เชี่ยวชาญการพิมพ์ Excel: 6 เทคนิคผู้เชี่ยวชาญปรับขนาดหน้าให้สมบูรณ์

ทุกครั้งที่เราต้องการพิมพ์แผ่นงานเดี่ยวหรือแม้แต่มากกว่านั้น ปัญหาทั่วไปที่เกิดขึ้นคือปัญหาการปรับขนาดหน้า ขนาดหน้าหรือพื้นที่พิมพ์ไม่ดูเหมือนกับที่เราต้องการพิมพ์ ดังนั้น บทความนี้จะแนะนำวิธีปรับขนาดหน้าสำหรับการพิมพ์ใน Excel ด้วย 6 เทคนิคด่วน

ดาวน์โหลดสมุดงาน

รับไฟล์ตัวอย่างที่นี่เพื่อฝึกปฏิบัติ

6 เทคนิคด่วนปรับขนาดหน้าสำหรับการพิมพ์ใน Excel

เพื่อการประกอบการสาธิต เรามีตัวอย่างที่นี่ ชุดข้อมูลแสดงประวัติ 5 พนักงานของบริษัท SOFTEKO

ลองดูตัวอย่างพิมพ์ก่อนการปรับปรุง ทำตามกระบวนการ:

• ขั้นแรก เลือกแท็บ File (ไฟล์) ในริบบอน Excel

• จากนั้น เลือก Print (พิมพ์) ในตัวเลือกด้านล่างเพื่อดู Print Preview (ตัวอย่างพิมพ์)

• สุดท้าย คุณจะเห็นว่าหน้าที่เราต้องการพิมพ์ไม่ได้จัดตำแหน่งดีและต้องปรับปรุง

ตอนนี้ มาดู 6 เทคนิคด้านล่างเพื่อปรับขนาดหน้าสำหรับการพิมพ์ใน Excel

1. ใช้ Wrap Text (ขึ้นบรรทัดใหม่) ในชุดข้อมูล

สิ่งแรกที่ต้องทำคือปรับความกว้างคอลัมน์และความสูงแถวโดยอัดตัวข้อความของเซลล์บางเซลล์ที่จำเป็น ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• ขั้นแรก เลือก เซลล์ C7

• ต่อไป เลือก Wrap Text (ขึ้นบรรทัดใหม่) จากส่วน Alignment (การจัดตำแหน่ง) ในแท็บ Home (หน้าแรก)

• สุดท้าย คุณจะเห็นว่าข้อความของ เซลล์ C7 ถูกแยกเป็นสองบรรทัด อัดตัวความกว้างคอลัมน์
• เราใช้เครื่องมือ Wrap Text สำหรับเซลล์อื่นๆ ที่จำเป็น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีขยายสเปรดชีต Excel ให้เต็มหน้าพิมพ์ (5 วิธีง่าย)

2. ปรับขอบหน้ากระดาษ (Page Margin) เพื่อพิมพ์ใน Excel

ตอนนี้ เราจะตั้งค่าขอบหน้ากระดาษสำหรับการพิมพ์ใน Excel มาดูวิธีทำกัน

• ในเบื้องต้น ไปที่แท็บ Page Layout (การจัดหน้า) ใน ริบบอน Excel และเลือก Margins (ขอบ)
• จากนั้น เลือกตัวเลือกขอบใดก็ได้จากรายการแบบเลื่อนลง

• ในกรณีที่คุณต้องการปรับขอบเพิ่มเติม ให้เลือกตัวเลือก Custom Margins (ขอบกำหนดเอง)

• ต่อไป หน้าต่าง Page Setup (ตั้งค่าหน้า) จะปรากฏ
• ตอนนี้ เลือกแท็บ Margins (ขอบ) และปรับขอบหน้ากระดาษอย่างแม่นยำ
• ต่อไป กด OK

• คุณสามารถพบตัวเลือก Margin ในส่วน Settings (การตั้งค่า) ของ Print Preview ได้เช่นกัน

อ่านเพิ่มเติม: Excel Fit to Page Scale/Preview Looks Small (5 วิธีแก้ไขที่เหมาะสม)

3. เปลี่ยนทิศทางหน้า Excel (Page Orientation)

ทิศทางหน้าเป็นส่วนสำคัญของการปรับหน้า เนื่องจากช่วยให้ชุดข้อมูลพอดีตามขนาดของมันขณะพิมพ์ มีหลายวิธีในการเปลี่ยนทิศทางหน้า

• ขั้นแรก ไปที่แท็บ Page Layout และเลือก Orientation (ทิศทาง)
• ที่นี่ คุณจะเห็นตัวเลือก Portrait (แนวตั้ง) และ Landscape (แนวนอน) เพื่อกำหนดทิศทางหน้า

• คุณยังสามารถพบตัวเลือกนี้ในตัวเลือก Settings ของ Print Preview

• นอกจากนี้ เพื่อเปลี่ยนทิศทางหน้า Excel ให้ไปที่แท็บ Page Layout และคลิกที่ไอคอน Arrow (ลูกศร) ที่ระบุไว้ที่นี่:

• ดังนั้น หน้าต่าง Page Setup จะเปิด
• จากที่นี่ เปลี่ยนทิศทางหน้าจากส่วน Orientation
• จากนั้น เลือก OK

