เกือบทุกบัญชีอีเมลองค์กรใช้ Outlook และ Exchange server ในการจัดการอีเมลผู้ใช้ และมีข้อมูลจำนวนมากจัดเก็บในไฟล์ PST ไฟล์ PST ของ Outlook สำหรับงานของผมใกล้จะถึง 2 GB ซึ่งเป็นเหตุผลที่ผมเขียนโพสต์เกี่ยวกับวิธีเพิ่มประสิทธิภาพไฟล์ PST ให้ Outlook ทำงานเร็วขึ้น
ก่อนเปลี่ยนมาใช้ Gmail ทั้งหมด ไฟล์อีเมลส่วนตัวของผมใหญ่กว่า 10 GB! นั่นใหญ่มาก! มันเป็นอีเมลสะสมมา 8 ปี แม้ Outlook จะให้คุณจัดระเบียบอีเมลในโฟลเดอร์ต่างๆ ได้ แต่มันไม่มีสถิติเกี่ยวกับการใช้งานอีเมลเลย
ใครคือคนที่คุณส่งอีเมลมากที่สุด? ใครคือคนที่คุณรับอีเมลมากที่สุด? ใครส่งข้อมูลมาหาคุณมากที่สุดผ่านอีเมล? ข้อความแรกและล่าสุดที่คุณรับจากบุคคลเฉพาะคืออะไร?
นั่นคือที่ที่คุณต้องการโปรแกรมภายนอกเพื่อวิเคราะห์ไฟล์ PST ของคุณและบอกสถิติที่มีประโยชน์ทุกอย่าง ก่อนหน้านี้ ผมเคยเขียนเกี่ยวกับวิธีค้นหาอีเมลตามขนาด วันที่ ผู้ส่ง เป็นต้น แต่เป็นงานมาก
การค้นหานั้นมีประโยชน์มากสำหรับการหาอีเมล ไฟล์แนบ เป็นต้น จากบุคคลเฉพาะ หากคุณต้องการสถิติพื้นฐานเกี่ยวกับอีเมลของคุณ ให้ลองโปรแกรมชื่อ OutlookStatView จาก Nirsoft
OutlookStatView – สถิติสำหรับ Outlook
OutlookStatView เป็นโปรแกรมง่ายๆ ที่สแกนไฟล์ PST ของ Outlook และให้สถิติพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับผู้คนที่คุณติดต่อสื่อสาร
โดยพื้นฐานแล้ว สำหรับทุกคนที่คุณเคยส่งอีเมลหรือที่เคยส่งอีเมลมาหาคุณ คุณจะได้ชุดข้อมูลต่อไปนี้:
- จำนวนอีเมลขาออกที่คุณส่งให้คนนั้น แยกตาม TO/CC/BCC
- จำนวนอีเมลขาเข้าที่คนนั้นส่งมาให้คุณ
- ขนาดรวมของอีเมลทั้งหมดที่คนนั้นส่งมาให้คุณ
- ไคลเอ็นต์อีเมลที่คนนั้นใช้
- ช่วงเวลาที่คุณส่ง/รับอีเมลจากคนนั้น
สิ่งที่โปรแกรมนี้เก่งคือ คุณไม่ต้องติดตั้ง OutlookStatView เข้า Outlook เป็น Add-on มันเป็นโปรแกรมสแตนด์อโลนที่จะสแกนไฟล์ PST ของคุณอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเปิด Outlook อยู่หรือไม่
หากคุณมีโปรไฟล์ Outlook หลายอัน ให้แน่ใจว่าล็อกอินเข้าโปรไฟล์ที่ต้องการสแกนก่อนเริ่ม OutlookStatView คุณยังสามารถส่งออกทั้งหมดเป็นรายงาน HTML เพื่อดูภายหลังได้
โปรแกรมนี้ใช้เวลานานไม่มากในการสแกนกล่องจดหมายขนาดใหญ่ ประมาณ 2 นาทีสำหรับไฟล์ 1.5 GB ไม่แย่เลย! โดยรวมแล้ว มันค่อนข้างเรียบง่าย แต่มีประโยชน์หากคุณต้องการเรียนรู้ว่าคุณติดต่อสื่อสารกับใครบ่อยที่สุดผ่านอีเมล
หากคุณสนใจข้อมูลเชิงวิเคราะห์มากขึ้นเกี่ยวกับอีเมลของคุณ มี Add-ins แบบเสียเงินเพิ่มเติมหลายตัวที่สามารถสร้างกราฟและให้เมตริกมากขึ้น
- ExtendOffice
- Microsoft My Analytics
- Bells & Whistles for Outlook
ผมยังไม่ได้ใช้ตัวไหนเลย แต่หลังจากดูเว็บไซต์ของพวกเขา พวกเขาทุกตัวดูเหมือนจะเป็นตัวเลือกที่ดี หวังว่านั่นจะให้สถิติอีเมลเพียงพอสำหรับคุณ! ขอให้สนุกกับการใช้งาน!
