โดยค่าเริ่มต้น แถบเครื่องมือการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว (Quick Access Toolbar) ของ Microsoft Word และ Microsoft Excel มีเพียงสามตัวเลือก – บันทึก ยกเลิก และทำซ้ำ แต่ถ้าบอกว่าสามารถเพิ่มปุ่มที่กำหนดเองได้มากกว่านี้ คุณจะเชื่อไหม? ในทางกลับกัน เราบ่อยครั้งที่ต้องใช้รูปแบบต่างๆ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ หัวข้อ 1 หัวข้อ 2 เป็นต้น บางครั้งต้องใช้หลายรูปแบบพร้อมกัน (ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ หรือ ตัวหนาและหัวข้อ 1 ฯลฯ) หลายครั้ง สมมติต้องทำ 50 ครั้ง หมายความว่าสำหรับการจัดรูปแบบครั้งเดียว คุณต้องคลิกสามปุ่มหรือมากกว่า
เพื่อหลีกเลี่ยงงานที่เสียเวลานี้ คุณสามารถบันทึกแมโครและสร้างปุ่มลัดเพื่อใช้รูปแบบหลายแบบพร้อมกันได้ มาดูวิธีการกัน
บันทึกแมโคร – สร้างปุ่มเพื่อเพิ่มรูปแบบหลายแบบ
วิธีนี้ง่ายและไม่ใช้เวลามากนัก สามารถทำได้ทั้งใน Word และ Excel ขั้นตอนต่อไปนี้ทำกับ Word 2013 แต่ผู้ใช้ Excel ก็สามารถปฏิบัติตามได้เช่นกัน เพราะขั้นตอนเหมือนกัน
เปิดแอป Word 2013 ไปที่แท็บ View คลิก Macros แล้วเลือก Record Macro
จะได้ป๊อปอัปดังนี้
คุณต้องใส่ชื่อและคำอธิบายเพื่อระบุได้ง่าย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือก All Documents (Normal.dotm) หลังกรอกรายละเอียดครบแล้ว กดปุ่ม OK ตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนรูปแบบเป็นดังนี้
ตอนนี้คุณสามารถเลือกรูปแบบได้ เช่น ตัวหนา ขีดเส้นใต้ ฯลฯ
หลังจากเลือกหรือคลิกที่รูปแบบทั้งหมดที่ต้องการแล้ว ให้กดปุ่ม Stop ที่อยู่ด้านล่างของ Microsoft Word
เพื่อปักแมโครที่บันทึกไว้ไว้ที่แถบเครื่องมือการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว ให้ไปที่ File > Options > Quick Access Toolbar ขยายเมนูแบบเลื่อนลงและเลือก Macros
คุณจะเห็นแมโครของคุณด้านซ้าย เพียงเลือกแล้วคลิกปุ่ม Add
ถ้าต้องการให้มีไอคอน ให้เลือกแมโครจากด้านขวาและคลิกปุ่ม Modify
หลังจากนั้นคุณจะได้ไอคอนให้เลือก
ตอนนี้คุณจะได้ไอคอนใหม่บนแถบเครื่องมือด่วน
เมื่อไหร่ก็ตามที่ต้องการใช้รูปแบบเหล่านั้น ให้เพียงเลือกข้อความและกดปุ่มนั้น
แทนที่จะเสียเวลาใช้รูปแบบหรือสไตล์ต่างๆ กับข้อความ คุณสามารถบันทึกแมโคร เพิ่มลงแถบเครื่องมือการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว และใช้ตามต้องการได้
อ่านต่อ: วิธีคำนวณด้วยแอป Range Calculations สำหรับ Excel
