เติมเซลล์ว่างใน Excel: 4 วิธีที่พิสูจน์แล้ว

บางครั้งเราทิ้งเซลล์ว่างไว้เพื่อบ่งชี้ว่าจะเป็นตัวแรกที่เติม ดูชุดข้อมูลเพื่อเข้าใจ แต่บางครั้งก่อปัญหา เช่น ตอนกรองหรือจัดเรียงข้อมูล ดังนั้นควรเติมให้ครบ มีวิธีง่ายๆ บทความนี้แสดง 4 วิธีเติมเซลล์ว่างใน Excel

ดาวน์โหลดไฟล์นี้เพื่อฝึกเติมเซลล์ว่างใน Excel

4 วิธีที่เหมาะสมสำหรับเติมเซลล์ว่างใน Excel

นี่คือชุดข้อมูลแสดงยอดขายรายเดือนของพนักงานขาย และดูว่ามีช่องว่างในคอลัมน์Sales Representative

ในตัวอย่าง รายการในคอลัมน์Bครอบคลุมหลายแถว การจัดข้อมูลแบบเข้าใจง่าย เช่น หายอดขายของ Jane เดือนม.ค. ก.พ. มี.ค. ได้ง่าย แต่ถ้าจัดเรียงแบบนี้ เซลล์ว่างจะทำให้สับสน ไม่บอกได้ว่าใครขายได้เท่าไหร่ ดูรูปจัดเรียงตาม Amount

เมื่อจัดเรียงข้อมูล ไม่หาพนักงานขายได้ เพราะมีช่องว่างในคอลัมน์นี้ เราจะอธิบาย 4 วิธีแก้ปัญหา

วิธีที่ 1: ใช้คำสั่ง Fill เติมเซลล์ว่าง

ถ้าข้อมูลน้อย สามารถป้อนค่าที่หายไปจากด้านบนด้วยมือ หรือใช้คำสั่งนี้

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ B6 และเลือก: Home ➪ Editing ➪ Fill ➪ Down หรือกดCTRL+ D B6จะแสดง "Jane"

เห็นว่าเซลล์ถูกเติม

• ทำซ้ำโดยเลือกเซลล์ว่างถัดไป เพื่อเติมเซลล์ว่างโดยดึงค่าจากด้านบน

• แทนที่จะเลือกทีละตัว ทำได้ครั้งเดียว: เลือกเซลล์ที่เติมแล้ว ดับเบิลคลิกไอคอนบวก (+)ของเซลล์

ทันที เซลล์ว่างทั้งหมดจะเติมค่าเดียวกัน

ดูผลลัพธ์สุดท้าย

อ่านเพิ่ม: How to Fill Blank Cells with Formula in Excel (2 Easy Methods)

วิธีที่ 2: ใช้เครื่องมือ Go to Special เติมเซลล์ว่าง

ถ้าข้อมูลเยอะ ไม่สามารถเติมด้วยมือได้ นี่คือวิธีดีกว่า ใช้Go to Specialและสูตรง่าย

ขั้นตอน:

• เลือกช่วงที่มีเซลล์ว่าง (B5:B16ในตัวอย่าง)
• เลือก Home ➪ Editing ➪ Find & Select ➪ Go to Special กล่องโต้ตอบ "Go to Special" จะปรากฏ

• เลือกตัวเลือก "Blanks" และคลิก OK การกระทำนี้เลือกเซลล์ว่างในช่วงB5:B16

• พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) แล้วตามด้วยที่อยู่เซลล์แรกที่มีข้อมูลในคอลัมน์-

• กด CTRL+ENTER

ทันที จะได้ผลลัพธ์ เซลล์ว่างเติมข้อมูลเป็นที่คาดหวัง

หากเลือกเซลล์ว่างที่เพิ่งเติม จะแสดง "Formula" ในแถบสูตร ไม่ใช่ข้อมูล แต่เราต้องการข้อมูลในเซลล์เหล่านั้น ดูรูป

• เลือกช่วงเดิม กด CTRL+ C คัดลอก
• เลือก Home ➪ Clipboard ➪ Paste ➪ Paste Values เพื่อแปลงสูตรเป็นค่า

