เทคนิคการล้างข้อมูล:เติมเซลล์ว่างใน Excel (4 วิธี)

บางครั้งเราเก็บเซลล์ว่างไว้เพื่อให้เข้าใจว่าเซลล์เหล่านั้นจะเป็นเซลล์แรกที่เต็มไปด้วย ดูชุดข้อมูลของเราเพื่อทำความเข้าใจ แต่บางครั้งมันก็สร้างปัญหาเช่นในขณะที่เรากำลังกรองหรือเรียงลำดับข้อมูล ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะเติมและมีวิธีง่ายๆ บทความนี้จะแสดง 4 วิธีง่ายๆ ในการเติมเซลล์ว่างใน Excel

ดาวน์โหลดไฟล์นี้เพื่อทำงานกับการเติมเซลล์ว่างใน Excel

4 วิธีที่เหมาะสมในการเติมเซลล์ว่างใน Excel

นี่คือชุดข้อมูลของเราที่แสดงถึงหน่วยและจำนวนเงินที่ขายรายเดือนของตัวแทนขาย และดูสิ ข้อมูลนี้มีช่องว่างใน ตัวแทนฝ่ายขาย คอลัมน์

ในตัวอย่างของเรา รายการในคอลัมน์ B นำไปใช้กับข้อมูลหลายแถว การจัดเรียงข้อมูลประเภทนี้เข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหายอดขายของเจน ก.พ. และม.ค. ได้อย่างง่ายดาย แต่ถ้าคุณจัดเรียงรายการประเภทนี้ เซลล์ว่างจะทำให้สิ่งต่างๆ ยุ่งเหยิง และคุณจะไม่สามารถบอกได้ว่าใครขายอะไร ดูตัวเลขนี้เรียงตามจำนวน

เมื่อจัดเรียงข้อมูลแล้ว คุณจะไม่พบตัวแทนฝ่ายขายเนื่องจากมีช่องว่างในคอลัมน์นี้ เราจะอธิบาย 4 วิธีในการแก้ปัญหานี้ที่นี่

แนวทางที่ 1:การใช้คำสั่งเติมเพื่อเติมเซลล์ว่าง

หากข้อมูลของคุณมีขนาดเล็ก คุณสามารถป้อนค่าเซลล์ที่หายไปจากด้านบนด้วยตนเองหรือใช้คำสั่งนี้

ขั้นตอน:

• เลือก เซลล์ B6 และเลือก:หน้าแรก ➪ การแก้ไข ➪ เติม ➪ ลง หรือกด CTRL+ D , B6 จะแสดง “เจน”

ตอนนี้ดูเซลล์เต็มแล้ว

• จากนั้นทำขั้นตอนซ้ำหลังจากเลือกเซลล์ว่างถัดไปเพื่อเติมเซลล์ว่างโดยนำค่าจากด้านบนมาเติม

• แทนที่จะเลือกทีละอย่าง เราสามารถทำได้ในครั้งเดียว เพียงเลือกเซลล์ที่เติมแล้วดับเบิลคลิกที่ ไอคอนบวก (+) ของเซลล์

ไม่นานเซลล์ว่างทั้งหมดจะถูกเติมด้วยค่าเดียวกัน

มาดูผลลัพธ์สุดท้ายกันเถอะ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเติมเซลล์ว่างด้วยสูตรใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)

แนวทางที่ 2:การใช้ Go to Special Tool เพื่อเติมเซลล์ว่าง

หากข้อมูลของคุณมีขนาดใหญ่ จะไม่สามารถเติมช่องว่างด้วยตนเองได้ นี่เป็นวิธีที่ดีกว่า เราจะใช้ ไปที่พิเศษ เครื่องมือและสูตรง่ายๆ ในการเติมเซลล์ว่าง

ขั้นตอน:

• เลือกช่วงที่มีเซลล์ว่าง (B5:B16 ในตัวอย่างของเรา)
• เลือก หน้าแรก ➪ การแก้ไข ➪ ค้นหาและเลือก ➪ ไปที่พิเศษ . “ไปที่รายการพิเศษ ” กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น

• เลือก “ช่องว่าง ” และคลิก ตกลง . การดำเนินการนี้จะเลือกเซลล์ว่างในช่วงเซลล์ B5:B16 .

• หลังจากนั้น ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) โดยตรง แล้วตามด้วยที่อยู่เซลล์ของเซลล์แรกที่มีข้อมูลในคอลัมน์-

• และกด CTRL+ENTER .

ไม่นานคุณจะพบผลลัพธ์ต่อไปนี้ เซลล์ว่างจะเต็มไปด้วยข้อมูลตามที่คุณคาดไว้

หากคุณเลือกเซลล์ว่างที่เพิ่งเติม เซลล์นั้นจะแสดง "สูตร" ในแถบสูตรแทนที่จะเป็นข้อมูล แต่เราต้องการข้อมูลในเซลล์เหล่านั้น ดูรูปต่อไปนี้

• เลือกช่วงเดิมอีกครั้งแล้วกด CTRL+ C เพื่อคัดลอกส่วนที่เลือก
• เลือก หน้าแรก ➪ คลิปบอร์ด ➪ วาง ➪ วางค่า เพื่อแปลงสูตรเป็นค่า

หลังจากที่คุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้เสร็จแล้ว ช่องว่างจะถูกเติมด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง

อ่านเพิ่มเติม:เติมข้อความในเซลล์ว่างใน Excel (3 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)

โซลูชันที่ 3:การใช้ Excel Power Query Editor

อีกวิธีที่ชาญฉลาดสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่คือการใช้ Excel Power Query Editor .

