บทความนี้จะอธิบายสั้น ๆ ถึงวิธีการที่มีประโยชน์ในการลบ ช่องว่าง จาก รายการตรวจสอบข้อมูล ใน Excel เมื่อเรามีช่องว่างในรายการของแผนภูมิ Excel แผนภูมินั้นจะยังคงอยู่ในรายการตรวจสอบข้อมูล ซึ่งไม่เป็นที่ต้องการ
ดังนั้นฉันจะทำงานกับชุดข้อมูลต่อไปนี้เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถลบ ช่องว่าง . ได้อย่างไร จาก รายการตรวจสอบข้อมูล ใน Excel
ปัญหาขณะสร้างรายการตรวจสอบข้อมูลด้วยเซลล์ว่าง
ให้ฉันแสดงให้เห็นว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากเราสร้างรายการแบบเลื่อนลง รวมทั้งเซลล์ว่าง ขั้นแรก เราต้องสร้าง รายการแบบเลื่อนลง .
ขั้นตอน:
- เลือกเซลล์ C5 .
- จากนั้นเลือก ข้อมูล >> เครื่องมือข้อมูล >> การตรวจสอบข้อมูล
- A กล่องโต้ตอบ จะปรากฏขึ้น เลือก รายการ จาก อนุญาต แถบ (แสดงในรูปต่อไปนี้)
- ตอนนี้คลิกที่ ไอคอน .
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ B5 ถึง B14 และคลิกที่เครื่องหมาย ไอคอน .
- จากนั้น คลิก ตกลง .
ด้วยวิธีนี้ เราเพิ่งสร้างรายการแบบเลื่อนลง .
ที่นี่ คุณจะสังเกตเห็นว่ารายการแบบเลื่อนลง ถูกสร้างขึ้นพร้อมกับเซลล์ว่าง . ตอนนี้ฉันจะอธิบายวิธีที่คุณสามารถแยกเซลล์ว่างเหล่านี้ออกจาก รายการแบบเลื่อนลง .
5 วิธีในการลบช่องว่างออกจากรายการตรวจสอบข้อมูลใน Excel
1. การลบช่องว่างออกจากรายการตรวจสอบข้อมูลโดยใช้ฟังก์ชัน OFFSET
นี่เป็นวิธีที่คุณสามารถสร้างพื้นที่เพิ่มเติมสำหรับ รายการดรอปดาวน์ โดยไม่มีช่องว่างในคอลัมน์นั้น ก่อนอื่นคุณต้อง กรอง ออกจาก ช่องว่าง จากข้อมูลของคุณ มาพูดคุยถึงกระบวนการกัน
เราจำเป็นต้องแก้ไขชุดข้อมูลของเราบ้าง
- มาเพิ่ม คอลัมน์ . ใหม่กันเถอะ ข้างหน้า คอลัมน์ ซึ่งใช้สำหรับ รายการแบบเลื่อนลง . เราตั้งชื่อ คอลัมน์ . ใหม่ และ คอลัมน์ เรากำลังใช้สำหรับ รายการแบบเลื่อนลง เป็น รายชื่อพร้อมช่องว่าง และ รายการที่ไม่มีช่องว่าง ตามลำดับ (หากต้องการดูวิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลง โปรดไปที่ ส่วนที่ 1 )
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14<>"")
ที่นี่ ตัวกรอง ฟังก์ชั่นจะใช้ ช่วง B5:B14 และตรวจสอบ ช่องว่าง ระหว่าง ช่วง . จากนั้น กรอง ออก ว่าง หรือ ว่าง เซลล์จาก รายการ
- ตอนนี้ให้กด ENTER คุณจะเห็น รายชื่อ โดยไม่มีช่องว่าง .
- หลังจากนั้น เลือก ตัวจัดการชื่อ จาก แท็บสูตร และคลิกที่ ใหม่ .
- ให้ช่วง .ของคุณ ชื่อ. ฉันจะใช้ NameNonBlanks เป็นชื่อของ ช่วง .
