สร้างบัตรรายงานนักเรียนใน Excel อย่างมืออาชีพ – ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี

สถาบันการศึกษามักต้องทำรายงานความก้าวหน้านักเรียน จะสะดวกมากหากทำ บัตรรายงาน ใน Excel เพราะมีสูตรและฟีเจอร์มาก สร้างบัตรประเมินผลมาตรฐานแล้วคัดลอกให้ทุกนักเรียน จะประหยัดเวลาอีกด้วย ในบทความนี้ จะแสดงวิธีทำบัตรรายงานใน Excel

ดาวน์โหลดเทมเพลตบัตรรายงาน

นี่คือเทมเพลตบัตรรายงาน ดาวน์โหลดฟรีได้เลย

มาร์คชีต (Marksheet) และบัตรรายงาน (Report Card) คืออะไร?

มาร์คชีต คือเอกสารที่แสดงเกรดนักเรียนทุกวิชา กล่าวคือ โรงเรียนใช้มาร์คชีตบันทึกการประเมินทางวิชาการ เช่น เกรด หมายเหตุ ฯลฯ สามารถใส่ข้อมูลประชากรนักเรียน เช่น อายุ ที่อยู่ เพื่อให้บัตรรายงานเป็นข้อมูลอ้างอิงได้

และ บัตรรายงาน สรุปความสำเร็จทางวิชาการของแต่ละนักเรียน คือรายงานประเมินผลแต่ละคน แสดงผลรวมในการสอบประเมินแต่ละครั้ง

ส่วนประกอบสำคัญของบัตรรายงาน

บัตรรายงานโรงเรียนประกอบด้วย ข้อมูลนักเรียน, คะแนนแต่ละวิชา, เกรดแต่ละวิชา, เกรดแต่ละชั้น แสดงร้อยละรวม, เกรดรวม, และอันดับของนักเรียน

1. ข้อมูลนักเรียน

ส่วนนี้รวมข้อมูลนักเรียน เช่น รหัสนักเรียน, ชื่อ, ชั้น, ห้อง, ข้อมูลสถาบัน, ข้อมูลเทอม, ระบบเกรด ฯลฯ

2. มาร์คชีต (Mark Sheet)

ส่วนนี้มีมาร์คชีตแยกเทอมสำหรับทุกวิชาและทุกนักเรียน ที่นี่มี รหัสและชื่อนักเรียน และคะแนนที่ได้แต่ละวิชา

3. บัตรรายงานแยกเทอม (Term-Wise Report Card)

ส่วนนี้มีบัตรรายงานแยกเทอมของนักเรียนแต่ละคน บัตรรายงานทุกเทอมของนักเรียนแต่ละคน นำเสนอสรุปสั้นๆ

4. บัตรรายงานสะสม (Cumulative Report Card)

ส่วนนี้รวมบัตรรายงานสะสมของนักเรียนแต่ละคน เป็นสรุปมาร์คชีตทุกเทอมของนักเรียน

วิธีทำบัตรรายงานใน Excel

ในสมุดงานฝึก เราทำบัตรรายงานใน Excel สำหรับนักเรียน 10 คน ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3 (Class IX) เตรียม 4 เวิร์กชีตสำหรับ 4 ส่วนสำคัญของบัตรรายงาน ใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP อัตโนมัติชื่อและห้องตามรหัสนักเรียน แทนที่จะพิมพ์ซ้ำ ใช้ SUM คำนวณคะแนนรวม และ IF หาเกรดตามระบบเกรดของสถาบัน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานสรุปใน Excel (2 วิธีง่าย)

ขั้นตอนการทำบัตรรายงานใน Excel

ทำตามแนวทางทีละขั้นตอนด้านล่าง 👇

📌 ขั้นตอนที่ 1: สร้างชีตข้อมูลพื้นฐาน

สำหรับทำบัตรรายงาน ควรบันทึกข้อมูลนักเรียน, สถาบัน, เทอม, ระบบเกรด ก่อน สร้างชีตมี รหัสนักเรียน, ชื่อ, ชั้น, ห้อง, ชื่อสถาบัน, ที่ตั้ง, ผู้อำนวยการ, ครูประจำชั้น, ระบบเกรด ฯลฯ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำรายงานกิจกรรมรายวันใน Excel (5 ตัวอย่างง่าย)

📌 ขั้นตอนที่ 2: สร้างมาร์คชีตแยกเทอมนักเรียน

สร้างมาร์คชีตแยกเทอมทุกวิชา ทุกนักเรียน บันทึก รหัส, ชื่อ, และคะแนนแต่ละวิชาแต่ละเทอม

จากคะแนน ต้องบันทึกเกรดแต่ละวิชา ทำทีละคนเหนื่อย ใช้ IF 巢狀 (nested IFs) ทำเกรดอัตโนมัติ ใส่สูตรในเซลล์เกรด 👇

=IF(E8>=90,"O",IF(E8>=80,"A+",IF(E8>=70,"A",IF(E8>=60,"B+",IF(E8>=50,"B",IF(E8>=40,"C","F"))))))

🔎 สูตรทำงานอย่างไร?

