วิธีทำการ์ดรายงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)

สถาบันการศึกษาจำเป็นต้องจัดทำรายงานความก้าวหน้าสำหรับนักเรียนบ่อยครั้ง มันจะง่ายกว่ามากถ้าคุณสามารถสร้างการ์ดรายงานใน Excel เนื่องจาก Excel มีสูตรและคุณสมบัติมากมาย คุณสามารถสร้างบัตรรายงานการประเมินมาตรฐานและคัดลอกผ่านสำหรับนักเรียนทุกคนได้อย่างง่ายดาย มันจะช่วยประหยัดเวลาของคุณด้วย ในบทความนี้ ผมจะแสดงวิธีทำบัตรรายงานใน Excel

ดาวน์โหลดเทมเพลตการ์ดรายงาน

ที่นี่เราได้แนบเทมเพลตการ์ดรายงาน คุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรี

Marksheet และ Report Card คืออะไร

แผ่นมาร์ค เป็นเอกสารแสดงเกรดของนักเรียนในแต่ละวิชา กล่าวอีกนัยหนึ่ง โรงเรียนใช้ใบทำเครื่องหมายเพื่อป้อนและบันทึกการประเมินทางวิชาการ เช่น คะแนน ข้อสังเกต และอื่นๆ คุณยังใส่ข้อมูลประชากรเกี่ยวกับนักเรียนในใบทำคะแนนได้ เช่น อายุ ที่อยู่ ฯลฯ เพื่อให้นักเรียนใช้บัตรรายงานเป็นข้อมูลอ้างอิงได้

และสรุปความสำเร็จทางวิชาการของนักเรียนแต่ละคนในการ์ดรายงาน . กล่าวคือ รายงานการประเมินของนักเรียนแต่ละคนจะแสดงผลงานทั้งหมดของเขาในการสอบประเมินที่กำหนด

ส่วนสำคัญของการ์ดรายงาน

บัตรรายงานของโรงเรียนประกอบด้วยข้อมูลนักเรียน คะแนนเฉพาะวิชา คะแนนเฉพาะวิชา และเกรดเฉพาะชั้นเรียน แสดงเปอร์เซ็นต์ เกรด และอันดับโดยรวมของนักเรียน

1. ข้อมูลนักศึกษา

ส่วนนี้ประกอบด้วยข้อมูลของนักเรียน เช่น รหัสนักเรียน ชื่อ ชั้นเรียน หัวข้อ ข้อมูลสถาบัน ข้อมูลเทอม ระบบการให้คะแนน ฯลฯ

2. มาร์คชีท

ในส่วนนี้จะมีใบทำเครื่องหมายคำศัพท์สำหรับทุกวิชาและนักเรียนทุกคน โดยพื้นฐานแล้วจะมีรหัสและชื่อของนักเรียนและคะแนนที่ได้รับในแต่ละวิชา

3. บัตรรายงานที่ชาญฉลาด

ในส่วนนี้ เรามีบัตรรายงานผลการเรียนตามภาคเรียนของนักเรียนแต่ละคน บัตรรายงานแต่ละเงื่อนไขของนักเรียนทุกคนจะแสดงที่นี่โดยสังเขป

4. บัตรรายงานสะสม

ส่วนนี้ประกอบด้วยบัตรรายงานสะสมของนักเรียนแต่ละคน นี่คือบทสรุปของใบสรุปทุกเทอมของนักเรียน

วิธีการสร้างการ์ดรายงานใน Excel

ในสมุดงานฝึกหัดของเรา เราได้จัดทำบัตรรายงานใน Excel สำหรับนักเรียน 10 คนของชั้นเรียน IX เราได้เตรียม 4 แผ่นงานในชุดข้อมูลของเราสำหรับสี่ส่วนที่สำคัญของบัตรรายงาน เรายังใช้ VLOOKUP ฟังก์ชันสำหรับตั้งชื่อและส่วนต่างๆ ของนักเรียนโดยอัตโนมัติตามรหัสนักเรียน แทนที่จะเขียนชื่อและส่วนทีละส่วนในแต่ละครั้ง นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ SUM ฟังก์ชันคำนวณคะแนนทั้งหมดที่นักเรียนได้รับ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ IF ฟังก์ชันเพื่อให้ได้เกรดของนักเรียนได้ง่ายตามระบบการให้คะแนนของสถาบันของคุณ

อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานสรุปใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)