- แล้วเขียนสูตรต่อไปนี้ใน อ้างถึง
=offset(offset!$C$5,0,0,counta(offset!$C$4:$C$16)-1,1)
ในสถานการณ์สมมตินี้ เราต้องการใช้เซลล์เพิ่มเติมบางส่วนซึ่งเราสามารถป้อนชื่อใหม่ได้ แต่เราไม่ต้องการ ช่องว่าง ใน รายการแบบเลื่อนลง สำหรับพื้นที่เหล่านั้น เรากำลังสร้างรายการใหม่สำหรับ รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จาก C12 ถึง C16 โดยใส่สูตรนั้น โปรดจำไว้ว่า 'offset!' หมายถึง ชีต ชื่อที่เราใช้
- ตอนนี้ คลิก ตกลง . คุณจะเห็น หน้าต่าง . เพียง ปิด มัน.
- แล้วเลือกเซลล์ D5 และเลือก ข้อมูล >> รายการตรวจสอบข้อมูล .
- เปลี่ยน ชื่อแหล่งที่มา ถึง =NameNonBlanks .
- คลิก ตกลง .
- เลือก รายการแบบเลื่อนลง แถบในเซลล์ D5 . คุณจะเห็นรายชื่อ ชื่อ เรากำลังใช้อยู่
- ตอนนี้เขียนชื่อใหม่ลงในเซลล์ C12 ถึง C16 .
- จากนั้นเลือก รายการตรวจสอบข้อมูล เซลล์ D5 .
คุณสามารถดู ชื่อใหม่ ในรายการดรอปดาวน์ . คุณไม่เห็นรายการใหม่ใด ๆ ภายใต้เซลล์ C16 เพราะไม่อยู่ในช่วงช่วง .ของคุณ .
โดยทำตามวิธีนี้ คุณสามารถสร้าง ช่องว่าง สำหรับรายการใหม่ใน รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยไม่ทำ ช่องว่าง ในนั้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงของ Excel สำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (8 วิธี)
2. การใช้ Go to Special Command เพื่อลบช่องว่างออกจากรายการ
เราได้สร้าง รายการแบบหล่นลง (ส่วนที่ 1 ) คุณจะเห็นว่ามี ช่องว่าง เหลืออยู่ในนั้น หากต้องการลบออก เราสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ได้
ขั้นตอน:
- เลือกเซลล์ B5 ถึง B14 จากนั้นเลือก หน้าแรก >> ค้นหาและเลือก >> ไปที่รายการพิเศษ .
- หลังจากนั้น เลือก ช่องว่าง แล้วคลิก ตกลง .
- การดำเนินการนี้จะเลือกเซลล์ว่าง .
- ตอนนี้ให้เลือกเซลล์ว่าง ทำ คลิกขวา และเลือก ลบ เพื่อ ลบ ช่องว่าง .
- คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบ . เลือก เลื่อนเซลล์ขึ้น และคลิก ตกลง .
- การดำเนินการนี้จะลบ ช่องว่าง จาก รายการ ต้นฉบับ รวมทั้งจากรายการแบบเลื่อนลง .
โดยทำตามวิธีนี้ คุณสามารถลบ ช่องว่าง . ได้อย่างง่ายดาย หรือ เซลล์ว่าง จาก รายการแบบเลื่อนลง .
อ่านเพิ่มเติม:สร้างรายการแบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยการเลือกหลายรายการใน Excel
3. การใช้ฟังก์ชันตัวกรอง Excel เพื่อลบช่องว่างออกจากรายการตรวจสอบข้อมูล
เราสามารถใช้ FILTER ทำหน้าที่ในด้านนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลจาก ส่วนที่ 2 . หากต้องการดูวิธีสร้าง รายการแบบเลื่อนลง โปรดไปที่ ส่วนที่ 1 .
ขั้นตอน:
- พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14<>"")
ที่นี่ ตัวกรอง ฟังก์ชั่นจะใช้ ช่วง B5:B14 และตรวจสอบ ช่องว่าง ระหว่าง ช่วง . จากนั้น กรอง ออก ว่าง หรือ ว่าง เซลล์จาก รายการ
- กดปุ่ม ENTER คีย์แล้วคุณจะเห็น รายชื่อ โดยไม่มีช่องว่าง .
