เชี่ยวชาญ Excel: ดึงข้อมูลจากชีตอื่นด้วยการเลือกรายการแบบเลื่อนลง

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธี เลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตที่ต่างกัน ใน Excel บางครั้งเรามีชุดข้อมูลขนาดใหญ่ในชีตหนึ่ง แต่เราต้องการข้อมูลเฉพาะบางส่วนจากชีตนั้น จึงต้องดึงข้อมูลจากชีตนั้นไปยังอีกชีตหนึ่ง ที่นี่ เราจะอภิปราย 4 วิธีง่ายๆ ในการเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตที่ต่างกัน ในวิธีเหล่านี้ เราจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงก่อน แล้วจึงใช้ฟังก์ชันต่างๆ เพื่อดึงข้อมูล

ดาวน์โหลดสมุดฝึกปฏิบัติ

ดาวน์โหลดสมุดฝึกปฏิบัติได้ที่นี่

4 วิธีในการเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตอื่นใน Excel

1. ใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่อเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตอื่นใน Excel

ในวิธีนี้ เราจะใช้ ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่อเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตที่ต่างกันใน Excel ฟังก์ชัน VLOOKUP จะค้นหาค่าในคอลัมน์แรกสุดของตาราง แล้วคืนค่าจากแถวเดียวกันในคอลัมน์ที่คุณระบุ

แนะนำชุดข้อมูล

ที่นี่ เราจะมีชุดข้อมูลที่มียอดขาย 3 เดือนของผู้ขายบางคน อยู่ใน 3 ชีตที่ต่างกัน

• นี่คือยอดขาย มกราคม (January) และเก็บอยู่ในชีตชื่อ Jan

• นี่คือยอดขาย กุมภาพันธ์ (February) เก็บอยู่ในชีตชื่อ Feb

• อีกชุดคือยอดขาย มีนาคม (March) เก็บอยู่ในชีตชื่อ Mar

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเมนูแบบเลื่อนลง

มาทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างเมนูแบบเลื่อนลง

• ในตอนแรก ให้เลือกอีกชีตหนึ่ง และสร้างโครงสร้างชุดข้อมูล เราสร้างโครงสร้างในชีตชื่อ VLOOKUP Function เราเขียน ชื่อเดือน (Month Name) และ ชื่อชีต (Sheet Names) ใน คอลัมน์ E

• ขั้นที่สอง เพื่อสร้างรายการแบบเลื่อนลง ให้เลือก เซลล์ E3

• ขั้นที่สาม ไปที่แท็บ Data และเลือกตัวเลือก Data Validation จะเปิดหน้าต่าง Data Validation

• หลังจากนั้น เลือก List จากฟิลด์ Allow แล้วเลือกฟิลด์ Source

• ตอนนี้ คุณต้องเลือกตัวเลือกที่ต้องการเพิ่มในเมนูแบบเลื่อนลง เราเลือก เซลล์ E8 ถึง E10 คลิก OK เพื่อดำเนินต่อ

• หลังจากคลิก OK คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงใน เซลล์ E3 คุณสามารถเลือกชีตจากเมนูนี้ได้

ขั้นตอนที่ 2: ดึงข้อมูลจากชีตอื่น

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดึงข้อมูลจากชีตต่างๆ

• เลือก เซลล์ C5 ก่อน แล้วพิมพ์สูตร:

• กด Enter

ที่นี่ เราใช้ ฟังก์ชัน INDIRECT ภายใน ฟังก์ชัน VLOOKUP

🔎 สูตรทำงานอย่างไร?

⇒ INDIRECT("'"&$E$3&"'!$B$5:$C$11")

เราใช้ ฟังก์ชัน INDIRECT ฟังก์ชันนี้คืนค่าอ้างอิงที่ระบุโดยสตริงข้อความ มีอาร์กิวเมนต์บังคับ 1 ตัว ที่นี่ อาร์กิวเมนต์ของเราอ้างอิงถึงสตริงข้อความที่เก็บใน เซลล์ E3 เราเก็บชื่อชีตใน เซลล์ E3 สมมติว่าเราเก็บ Jan ใน เซลล์ E3 มันจะคืนค่าช่วง B5:C11 ของชีต Jan

⇒ VLOOKUP($B5,INDIRECT("'"&$E$3&"'!$B$5:$C$11"),2,FALSE)

สูตรนี้จะค้นหาค่าที่เก็บใน เซลล์ B5 ในอาร์เรย์ตารางของชีต Jan ตัวเลขดัชนีคอลัมน์คือ 2 และเราค้นหาค่าที่ตรงกันแม่นยำ จึงใช้ FALSE

