Microsoft Outlook ไม่ได้จำกัดแค่การเขียนและรับอีเมล แต่ทำหน้าที่หลายอย่าง ตัวอย่างเช่น แอปสามารถใช้จัดตารางและดูการประชุมที่จะมาถึง สิ่งนี้พร้อมใช้งานในปฏิทินร่วม (shared calendar) ที่มองเห็นได้ในพื้นที่ทำงาน Groups มาทำความคุ้นเคยกับวิธีจัดตาราง Skype meeting บน group calendar ใน Office Outlook 2016
จัดตาราง Skype meeting บน Group Calendar ใน Office Outlook
- เปิดแอป Outlook และเลือกกลุ่ม (group) จากแถบนำทางด้านซ้าย
- จากริบบิ้นที่แสดง ให้เลือก Calendar (ปฏิทินทำหน้าที่เป็น distribution list สำหรับเชิญสมาชิกกลุ่มทั้งหมด)
- จากนั้นเลือก New Skype Meeting หรือ New Meeting ตามภาพด้านล่าง เราสนใจส่วนหลังมากกว่า จึงเลือกตัวเลือกที่สอง คือ Skype Meeting
- ตอนนี้ เมื่อคุณทำให้เป็น Skype meeting คุณจะสังเกตว่ารายละเอียดการโทรจะถูกเพิ่มลงในเนื้อหาข้อความ
- คุณยังจะเห็นว่า alias ของกลุ่มถูกป้อนอัตโนมัติในบรรทัด To
- เมื่อเสร็จ ให้ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเลือกต่อไปนี้:
- Subject (เรื่อง)
- Location (สถานที่)
- Start and End time (เวลาเริ่มและสิ้นสุด) สำหรับการประชุม
- ในพื้นที่การประชุม ให้พิมพ์วาระการประชุม หากจัด Skype Meeting ให้ระวังอย่าเปลี่ยนข้อมูลการประชุมออนไลน์
- สุดท้าย เลือก Scheduling Assistant บนริบบิ้น เพื่อให้แน่ใจว่าเลือกเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมที่ทุกคนยอมรับ
- เลือก Send
เมื่อเสร็จ การประชุมจะปรากฏบนปฏิทินของกลุ่ม รวมถึงปฏิทินส่วนตัวของแต่ละสมาชิก
Group calendar นิยมมากกว่า เพราะช่วยให้คุณดูปฏิทินหลายอันพร้อมกันได้
โพสต์นี้จะแสดงวิธียกเลิกการประชุมใน Outlook
