Outlook Data File Cannot Be Accessed: 4 วิธีแก้ไขที่ลองได้

Outlook มอบคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมบางอย่างเพื่อให้ประสบการณ์อีเมลของคุณง่ายและรวดเร็วขึ้น อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้หลายคนเผชิญปัญหาต่างๆ ขณะใช้ Outlook หนึ่งในปัญหาเหล่านี้คือ Outlook ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลส่วนตัว (personal data file) ของคุณได้

ข้อความข้อผิดพลาดที่แน่นอนควรมีลักษณะประมาณนี้:

0x8004010F: Outlook data file cannot be accessed.

เมื่อข้อผิดพลาดนี้เกิดขึ้น คุณไม่สามารถส่งหรือรับอีเมลได้ และ Outlook จะแสดงข้อผิดพลาดข้างต้นบนหน้าจอของคุณตลอดเวลา ข้อผิดพลาดนี้มักเป็นผลมาจากโปรไฟล์ Outlook ที่เสียหาย (corrupted) มีหลายวิธีในการแก้ไขปัญหานี้และให้ Outlook จดจำไฟล์ข้อมูลได้อีกครั้ง

สร้างและใช้โปรไฟล์ Outlook ใหม่

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแก้ไขข้อผิดพลาด "Outlook data file cannot be found" (ไม่พบไฟล์ข้อมูล Outlook) คือการสร้างโปรไฟล์ใหม่และใช้มันเป็นโปรไฟล์หลัก (primary profile) ใน Outlook สิ่งนี้จะกำจัดปัญหาเรื่องการกำหนดค่าของโปรไฟล์เก่าและให้คุณเริ่มต้นใหม่

ค้นหาตำแหน่งไฟล์ข้อมูล

คุณต้องค้นหาตำแหน่งของไฟล์ข้อมูล Outlook ก่อน

1. เปิด Control Panel (แผงควบคุม) บนคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ

2. คลิกเมนู View by (มุมมองตาม) ที่มุมขวาบน และแน่ใจว่าตัวเลือก Large icons (ไอคอนขนาดใหญ่) ถูกเลือก

3. ค้นหาและคลิกตัวเลือก Mail (จดหมาย) เพื่อดูการตั้งค่าอีเมลของคุณ

4. คลิกปุ่ม Show Profiles (แสดงโปรไฟล์) เพื่อดูโปรไฟล์ Outlook ของคุณ

5. เลือกโปรไฟล์ปัจจุบันของคุณจากรายการ และคลิก Properties (คุณสมบัติ)

6. เลือกปุ่ม Data Files (ไฟล์ข้อมูล) เพื่อดูว่าไฟล์ข้อมูลของคุณจัดเก็บที่ไหน

7. หน้าจอถัดไปจะมีรายการไฟล์พร้อมไอคอนเครื่องหมายถูกถัดจากมัน โปรดบันทึกตำแหน่งของไฟล์ข้อมูล Outlook นี้

สร้างโปรไฟล์ Outlook ใหม่

ตอนนี้คุณสามารถสร้างโปรไฟล์ Outlook ใหม่เพื่อแทนที่โปรไฟล์เก่าและเสียหายของคุณ เก็บข้อมูลล็อกอินอีเมลไว้พร้อม เพราะคุณจะต้องใช้พวกมันในการตั้งค่าบัญชีอีเมล

1. เปิด Control Panel และคลิกตัวเลือก Mail
2. เลือกปุ่ม Show Profiles เพื่อดูโปรไฟล์ของคุณ
3. คลิก Add (เพิ่ม) บนหน้าจอถัดไปเพื่อเพิ่มโปรไฟล์ใหม่

4. ป้อนชื่อสำหรับโปรไฟล์ใหม่ของคุณในช่อง Profile Name (ชื่อโปรไฟล์) และคลิก OK เพื่อบันทึกโปรไฟล์

5. วิซาร์ดตั้งค่าอีเมลจะปรากฏขึ้น ตอนนี้ ให้เลือกตัวเลือก Manual setup or additional server types (การตั้งค่าด้วยตนเองหรือประเภทเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติม) และคลิก Next (ถัดไป) เพื่อเริ่มตั้งค่าบัญชีอีเมลของคุณกับ Outlook

6. เลือกประเภทบัญชีอีเมลของคุณ และคลิก Next ที่ด้านล่าง หากคุณมีรายละเอียด POP3 หรือ IMAP สำหรับบัญชีอีเมล ให้เลือกตัวเลือกนั้น และคุณสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าบัญชีด้วยตนเองได้

7. กรอกข้อมูลบัญชีอีเมลบนหน้าจอถัดไป เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก Existing Outlook Data File (ไฟล์ข้อมูล Outlook ที่มีอยู่) จากส่วน Deliver new messages to (ส่งข้อความใหม่ไปที่) แล้วคลิกปุ่ม Browse (เรียกดู)

8. ไปที่พาธของไฟล์ข้อมูล Outlook ที่คุณบันทึกไว้ก่อนหน้า และเลือกไฟล์นั้น
9. เสร็จสิ้นวิซาร์ดตั้งค่าบัญชีอีเมล
10. กลับไปที่กล่อง Mail เลือกโปรไฟล์ที่สร้างใหม่จากเมนู Always use this profile (ใช้โปรไฟล์นี้เสมอ) และคลิก OK สิ่งนี้จะทำให้โปรไฟล์ใหม่ของคุณเป็นโปรไฟล์อีเมลเริ่มต้นสำหรับ Outlook

เปลี่ยนตำแหน่งการส่งจดหมาย (Mail Delivery Location)