• สุดท้าย ใช้ Fill Handle เพื่อดูผลลัพธ์ในเซลล์ที่เหลือ

• ตอนนี้ ถ้าคุณเปลี่ยน ชื่อเดือน โดยใช้เมนู แบบเลื่อนลง ชุดข้อมูลจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

• เรายังสามารถดูผลลัพธ์ที่อัปเดตสำหรับ มีนาคม (March) ได้อีกด้วย

อ่านเพิ่มเติม: VLOOKUP กับรายการแบบเลื่อนลงใน Excel

2. เลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตอื่นด้วยฟังก์ชัน INDIRECT ของ Excel

ในวิธีที่สอง เราจะใช้ ฟังก์ชัน INDIRECT เพื่อเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตที่ต่างกัน เราจะใช้ชุดข้อมูลเดิมที่นี่

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเมนูแบบเลื่อนลง

เราจะสร้างเมนูแบบเลื่อนลงก่อน มาสังเกตขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างเมนูแบบเลื่อนลง

• ในตอนแรก ให้เลือกอีกชีตหนึ่ง และสร้างโครงสร้างชุดข้อมูลเหมือนชุดข้อมูลในชีตอื่น และเขียน ชื่อเดือน (Month Name) และ ชื่อชีต (Sheet Names) ใน คอลัมน์ E

• หลังจากนั้น ไปที่แท็บ Data และเลือกตัวเลือก Data Validation จะเปิดหน้าต่าง Data Validation

• ต่อไป เลือก List จากฟิลด์ Allow แล้วเลือกฟิลด์ Source

• ตอนนี้ คุณต้องเลือกตัวเลือกที่ต้องการเพิ่มในเมนูแบบเลื่อนลง เราเลือก เซลล์ E8 ถึง E10 ซึ่งมีชื่อชีต คลิก OK เพื่อดำเนินต่อ

• สุดท้าย คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงใน เซลล์ E3 คุณสามารถเลือกชีตจากเมนูนี้ได้

ขั้นตอนที่ 2: ดึงข้อมูลจากชีตอื่น

เราสร้างเมนูแบบเลื่อนลงในส่วนก่อนหน้าแล้ว ตอนนี้เราจะพูดถึงวิธีดึงข้อมูลจากชีตที่ต่างกัน

มาทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

• เลือก เซลล์ C5 ก่อน แล้วพิมพ์สูตร:

ที่นี่ เราใช้ ฟังก์ชัน INDIRECT ฟังก์ชันนี้คืนค่าอ้างอิงที่ระบุโดยสตริงข้อความ มีอาร์กิวเมนต์บังคับ 1 ตัว อาร์กิวเมนต์ของเราอ้างอิงถึงสตริงข้อความที่เก็บใน เซลล์ E3 เราเก็บชื่อชีตใน เซลล์ E3 สมมติว่าเราเก็บ Jan ใน เซลล์ E3 มันจะคืนค่า เซลล์ C6 ของชีต Jan

• หลังจากพิมพ์สูตร กด Enter และลาก Fill Handle จะคัดลอกสูตรเดียวกันไปยังเซลล์ที่เหลือ

• ตอนนี้ เลือก เซลล์ C7 และเขียน C7 แทน C6 แล้วกด Enter

• หลังจากนั้น เลือก เซลล์ C8 และเขียน C8 แทน C6 แล้วกด Enter

• ทำซ้ำสำหรับเซลล์ที่เหลือ และคุณจะได้ผลลัพธ์เหมือนด้านล่าง

• ถ้าคุณเปลี่ยน ชื่อเดือน โดยใช้เมนู แบบเลื่อนลง ชุดข้อมูลจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

• อีกครั้ง เรายังสามารถดูผลลัพธ์ที่อัปเดตสำหรับ มีนาคม (March) ได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงจากสูตรใน Excel (4 วิธี)

บทความที่คล้ายกัน:

• สร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ค้นหาได้ใน Excel (2 วิธี)
• วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงของ Excel พร้อมสี (2 วิธี)
• สร้างรายการแบบเลื่อนลงของ Excel จากตาราง (5 ตัวอย่าง)
• รายการแบบเลื่อนลงของ Excel ไม่ทำงาน (8 ปัญหาและวิธีแก้)
• อัปเดตรายการแบบเลื่อนลงใน Excel อัตโนมัติ (3 วิธี)

3. เลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีต Excel อื่นด้วยตัวเลือก Data Validation

ในวิธีนี้ เราจะใช้ตัวเลือก Data Validation จากแท็บ Data ที่นี่ เราจะใช้ชุดข้อมูลใหม่ ในชุดข้อมูลของเรา มี ID, Name และ Price ของสินค้าบางชนิด เราจะใช้ชุดข้อมูลนี้เพื่อสร้างชุดข้อมูลสมบูรณ์ในอีกชีตหนึ่ง ในกรณีนี้ เราจะดึงข้อมูลจากชุดข้อมูล Product List ของเรา