ขั้นตอนในการทำบัตรรายงานใน Excel

ทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างบัตรรายงานใน Excel 👇

📌 ขั้นตอนที่ 1:สร้างแผ่นข้อมูลพื้นฐาน

ในการจัดทำบัตรรายงานใน Excel จะมีประโยชน์มากในการบันทึกข้อมูลนักเรียน ข้อมูลสถาบัน ข้อมูลเทอม ระบบการให้คะแนน ฯลฯ ดังนั้น อันดับแรก ให้เตรียมแผ่นงานที่มีรหัสนักศึกษา ชื่อ ชั้นเรียน ส่วน ชื่อสถาบัน ที่ตั้ง , อาจารย์ใหญ่, ชื่อครูประจำชั้น, ระบบการให้คะแนน ฯลฯ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการจัดทำรายงานกิจกรรมประจำวันใน Excel (ตัวอย่างง่ายๆ 5 ตัวอย่าง)

📌 ขั้นตอนที่ 2:สร้างชีตสำหรับนักเรียนตามภาคเรียน

ตอนนี้ ให้เตรียมใบทำเครื่องหมายคำศัพท์สำหรับทุกวิชาและสำหรับนักเรียนทุกคน โดยพื้นฐานแล้วให้บันทึกรหัสและชื่อของนักเรียนและคะแนนที่ได้รับในแต่ละวิชาในแต่ละภาคเรียน

จากคะแนน คุณต้องบันทึกเกรดของนักเรียนในแต่ละวิชาด้วย มันเหนื่อยกับการให้คะแนนเป็นรายบุคคล ที่นี่ คุณสามารถให้คะแนนการ์ดรายงานของคุณโดยอัตโนมัติโดยใช้ ซ้อน IF . เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์เกรดของคุณ 👇

=IF(E8>=90,"O",IF(E8>=80,"A+",IF(E8>=70,"A",IF(E8>=60,"B+",IF(E8>=50,"B",IF(E8>=40,"C","F"))))))

🔎 สูตรทำงานอย่างไร

• =IF(
  เครื่องหมายเท่ากับ(=) แสดงถึงจุดเริ่มต้นของสูตร การเขียน IF เปิดใช้งานฟังก์ชัน IF และตอนนี้เราต้องป้อน 3 อาร์กิวเมนต์ .

• =IF(E8>=90”O”,IF(
  อาร์กิวเมนต์แรกคือ การทดสอบเชิงตรรกะ . ในที่นี้ การทดสอบเชิงตรรกะคือถ้าเครื่องหมายที่ได้รับในหัวข้อนี้ซึ่งอยู่ในเซลล์ E8 มีค่ามากกว่า 90
  อาร์กิวเมนต์ที่สองคือ ค่าที่ส่งคืน เมื่อเงื่อนไข จริง . จากระบบการให้คะแนนของสถาบัน เรารู้ว่าถ้านักเรียนได้คะแนนมากกว่า 90 คะแนนจะเป็น “O” ดังนั้นค่าที่ส่งคืนเมื่อ true เขียนเป็น “O” เนื่องจากเป็นค่าข้อความ ค่าควรอยู่ภายใน เครื่องหมายอัญประกาศคู่(“ “) .
  อาร์กิวเมนต์ที่สามคือ ค่าที่ส่งคืน เมื่อเงื่อนไขเป็นเท็จ . ต่อไปนี้ เกรดอื่นๆ สามารถเข้ามาได้หากคุณต่ำกว่า 90 ดังนั้น คุณไม่สามารถใส่ค่าเดียวเป็นค่าที่ส่งคืนได้เมื่อการทดสอบเชิงตรรกะเป็นเท็จ ดังนั้น คุณต้องใช้ IF ที่ซ้อนกัน เพื่อสรุปกรณีอื่นๆ ตามระบบการให้คะแนนของคุณ

• =IF(E8>=90,”O”,IF(E8>=80,”A+”,IF(
  หลังจากตรวจสอบค่าของเซลล์ราวกับว่ามากกว่า 90 และถ้าเป็นเท็จ อาร์กิวเมนต์ที่สามก็จะเริ่มทำงาน และอาร์กิวเมนต์ที่สามทำหน้าที่เป็นคำสั่ง IF อื่น
  จากการแยกย่อย เราจะเห็นได้ว่าถ้าค่าไม่มากกว่า 90 แต่มากกว่า 80 มันจะคืนค่า “A+” เป็นค่าที่สองหากค่าที่ส่งคืนคือ “A+” เมื่อการทดสอบเชิงตรรกะเป็นจริง และหากค่าไม่เกิน 90 และไม่เกิน 80 ค่านั้นจะส่งกลับค่าถัดไปเมื่อการทดสอบเชิงตรรกะเป็นเท็จ

