ความสอดคล้องและคุณภาพของการเขียนอาจเสียหายและทำให้ผู้อ่านหงุดหงิด เมื่อใช้คำที่ซับซ้อนหรือนามธรรมโดยไม่จำเป็น การจัดเรียงคำแบบนี้ไม่มีทางสื่อความหมายที่ต้องการ หากคุณมีการสมัครสมาชิก Microsoft 365 การเพิ่มฟีเจอร์ที่เสริมสร้างด้วยคลาวด์สามารถช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น นี่คือที่มาของบทบาทของ Microsoft Editor
วิธีใช้ Microsoft Editor
Microsoft Editor ช่วยปรับปรุงการเขียนใน Word และ Outlook บนเว็บ โดยระบุคำและวลีที่อาจต้องการการปรับปรุง เครื่องมือนี้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเขียนอัจฉริยะ โดยวิเคราะห์ข้อความขณะที่คุณพิมพ์ และแนะนำการเปลี่ยนแปลงเมื่อพบคำที่สะกดผิด หรือส่วนที่ต้องปรับปรุงไวยากรณ์
หากคุณใช้การสมัครสมาชิก Microsoft 365 Personal และ Family คุณจะเข้าถึงการปรับปรุงไวยากรณ์และสไตล์ขั้นสูงได้ รวมถึง ความชัดเจน ความกระชับ ภาษารسمية คำศัพท์ที่แนะนำ และอื่นๆ อีกมากมาย มี 3 วิธีในการเข้าถึง Microsoft Editor
- เอกสาร Microsoft Office (Word บนเว็บและเดสก์ท็อป)
- Outlook.com และ Outlook Client สำหรับอีเมล
- ทุกที่ผ่านส่วนขยายเบราว์เซอร์
คุณสามารถใช้ Microsoft Editor ได้ในรูปแบบ:
- ปลั๊กอินเบราว์เซอร์
- Add-in ของ Microsoft Word
ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเขียนเอกสาร Word เขียนอีเมล หรือโพสต์บนเว็บไซต์อย่าง LinkedIn หรือ Facebook คุณจะได้รับประโยชน์จาก Microsoft Editor จุดเด่นคือ สื่อสารได้ชัดเจนในมากกว่า 20 ภาษา ทุกภาษาและตลาดมีความเฉพาะตัว Microsoft จึงเสนอคำแนะนำสำหรับแต่ละภาษาในความร่วมมือกับเจ้าของภาษาและนักภาษาศาสตร์ท้องถิ่น
1. Microsoft Editor ในรูปปลั๊กอินเบราว์เซอร์
ส่วนขยายเบราว์เซอร์ Editor ตรวจสอบข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์และการสะกดคำ รวมถึงเสนอคำแนะนำในการปรับปรุงการเขียน เช่น การแก้ไขการใช้ passive voice หรือคำที่冗余
ก่อนติดตั้ง Microsoft Editor เป็นส่วนขยายเบราว์เซอร์ เราแนะนำให้ปิดส่วนขยายตรวจสอบไวยากรณ์อื่นๆ ไว้ก่อน การทำเช่นนี้จะช่วยให้ Editor ทำงานได้เต็มที่ ดังนั้น ไปที่การตั้งค่าส่วนขยายของเบราว์เซอร์และปิดส่วนขยายอื่นๆ ที่ตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์
ใน Edge เลือกเมนู Settings and more (สามจุด) แล้วเลือก Extensions
สำหรับ Chrome ไปที่เมนู Customize and control Google Chrome (สามจุด) แล้ว Settings > Extensions
เมื่อเสร็จแล้ว ให้เพิ่ม Microsoft Editor เป็นส่วนขยายบน Edge หรือ Chrome คุณสามารถดาวน์โหลดได้ง่ายจากร้านแอปของเบราว์เซอร์
