วิธีการรักษาฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel

Excel ทำได้หลายอย่าง โดยการทำงานเป็นฐานข้อมูลลูกค้าเป็นหนึ่งในนั้น หากผู้ใช้ปฏิบัติตามสองขั้นตอน การรักษาฐานข้อมูลลูกค้า ใน Excel เก็บ ฐานข้อมูลลูกค้าเพียงแห่งเดียว การกำหนดข้อมูลให้กับแถวเดียวสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ซ้ำ การจัดเตรียมรายการพื้นฐานแต่ละรายการในคอลัมน์ ฯลฯ เป็นพื้นฐานในการรักษาฐานข้อมูลลูกค้า .

สมมติว่าเรามีฐานข้อมูลลูกค้า ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้ และเราต้องการรักษาไว้อย่างเหมาะสม

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงลักษณะพื้นฐานในการรักษาฐานข้อมูลลูกค้า ใน Excel

ดาวน์โหลดสมุดงาน Excel

ฐานข้อมูลลูกค้าและการใช้งาน

ฐานข้อมูลลูกค้า เป็นอาร์เรย์ของข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าขององค์กรหรือบริษัทที่มีการจัดระเบียบข้อมูลใน บันทึก และ ฟิลด์ . แถวของ Excel ใช้สำหรับเก็บฐานข้อมูลระเบียน และ คอลัมน์ ไปยังฟิลด์ .

โดยทั่วไป แนวปฏิบัติในการมอบหมาย บันทึก . ให้แต่ละเอนทิตี และข้อมูลพื้นฐานแต่ละ ฟิลด์ . นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถจัดเตรียมฐานข้อมูลของตนได้ตามความต้องการ อย่างไรก็ตาม สองสิ่งควรได้รับการดูแลรักษาเพื่อให้ฐานข้อมูลทำงานและคุ้มค่าในการค้นหา ทำตามส่วนหลังเพื่อสร้างฐานข้อมูลลูกค้า ทำงานและทำงานได้

แง่มุมของการรักษาฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel

เพื่อรักษาฐานข้อมูลลูกค้า ผู้ใช้ต้องพิจารณาโครงสร้างพื้นฐานบางอย่าง ในขณะที่สร้าง ในบทความนี้ เราแบ่งข้อกำหนดเหล่านั้นออกเป็นแง่มุมง่ายๆ การรักษาลักษณะเหล่านี้จะทำให้ฐานข้อมูลลูกค้าสะอาดและใช้งานได้จริง อย่างที่ควรจะเป็น

1. แผ่นงานฐานข้อมูลลูกค้าเพียงแผ่นเดียวสำหรับการดำเนินงานทั้งหมด

สิ่งแรกและสำคัญที่สุดในการรักษาฐานข้อมูลลูกค้า . ที่ทันสมัยที่สุด คือการมีเพียงหนึ่งเดียวเท่านั้น อย่าสร้างหรือรักษาฐานข้อมูลลูกค้าหลายรายการ หากธุรกิจหรือสถานการณ์ของคุณต้องการ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลด้วยฟอร์มใน Excel

2. แถวเดียวสำหรับลูกค้าแต่ละรายเพื่อแทรกข้อมูลในฐานข้อมูลลูกค้า

ผู้ใช้ทั่วไปมักจะแทรกรายการในเซลล์ที่อยู่ติดกัน (ซึ่งอาจอยู่ในแถวหรือคอลัมน์) โดยลืมไปว่าพวกเขากำลังกำหนดรายการเหล่านั้นให้กับ ระเบียน อื่นหรือต่างกัน หรือ ฟิลด์ . ดังนั้น ให้ยึดติดกับแถวเดียวในขณะที่กำหนดข้อมูลให้กับเอนทิตี

🔼 อย่าเติมแถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ติดกันในกรณีที่ข้อมูลไม่พอดีกับเซลล์ตามลำดับดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

🔼 กำหนดทั้งแถวให้กับเอนทิตีเดียวเสมอดังที่ทำดังต่อไปนี้ เป็นสิ่งสำคัญอันดับสองในขณะที่รักษาฐานข้อมูลลูกค้า .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

3. ป้อนข้อมูลพื้นฐานแต่ละรายการในคอลัมน์ต่างๆ (ฟิลด์) ของฐานข้อมูลลูกค้า

ในปัจจุบันนี้ เรามีการแบ่งส่วนของข้อมูลที่เป็นข้อมูลพื้นฐาน เรามี ชื่อ แยกเป็น แรก , กลาง และ สุดท้าย . ที่อยู่ใน รัฐ , เมือง , ถนนหรืออเวนิว , บ้านเลขที่ เป็นต้น ด้วยเหตุนี้ ผู้ใช้ ฐานข้อมูลลูกค้า ต้องกำหนดแต่ละส่วนให้กับฟิลด์ .เดียว หรือ คอลัมน์ .

