วิธีเก็บถาวรอีเมลและกู้คืนอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook

วันนี้ มีการแลกเปลี่ยนอีเมลระหว่างบุคคล บริษัท เป็นต้น อย่างต่อเนื่อง ทำให้ปริมาณเมลในกล่องจดหมายเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง กลายเป็นเรื่องยากที่จะจัดการและเรียกคืนอีเมลจำนวนมากทุกครั้ง ดังนั้น เพื่อแก้ปัญหานี้ แนวคิดของ Email Archiving จึงเกิดขึ้น มาดูว่ามันคืออะไรพอดี และอีเมลสามารถเก็บถาวรใน Microsoft Outlook 2019/2016 ได้อย่างไร

Email Archiving คืออะไร

Email Archiving เป็นกระบวนการจัดการอีเมลที่จัดการและจัดเก็บอีเมลอย่างเป็นระบบ มันจัดเก็บและรักษาข้อมูลอย่างถาวรโดยไม่มีการสูญหายข้อมูล โดยพื้นฐานแล้ว เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมล มันจะหายไปจากกล่องเข้า (inbox) โดยไม่ถูกลบ และจัดเก็บในโฟลเดอร์ Archive folder อีเมลที่ไม่อยากลบ เพราะอาจต้องใช้ในอนาคต สามารถเก็บถาวรได้ อีเมลทั้งหมดในโฟลเดอร์เก็บถาวร สามารถกู้คืนได้หากต้องการ เพื่อให้เนื้อหาสำคัญไม่สูญหาย การเก็บถาวรจะย้ายอีเมลออกจากเซิร์ฟเวอร์เมลเครือข่ายไปยังคอมพิวเตอร์ท้องถิ่น

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook

เพื่อเปิด Microsoft Outlook ให้คลิกปุ่ม Start และเลื่อนลงไปที่ Outlook เพื่อเปิด

ไปที่ Inbox และเปิดอีเมลที่ต้องการเก็บถาวร เมื่อเมลเปิดแล้ว จะเห็นตัวเลือก Archive ในแถบเมนูด้านบนของกล่องจดหมาย