เชี่ยวชาญการกรอง Pivot Table ใน Excel: 8 เทคนิคทรงพลังสำหรับข้อมูลที่แม่นยำ

ในบางกรณี เราต้องการกรอง Pivot Table เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ โชคดีที่มีหลายวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำสิ่งนี้ ในบทความนี้ ผมจะอภิปราย 8 วิธีที่มีประสิทธิภาพและนิยมมากที่สุดในการกรอง Pivot Table ใน Excel พร้อมคำอธิบายที่ชัดเจน

เนื่องจากบทความนี้ค่อนข้างยาว คุณอาจอ่านสารบัญแล้วเลือกวิธีที่เหมาะกับความต้องการ สำหรับความสะดวก ผมจะเริ่มจากตัวอย่างที่ง่ายที่สุด แล้วตามด้วย วิธีการกรองหลายคอลัมน์ และสุดท้ายคือวิธี VBA

8 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการกรอง Excel Pivot Table

นี่คือชุดข้อมูลของเรา ซึ่งมี หมวดหมู่สินค้า พร้อม วันที่สั่งซื้อ, จำนวน, ยอดขาย แยกตาม รัฐ ของสหรัฐอเมริกา

คุณสามารถอ่านบทความ วิธีสร้าง Pivot Table เพื่อสร้าง Pivot Table สำหรับชุดข้อมูลข้างต้น ผมได้สร้าง Pivot Table ไว้แล้ว ดังนี้

มาเริ่มดูวิธีการกรอง Pivot Table กัน

1. ใช้ Report Filter เพื่อกรอง Excel Pivot Table

ก่อนอื่น เราจะใช้ Report Filter เพื่อกรองข้อมูลของ Pivot Table

ตัวอย่าง เราต้องการได้ผลรวมยอดขายของทุกหมวดหมู่สินค้าของรัฐ Arizona

ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

⏩ เพื่อเปิดใช้งาน Report Filter ให้เลือกฟิลด์ States และลากลงพื้นที่ Filters

⏩ จากนั้นคุณจะเห็นลูกศรดรอปดาวน์พร้อมฟิลด์ States

⏩ หากคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ จะได้รายการรัฐทั้งหมดในตัวเลือกกรอง เลือก Arizona และกด OK

⏩ ผลลัพธ์ด้านล่างคือผลลัพธ์ที่ต้องการ

2. ใช้ Value Filters

เมื่อต้องการกรองตามค่า Value Filters จะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า สำคัญกว่านั้น มีตัวเลือกการกรองมากมายภายใน Value Filters เราจะดู 3 วิธีที่น่าสนใจในการกรองตามค่า

2.1. Value Filters เพื่อดึงรายการอันดับนำ

เช่น คุณต้องการกรอง 5 รายการอันดับนำตามผลรวมยอดขาย

⏩ คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ของ Row Labels

⏩ ไปที่ Value Filters > Top 10

⏩ ใส่ 5 แทน 10 และกด OK

นี่คือผลลัพธ์ที่คาดหวัง

2.2. Value Filters เพื่อดึงเปอร์เซ็นต์นำ

สมมติ คุณต้องการกรอง 50% อันดับนำของผลรวมยอดขายจากยอดขายรวม

ทำได้โดยไปที่ตัวเลือก Top 10 Filter เหมือนตัวอย่างก่อนหน้า

⏩ ใส่ 50 แทน 10 เลือก Percent และกด OK

⏩ ดังนั้น สินค้าต่อไปนี้มียอดขาย 50% อันดับนำของยอดขายรวม

2.3. Value Filters สำหรับค่าเฉพาะ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถกรอง Pivot Table ทั้งตารางโดยระบุค่าได้ สมมติ คุณต้องการได้ผลรวมยอดขายที่มากกว่า 2500

⏩ คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ของ Row Labels

⏩ ไปที่ Value Filters > Greater Than

⏩ ใส่ค่าที่ระบุในกล่องคือ 2500 และกด OK

⏩ ทันที คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ผลรวมยอดขายทั้งหมดมากกว่า 2500

อ่านเพิ่มเติม: วิธีกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel

3. ใช้ Label Filters เพื่อกรอง Excel Pivot Table

ขณะจัดการกับ Value Filters คุณอาจสังเกตเห็นตัวเลือกคือ Label Filters

ตอนนี้ เราจะสำรวจการใช้งานของมัน

สมมติว่าคุณต้องการกรองหมวดหมู่สินค้าที่มีคำว่า Books เท่านั้น คือ ต้องการหาผลรวมยอดขายสำหรับ Books