• =IF(
  เครื่องหมาย เท่ากับ (=) เริ่มต้นสูตร การพิมพ์ IF เปิดใช้ฟังก์ชัน IF ต้องใส่ 3 อาร์กิวเมนต์

• =IF(E8>=90,”O”,IF(
  อาร์กิวเมนต์แรกคือ เงื่อนไขตรรกะ (logical test) ตรวจสอบว่าคะแนนในเซลล์ E8 มากกว่าหรือเท่า 90 หรือไม่
  อาร์กิวเมนต์ที่สองคือ ค่าที่คืนเมื่อเงื่อนไขจริง (value if true) จากระบบเกรด ถ้าคะแนนมากกว่า 90 เกรดคือ "O" ใส่ในเครื่องหมายคำพูดคู่ (" ")
  อาร์กิวเมนต์ที่สามคือ ค่าที่คืนเมื่อเงื่อนไขเท็จ (value if false) หากไม่มากกว่า 90 เกรดอื่นๆ อาจเข้ามา ไม่สามารถใส่ค่าเดียวได้ ต้องใช้ IF 巢狀 (nested IFs) ต่อไปตามระบบเกรด

• =IF(E8>=90,”O”,IF(E8>=80,”A+”,IF(
  หลังตรวจสอบมากกว่า 90 หากเท็จ อาร์กิวเมนต์ที่สามทำงาน เป็น IF อีกตัว
  ถ้าไม่มากกว่า 90 แต่มากกว่า 80 จะคืน "A+" และถ้าไม่มากกว่า 80 ก็ไปต่อเงื่อนไขถัดไป

ต่อไปนี้จะทำซ้ำจนครบทุกเกรดตามระบบ

ลาก Fill Handle คัดลอกสูตรไปวิชาอื่นๆ

ผลลัพธ์จะเป็นแบบนี้ 👇

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานด้วยแมโครใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

บทความที่คล้ายกัน

• วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• สร้างรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายใน Excel (3 ตัวอย่าง)
• วิธีสร้างรายงานในรูปแบบ PDF ด้วย Excel VBA (3 เทคนิคด่วน)
• สร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 แบบทั่วไป)
• วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)

📌 ขั้นตอนที่ 3: สร้างบัตรรายงานแยกเทอม

ขั้นตอนหลักในการทำบัตรรายงาน คือ สร้างบัตรรายงานแยกเทอมสำหรับแต่ละนักเรียนจากขั้นตอนที่ 2 ทำตามขั้นตอนด้านล่างอย่างระมัดระวัง 👇

ขั้นตอน:

• บันทึกข้อมูลพื้นฐาน เช่น รหัสนักเรียน, ชื่อ, ห้อง, การเข้าเรียน, เลขเทอม ฯลฯ บนส่วนบนของบัตรรายงาน สามารถอัตโนมัติชื่อและห้องจากชีต Basic Information ใช้ VLOOKUP พิมพ์แค่ รหัสนักเรียน Excel จะหา ชื่อ และ ห้อง จากชีต Basic Information ให้อัตโนมัติ
• เพื่ออัตโนมัติชื่อตามรหัสนักเรียน คลิกเซลล์ E7 (ที่จะเขียนชื่อ) ใส่สูตร:

🔎 สูตรทำงานอย่างไร?

• =VLOOKUP(
  เครื่องหมาย = เริ่มสูตร VLOOKUP ต้องการ 4 อาร์กิวเมนต์

• =VLOOKUP(C7,
  ต้องการหาชื่อตามรหัส เลือกเซลล์ C7 เป็นค่าค้นหา (lookup value) วางจุลภาค

• =VLOOKUP(C7,’Basic Information’!B5:D14,
  เลือกช่วงตาราง (table array) หาชื่อจากชีต Basic Information เลือกช่วง B5:D14 วางจุลภาค

• =VLOOKUP(C7,’Basic Information’!B5:D14,2)
  ใส่ column index number คอลัมน์ที่ต้องการคืนค่า ชื่ออยู่คอลัมน์ที่ 2 ของช่วงที่เลือก ใส่ 2 จะได้ค่าคอลัมน์ที่ 2 สำหรับค่าค้นหาแต่ละค่า