หลังทำขั้นตอนเสร็จ ช่องว่างจะเติมข้อมูลที่ถูกต้อง

อ่านเพิ่ม: Fill Blank Cells with Text in Excel (3 Effective Ways)

วิธีที่ 3: ใช้ Excel Power Query Editor

อีกวิธีฉลาดสำหรับข้อมูลเยอะคือใช้ Power Query Editor ของ Excel

ขั้นตอน:

• คลิกที่ข้อมูลใดๆในชุดข้อมูล
• คลิกตามลำดับ: Data ➪ From Table/Range

• จะเลือกช่วงข้อมูลอัตโนมัติ กด OK

พอสักครู่ จะได้ Power Query Editor ตามภาพ

• คลิกขวาที่คอลัมน์ชื่อ เลือก Fill > Down จาก context menu

• เซลล์จะถูกเติมแบบนี้ คลิก Close & Load

สักครู่ จะเปิดชีทใหม่พร้อมข้อมูล

อ่านเพิ่ม: How to Fill Empty Cells with Default Value in Excel

วิธีที่ 4: ใช้ Excel VBA เติมเซลล์ว่าง

แมโครง่ายทำได้เร็ว หากคุ้นเคยกับ VBA นี่คือวิธีที่ดีที่สุด

ขั้นตอน:

• กด ALT + F11 เปิดหน้าต่าง VBA
• คลิกเพื่อเปิดโมดูลใหม่: Insert ➪ Module

• ใส่โค้ด:

Sub Fill_Blank_Cells() Dim BCells As Range For Each BCells In Selection.Cells If BCells.Value = "" Then BCells.FillDown End If Next BCells End Sub

• กลับไปชีท

Code Breakdown:

• สร้าง Sub procedure: Fill_Blank_Cells()
• ประกาศตัวแปร BCells เป็น Range
• ใช้ For loop และ If statement เลือกเซลล์ว่างและเติม

• เลือกช่วงเซลล์ คลิก Developer ➪ Macros

• เลือก macro name กด Run

นี่คือผลลัพธ์ที่คาดหวัง

อ่านเพิ่ม: How to Fill Blank Cells with Value Above in Excel VBA (3 Easy Methods)

เติมเซลล์ว่างด้วย 0/ขีดกลาง

เพื่อเติมเซลล์ว่างด้วย 0/ขีดกลาง ใช้เครื่องมือ Find and Replace ทิ้ง Find what ว่าง และพิมพ์ 0/ขีดกลางใน Replace with

ที่นี่ใช้ 0 คุณสามารถใช้ขีดกลางแทน 0 ได้

อ่านเพิ่ม: Fill Blank Cells with Dash in Excel (3 Easy Ways)

เติมเซลล์ว่างด้วยค่าจากซ้าย

หากต้องการเติมเซลล์ว่างโดยดึงค่าจากซ้าย ใช้ 4 วิธีข้างต้นในทิศทางขวา ขั้นตอนเหมือนกัน แค่เลือกเซลล์แนวนอน/ทิศทางขวา ดูตัวอย่างใช้คำสั่ง Fill ตามวิธีแรก

สรุป

จบบทความ หวังว่าขั้นตอนข้างต้นจะเพียงพอสำหรับการเติมเซลล์ว่างใน Excel ถามคำถามในส่วนความคิดเห็นและให้回馈ได้ เยี่ยมชม ExcelDemy สำหรับบทความเพิ่มเติม Happy Excelling 🙂

อ่านเพิ่มเติม

• Selecting Non-Adjacent or Non-Contiguous Cells in Excel (5 Simple Methods)
  
• How to Select Multiple Cells in Excel (7 Easy Ways)
• How to Fill Blank Cells in Excel with Go To Special (With 3 Examples)
• Fill Blank Cells with Color in Excel (5 Methods)
• How to Autofill Blank Cells in Excel with Value Above (5 Easy Ways)
• Fill Blank Cells with Value from Left in Excel (4 Suitable Ways)
  
• How to Fill Down Blanks in Excel (4 Quick Methods)