หากคุณทำงานกับ Microsoft Word มาก และพบว่าตัวเองทำซ้ำสิ่งเดียวกันหลายครั้ง ให้สร้างแมโคร (Macro) Macro เป็นคำย่อของ macroinstruction ซึ่งหมายถึงชุดคำสั่งเพื่อทำภารกิจให้เสร็จสิ้น
สิ่งที่ดีเกี่ยวกับการสร้างแมโครใน Word คือคุณไม่ต้องรู้การเขียนโปรแกรม หากคุณกด Record (บันทึก) และ Stop (หยุด) ได้ คุณก็ทำได้
แมโครอันตรายไหม?
เคยได้ยินว่าแมโครอันตรายเพราะอาจมีไวรัส? แม้คุณจะต้องระวังการเปิดเอกสาร Office จากคนไม่รู้จัก เพราะอาจมีแมโครที่เป็นมัลแวร์ แต่ไม่ใช่ปัญหาที่นี่ คุณสร้างแมโครของตัวเอง ดังนั้นคุณรู้ว่ามันไม่ใช่ไวรัส
วิธาบันทึกแมโครใน Word
สำหรับตัวอย่างนี้ คุณจะสร้างแมโครใน Word เพื่อแทรกลายเซ็นของคุณที่ท้ายเอกสาร
- เปิด Word ไปที่แท็บ View (มุมมอง)
- เลือกลูกศรลงด้านล่างภายใต้ปุ่ม Macros (แมโคร)
- เลือก Record Macro… (บันทึกแมโคร…) หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น
- ในช่อง Macro name: (ชื่อแมโคร) ให้ป้อนชื่อที่มีความหมายสำหรับแมโคร ห้ามมีช่องว่าง ให้ใช้ underscore (_) หรือ dash (-)
- ในเมนูดรอปดาวน์ Store macro in: (จัดเก็บแมโครใน) คุณสามารถเลือกเอกสารที่ต้องการให้แมโครนี้ใช้งานได้ หากเลือก All Documents (Normal.dotm) แมโครจะพร้อมใช้งานในทุกเอกสาร Word ใหม่ที่คุณสร้าง ตั้งแต่ตอนนี้เป็นต้นไป หากเลือกเอกสารเดียว จะใช้ได้กับเอกสารนั้นอย่างเดียว ปกติควรเลือก All Documents
- ในช่อง Description: (คำอธิบาย) ให้เขียนว่าแมโครนี้ทำอะไร นี่เป็นแมโครง่ายที่มีชื่ออธิบายได้ แต่เมื่อคุณคล่องแคล่วกับแมโครมากขึ้น คุณจะทำสิ่งที่ซับซ้อนมากขึ้น ดังนั้นคำอธิบายจึงเป็นประโยชน์เสมอ
- คุณสามารถเลือก Assign macro to (มอบหมายแมโครให้) เป็นปุ่มที่คุณจะสร้างด้วย Button (ปุ่ม) หรือแป้นลัด (hotkeys) ที่เลือกได้จากปุ่ม Keyboard (แป้นพิมพ์) เนื่องจากมีปุ่มลัด Word มากมายอยู่แล้ว ปุ่มอาจเหมาะสมกว่า เลือก Button หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นชื่อ Word Options
- ที่นี่คุณจะมอบหมายปุ่มบนริบบอน Word ให้กับแมโคร เลือก Customize Ribbon (ปรับแต่งริบบอน)
- ในเมนูดรอปดาวน์ Choose commands from: (เลือกคำสั่งจาก) ให้เลือก Macros (แมโคร) สิ่งนี้จะแสดงแมโครของเราในพื้นที่ด้านล่าง
- คุณต้องการที่บนริบบอนสำหรับวางแมโคร สำหรับตัวอย่างนี้ ให้เลือก Home (หน้าแรก) ในพื้นที่ Main Tabs แล้วเลือก New Group (กลุ่มใหม่)
- เลือก Rename (เปลี่ยนชื่อ) เพื่อให้ชื่อที่มีความหมาย
- ในหน้าต่าง Rename ให้เลือกไอคอนหนึ่งเพื่อแทนกลุ่ม แล้วป้อน My Macros ในช่อง Display name (ชื่อที่แสดง)
- เลือก OK เพื่อใช้การตั้งค่า คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในพื้นที่ Main Tabs
- เมื่อเลือกกลุ่ม My Macros ใหม่ในพื้นที่ Main Tabs แล้ว ให้เลือกแมโคร Normal.NewMacros.Insert_Signature
- เลือก Add (เพิ่ม) เพื่อแทรกเข้าไปในกลุ่ม My Macros
- แน่นอนว่าคุณจะต้องการเปลี่ยนชื่อ ด้วยการเลือกแมโครในพื้นที่ Main Tabs ให้เลือก Rename… (เปลี่ยนชื่อ…)
- ในหน้าต่าง Rename ให้เลือกไอคอน และป้อนชื่อง่ายๆ ในช่อง Display name: (ชื่อที่แสดง:)
- เลือก OK เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในพื้นที่ Main Tabs