ผลลัพธ์จะเป็นแบบนี้ 👇

• ต่อไป อัตโนมัติ ชั้นและห้อง ด้วยสูตรเดียวกัน แต่ที่ col_index_num ใส่ 3 เพราะชั้นและห้องอยู่คอลัมน์ที่ 3

• ส่วนบนของบัตรรายงานพร้อมแล้ว จาก Term Wise Mark Sheet บันทึกคะแนนนักเรียนเทอมนั้นแต่ละวิชา
• ต้องใส่คะแนนซ้ำอีกครั้ง ใช้การอ้างอิง (reference) จาก Term-Wise Mark Sheet ทั้งหมด คลิกเซลล์ในบัตรรายงานที่จะบันทึกคะแนน พิมพ์ = คลิกเซลล์ใน Term-Wise Mark Sheet ที่มีคะแนนวิชานั้น กด Enter

ทำเช่นนี้เติมคะแนนทุกวิชาได้

• ต้องบันทึกเกรดแต่ละวิชา ใช้ IF 巢狀 (nested IFs) เหมือนขั้นตอนที่ 2
• ต้องใส่หมายเหตุตามเกรด ใช้ VLOOKUP อีกครั้ง สำหรับหมายเหตุ แทนการพิมพ์ทีละกรณี
• ค่าค้นหา (lookup value) คือเกรดที่ได้ ในชีต Basic Information มีคอลัมน์ Remarks ตาม Grades เลือกช่วงเริ่มจากคอลัมน์เกรด ใส่ column index number ตามการเลือก ใส่ FALSE (Exact match) ตัวสุดท้าย เนื่องจากค่าเป็นข้อความ Exact match ทำให้สูตรน่าเชื่อถือแม่นยำกว่า

หมายเหตุ:

ใส่ เครื่องหมายดอลลาร์ ($) ทำให้ table array เป็น อ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (absolute reference) เมื่อลาก Fill Handle ลง สูตรจะใช้ได้ทุกเซลล์ด้านล่าง ต้องมี absolute referencing ไม่งั้น table array จะถูกลากลงไปด้วย ผลลัพธ์จะผิด กด F4 ทำ absolute reference ได้

• หา คะแนนรวม ด้วยฟังก์ชัน SUM พิมพ์ =SUM() เลือกเซลล์คะแนนทุกวิชา

• คำนวณ ร้อยละรวม ของคะแนนที่ได้ ใช้การหารใน Excel คลิกเซลล์ที่จะวางร้อยละ พิมพ์ = หาร คะแนนรวม ด้วย คะแนนเต็ม จะได้อัตราส่วน 0-1 คูณ 100 ได้ ร้อยละรวม

• จาก ร้อยละรวม หา เกรดรวม ตามระบบเกรด ใช้ IF 巢狀 เหมือนขั้นตอนที่ 2

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานจากข้อมูล Excel (2 วิธีง่าย)

📌 ขั้นตอนที่ 4: สร้างบัตรรายงานสะสม (Cumulative Report Card)

สร้างบัตรรายงานสะสมแต่ละนักเรียน รวมมาร์คชีททุกเทอมเป็นบัตรรายงานเดียว ใช้ VLOOKUP ใส่ชื่อ, ชั้น, ห้องด้านบน ใช้ SUM รวมคะแนน และ IF 巢狀 หาเกรด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำรายงานอัตโนมัติใน Excel ด้วยแมโคร (3 วิธีง่าย)

สิ่งที่ควรจำ

• เวลาใช้ VLOOKUP จำไว้ว่าเป็น vertical lookup ค้นหาเฉพาะคอลัมน์แนวตั้ง ไม่ค้นหาแถวแนวนอนได้
• ตอนเลือก table array คอลัมน์ค่าค้นหาต้องเป็น คอลัมน์แรก ในช่วงที่เลือก และ column index number จะนับจากลำดับนี้
• ถ้าค้นหาค่าตัวเลข range_lookup ไม่สำคัญมาก แต่ถ้าค้นหาข้อความ ควรใส่ FALSE หากต้องการ exact match เสมอ

สรุป

นี่คือแนวทางทีละขั้นตอนทำบัตรรายงานใน Excel ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย หวังว่าบทความนี้ช่วยได้มาก หากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ ติดต่อได้เลย และเยี่ยมชม ExcelDemy สำหรับบทความอื่นๆ มากมาย

บทความเกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างรายงานยอดขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
• สร้างรายงานรายเดือนใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
• สร้างรายงานแสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• วิธีสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับยอดขาย (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• สร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (แนวทางขั้นตอน)
• วิธีสร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่าย)
• เตรียมรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)