เนื่องจากมีคะแนนอื่นๆ มากมายระหว่าง 80 ถึง 0 IF อื่นก็จะตามมาด้วย ต่อจากนี้ไปจะดำเนินต่อไปจนกว่าระบบการให้คะแนนจะเสร็จสมบูรณ์

ตอนนี้คุณสามารถลากจุดจับเติมและคัดลอกสูตรสำหรับวิชาอื่นๆ ได้เช่นกัน

ผลลัพธ์จะเป็นแบบนี้ 👇

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานโดยใช้มาโครใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• สร้างรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายใน Excel (3 ตัวอย่าง)
• วิธีสร้างรายงานในรูปแบบ PDF โดยใช้ Excel VBA (3 เคล็ดลับง่ายๆ)
• จัดทำรายงานการผลิตใน Excel (2 ตัวแปรทั่วไป)
• วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)

📌 ขั้นตอนที่ 3:สร้างการ์ดรายงานที่ชาญฉลาด

ตอนนี้ ขั้นตอนหลักในการทำบัตรรายงานใน Excel คือการสร้างบัตรรายงานตามภาคเรียนสำหรับนักเรียนแต่ละคนจากขั้นตอนที่สอง ทำตามขั้นตอนด้านล่างอย่างระมัดระวังเพื่อสร้างบัตรรายงานที่ชาญฉลาด 👇

ขั้นตอน:

• บันทึกข้อมูลพื้นฐาน เช่น รหัสของนักเรียน ชื่อ ส่วน การเข้าเรียน หมายเลขภาคเรียน ฯลฯ ที่ด้านบนของบัตรรายงาน ที่นี่ คุณสามารถทำให้ชื่อและส่วนของนักเรียนเป็นแบบอัตโนมัติได้จากแผ่นข้อมูลพื้นฐาน ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องเขียนชื่อหรือส่วนซ้ำๆ สำหรับนักเรียนแต่ละคน แต่คุณสามารถใช้ VLOOKUP และเขียนเฉพาะ รหัสนักศึกษา . Excel จะค้นหา ชื่อ . โดยอัตโนมัติ และ ส่วน ของนักเรียนตามรหัสนักศึกษาจาก ข้อมูลพื้นฐาน แผ่น.
• สำหรับการตั้งชื่อนักเรียนโดยอัตโนมัติตามรหัสนักเรียน ให้คลิกที่ เซลล์ E7 ซึ่งคุณต้องเขียนชื่อนักเรียน ตอนนี้เขียนสูตรต่อไปนี้:

🔎 สูตรทำงานอย่างไร

• =VLOOKUP(
  เครื่องหมายเท่ากับ(=) แสดงถึงจุดเริ่มต้นของสูตร การเขียน VLOOKUP ช่วยให้ VLOOKUP ฟังก์ชั่นและตอนนี้ 4 อาร์กิวเมนต์ มีความจำเป็น

• =VLOOKUP(C7,
  เราต้องการค้นหาชื่อนักเรียนตามรหัสของพวกเขา เลยต้องหารหัสนักศึกษาก่อน ดังนั้น เลือก เซลล์ C7 เป็นค่าการค้นหา ในตอนนี้ ให้ใส่เครื่องหมายจุลภาค

• =VLOOKUP(C7,'ข้อมูลพื้นฐาน'!B5:D14,
  จากนั้นเลือกอาร์เรย์ของตารางหรือช่วงที่กำหนด เราจะหาชื่อนักเรียนได้จาก ข้อมูลพื้นฐาน แผ่น. ดังนั้น เลือกช่วงข้อมูลของนักเรียนทั้งหมดซึ่งก็คือ B5:D14 จากแผ่นข้อมูลพื้นฐาน เพียงแค่เลือกเซลล์และช่วงจะได้รับการแก้ไข ใส่เครื่องหมายจุลภาคตอนนี้

• =VLOOKUP(C7,'ข้อมูลพื้นฐาน'!B5:D14,2)
  ในตอนนี้ ให้เขียน หมายเลขดัชนีคอลัมน์ ที่คุณต้องการคืนค่าสำหรับค่าการค้นหาของคุณ เนื่องจากชื่อนักเรียนอยู่ในคอลัมน์ที่ 2 ของช่วงที่เลือก เราจึงใส่ 2 ไว้ที่นี่ และด้วยเหตุนี้ ค่านี้จะให้ค่าของคอลัมน์ที่ 2 สำหรับทุกค่าการค้นหา