- เลือก OK ใต้พื้นที่ Main Tabs เพื่อเสร็จสิ้นการสร้างปุ่มสำหรับแมโคร
- ไปสร้างบล็อกลายเซ็นที่คุณต้องการ เพิ่มสแกนลายเซ็นหรือภาพอื่นๆ อะไรก็ได้ที่คุณชอบ เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือกลูกศรลงด้านล่างภายใต้ปุ่ม Macros
- เลือก Stop Recording (หยุดบันทึก) แค่นี้ แมโคร Insert Signature ของคุณสร้างเสร็จแล้ว
- ทดสอบโดยค้นหาปุ่ม Insert Signature ที่คุณสร้างในแท็บ Home และเลือก มันควรปรากฏบล็อกลายเซ็นอย่างวิเศษ ตรงตามที่คุณออกแบบไว้
วิธาเขียนแมโคร (เขียนโค้ด VBA)
สำหรับแมโครส่วนใหญ่ วิธีการบันทึก (recording) เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการสร้าง ต่อไปคุณจะต้องการทำบางอย่างที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งต้องเขียนแมโครด้วยภาษา Visual Basic for Applications (VBA) เรามีคู่มือ VBA สำหรับผู้เริ่มต้นที่ดีที่สุด จึงควรบุ๊กมาร์กไว้ มาสร้างแมโครเพื่อหาค่าเฉลี่ยคำต่อประโยค เพื่อช่วยบอกว่าเราพูดเยอะเกินไปหรือไม่
- คุณต้องเข้าถึงแท็บ Developer (นักพัฒนา) ซึ่งถูกซ่อนไว้โดยค่าเริ่มต้นใน Word ที่มุมซ้ายบนของ Word ให้เลือก File (ไฟล์)
- ใกล้มุมซ้ายล่าง ให้เลือก Options (ตัวเลือก)
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือก Customize Ribbon (ปรับแต่งริบบอน)
- ด้านขวา ให้ค้นหา Developer และติ๊กเครื่องหมายถูก
- เลือก OK เพื่อปิดหน้าต่าง แท็บ Developer จะแสดงขึ้น
- เลือกแท็บ Developer
- เลือกปุ่ม Macros
- ป้อนชื่อที่มีความหมายใน Macro name: ทิ้ง Macros in: ไว้เป็น Normal.dotm เพื่อใช้กับทุกเอกสาร Word เสมอใส่คำอธิบายในพื้นที่ Description:
- เลือก Create (สร้าง) เครื่องมือพัฒนา Microsoft Visual Basic for Applications จะเปิดขึ้น
- โค้ดที่แสดงในสี่เหลี่ยมสีเขียวด้านล่างควรมีอยู่แล้วพร้อมช่องว่างระหว่างกัน ให้คัดลอกและวางโค้ดต่อไปนี้ลงในช่องว่างนั้น:
Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0
For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next
MsgBox "Average words per sentence" + Str(Int(numWords / numSentences)) + ". Less than 15 is best."
- เลือกปุ่ม Run (รัน) เพื่อทดสอบโค้ด หากไม่ทำงานตามที่คาดหวัง ให้แก้ไขโค้ดจนทำงานได้แบบที่ต้องการ
- เลือกปุ่ม Save (บันทึก) และปิดหน้าต่างพัฒนา
- สร้างปุ่มในริบบอน Word โดยใช้วิธีเดียวกับที่แสดงในคำแนะนำ "วิธาบันทึกแมโคร" ด้านบน
- ค้นหาปุ่มที่เพิ่งสร้างและทดสอบมัน
แมโครของฉันไม่ทำงานเมื่อบันทึกเอกสาร Word
Word ค่าเริ่มต้นบันทึกด้วยนามสกุลไฟล์ .docx ซึ่งไม่อนุญาตให้แมโครรันอัตโนมัติ หากคุณต้องการให้แมโครทำงาน คุณจะต้องเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็น Word Macro-Enabled Document (*.docm)
ประเภทไฟล์นี้มีอยู่บางส่วนเพื่อแก้ปัญหาความปลอดภัยของแมโคร หากคุณเห็นนามสกุลไฟล์นี้บนเอกสารที่คุณไม่ได้คาดหวังจะรับ ให้ระมัดระวัง
อะไรอีกที่ทำได้กับแมโคร?
คุณสามารถสร้างแมโครใน Excel, Outlook, แม้แต่ PowerPoint อะไรก็ตามที่คุณทำด้วยมืออยู่ คุณควรสามารถบันทึกหรือเขียนแมโครให้ทำได้ การใช้แมโครใน Word ร่วมกับปุ่มลัดแป้นพิมพ์ Windows ที่ดี จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณสิบเท่า
