ส่วนประกอบ Outlook ของ Microsoft Office ไม่ได้จำกัดเพียงการรับอีเมลเท่านั้น แต่ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ มากมาย วิธีการที่หลากหลายของโปรแกรมนี้ช่วยให้คุณสร้างคำเชิญสำหรับการประชุมและนัดหมาย เหตุผลที่มีฟีเจอร์เช่นนี้คือการบูรณาการปฏิทินภายในส่วนประกอบนี้ ข้อดีอีกอย่างของฟังก์ชันนี้คือมันทำงานได้ดีขึ้นหากพนักงาน Exchange ของคุณใช้มันด้วย ในกรณีนั้น คุณไม่ต้องเชิญเพื่อนร่วมงานแต่ละคนแยกกัน และคุณเพียงแค่จัดตารางการประชุม และมันจะปรากฏที่ระบบของเพื่อนร่วมงานโดยอัตโนมัติ
ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างคำเชิญสำหรับนัดหมายและการประชุม เพื่อให้มันปรากฏให้พนักงาน Exchange โดยอัตโนมัติ โดยพื้นฐานแล้ว การสร้างกิจกรรมเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย และง่ายต่อการแชร์กับผู้อื่น
ส่งคำเชิญสำหรับการประชุมใน Outlook
เพื่อส่งคำเชิญสำหรับการประชุมใน Outlook ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิด Outlook
- คลิกที่ไอคอนปฏิทิน
- ต่อไป คลิกที่ตัวเลือก New Meeting หรือ New Appointment
- ใช้ Address Book เพื่อแนบคำเชิญ
- เพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้คนเหล่านั้นด้วยตนเอง
- เพิ่มรายละเอียดครบถ้วนเกี่ยวกับกิจกรรมในพื้นที่ที่ให้ไว้
มาดูรายละเอียดกัน
1. เปิด Outlook คลิกที่ไอคอน Calendar (อันที่ 2 ที่มุมซ้ายล่าง) จากนั้นคลิกที่ New Meeting หรือ New Appointment ตามที่คุณต้องการสร้าง
2. สมมติว่าเราสร้างกิจกรรมการประชุมใหม่ ที่นี่คุณสามารถใช้ Address Book เพื่อแนบคำเชิญของ Exchange ของคุณ เพื่อให้พวกเขาได้รับการแจ้งเตือนใหม่ที่โปรไฟล์ Outlook ของพวกเขาโดยอัตโนมัติ
หากคุณส่งคำเชิญให้คนนอก Exchange คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้คนเหล่านั้นด้วยตนเอง คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดครบถ้วนเกี่ยวกับกิจกรรมในพื้นที่ที่ให้ไว้
3. ผู้ที่ได้รับการเชิญจะได้รับการเตือนบนส่วนประกอบ Outlook ของพวกเขาในลักษณะดังนี้:
รายละเอียดคำเชิญไม่ครบถ้วนที่ส่งโดย Outlook
หากคุณเผชิญปัญหาเรื่องรายละเอียดกิจกรรมไม่ครบถ้วนที่ส่งไปยังผู้รับ โดยเฉพาะคนที่อยู่นอก Exchange ของคุณ คุณสามารถลองแก้ไขดังนี้:
1. กด Windows Key + R พิมพ์ Regedt32.exe ในกล่องโต้ตอบ Run และกด Enter เพื่อเปิด Registry Editor
2. ไปที่นี่:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Options\Calendar
3. ในแถบด้านขวาของตำแหน่ง Registry นี้ ให้เพิ่ม DWORD ใหม่ชื่อ EnableMeetingDownLevelText โดยใช้ right click -> New -> DWORD Value ดับเบิลคลิกที่ DWORD เดียวกันเพื่อได้สิ่งนี้:
4. ในกล่องที่แสดงข้างต้น ให้ใส่ Value data เท่ากับ 1 และคลิก OK คุณสามารถปิด Registry Editor ตอนนี้และรีบูตเครื่องเพื่อแก้ไขปัญหา
แค่นี้ก็เสร็จแล้ว!
