วิธีตั้งค่าให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์

อีเมลที่ไม่ต้องการอาจใช้พื้นที่จัดเก็บขนาดใหญ่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อป้องกันเรื่องนี้ Microsoft จึงมีพารามิเตอร์ใน Microsoft Outlook ที่กำหนดว่าควรมีจำนวนอีเมลเท่าไหร่ที่พร้อมสำหรับดาวน์โหลดบนเครื่องโลคัล ดังนั้น หากบัญชีอีเมลของคุณเชื่อมโยงกับ Microsoft Exchange Server เช่น Office 365 หรือ Hotmail พารามิเตอร์ที่ตั้งค่าไว้จะจำกัดจำนวนอีเมลบนคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ หากต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้เพื่อให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด จากเซิร์ฟเวอร์ได้

ทำให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด

หากคุณใช้บริการผู้ให้บริการอีเมลที่ไม่ใช่ของ Microsoft Exchange Server เช่น Google แล้ว Outlook จะเพิกเฉยต่อพารามิเตอร์นี้และดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

เพื่อดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจาก Exchange Server ใน Outlook:

1. เชื่อมต่อกับ Microsoft Exchange ผ่านลิงก์
2. เปลี่ยนการตั้งค่าบัญชี Exchange

1. เชื่อมต่อกับ Microsoft Exchange ผ่านลิงก์

วิธีง่ายที่สุดในการดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ Exchange คือเลื่อนลงไปที่ด้านล่างของโฟลเดอร์ หากยังมีรายการเพิ่มเติมในโฟลเดอร์นั้นบนเซิร์ฟเวอร์ คุณจะเห็นลิงก์ 「Click here to view more on Microsoft Exchange」 (คลิกที่นี่เพื่อดูเพิ่มเติมบน Microsoft Exchange)

คลิกที่ลิงก์นั้น และในไม่กี่วินาที Outlook จะเริ่มดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ

2. เปลี่ยนการตั้งค่าบัญชี Exchange

เปิด Microsoft Outlook ไปที่เมนู 「File」 และเลือก 「Account Settings」

จากนั้นเลือก 「Account Settings」 อีกครั้งจากเมนูแบบเลื่อนลง

เมื่อเปิดหน้าต่าง 「Account Settings」 ให้เลือกบัญชีของคุณและคลิกปุ่ม 「Change」

ในหน้าต่าง 「Offline Settings」 ที่เปิดขึ้น ให้ตรวจสอบว่า 「Use Cached Exchange Mode」 ถูกเปิดใช้งานอยู่หรือไม่ หากใช่ ให้เลื่อนแถบ 「Mail to keep offline」 ไปยังช่วงเวลาที่ต้องการ

โดยค่าเริ่มต้นจะมีตัวเลือกตั้งแต่ 3 วัน ถึง 5 ปี และ All (ทั้งหมด) เลือก 「All」 หากต้องการให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดไปยังคอมพิวเตอร์ ก่อนเลือกตัวเลือก「All」 โปรดตรวจสอบว่ามีพื้นที่ดิสก์เพียงพอบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

เมื่อเสร็จแล้ว คลิก 「Next」 และรีสตาร์ท Outlook เมื่อระบบแจ้งเตือน

เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์ คุณจะเห็นข้อความที่ด้านล่างของ Outlook ระบุว่า 「All folders are up to date」 (ทุกโฟลเดอร์ทันสมัยแล้ว) ซึ่งบ่งชี้ว่าคุณได้ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจาก Microsoft Exchange Server ไปยังบัญชี Outlook ของคุณแล้ว

บทความเกี่ยวข้อง: ตัวเลือก「Leave a copy of messages on the server」หายไปใน Outlook

หวังว่าเคล็ดลับนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