ขั้นตอนที่ 1: ใส่เมนูแบบเลื่อนลง

คุณต้องใส่เมนูแบบเลื่อนลงก่อน มาใส่ใจขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างเมนูแบบเลื่อนลง

• ขั้นแรก สร้างโครงสร้างชุดข้อมูล แล้วเลือก เซลล์ B5

• ขั้นที่สอง เลือกตัวเลือก Data Validation จากแท็บ Data จะเปิดหน้าต่าง Data Validation

• ขั้นที่สาม เลือก List จากฟิลด์ Allow แล้วคลิกที่ฟิลด์ Source

• หลังจากนั้น คุณต้องเลือกตัวเลือกที่ต้องการเพิ่มในเมนูแบบเลื่อนลง
• เพื่อทำเช่นนั้น ให้เลือกชีต Product List แล้วเลือก เซลล์ B5 ถึง คลิก OK เพื่อดำเนินต่อ

• ตอนนี้ คุณจะเห็น Product ID ในเมนูแบบเลื่อนลงใน เซลล์ B5

• ทำตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อนำเมนูแบบเลื่อนลงมาใส่ใน เซลล์ C5 คุณต้องเลือก Product Name ในหน้าต่าง Data Validation จากชีต Product List

• เพื่อใส่เมนูแบบเลื่อนลงใน เซลล์ D5 คุณต้องเลือก Price ในหน้าต่าง Data Validation จากชีต Product List

• สุดท้าย คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ที่ต้องการของ แถว 5

ขั้นตอนที่ 2: ดึงข้อมูลจากชีตอื่น

เพื่อดึงข้อมูลจากชีตอื่นได้ง่าย คุณต้องทำตามคำแนะนำด้านล่าง

• เลือกเซลล์ที่ต้องการของ แถว 4 & 5

• ตอนนี้ ไปที่แท็บ Insert และเลือก Table

• หน้าต่าง Create Table จะปรากฏ ติ๊ก My table has headers ถ้าตารางของคุณมีหัวข้อ มิฉะนั้น ยกเลิกติ๊ก คลิก OK เพื่อดำเนินต่อ

• หลังจากคลิก OK คุณจะเห็นผลลัพธ์เหมือนด้านล่าง

• ต่อไป เลือก เซลล์ D5

• หลังจากเลือก เซลล์ D5 กดปุ่ม Tab จะใส่เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ที่ต้องการของ แถว 6 อัตโนมัติ คุณสามารถกรอกเซลล์ที่ต้องการในแถวโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงเหล่านี้

• ทำกระบวนการเดียวกันเพื่อใส่เมนูแบบเลื่อนลงในทุกแถว และดึงข้อมูลโดยใช้มัน

• สุดท้าย คุณสามารถเปลี่ยน Number Format เป็น Currency ใน คอลัมน์ D เพื่อแสดงชุดข้อมูลเหมือนด้านล่าง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีดึงข้อมูลตามการเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel

4. เลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตอื่นโดยใช้ฟังก์ชัน FILTER ใน Excel

ในวิธีสุดท้าย เราจะใช้ ฟังก์ชัน FILTER เพื่อเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตที่ต่างกัน ฟังก์ชัน FILTER โดยทั่วไปจะกรองช่วงหรืออาร์เรย์ ที่นี่ เราจะใช้ชุดข้อมูลที่มี ID, Name, Quantity และ Price ของสินค้าบางชนิด

ขั้นตอนที่ 1: เปลี่ยนชุดข้อมูลเป็นตาราง

มาใส่ใจขั้นตอนด้านล่างเพื่อเปลี่ยนชุดข้อมูลของเราเป็นตาราง

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ใดๆ ของชุดข้อมูล เราเลือก เซลล์ B4 ที่นี่

• ขั้นที่สอง ไปที่แท็บ Insert และเลือก Table

• ติ๊ก My table has headers ในกล่องโต้ตอบ Create Table และคลิก OK เพื่อดำเนินต่อ

• หลังจากคลิก OK ชุดข้อมูลจะกลายเป็นตารางเหมือนด้านล่าง

• ตอนนี้ ไปที่แท็บ Table Design และเปลี่ยน Table Name เราตั้งชื่อว่า Product

ขั้นตอนที่ 2: สร้างรายการที่ไม่ซ้ำ (Unique List)

หลังจากสร้างตารางแล้ว เราต้องหาค่าที่ไม่ซ้ำจาก Product Name ของตาราง เพื่อทำเช่นนั้น ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• ไปที่ชีตใหม่ และเลือกเซลล์ใดๆ เราเลือก เซลล์ I4 ที่นี่
• ต่อไป พิมพ์สูตร:

