เวอร์ชันเก่าของ Microsoft Outlook เคยมีฟีเจอร์สำรองข้อมูลในตัว "Outlook Add-in: Personal Folders Backup" ฟีเจอร์นี้ไม่มีให้ในเวอร์ชัน Outlook ใหม่ๆ ในโพสต์นี้ แชร์วิธีสำรอง Microsoft Outlook PST Data File อัตโนมัติ ผ่านปลั๊กอินภายนอกโอเพนซอร์ส OutlookBackupAddin
ปลั๊กอินนี้สามารถสำรองข้อมูลเป็นระยะ และบันทึกไว้ในไดเรกทอรีปลายทางที่ผู้ใช้เลือก ทำงานเมื่อ Outlook ปิด ตรวจสอบวันที่สำรองล่าสุด และเริ่มกระบวนการคัดลอกหากจำเป็น ก่อนทำ ต้องอ่านวิธีทำให้ไฟล์เป็น Compact ก่อน
สำรองข้อมูล Outlook PST Data File อัตโนมัติ
ก่อนเริ่ม Outlook จัดเก็บข้อมูลใน 2 ประเภทไฟล์คือ PST และ OST แม้ทั้งคู่จะบันทึกอีเมล ปฏิทิน และผู้ติดต่อได้ แต่อย่างไรก็ตาม OST ถูกสร้างเมื่อใช้โปรโตคอล IMAP หรือ Exchange ส่วน PST ถูกสร้างเมื่อตั้งค่าบัญชี POP3
ปัญหาใหญ่ของไฟล์ OST คือ สามารถนำกลับมาใช้ได้เฉพาะคอมพิวเตอร์ต้นทาง เท่านั้น พร้อมอีเมลและโปรไฟล์ผู้ใช้เดียวกัน หมายความว่า หากต้องการใช้บนคอมพิวเตอร์อื่น ไม่ได้ หากคุณฟอร์แมตคอมพิวเตอร์ จะใช้ไม่ได้ คุณสามารถตรวจสอบประเภทไฟล์ได้โดยไปที่ Account Settings และตรวจสอบ Data Files
ดาวน์โหลด OutlookBackupAddin แล้วติดตั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามี .NET Framework 4.0 ติดตั้งอยู่ และหากใช้ Outlook 2016 โดยไม่มี Service Pack ให้ติดตั้ง VSTO runtime
- ติดตั้งเสร็จ จะพบในแถบริบบิ้นเป็น "Backup"
- เปิดหน้าต่างตั้งค่าของ Add-in และกำหนดค่า
- เลือกไฟล์ pst
- ช่วงเวลา (วัน)
- โฟลเดอร์ปลายทาง
- และตำแหน่งไฟล์ "backupexecutor.exe"
- คลิกปุ่ม Save และปิด Outlook
ทันทีที่คุณออกจากโปรแกรม กระบวนการสำรองจะเริ่มต้น และสร้างสำเนาสำรองของไฟล์ข้อมูล PST ของ Outlook คัดลอกไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์อื่น และ Outlook ควรสามารถจัดการได้
การสนับสนุน Group Policy สำหรับ Outlook Backup Addin
หากต้องการใช้ Add-in นี้ในองค์กร เพื่อสำรองไฟล์ Outlook อัตโนมัติ รองรับ Group Policy โฟลเดอร์การติดตั้งมีโฟลเดอร์ ADMX ที่มีเทมเพลต GPO คัดลอกไฟล์และโฟลเดอร์เหล่านี้ไปที่ – %systemroot%\PolicyDefinitions
เปิด Group Policy และสร้างนโยบายใหม่โดยใช้เทมเพลตที่พร้อมใช้งานที่:
User Configuration\ Policies\ Administrative Templates\ Outlookbackup addin settings
ที่นี่คุณสามารถกำหนดประเภทคำนำหน้า เคานต์ดาวน์ ปลายทาง และอื่นๆ
หากตัดสินใจไม่ใช้แล้ว ให้ใช้คำสั่ง BackupExecutor.exe /unregister โปรแกรมอยู่ในโฟลเดอร์การติดตั้ง
อย่างไรก็ตาม หากลบโดยตรง ต้องลบคีย์ Registry ต่อไปนี้ที่ตั้งอยู่ที่:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn
ดาวน์โหลด OutlookBackupAddin ได้จาก GitHub