⏩ คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ของ Row Labels

⏩ ไปที่ Label Filters > Contains

⏩ พิมพ์คำว่า Books ในตัวเลือกที่ต้องการของกล่องโต้ตอบ Label Filter

⏩ หลังกด OK คุณจะได้ Pivot Table ที่กรองแล้วตาม Books

4. สร้าง Date Filters

ตอนนี้ เราจะดูวิธีการกรองอีกวิธีหนึ่งสำหรับแยก Pivot Table ตามวันที่

คุณทราบอยู่แล้วว่ามีฟิลด์ชื่อ Order Date

และหากคุณต้องการกรอง Pivot Table สำหรับช่วงวันที่เฉพาะ เช่น 02-15-22 ถึง 5-10-22

⏩ สำหรับการนี้ ให้ลากฟิลด์ Order Date เข้าพื้นที่ Rows

⏩ จากนั้นไปที่ Label Filters > Between

⏩ กำหนดวันที่ที่ต้องการในกล่องโต้ตอบ Label Filter ต่อไปนี้

⏩ เมื่อกด OK คุณจะได้ผลลัพธ์ดังนี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีกรองตามวันที่ใน Excel

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีกรองหลายคอลัมน์พร้อมกันใน Excel (3 วิธี)
• กรองหลายแถวใน Excel (11 วิธีที่เหมาะสม)
• วิธีกรองข้อมูลแนวนอนใน Excel (3 วิธี)
• Shortcut สำหรับ Excel Filter (3 การใช้งานรวดเร็วพร้อมตัวอย่าง)

5. ใช้ Search Box เพื่อกรอง Excel Pivot Table

การใช้ Search Box เป็นวิธีที่ง่ายมาก แค่พิมพ์คำ (เช่น Ohio ตามภาพ) ที่คุณต้องการกรอง Pivot Table

ดังนั้น ผลลัพธ์ด้านล่างคือ Pivot Table ที่กรองแล้วมีรัฐ Ohio

อ่านเพิ่มเติม: วิธีค้นหาหลายรายการใน Excel Filter

6. ใช้ AutoFilter เพื่อกรอง Pivot Table

ถ้าคุณไม่ใช่ผู้ใช้ใหม่ใน Excel คุณคงเคยได้ยินชื่อ Filter น่าเสียดายที่ตัวเลือก Filter ไม่ทำงานกับ Pivot Table ตามภาพด้านล่าง

แต่มันทำงานเมื่อวางเคอร์เซอร์บนเซลล์ติดกันของ Pivot Table

หลังคลิก Filter คุณจะเห็นลูกศรดรอปดาวน์สำหรับทุกคอลัมน์ ตอนนี้คุณสามารถกรองคอลัมน์ใดก็ได้โดยไม่ต้องทำตามวิธีอื่น

7. วิธีกรองหลายรายการใน Excel Pivot Table

วิธีที่ซับซ้อนและนิยมที่สุดในการกรอง Pivot Table ใน Excel คือการกรองหลายคอลัมน์ มันจะประหยัดเวลาและคุณสามารถกรองตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว

7.1. กรองหลายรายการด้วย Slicer

เราสามารถกรอง Pivot Table ตามรัฐได้เร็วขึ้นด้วย Slicer

เลือกเซลล์ภายใน Pivot Table

⏩ ไปที่แท็บ Insert > Slicer จากริบบอน Filters

⏩ เลือก States ขณะดูกล่องโต้ตอบ Insert Slicer

⏩ ตอนนี้คุณเห็นตัวเลือกกรองที่ย้ายได้ของ States (ด้านขวาของภาพ)

คุณอาจสงสัยว่ามันทำงานอย่างไร?

แค่เลือกรัฐ เช่น Arizona จากตัวเลือกตามภาพ และคุณจะได้ผลลัพธ์ทันทีที่ Pivot Table ด้านซ้ายของภาพ

7.2. กรองหลายรายการด้วย Comma

เพิ่มเติม หากคุณต้องการแสดงเกณฑ์การกรองในเซลล์เดียว คุณสามารถทำได้โดยใช้ฟังก์ชัน TEXTJOIN

ตัวอย่าง หากใส่สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ G4

=TEXTJOIN(",",TRUE,B6:B15)

ที่นี่ "," เป็นตัวคั่น TRUE สำหรับข้ามเซลล์ว่าง B6:B15 เป็นช่วงเซลล์สำหรับ หมวดหมู่สินค้า ของชุดข้อมูล

