จัดการ Outlook อัตโนมัติ: กฎ (Rules) ย้ายอีเมลเข้าซับฟอลเดอร์

บทความนี้: จัดการอีเมล Outlook ด้วย Rules (กฎ) ย้ายอีเมลเข้าไป โฟลเดอร์แยกประเภทอัตโนมัติ รับอีเมลเยอะ -> ประหยัดเวลามาก

แทนที่จะนั่งย้ายอีเมลจาก Inbox ไปโฟลเดอร์หมวดหมู่ ทุกสัปดาห์ 1 ชม. -> Rules ช่วยจัดระเบียบอัตโนมัติ คล้าย Labels และ Filters ใน Gmail

Rules อาจดูซับซ้อน (ถ้าจัดเรียงซับซ้อน) แต่ถ้าอยากแค่: ย้ายอีเมลงาน -> โฟลเดอร์ Work อัตโนมัติ -> ง่ายมาก

เตรียมโฟลเดอร์ก่อน

ก่อนสร้าง Rules -> สร้างโฟลเดอร์ใต้ Inbox ก่อน: Projects, Work, Family ฯลฯ

คลิกขวา Inbox หรือโฟลเดอร์ใดๆ > New Folder

ขั้นตอนนี้ใช้ได้: Outlook 2010, 2013, 2016, 2019, Office 365

ตั้งค่า Outlook Rules

1. เปิด Outlook -> แท็บ File -> ปุ่ม Manage Rules & Alerts (ล่างสุด)

2. หน้าต่าง Rules and Alerts -> คลิก New Rule

3. Rules Wizard -> แม่แบบกฎทั่วไป (Common templates) -> เลือก "Move messages from someone to a folder" (อันแรก) -> Next

4. กล่องล่าง "Step 2" มีข้อความเส้นใต้ (Hyperlinks) -> คลิก people or public group และ specified เลือกอีเมลและโฟลเดอร์ปลายทาง -> Finish (กฎง่าย)

อยากซับซ้อนกว่า -> Next -> ตัวเลือกเยอะมาก

5. คลิก Hyperlink แต่ละอัน เลือกค่า: อีเมล, โฟลเดอร์ ฯลฯ ตัวอย่าง: คลิก people or public group -> เลือกอีเมล

6. คลิก specified -> เลือกโฟลเดอร์ปลายทาง หรือ New สร้างโฟลเดอร์ใต้โฟลเดอร์ที่ไฮไลท์อยู่

7. ส่วนล่างจะอัปเดตค่าจริงของกฎ

8. Next -> ตั้ง Action เพิ่ม: เล่นเสียง, ส่งต่อ, Copy, Print, Run Program, Script ฯลฯ (กฎง่าย -> ข้ามได้)

9. Next -> Exceptions (เงื่อนไขที่ไม่ให้กฎทำงาน) -> ปล่อยว่าง (Default) ถ้าไม่มีกรณีพิเศษ

10. Next -> สิ้นสุด Wizard -> ตั้งชื่อกฎ (เช่น "Move Friends Email") -> ติ๊ก "Run this rule on messages already in Inbox" (รันกับอีเมลเดิมใน Inbox) -> Finish!

สร้าง Rules ให้: คน, Newsletter, บัญชีธนาคาร/บัตรเครดิต ฯลฯ -> จัดการ Outlook มีประสิทธิภาพ Enjoy!