ในบทความนี้ เราจะมาดูวิธีจัดการอีเมล Outlook ของคุณให้ดีขึ้นโดยการย้ายอีเมลขาเข้าไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยอัตโนมัติ หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก
แทนที่จะต้องใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการย้ายอีเมลจากกล่องจดหมายเข้าไปยังโฟลเดอร์ที่จัดหมวดหมู่ กฎของอีเมลจะช่วยให้องค์กรกล่องจดหมายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งคล้ายกับการใช้ป้ายกำกับและตัวกรองใน Gmail
กฎของอีเมลอาจดูซับซ้อนและเป็นไปได้หากคุณต้องการทำการจัดเรียงที่ซับซ้อน แต่ถ้าคุณต้องการเพียงแค่ย้ายอีเมลของงานไปยังโฟลเดอร์งานโดยอัตโนมัติ ก็ทำได้ง่ายๆ
เพื่อให้กฎมีประโยชน์ คุณควรสร้างโฟลเดอร์บางโฟลเดอร์ไว้ใต้กล่องจดหมายเพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณก่อน เช่น โครงการ งาน ครอบครัว ฯลฯ
คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ได้โดยคลิกขวาที่ กล่องจดหมาย หรือโฟลเดอร์ใดก็ได้ แล้วเลือก โฟลเดอร์ใหม่ . ขั้นตอนต่อไปนี้ใช้ได้กับ Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 และ Office 365
ตั้งค่ากฎ Outlook
ในการเริ่มต้น ให้เปิด Outlook คลิกที่ ไฟล์ แท็บ แล้วคุณจะเห็นจัดการกฎและการแจ้งเตือน ปุ่มไปทางด้านล่าง
หน้าต่างหลักของกฎและการแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้น และตามค่าเริ่มต้น คุณอาจเห็นกฎหนึ่งที่สร้างไว้แล้ว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook
จากที่นี่ คุณจะคลิก กฎใหม่ ปุ่มเพื่อเริ่มต้นกับกฎอีเมล Outlook แรกของคุณ กล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎจะปรากฏขึ้นและจะแสดงเทมเพลตกฎทั่วไปบางส่วนให้คุณเห็น
สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่พบได้บ่อยที่สุดและอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ กฎที่พบบ่อยที่สุดคือกฎข้อแรก "ย้ายข้อความจากบุคคลอื่นไปยังโฟลเดอร์ “. เลือกได้เลย จากนั้นคลิก ถัดไป .
คุณจะสังเกตเห็นกล่องรายการด้านล่างที่เรียกว่า “ขั้นตอนที่ 2:” ยังคงอยู่ที่ด้านล่างพร้อมกับข้อความที่ขีดเส้นใต้ ในความเป็นจริง สิ่งที่คุณต้องทำทั้งหมดเพื่อตั้งค่ากฎคือคลิกที่ไฮเปอร์ลิงก์สำหรับบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ และ ระบุ เพื่อเลือกที่อยู่อีเมลและตำแหน่งที่คุณต้องการให้อีเมลเหล่านั้นไป
จากนั้นคุณสามารถคลิก เสร็จสิ้น และคุณทำเสร็จแล้ว อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการทำให้กฎซับซ้อนขึ้น ให้คลิกถัดไป จะทำให้คุณมีตัวเลือกมากขึ้น:
เมื่อคุณตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ในกล่องรายการด้านบน คำอธิบายกฎที่ด้านล่างจะเติมด้วยไฮเปอร์ลิงก์เพิ่มเติม คุณยังสร้างกฎที่มองหาคำเฉพาะในเนื้อหาอีเมลแล้วดำเนินการกับอีเมลเหล่านั้นได้
งานต่อไปของคุณคือการคลิกที่ไฮเปอร์ลิงก์แต่ละรายการและเลือกค่าที่เกี่ยวข้อง เช่น ที่อยู่อีเมล โฟลเดอร์ ฯลฯ ในตัวอย่างด้านบน คุณจะต้องคลิกบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ และเลือกที่อยู่อีเมล
จากนั้นคลิกที่คำว่า ระบุ และเรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายอีเมลไปหรือคลิก ใหม่ และโฟลเดอร์ใหม่จะถูกสร้างขึ้นภายใต้โฟลเดอร์ที่ไฮไลต์อยู่ในขณะนี้
ตอนนี้ คุณจะเห็นส่วนล่างอัปเดตด้วยค่าจริงสำหรับกฎของคุณ
เมื่อคลิกถัดไป คุณจะตั้งค่าการดำเนินการเพิ่มเติมสำหรับกฎได้ ปกติคุณสามารถปล่อยสิ่งนี้ไว้คนเดียวได้หากเป็นกฎง่ายๆ แต่ถ้าคุณต้องการดำเนินการอื่นๆ เช่น เล่นเสียง ส่งต่ออีเมล ทำสำเนา พิมพ์อีเมล เริ่มโปรแกรมอื่น เรียกใช้สคริปต์ ฯลฯ จากนั้นคุณสามารถทำสิ่งเหล่านั้นได้บนหน้าจอนี้
คลิกถัดไป เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณจะเข้าสู่ข้อยกเว้น โต้ตอบ ซึ่งคุณสามารถเลือกเงื่อนไขที่คุณไม่ต้องการให้มีการประมวลผลกฎนี้ ยกเว้นกรณีที่คุณมีกรณีที่ไม่ซ้ำกัน คุณสามารถเว้นว่างไว้ได้ ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น
คลิก ถัดไป และในที่สุด เราก็มาถึงจุดสิ้นสุดของตัวช่วยสร้างกฎแล้ว! ตั้งชื่อกฎ เช่น "ย้ายอีเมลเพื่อน" เพื่อให้คุณรู้ว่ากฎนี้ทำอะไรเมื่อคุณดูในภายหลัง
จากนั้น หากคุณมีอีเมลในกล่องจดหมายที่ตรงกับกฎใหม่แล้ว ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อ “เรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่อยู่ในกล่องจดหมายแล้ว “. คุณสามารถปล่อยให้ทุกอย่างเป็นค่าเริ่มต้น แล้วคลิกเสร็จสิ้น !
ตอนนี้คุณสร้างกฎสำหรับบุคคล จดหมายข่าว ใบแจ้งยอดธนาคาร/บัตรเครดิต และอื่นๆ ที่คุณคิดได้เพื่อเริ่มจัดการอีเมล Outlook อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น สนุก!
