม่ซ้ำกัน เท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2:
- ต่อไป เราจะเลือกเซลล์เพื่อสร้างเมนูแบบเลื่อนลง เช่น เราเลือกเซลล์ F10
- คลิกที่ Data Validation แบบเลื่อนลงภายใต้ Data
- จากนั้น เลือก Data Validation จาก รายการแบบเลื่อนลง
- หน้าต่างใหม่ชื่อ Data Validation จะปรากฏ เราจะเลือก List จากเมนูแบบเลื่อนลง Allow
- จากนั้น เราจะใส่ $F$5:$F$8 ในกล่องป้อนข้อมูล Source
- คลิก ตกลง (OK)
- สุดท้าย เราจะเห็น รายการแบบเลื่อนลง ในเซลล์ F10 ด้วย ประเทศ ที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลบค่าซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (4 วิธี)
บทความคล้ายกัน:
- สร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ค้นหาได้ใน Excel (2 วิธี)
- วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงพร้อมตัวกรองใน Excel (7 วิธี)
- รายการแบบเลื่อนลง Excel ไม่ทำงาน (8 ปัญหาและวิธีแก้)
- Auto Update Drop Down List in Excel (3 Ways)
- Multiple Dependent Drop-Down List Excel VBA (3 Ways)
วิธีที่ 3: ใช้ฟังก์ชัน UNIQUE สร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel
ขั้นตอน:
- หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึง Microsoft Office 365 คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน UNIQUE เพื่อ ลบ ค่าซ้ำ จากคอลัมน์ ช่วง หรือรายการ และสร้างรายการที่มีเพียง ค่าที่ไม่ซ้ำกัน เราจะเขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ F5 เพื่อทำเช่นนั้น
=SORT(FILTER(UNIQUE(D5:D14),UNIQUE(D5:D14)<>0))
การแยกส่วนสูตร:
- ฟังก์ชัน UNIQUE จะแยก ค่าที่ไม่ซ้ำกัน จากช่วง D5:D14
- ฟังก์ชัน FILTER จะคืน ค่าเซลล์ที่ไม่ซ้ำ จากคอลัมน์ Country ที่ไม่ใช่ null หรือ ว่างเปล่า
- ฟังก์ชัน SORT จะจัดเรียง ค่าที่ไม่ซ้ำกัน ของคอลัมน์ Country ในลำดับ ตัวอักษร A-Z
- เมื่อกด ENTER เราจะได้คอลัมน์ Country ใหม่ ที่มี 4 ประเทศที่ไม่ซ้ำกัน เราสามารถทำตามขั้นตอนเดียวกันข้างต้นเพื่อสร้าง รายการแบบเลื่อนลง โดยใช้ ประเทศที่ไม่ซ้ำกัน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel (4 วิธี)
วิธีที่ 4: ใช้สูตรสร้างรายการแบบเลื่อนลงไดนามิก (Dynamic) ด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกัน
วิธีที่ ง่ายที่สุด และ สะดวกที่สุด คือการใช้ ฟังก์ชันช่วย (helper function) เพื่อสร้าง รายการแบบเลื่อนลงไดนามิก ที่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่เรา เพิ่มรายการใหม่ ให้กับ คอลัมน์, ช่วง หรือ รายการ เราจะทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก เราจะ ทำตาม ขั้นตอน ที่เรา ทำไปแล้วข้างต้น เพื่อสร้าง รายการแบบเลื่อนลง เราจะเลือก List จากเมนูแบบเลื่อนลง Allow
- แตะ ความแตกต่าง จะเป็นที่นี่แทนที่จะ เลือก ช่วงข้อมูล ของคอลัมน์ Country ใหม่ เราจะ ใส่ สูตร ต่อไปนี้ในกล่องป้อนข้อมูล Source
=OFFSET($F$5, 0, 0, COUNTA($F$5:$F$100), 1)
การแยกส่วนสูตร:
- ฟังก์ชัน COUNTA จะนับ จำนวนเซลล์ ในช่วงที่ ไม่ว่างเปล่า
- ฟังก์ชัน OFFSET จะ เริ่มต้น จาก การอ้างอิงเซลล์เฉพาะ เคลื่อนที่ ไป จำนวนแถวที่เฉพาะเจาะจง แล้วไป จำนวนคอลัมน์ที่เฉพาะเจาะจง และจากนั้น แยกออก ส่วน จาก ชุดข้อมูล ที่มี ความสูง และ ความกว้าง เฉพาะเจาะจง
- หลังจาก ใส่ สูตร เราจะคลิก ตกลง (OK)
- สุดท้าย เราจะเห็น รายการแบบเลื่อนลง ในเซลล์ F10 ด้วย ประเทศ ที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้น
- แต่มันจะเกิดอะไรขึ้นถ้าเรา แทรก (insert) แถวใหม่ ในช่วงข้อมูลของเราด้วยประเทศใหม่ Italy เราจะเห็นว่า รายการแบบเลื่อนลง ในเซลล์ H5 ได้ อัปเดตโดยอัตโนมัติ เพื่อรวม Italy เป็น รายการใหม่ ในรายการ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นกันได้แบบไดนามิกใน Excel
บันทึก מהירה (Quick Notes)
🎯 ฟังก์ชัน UNIQUE เป็นฟังก์ชันเฉพาะที่มีอยู่ในปัจจุบันเฉพาะ Excel 365 เท่านั้น ดังนั้นมันจะไม่ทำงานในแผ่นงานของคุณหากคุณไม่มี Excel 365 บนคอมพิวเตอร์
🎯 อ่านบทความนี้ เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธี สร้าง รายการแบบเลื่อนลงไดนามิก โดยใช้ฟังก์ชัน OFFSET ของ Excel
สรุป
ในบทความนี้ เราได้เรียนรู้ วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel หวังว่าตั้งแต่ตอนนี้คุณจะสามารถ สร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับบทความนี้ โปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่าง ขอให้มีวันที่ดี!!!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- VLOOKUP กับ Drop Down List ใน Excel
- วิธีสร้าง Drop Down List ใน Excel (อิสระและขึ้นกันได้)
- แก้ไข Drop-Down List ใน Excel (4 วิธีพื้นฐาน)
- วิธีสร้าง Drop Down List จากแผ่นงานอื่นใน Excel (2 วิธี)
- วิธีใช้คำสั่ง IF เพื่อสร้าง Drop-Down List ใน Excel