• จากนั้น กด Enter เพื่อดูค่าที่ไม่ซ้ำในคอลัมน์ Product Name ของตาราง

ที่นี่ เราใช้ ฟังก์ชัน UNIQUE ฟังก์ชันนี้คืนค่าที่ไม่ซ้ำจากช่วงหรืออาร์เรย์ สูตรนี้คืนค่าที่ไม่ซ้ำจากคอลัมน์ Product Name ของตาราง Product

ขั้นตอนที่ 3: ใส่เมนูแบบเลื่อนลง

• เพื่อใส่เมนูแบบเลื่อนลง ให้ไปที่ชีตที่คุณมีรายการค่าที่ไม่ซ้ำ
• หลังจากนั้น สร้างหัวข้อของตาราง Product ใน แถว 4
• ต่อไป เลือก เซลล์ G5

• ตอนนี้ เลือกตัวเลือก Data Validation จากแท็บ Data จะเปิดหน้าต่าง Data Validation

• เลือก List ในฟิลด์ Allow แล้วเลือกฟิลด์ Source

• ตอนนี้ คุณต้องเลือกตัวเลือกที่ต้องการเพิ่มในเมนูแบบเลื่อนลง ในกรณีนี้ ตัวเลือกคือชื่อสินค้า เราเลือก เซลล์ I4 ถึง I6 คลิก OK เพื่อดำเนินต่อ

• หลังจากนั้น คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงใน เซลล์ G5

ขั้นตอนที่ 4: ใส่ข้อมูลจากชีตอื่น

เราจะดึงข้อมูลจากชีตอื่นมาใส่ในชีตใหม่ ทำตามคำแนะนำอย่างระมัดระวัง

• เลือก เซลล์ B5 และพิมพ์สูตร:

ที่นี่ เราใช้ ฟังก์ชัน FILTER เพื่อกรองช่วง อาร์กิวเมนต์แรกคือตาราง Product อาร์กิวเมนต์ที่สองระบุว่า Product Name ต้องเท่ากับ เซลล์ G5

• กด Enter เพื่อดูผลลัพธ์เหมือนด้านล่าง

• สุดท้าย ถ้าคุณเปลี่ยนชื่อสินค้าโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง ชุดข้อมูลจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

อ่านเพิ่มเติม: สร้างตัวกรอง Excel โดยใช้รายการแบบเลื่อนลงตามค่าเซลล์

สิ่งที่ควรจำ

มีบางสิ่งที่เราต้องจำเมื่อเราพยายามเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตอื่นใน Excel

• ใน วิธี-1 ใช้เครื่องหมายคำพูดสองตัว (double quotation) อย่างระมัดระวังขณะพิมพ์สูตร มิฉะนั้น ผลลัพธ์จะไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ ให้ระมัดระวังเป็นพิเศษกับหมายเลขดัชนีคอลัมน์ใน ฟังก์ชัน VLOOKUP
• ใน วิธี-2 สูตรไม่ได้อัปเดตอัตโนมัติเมื่อคุณใช้ Fill Handle เพื่อหลีกเลี่ยงเรื่องนี้ ให้แก้ไขสูตรในแต่ละแถว คุณสามารถใช้ วิธี-1 แทนได้
• วิธี-3 ใช้หลักสำหรับสร้างชุดข้อมูลใหม่ในชีตที่ต่างกัน
• วิธี-4 ใช้ได้เฉพาะใน Excel 365 เท่านั้น สำหรับเวอร์ชันเก่า ให้ใช้วิธีข้างต้น

สรุป

เราได้สาธิต 4 วิธีง่ายๆ ในการเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงและดึงข้อมูลจากชีตที่ต่างกันใน Excel หวังว่าวิธีเหล่านี้จะช่วยคุณแก้ปัญหาได้ นอกจากนี้ สมุดฝึกปฏิบัติยังมีอยู่ที่ต้นทางของบทความ คุณสามารถดาวน์โหลดและฝึกฝนได้ สุดท้าย หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือข้อสงสัย โปรดสอบถามในส่วนความคิดเห็นด้านล่างได้เลย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีเพิ่มรายการในรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (5 วิธี)
• VBA เลือกค่าจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (2 วิธี)
• วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นอยู่กับกันพร้อมช่องว่างใน Excel
• ค่าที่ไม่ซ้ำในรายการแบบเลื่อนลงด้วย VBA ใน Excel (คู่มือสมบูรณ์)
• วิธีลบรายการซ้ำจากรายการแบบเลื่อนลงใน Excel (4 วิธี)