และผลลัพธ์จะเป็นแบบนี้ 👇

• หลังจากนั้น หลังจากที่ตั้งชื่อนักเรียนโดยอัตโนมัติแล้ว คุณยังสามารถทำให้ชั้นเรียนและส่วนของนักเรียนเป็นแบบอัตโนมัติได้ โดยใช้สูตรเดียวกันตามขั้นตอนเดียวกัน แต่ที่ col_index_num อาร์กิวเมนต์ ใส่ 3 เนื่องจากคลาสและส่วนอยู่ในคอลัมน์ที่สามของช่วงที่เลือกของเรา

• ดังนั้น ส่วนบนของบัตรรายงานของคุณก็พร้อมแล้ว ตอนนี้ จาก Term Wise Mark แผ่นงาน ให้บันทึกคะแนนของนักเรียนในภาคเรียนต่อไปนี้ในแต่ละวิชา
• ตอนนี้ คุณต้องใส่คะแนนที่นักเรียนแต่ละคนได้รับอีกครั้งที่นี่ ซึ่งน่าเบื่อและเหนื่อย คุณสามารถใส่เครื่องหมายที่นี่โดยอ้างอิงจากใบทำเครื่องหมายคำศัพท์ .ของนักเรียนทุกคน ที่นี่. เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกที่เซลล์ของบัตรรายงานที่คุณต้องการบันทึกเครื่องหมายของนักเรียน จากนั้นใส่ เครื่องหมายเท่ากับ(=) ซึ่งแสดงถึงจุดเริ่มต้นของสูตร ตอนนี้ คลิกที่เซลล์จากแผ่นทำเครื่องหมายคำศัพท์ที่บันทึกเครื่องหมายของนักเรียนของวิชานั้น กดปุ่ม Enter ปุ่ม.

เมื่อทำตามขั้นตอนนี้ คุณสามารถเติมเครื่องหมายทั้งหมดที่ได้รับในเซลล์โดยอ้างอิงจากแผ่นมาร์ค Term-Wise อย่างถูกต้อง

• ตอนนี้ คุณต้องบันทึกเกรดของนักเรียนในแต่ละวิชาด้วย มันเหนื่อยกับการให้คะแนนเป็นรายบุคคล ที่นี่ คุณสามารถให้คะแนนของคุณโดยอัตโนมัติโดยใช้ IF ที่ซ้อนกัน ตามขั้นตอนที่ 2 ที่แสดงด้านบน
• ในตอนนี้ คุณต้องตั้งข้อสังเกตตามเกรด คุณสามารถใช้ VLOOKUP ทำหน้าที่แทนคำพูดของคุณอีกครั้งแทนที่จะเขียนทีละคำในแต่ละกรณี
• ที่นี่ ค่าการค้นหาของคุณจะเป็นเกรดที่นักเรียนทำได้ ใน ข้อมูลพื้นฐาน แผ่นงาน มีคอลัมน์สำหรับ หมายเหตุ ตามเกรด . ดังนั้น เลือกช่วงของเกรดและหมายเหตุเริ่มต้นการเลือกจากคอลัมน์เกรด นอกจากนี้ ใส่หมายเลขดัชนีคอลัมน์ในสูตรตามการเลือกของคุณ และเขียนว่า FALSE ซึ่งหมายถึง การทำงานแบบตรงทั้งหมด ที่อาร์กิวเมนต์สุดท้าย เนื่องจากค่าของคอลัมน์ไม่ใช่ตัวเลข แต่เป็นค่าข้อความ การประกาศการจับคู่แบบตรงทั้งหมดจะทำให้สูตรมีความน่าเชื่อถือและถูกต้องมากขึ้น

หมายเหตุ:

ที่นี่ ให้ใส่ เครื่องหมายดอลลาร์ ($) เพื่อทำให้อาร์เรย์ของตารางเป็นการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ . เมื่อคุณลากจุดจับเติมด้านล่าง สูตรจะถูกนำไปใช้กับเซลล์ทั้งหมดด้านล่าง ดังนั้น การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์จึงเป็นสิ่งจำเป็นที่นี่ ไม่เช่นนั้นอาร์เรย์ตารางของคุณจะถูกลากลงมาเช่นกันเมื่อคุณลากสูตรลงมา ดังนั้นคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ผิด คุณสามารถกดปุ่ม F4 คีย์เพื่อทำการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์

• นอกจากนี้ คุณสามารถค้นหาคะแนนรวมที่ได้รับโดยใช้ SUM การทำงาน. สำหรับการใช้ฟังก์ชันนี้ ให้เขียน =SUM() ที่นี่ เครื่องหมายเท่ากับ(=) แสดงถึงสูตรที่กำลังเขียน SUM ฟังก์ชั่นคือฟังก์ชันที่รวมค่าที่อ้างอิง ดังนั้นจึงต้องมีอาร์กิวเมนต์ของการอ้างอิงเซลล์ซึ่งจำเป็นต้องสรุป ดังนั้น ให้ใส่การอ้างอิงเซลล์ของเครื่องหมายทั้งหมดที่ได้รับในแต่ละวิชา คุณอ้างอิงเซลล์ได้โดยเลือกเซลล์ทั้งหมด