ขั้นตอน:

• คลิกที่ข้อมูลใดก็ได้ในชุดข้อมูล
• จากนั้นคลิกดังนี้:ข้อมูล ➪ จากตาราง/ช่วง .

• มันจะเลือกช่วงข้อมูลโดยอัตโนมัติ เพียงแค่กด ตกลง .

อีกสักครู่ คุณจะได้รับ Power Query Editor ดังภาพด้านล่าง

• คลิกขวาที่คอลัมน์ชื่อและเลือก เติม> ลง จาก เมนูบริบท .

• อีกไม่นานเซลล์ก็จะเต็มแบบนี้ ตอนนี้เพียงคลิกที่ ปิดและโหลด .

อีกสักครู่ก็จะเปิดแผ่นงานใหม่ที่มีข้อมูล

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการเติมเซลล์ว่างด้วยค่าเริ่มต้นใน Excel

โซลูชันที่ 4:การใช้ Excel VBA เพื่อเติมเซลล์ว่าง

มาโครธรรมดาสามารถดำเนินการได้ก่อน หากคุณคุ้นเคยกับการทำงานกับ VBA จึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

ขั้นตอน:

• กด ALT + F11 เพื่อเปิดหน้าต่าง VBA
• จากนั้นคลิกดังต่อไปนี้เพื่อเปิดโมดูลใหม่:แทรก ➪ โมดูล .

• เขียนโค้ดต่อไปนี้ลงไป-

Sub Fill_Blank_Cells()
Dim BCells As Range
For Each BCells In Selection.Cells
If BCells.Value = "" Then
BCells.FillDown
End If
Next BCells
End Sub

• ถัดไป กลับไปที่ชีตของคุณ

รายละเอียดโค้ด:

• ขั้นแรก ฉันสร้าง Sub ขั้นตอน- Fill_Blank_Cells() .
• จากนั้นจึงประกาศตัวแปร บีเซลล์ เป็น ช่วง .
• ถัดไป ใช้ สำหรับลูป และ คำสั่ง if เพื่อเลือกเซลล์ว่างและเติมให้เต็ม

• หลังจากนั้น เลือกช่วงเซลล์แล้วคลิก นักพัฒนา ➪ มาโคร .

• สุดท้าย เพียงเลือก ชื่อมาโคร แล้วกด เรียกใช้ .

นี่คือผลลัพธ์ที่คาดหวังของเรา

อ่านเพิ่มเติม:วิธีเติมเซลล์ว่างด้วยค่าด้านบนใน Excel VBA (วิธีง่ายๆ 3 วิธี)

เติมเซลล์ว่างใน Excel ด้วย 0/Dash

การเติมเซลล์ว่างด้วย 0/เส้นประ โดยใช้ ค้นหาและแทนที่ เครื่องมือเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด เพียงเก็บ ค้นหาสิ่งที่ ช่องว่างและพิมพ์ 0/dash ใน แทนที่ด้วย กล่อง .

ที่นี่ฉันใช้ 0 คุณก็สามารถใช้ขีดกลางแทน 0 ได้เช่นเดียวกัน

อ่านเพิ่มเติม: เติมเซลล์ว่างด้วยเส้นประใน Excel (3 วิธีง่ายๆ)

เติมเซลล์ว่างใน Excel ด้วยค่าจากซ้าย

หากเราต้องการเติมเซลล์ว่างโดยหาค่าจากด้านซ้าย คุณสามารถใช้วิธีทั้งสี่ข้างต้นในทิศทางที่ถูกต้องได้ ขั้นตอนจะเหมือนเดิม เพียงเราเลือกเซลล์ในแนวนอนหรือไปในทิศทางที่ถูกต้อง ดูสิ ฉันใช้ เติม คำสั่งตามวิธีแรก

บทสรุป

นั่นคือทั้งหมดสำหรับบทความ ฉันหวังว่าขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้นจะดีพอที่จะเติมเซลล์ว่างใน Excel อย่าลังเลที่จะถามคำถามใด ๆ ในส่วนความคิดเห็นและให้ข้อเสนอแนะ ไปที่ ExcelDemy เพื่อสำรวจเพิ่มเติม มีความสุขเป็นเลิศ 🙂

อ่านเพิ่มเติม

• การเลือกเซลล์ที่ไม่อยู่ติดกันหรือไม่อยู่ติดกันใน Excel (5 วิธีง่ายๆ)
  
• วิธีการเลือกหลายเซลล์ใน Excel (7 วิธีง่ายๆ)
• วิธีการเติมเซลล์ว่างใน Excel ด้วย Go To Special (มี 3 ตัวอย่าง)
• เติมเซลล์ว่างด้วยสีใน Excel (5 วิธี)
• วิธีการเติมเซลล์ว่างใน Excel โดยอัตโนมัติด้วยค่าที่สูงกว่า (5 วิธีง่ายๆ)
• เติมเซลล์ว่างด้วยค่าจากด้านซ้ายใน Excel (4 วิธีที่เหมาะสม)
  
• วิธีการเติมช่องว่างใน Excel (4 วิธีด่วน)