หลังเพิ่มแล้ว ไอคอน Editor จะปรากฏบนแถบเครื่องมือของเบราว์เซอร์ คลิกไอคอนและลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่คุณใช้สำหรับ Office หรือลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft ฟรี
เมื่อเลือกลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft ฟรี Editor จะจำกัดให้แก้ไขเฉพาะการสะกดคำและไวยากรณ์พื้นฐานเท่านั้น ฟีเจอร์ปรับปรุงและตรวจสอบไวยากรณ์ขั้นสูงจะเปิดใช้งานได้ก็ต่อเมื่อลงชื่อเข้าใช้ Editor ด้วยบัญชีการสมัครสมาชิก Office 365 หรือ Microsoft 365
Settings ของ Editor ให้คุณเลือกสิ่งที่ Editor ตรวจสอบ และคุณสามารถปิด Editor สำหรับเว็บไซต์ที่ไม่ต้องการบริการได้
อัปเดต: Microsoft Editor ตอนนี้มีอยู่ในตัวเบราว์เซอร์ Edge แล้ว
2. Add-in Microsoft Editor สำหรับ Word
เมื่อคุณติดตั้ง Add-in Microsoft Editor สำหรับ Word แล้ว จะถูกเพิ่มเข้าไปในเมนู Ribbon และจะมองเห็นได้ทันทีภายใต้แท็บ Home ของแอปพลิเคชัน
เริ่มเขียนได้เลย หากเครื่องมือพบข้อผิดพลาด จะทำการทำเครื่องหมาย เช่น Editor ทำเครื่องหมาย:
- การสะกดผิดด้วยเส้นคลื่นสีแดง
- ข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ด้วยเส้นคู่สีน้ำเงิน
- ปัญหาด้านสไตล์ด้วยเส้นประสีม่วง
คลิกที่คำที่มีเส้นใต้เพื่อดูรายการคำแนะนำในการแก้ไข
หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม ให้เปิดบานหน้าต่าง Editor โดยคลิกไอคอนปากกาบน Ribbon Editor จะวิเคราะห์การเขียนของคุณอย่างรวดเร็วและให้สถิติเกี่ยวกับ:
- ความอ่านง่าย
- การใช้คำที่แตกต่างกัน
- เวลาที่ใช้ในการอ่านเอกสาร
Microsoft Editor สัญญาว่าจะเพิ่มประโยชน์ให้มากขึ้นด้วยการนำเสนอฟีเจอร์สำคัญเพิ่มเติมในอนาคต รวมถึง:
Similarity Checker
การตรวจสอบและทำ citation ให้ถูกต้องเป็นเรื่องท้าทายและใช้เวลามากสำหรับนักเขียนทุกคน เนื่องจากวัสดุอ้างอิงมีปริมาณมหาศาล การเข้าใจในเรื่องนี้ ฟีเจอร์ Similarity checker ใน Editor จะช่วยให้ผู้ใช้ระบุเนื้อหาที่อาจไม่ใช่ต้นฉบับ และทำให้การแทรก citation ที่เกี่ยวข้องง่ายขึ้น เราอาจเห็นฟีเจอร์นี้ในเดือนๆ ข้างหน้าใน Word สำหรับเว็บ
Rewrite suggestions
คำแนะนำในการเขียนใหม่ (Rewrite suggestions) จะช่วยให้ผู้ใช้ Microsoft Editor ปรับปรุงการเขียนเพื่อความคล่องแคล้ว ความกระชับ หรือความอ่านง่ายได้ง่ายขึ้น เราได้ครอบคลุมฟีเจอร์นี้โดยละเอียดในโพสต์ก่อนหน้า – วิธีใช้ Rewrites Suggestions ฟีเจอร์นี้ อย่างไรก็ตาม จำกัดเฉพาะแอปพลิเคชัน Word สำหรับเว็บเท่านั้น
สรุป
จากการใช้งานของเรา พบว่า Microsoft Editor ไม่เพียงแต่จับข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังช่วยให้คุณเขียนด้วยความมั่นใจอีกด้วย