•  ในขณะนี้ คุณต้องคำนวณเปอร์เซ็นต์โดยรวม ของคะแนนที่ได้รับของนักเรียน คุณสามารถใช้ ดิวิชั่น การทำงานของ Excel ในเรื่องนี้ ขั้นแรก ให้คลิกที่เซลล์ที่คุณต้องการใส่เปอร์เซ็นต์โดยรวมของคุณ จากนั้นใส่ เครื่องหมายเท่ากับ(=) และแบ่งคะแนนรวมที่ได้รับ โดย คะแนนรวม ของวิชา มันจะให้อัตราส่วนคะแนนโดยรวมของนักเรียนในระดับ 0 ต่อ 1 ตอนนี้คูณด้วย 100 เพื่อให้ได้ผลลัพธ์เป็น 100 มาตราส่วน ดังนั้น คุณจะได้รับ เปอร์เซ็นต์โดยรวม ของนักเรียน

• ต่อมาตามเปอร์เซ็นต์โดยรวม .นี้ คุณจะได้รับ เกรดโดยรวม ของนักเรียนตามระบบการให้คะแนน คุณสามารถใช้ ซ้อน IF เงื่อนไขในเรื่องนี้เช่นเดียวกับที่ใช้ในขั้นตอนที่ 2 ดังนั้น ทำตามขั้นตอนนั้นกับคะแนนเปอร์เซ็นต์โดยรวมและรับเกรดโดยรวม

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานจากข้อมูล Excel (2 วิธีง่ายๆ)

📌 ขั้นตอนที่ 4:สร้างการ์ดรายงานสะสม

ตอนนี้ สร้างบัตรรายงานสะสมสำหรับนักเรียนแต่ละคน ในบัตรรายงานนี้ ใบกำหนดวาระทั้งหมดจะถูกรวมเป็นบัตรรายงานฉบับเดียว ที่นี่ คุณยังสามารถใช้ VLOOKUP ฟังก์ชันใส่ชื่อ ชั้นเรียน และส่วนของนักเรียนแต่ละคนไว้บนบัตรรายงาน และใช้ SUM ฟังก์ชันเพื่อรวมคะแนนที่ได้รับและใช้การซ้อน IF เพื่อคำนวณเกรดด้วย

อ่านเพิ่มเติม:วิธีทำให้รายงาน Excel เป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้มาโคร (3 วิธีง่ายๆ)

สิ่งที่ควรจำ

• เมื่อใช้ VLOOKUP ฟังก์ชั่น จำไว้ว่านี่คือ การค้นหาแนวตั้ง กระบวนการ. ดังนั้น คุณสามารถค้นหาค่าของคุณผ่านคอลัมน์เท่านั้น คุณไม่สามารถค้นหาค่าของคุณผ่านแถวแนวนอนได้
• อีกอย่างที่คุณควรจำไว้ก็คือ เมื่อเลือกอาร์เรย์ของตาราง ให้เก็บคอลัมน์ค่าการค้นหาเป็น ก่อน คอลัมน์ที่คุณเลือก และหมายเลขดัชนีคอลัมน์ค่าส่งคืนจะถูกใส่ตามลำดับนี้
• หากคุณค้นหาค่าที่เป็นตัวเลข range_lookup อาร์กิวเมนต์ไม่สำคัญดังนั้น แต่ถ้าคุณค้นหาค่าข้อความ แนะนำให้ใส่ range_lookup อาร์กิวเมนต์เป็น FALSE ถ้าคุณต้องการให้ตรงกันทุกประการเสมอ

บทสรุป

ดังนั้น ฉันได้อธิบายหลักเกณฑ์ทีละขั้นตอนในการทำบัตรรายงานใน Excel แล้ว คุณสามารถทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายในเรื่องนี้ ฉันหวังว่าคุณจะพบบทความนี้ช่วยได้มาก หากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติม โปรดติดต่อฉัน และไปที่ ExcelDemy สำหรับบทความแบบนี้อีกมากมาย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีการสร้างรายงานการขายรายวันใน Excel (ด้วยขั้นตอนด่วน)
• จัดทำรายงานรายเดือนใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
• สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีการสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับการขาย (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• จัดทำรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
• วิธีสร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่ายๆ)
• จัดทำรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)