วิธีแก้ไขอีกอย่างคือเพิ่มไฟล์ข้อมูลใหม่และตั้งค่า Outlook ให้ใช้มันจัดเก็บอีเมลของคุณ สิ่งนี้จะสร้างไฟล์ข้อมูลใหม่สำหรับ Outlook และมักจะแก้ไขข้อผิดพลาด "Outlook data file cannot be opened" (ไม่สามารถเปิดไฟล์ข้อมูล Outlook ได้)

1. เปิด Start Menu (เมนูเริ่มต้น) และเปิด Outlook

2. คลิกแท็บ File (ไฟล์) ที่ด้านบนของหน้าจอ

3. เลือก Info (ข้อมูล) จากตัวเลือกในแถบด้านซ้าย แล้วคลิก Account Settings (การตั้งค่าบัญชี) บนแผงด้านขวา และเลือก Account Settings อีกครั้ง

4. ตามค่าเริ่มต้น คุณจะอยู่ในแท็บ Email ให้เปลี่ยนไปที่แท็บ Data Files (ไฟล์ข้อมูล) และคลิกปุ่ม Add (เพิ่ม) เพื่อเพิ่มไฟล์ข้อมูลใหม่

5. Outlook จะถามว่าคุณต้องการบันทึกไฟล์ที่ไหน เลือกตำแหน่ง ป้อนชื่อไฟล์ และคลิก OK เพื่อบันทึกไฟล์

6. Outlook จะยังใช้ไฟล์ข้อมูลเก่าของคุณในการบันทึกข้อความ เปลี่ยนสิ่งนี้โดยตั้งค่าไฟล์ข้อมูลใหม่ของคุณเป็นไฟล์ข้อมูลเริ่มต้น (default data file) เลือกไฟล์ที่สร้างใหม่ในรายการ และคลิก Set as Default (ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น) ที่ด้านบน

ยึดครองสิทธิ์เป็นเจ้าของ (Ownership) ไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ

ปัญหาจากการอนุญาตไฟล์ที่ไม่ถูกต้องพบได้บ่อยบนเครื่อง Windows ในกรณีนี้ ปัญหา Outlook ของคุณอาจเกิดจากการตั้งค่าสิทธิ์เจ้าของไฟล์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

คุณสามารถแก้ไขปัญหาสิทธิ์นี้โดยการเปลี่ยนสิทธิ์เจ้าของกลับไปเป็นบัญชีผู้ใช้ของคุณ

1. เปิด File Explorer (File Explorer) และไปที่ไดเรกทอรีของไฟล์ข้อมูล Outlook ใช้ส่วนแรกในคู่มือนี้เพื่อค้นหาว่า Outlook บันทึกไฟล์ข้อมูลที่ไหน
2. คลิกขวาไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ และเลือก Properties (คุณสมบัติ)

3. คลิกแท็บ Security (ความปลอดภัย) แล้วเลือก Advanced (ขั้นสูง)

4. คลิก Change (เปลี่ยน) ถัดจากที่บอกว่า Owner (เจ้าของ) เพื่อเปลี่ยนเจ้าของของไฟล์ที่เลือก

5. วางเคอร์เซอร์ในกล่อง Enter the object name to select (ป้อนชื่อวัตถุเพื่อเลือก) พิมพ์ชื่อผู้ใช้คอมพิวเตอร์ของคุณ และคลิก Check Names (ตรวจสอบชื่อ) แล้วคลิก OK

6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ Access (การเข้าถึง) บอกว่า Full control (ควบคุมเต็มที่) ถัดจากชื่อผู้ใช้ของคุณ แล้วคลิก OK

ซ่อมแซม Outlook โดยใช้ Repair Tool (เครื่องมือซ่อมแซม)

หาก Outlook ของคุณยังแสดงข้อผิดพลาดว่าไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลได้ สิ่งที่คุณต้องทำทีหลังคือใช้เครื่องมือซ่อมแซมของ Microsoft เครื่องมือนี้มาพร้อมกับการติดตั้ง Office ของคุณ และคุณสามารถใช้มันซ่อมแซมปัญหากับแอป Office ทั้งหมดรวมถึง Outlook ได้

1. เปิดแอป Settings (การตั้งค่า)

2. เลือก Apps (แอป) บนหน้าจอถัดไป

3. เลื่อนลงในรายการแอปจนกว่าจะพบ Microsoft 365 หรือ Microsoft Office
4. คลิกรายการ Office และเลือก Modify (แก้ไข)

5. เลือก Yes (ใช่) หาก Windows ขออนุญาตบางอย่าง
6. เครื่องมือซ่อมแซมจะถามว่าคุณต้องการซ่อมแซม Outlook และแอป Office อื่นๆ อย่างไร เลือก Quick Repair (ซ่อมแซมเร็ว) และดูว่ามันแก้ปัญหาได้หรือไม่ หากไม่ได้ ให้เลือกตัวเลือก Online Repair (ซ่อมแซมออนไลน์) สำหรับการซ่อมแซมอย่างละเอียดของแอปของคุณ

ไฟล์ข้อมูลมีความสำคัญต่อ Outlook ในการส่งและรับอีเมล Outlook อาจแสดงข้อผิดพลาดต่างๆ หากไฟล์เหล่านี้เสียหายหรือไม่พร้อมใช้งาน วิธีข้างต้นจะแก้ไขข้อผิดพลาดการเข้าถึงไฟล์ข้อมูล ยังมีวิธีแก้ไข Outlook ที่ทำงานช้า และแก้ไขปัญหา autocomplete ใน Outlook อีกด้วย