- แต่ถ้าคุณไปที่ Drop Down List คุณจะยังคงเห็นว่ามี ช่องว่าง จาก คอลัมน์ C .
- เพื่อลบช่องว่าง .เหล่านี้ ไปที่ การตรวจสอบข้อมูล จาก แท็บข้อมูล .
- เปลี่ยนเซลล์สุดท้ายของ ช่วง ถึง C11 เป็น กรอง . ของคุณ รายการมี ช่วง C5 ถึง C11 ใน ที่มา
- ตอนนี้ คลิก ตกลง . ตอนนี้คุณจะไม่มี ว่างเปล่า เซลล์ในรายการดรอปดาวน์ .
นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการลบ ช่องว่าง จาก รายการแบบเลื่อนลง .
อ่านเพิ่มเติม: รายการแบบเลื่อนลงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel พร้อมตัวกรอง (2 ตัวอย่าง)
การอ่านที่คล้ายกัน:
- วิธีใช้สูตร VLOOKUP แบบกำหนดเองในการตรวจสอบข้อมูล Excel
- [แก้ไข] การตรวจสอบข้อมูลไม่ทำงานสำหรับการคัดลอกวางใน Excel (พร้อมโซลูชัน)
- วิธีการสร้างรายการตรวจสอบข้อมูลจากตารางใน Excel (3 วิธี)
- ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลายรายการในเซลล์เดียวใน Excel (3 ตัวอย่าง)
- การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel เฉพาะตัวเลขและตัวอักษร (โดยใช้สูตรที่กำหนดเอง)
4. การรวมฟังก์ชัน IF, COUNTIF, ROW, INDEX และ Small เพื่อลบช่องว่างออกจากรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เรายังสามารถใช้ IF . ร่วมกันได้ , COUNTIF , ROW , ดัชนี และ เล็ก ฟังก์ชันเพื่อลบเซลล์ว่างออกจากรายการตรวจสอบข้อมูล . มันก็จะซับซ้อนหน่อยๆ เราจะใช้ชุดข้อมูลจาก ส่วนที่ 2 . และเพื่อดูวิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลง ไปที่ ส่วนที่ 1 .
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,"?*")<ROW(B5)-4,"",INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14<>"",ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B5))))
สูตรมีสองส่วนหลัก ส่วนแรกคือ COUNTIF($B$5:$B$14,”?*”)
- COUNTIF ฟังก์ชั่นนับ ไม่เว้นว่าง ข้อความที่นี่และนั่นคือเหตุผลที่เราได้รับ 7 ชื่อ ใน คอลัมน์ C .
- แถว ROW ฟังก์ชั่นส่งคืน แถว จำนวน เซลล์ และ เซลล์ . ที่ว่างเปล่าของเรา อยู่ที่ตำแหน่ง 5 จากเซลล์ B5 . เรากำลังลบ 4 เพราะเราอยากให้มันน้อยกว่านั้น
- ตอนนี้กด ENTER .
- ใช้ เติมที่จับ เพื่อป้อนอัตโนมัติ เซลล์ส่วนล่าง
- ตอนนี้เรามี รายชื่อ โดยไม่มีช่องว่าง . แต่ถ้าเราคลิกที่ รายการตรวจสอบข้อมูล เรายังคงเห็น ช่องว่าง ใน รายการแบบเลื่อนลง .
- และเพื่อลบช่องว่าง .เหล่านี้ ไปที่ การตรวจสอบข้อมูล จาก แท็บข้อมูล .
- เปลี่ยนเซลล์สุดท้ายของ ช่วง ถึง C11 เป็น กรอง . ของคุณ รายการมี ช่วง C5 ถึง C11 ใน ที่มา .
- ตอนนี้ คลิก ตกลง . ตอนนี้คุณจะไม่มี ว่างเปล่า เซลล์ในรายการดรอปดาวน์ .
ดังนั้น คุณสามารถสร้าง รายการตรวจสอบข้อมูล ไม่มี ช่องว่าง .