อ่านเพิ่มเติม: วิธีพิมพ์ Excel Sheet ให้พอดีหน้าเดียวใน Word (3 วิธีง่าย)

4. กำหนดขนาดกระดาษ (Page Size) เพื่อพิมพ์

ข้อผิดพลาดทั่วไปขณะพิมพ์แผ่นงานคือ เราลืมกำหนดขนาดกระดาษบ่อยครั้ง มาดูวิธีแก้ไขกัน

• ขั้นแรก ไปที่แท็บ Page Layout และเลือก Size (ขนาด)
• ดังนั้น เลือกขนาดกระดาษใดก็ได้จากส่วนแบบเลื่อนลง

• เพื่อสำรวจตัวเลือกเพิ่มเติม ให้เลือก More Paper Sizes (ขนาดกระดาษเพิ่มเติม)

• ตอนนี้ เปลี่ยน Paper Size (ขนาดกระดาษ) ในหน้าต่าง Page Setup และคลิก OK

• คุณยังสามารถเปลี่ยนขนาดกระดาษจากส่วน Settings ใน Print Preview

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเพิ่มขนาดกระดาษ Legal ใน Excel

5. ปรับมาตราส่วนหน้า (Scale Page) สำหรับการพิมพ์ใน Excel

การปรับมาตราส่วนเป็นขั้นตอนสำคัญในการปรับขนาดหน้าใน Excel สำหรับการพิมพ์ มีตัวเลือกต่างๆ ในการทำ มาดูกระบวนการด้านล่าง:

• ขั้นแรก เลือกแท็บ Page Layout ใน ริบบอน Excel และเปลี่ยนมาตราส่วนหน้าจากส่วน Scale to Fit (ปรับขนาดให้พอดี)

• ที่นี่ คุณสามารถรับตัวเลือกมาตราส่วนหน้าได้โดยคลิกที่ปุ่ม Arrow ในส่วน Scale to Fit

• จากนั้น เปลี่ยน Scaling (การปรับมาตราส่วน) ในส่วน Page จากหน้าต่าง Page Setup ใหม่
• คลิก OK

• คุณยังสามารถเปลี่ยนมาตราส่วนหน้าในส่วน Settings ของ Print Preview

อ่านเพิ่มเติม: วิธี Fit to Page ใน Excel (3 วิธีง่าย)

6. การเลือกพื้นที่พิมพ์ (Print Area) ให้เหมาะสม

เทคนิคสุดท้ายนี้จะช่วยให้คุณเลือกพื้นที่พิมพ์ได้อย่างเหมาะสม การเลือกพื้นที่พิมพ์มีความสำคัญมาก เพราะการไม่สนใจอาจทำให้ผลลัพธ์การพิมพ์ผิดพลาด โดยเฉพาะหากคุณทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่หรือหลายแผ่นงาน การเลือกพื้นที่พิมพ์อย่างเหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็น มาทำตามกระบวนการด้านล่างเพื่อตั้งค่าพื้นที่พิมพ์:

• ขั้นแรก เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
• คุณสามารถเลือกส่วนเฉพาะของชุดข้อมูลได้เช่นกัน

• จากนั้น ไปที่แท็บ Page Layout และคลิกที่ Print Area (พื้นที่พิมพ์) จากส่วน Page Setup
• หลังจากนั้น เลือก Set Print Area (ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์) จาก Context Menu (เมนูบริบท)

• อีกวิธีหนึ่งคือไปที่หน้าต่าง Page Setup โดยคลิกลูกศรมุมขวาล่าง และเลือก Sheet (แผ่นงาน)
• จากนั้น ใส่ช่วงเซลล์ในกล่อง Print Area และเลือก OK

• คุณยังสามารถเลือกพื้นที่พิมพ์ในส่วน Settings ของ Print Preview

• สุดท้าย หลังจากปรับปรุงทั้งหมดนี้ ขนาดหน้าจะมีลักษณะแบบนี้และพร้อมพิมพ์แล้ว

อ่านเพิ่มเติม: ทำไม Excel Sheet ของฉันพิมพ์ออกมาเล็กมาก (เหตุผลและวิธีแก้)

ปุ่มลัดด่วนใน Excel

นี่คือปุ่มลัดด่วนบางอย่างเพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้นในการปรับขนาดหน้า

• กด Ctrl + P เพื่อเปิดหน้าต่าง Print โดยตรง
• ไปที่ส่วน Settings และเลือก Page Setup ใน Print Preview

• มันจะเปิดหน้าต่าง Page Setup ซึ่งคุณสามารถปรับทั้งหมดได้ในครั้งเดียว

สรุป

หวังว่าแนวทางนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับการปรับขนาดหน้าใน Excel สำหรับการพิมพ์ด้วย 6 เทคนิคด่วน รับไฟล์ตัวอย่างและสำรวจตัวเลือกหลายอย่างสำหรับการปรับหน้า อย่าลืมติดตาม ExcelDemy สำหรับข้อมูลเชิงลึก Excel เพิ่มเติม

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีจัดให้คอลัมน์ทั้งหมดพอดีหน้าเดียวใน Excel (5 วิธีง่าย)
• เปลี่ยนมาตราส่วนการพิมพ์ ให้คอลัมน์ทั้งหมดพิมพ์บนหน้าเดียว
• วิธีเพิ่มขนาดกระดาษ A3 ใน Excel (2 วิธีด่วน)