หลังใส่สูตร เราจะได้เกณฑ์การกรองในเซลล์เดียวตามที่เราเลือกใน Slicer

ที่นี่ เกณฑ์การกรองคือ Books, Sports ปรากฏในเซลล์ G4

7.3. กรองหลายรายการด้วย Filter Criteria

ในวิธีการกรองหลายรายการนี้ ผมจะแสดงวิธีการรวมสอง Pivot Tables และใช้การกรองร่วมกันสำหรับทั้งสองตาราง

เกี่ยวกับเรื่องนี้ เราต้องคัดลอก Pivot Table โดยกด CTRL + C และวางตารางที่ตำแหน่งใกล้เคียงตารางเดิมโดยกด CTRL + V

ภาพด้านล่างแสดงกระบวนการ

หลังจากนั้น เก็บ Row Labels ไว้เฉพาะในกรณีของ Pivot Table ตัวที่สอง

ตอนนี้ หากคุณเลือกรัฐใดๆ (เช่น Florida) จาก Slicer วิธีการกรองจะทำงานสำหรับสอง Pivot Tables พร้อมกัน

Pivot Table ตัวแรกกรองหมวดหมู่สินค้า ส่วนตารางที่สองกรองตาม States

สิ่งที่อยู่เบื้องหลังการกรองนี้คืออะไร?

คลิกขวาที่ Slicer และเลือกตัวเลือก Report Connections

คุณจะได้ภาพดังนี้ ภาพแสดงว่า PivotTable19 (ตารางแรก) & PivotTable21 (ตารางที่สอง) ถูกรวมเข้าด้วยกัน

อ่านเพิ่มเติม: กรองหลายเกณฑ์ใน Excel

8. กรอง Excel Pivot Table ตามค่าเซลล์ด้วย VBA

สุดท้าย ผมจะอภิปรายกรณีที่คุณต้องการกรอง Pivot Table สำหรับค่าเซลล์เฉพาะ

ลองดูว่า เราต้องการกรอง Pivot Table ทั้งตารางตามรัฐ Florida (อยู่ที่เซลล์ E7)

ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

ขั้นตอนที่ 1:

เนื่องจากเราต้องการใช้ VBA เราต้องรู้วิธีใส่ โค้ด VBA

ก่อนอื่น เปิดโมดูลโดยคลิก Developer > Visual Basic

둘째, ไปที่ Insert > Module

ขั้นตอนที่ 2:

ตอนนี้ คัดลอกโค้ดต่อไปนี้ไปในโมดูลของคุณ

Sub Filter_UsingVBA()
    Dim pvFld As PivotField
    Dim strFilter As String
    Set pvFld = ActiveSheet.PivotTables("PivotTable23").PivotFields("States")
    strFilter = ActiveWorkbook.Sheets("Sheet14").Range("E7").Value
    pvFld.CurrentPage = strFilter
End Sub

ในโค้ดข้างต้น ผมประกาศ pvFld เป็น PivotField และ strFilter เป็นชนิด String แล้วกำหนดแหล่งที่มาที่จำเป็นสำหรับ pvFld และ strFilter

3 สิ่งพื้นฐานในโค้ดคือ:

• ชื่อ Pivot Table: PivotTable23
• ชื่อฟิลด์ของตาราง: States
• ชื่อ Active Sheet: Sheet14
• ตำแหน่งค่ากรอง: เซลล์ E7

ขั้นตอนที่ 3:

ต่อไป รันโค้ด (ลัดภาษีคีย์บอร์ดคือ F5 หรือ Fn+F5) และคุณจะได้ผลลัพธ์ที่กรองแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: การกรองข้อมูล Excel ตามค่าเซลล์

สรุป

ในบทความข้างต้น ผมพยายามครอบคลุมวิธีการกรอง Pivot Table ใน Excel ผมเชื่อ بشدةว่าบทความนี้จะช่วยเสริมสร้างการเดินทาง Excel ของคุณ อย่างไรก็ตาม หากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ กรุณาแจ้งในส่วนความคิดเห็นด้านล่างครับ

เพิ่มเติม

• ใช้ Text Filter ใน Excel (5 ตัวอย่าง)
• วิธีเพิ่ม Filter ใน Excel (4 วิธี)
• กรองตามสีใน Excel (2 ตัวอย่าง)
• วิธีทำ Custom Filter ใน Excel (5 วิธี)