🔼 หลีกเลี่ยงข้อมูลหลายอย่างใน ฟิลด์เดียว (คอลัมน์ ) คล้ายกับภาพด้านล่าง

🔼 พยายามป้อนแต่ละส่วนที่แตกต่างกันของเอนทิตีในฟิลด์ที่ต่างกัน (คอลัมน์ ) เพื่อให้ฐานข้อมูลของคุณน่าค้นหามากขึ้น

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีการสร้างฐานข้อมูลพนักงานใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีใช้ฟังก์ชันฐานข้อมูลใน Excel (พร้อมตัวอย่าง)

4. แทรกข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอนทิตีเพื่อรักษาฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel

มีประเภทข้อมูลที่ไม่มีที่สิ้นสุดเกี่ยวกับลูกค้า และเป็นการยากที่จะรวมและรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้ใน ฐานข้อมูลลูกค้า เดียว . อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่มีคุณค่าต่อบริษัทหรือองค์กรอาจต้องการการรวมฐานข้อมูลที่ตอบสนองได้ดียิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการดีที่จะแทรก ฟิลด์ . ให้มากที่สุด รู้จักลูกค้าหรือนิติบุคคล

🔼 คุณสามารถเพิ่ม แท็กบริษัท พร้อมด้วย ชื่อบริษัท กำหนดประเภทบริษัทเพื่อทำความเข้าใจลูกค้าของคุณให้ดียิ่งขึ้น

5. เก็บฐานข้อมูลในรูปแบบตาราง

คุณอาจสงสัยว่าเมื่อเห็นส่วนหัวของหัวข้อ ไม่ต้องกังวล เรากำลังอธิบายไว้อย่างละเอียด ไม่ใช่ทุก 'การดูตาราง ' วัตถุไม่ถือว่าเป็น ตาราง โดย Excel เพื่อที่เราต้องจัดรูปแบบวัตถุนั้นเป็น ตาราง .

การสร้าง ฐานข้อมูลลูกค้า ไม่มีการจัดรูปแบบตารางข้อผิดพลาดในการเข้า , ทำลายรูปแบบที่มีอยู่ ฯลฯ นอกจากนี้ ฐานข้อมูลลูกค้า ต้องดำเนินการโดยรวมโดยไม่ต้องอยู่ในตาราง รูปแบบที่ไม่สามารถดำเนินการตามนั้นได้

🔼 สร้าง ฐานข้อมูลลูกค้า โครงสร้างใน ตาราง (เช่น แทรก tab> ตาราง ) ด้วยช่วงที่มีอยู่และกำหนดชื่อที่ต้องการ

🔼 หลังจากใส่ ฐานข้อมูล เป็น ตาราง และถ้าคุณไปเพิ่มแถวอื่น Excel จะขยายตารางโดยอัตโนมัติ

🔼 ประโยชน์ของการจัดโครงสร้างฐานข้อมูลในตารางคือคุณสามารถดำเนินการ ตาราง Excel ในตัว คุณลักษณะต่างๆ เช่น จัดเรียง และ ตัวกรอง โดยไม่ต้องยุ่งยาก นอกจากนี้ การอ้างถึงฐานข้อมูลไปยังเวิร์กชีตอื่นทำได้ง่ายขึ้นเช่นเดียวกับในตาราง

6. รับรองความชัดเจนและความสามารถในการอ่านเพื่อรักษาฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel

สิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำได้เพื่อสร้างฐานข้อมูล ทำงานแล้วดูดี แต่เหตุผลสูงสุดในการสร้างฐานข้อมูล คือสามารถอ่านได้ บางครั้ง ผู้ใช้หักโหมจนเกินไปเพื่อให้ได้ฐานข้อมูลลูกค้าที่ดูดี . การหักโหมนี้รวมถึงการแยกส่วน , แช่แข็ง แถวหรือคอลัมน์ รูปแบบการแตก ฯลฯ ขัดขวางความชัดเจนและความสามารถในการอ่านของฐานข้อมูล

🔼 พยายามเพิ่มประสิทธิภาพ ฐานข้อมูลลูกค้า และหลีกเลี่ยงการดำเนินการที่ไม่จำเป็นเพื่อทำให้สวยงาม ตรวจสอบการทำงานพื้นฐานและรักษาความสะอาดให้มากที่สุดเพื่อเพิ่มความชัดเจนและอ่านง่าย

บทสรุป

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงแง่มุมที่จำเป็นในการรักษาฐานข้อมูลลูกค้า ใน Excel หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณอาจมีฐานข้อมูลลูกค้าที่สะอาดและใช้งานได้ ของคุณเอง หวังว่าประเด็นเหล่านี้จะช่วยคุณในการรักษาฐานข้อมูลลูกค้า ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แสดงความคิดเห็นหากคุณมีคำถามเพิ่มเติมหรือมีอะไรเพิ่มเติม

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตอัตโนมัติใน Excel
• สร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel (วิธีง่ายๆ 3 วิธี)
• วิธีการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เคล็ดลับง่ายๆ)
• วิธีการสร้างฐานข้อมูลนักเรียนใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)