อ่านเพิ่มเติม: ค่าเริ่มต้นในรายการตรวจสอบข้อมูลด้วย Excel VBA (มาโครและฟอร์มผู้ใช้)
5. การใช้ฟังก์ชันรวมเพื่อลบเซลล์ว่างออกจากรายการตรวจสอบข้อมูล
นอกจากนี้เรายังสามารถใช้สูตรที่ซ้อนกันร่วมกับ ADDRESS , ทางอ้อม , COUNTBLANK , ถ้า และเล็ก ฟังก์ชั่น. มาพูดถึงขั้นตอนกัน เราจะใช้ชุดข้อมูลจาก ส่วนที่ 2 . คุณยังสามารถไปที่ ส่วนที่ 1 เพื่อดูวิธีสร้าง รายการแบบเลื่อนลง/รายการตรวจสอบข้อมูล .
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .
=IF(ROW()-ROW($B$5:$B$14)+1>ROWS($B$5:$B$14)-COUNTBLANK($B$5:$B$14),"", INDIRECT(ADDRESS(SMALL((IF($B$5:$B$14<>"",ROW($B$5:$B$14),ROW()+ROWS($B$5:$B$14))),ROW()-ROW($C$5:$C$14)+1),COLUMN($B$5:$B$14),4)))
ฉันจะอธิบายวิธีการทำงานของสูตรนี้แบบง่ายๆ ผ่าน ช่วง B5:B14 และตรวจสอบ เซลล์ว่าง ด้วยความช่วยเหลือของ COUNTBLANK การทำงาน. จากนั้นจะตรวจสอบว่าเซลล์ใดไม่ ว่าง ตลอด B5:B14 และส่งกลับ เซลล์ที่ไม่ว่างเปล่า .
- กด CTRL + SHIFT + ENTER (เพราะเป็น อาร์เรย์ สูตร) และคุณจะเห็นผลลัพธ์ในเซลล์ C5 ดังข้างล่างนี้
- ตอนนี้ใช้ Fill Handle เพื่อป้อนอัตโนมัติ เซลล์ส่วนล่าง
- แต่ถ้าคุณไปที่ Drop Down List คุณจะยังคงเห็นว่ามี ช่องว่าง จาก คอลัมน์ C .
- และเพื่อลบช่องว่าง .เหล่านี้ ไปที่ การตรวจสอบข้อมูล จาก แท็บข้อมูล .
- เปลี่ยนเซลล์สุดท้ายของ ช่วง ถึง C11 เป็น กรอง . ของคุณ รายการมี ช่วง C5 ถึง C11 ใน ที่มา .
- ตอนนี้ คลิก ตกลง . ตอนนี้คุณจะไม่มี ว่างเปล่า เซลล์ในรายการดรอปดาวน์ .
นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถสร้าง รายการแบบเลื่อนลง ปราศจากช่องว่าง .
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้คำสั่ง IF ในสูตรตรวจสอบข้อมูลใน Excel (6 วิธี)
ภาคปฏิบัติ
ในส่วนนี้ ฉันจะให้ชุดข้อมูลแก่คุณเพื่อให้คุณสามารถฝึกฝนวิธีการเหล่านี้ได้ด้วยตนเอง
บทสรุป
โดยสรุป ฉันพยายามอธิบายวิธีการบางอย่างในการลบช่องว่างออกจาก รายการตรวจสอบข้อมูล ใน Excel วิธีการเหล่านี้ซับซ้อนเล็กน้อย แต่ฉันพยายามสรุปด้วยวิธีที่เรียบง่ายและเข้าใจได้ ฉันขอให้คุณแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับบทความนี้ในส่วนความคิดเห็น และหากคุณมีความคิดหรือคำถามของคุณเอง ก็ฝากความคิดเห็นไว้ในช่องแสดงความคิดเห็นด้วย
บทความที่เกี่ยวข้อง
- ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กำหนดเองสำหรับหลายเกณฑ์ใน Excel (4 ตัวอย่าง)
- วิธีใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ด้วยสี (4 วิธี)
- วิธีใช้รายการตรวจสอบข้อมูลจากชีตอื่น (6 วิธี)
- Excel VBA เพื่อสร้างรายการตรวจสอบข้อมูลจากอาร์เรย์
- วิธีใช้ช่วงที่มีชื่อสำหรับรายการตรวจสอบข้อมูลด้วย VBA ใน Excel
